¿Qué es un sobrecoste y qué puede causarlo? 

Según las estadísticas, más del 45% de los proyectos de TI se salen del presupuesto antes de terminar. Un sobrecoste de este tipo no sólo es una carga para un gestor de proyectos, sino también para toda la empresa. A continuación te explicamos cómo puedes solucionar y evitar el problema desde el principio. 

¿Qué es un sobrecoste? 

El exceso de costes (o de presupuesto) es una situación en la que los costes reales de una operación determinada superan el presupuesto previsto. Este fenómeno es especialmente frecuente en proyectos de construcción y desarrollo de software. 

¿Cómo definir los sobrecostes de un proyecto? 

Se puede definir el sobrecoste:

• En porcentaje del gasto total
• Como porcentaje total incluido y por encima del presupuesto original
• Como porcentaje de los sobrecostes con respecto al presupuesto original. 

Ejemplos de sobrecostes

Hay algunos ejemplos típicos de sobrecostes en el presupuesto de un proyecto que son especialmente comunes en el sector informático. Son los siguientes: 

• proyectos a precio fijo que se quedan sin dinero porque se trabaja demasiado, 
• un proyecto a plazos subestimando la carga de trabajo mensual y, por tanto, gastando demasiado dinero, 
• un proyecto de tiempo y material que supera el límite presupuestario para un periodo de tiempo determinado. 

¿Cuál es la diferencia entre sobrecoste y escalada de costes? 

En general, el sobrecoste es una sorpresa para quienes lo experimentan: simplemente aparece de la nada en un momento dado, ya que no estaba incluido ni siquiera en los planes más lejanos. 

La escalada de costes, en cambio, se tiene en cuenta mucho antes de que empiece el proyecto. En otras palabras, se prevé que algunos costes del proyecto (normalmente a largo plazo) van a crecer con el tiempo, y ese cambio se incluye en la estimación de costes del proyecto. 

¿Cuáles son las principales causas de los sobrecostes? 

Las principales causas de los sobrecostes son: 

Fluctuaciones en los costes y el alcance de los proyectos

Los cambios en los salarios, el tiempo libre, el alcance del proyecto y numerosas pequeñas tareas que tendemos a pasar por alto a diario pueden tener un impacto significativo en el sobrecoste. Por supuesto, las vacaciones cortas de uno de los empleados probablemente no arruinarán su proyecto; sin embargo, cuando se combinan con tareas adicionales encargadas repentinamente por el cliente, realmente pueden hacer mella en sus resultados financieros y dejar a un gestor de proyectos con poco que hacer. 

¿Cómo controlar las fluctuaciones de costes? 

La clave para mantener a raya las fluctuaciones de costes es controlarlas periódicamente y calcular su coste, incluso cuando el cambio parezca bastante pequeño. A continuación, debes incluir todos estos cambios en tus presupuestos y actualizarlos también, sin olvidar incluir todos los costes adicionales del proyecto. Gracias a ello, podrás medir con precisión la rentabilidad de tus operaciones. 

Costes ocultos

A menudo se piensa que los costes en la gestión de un proyecto se limitan a la tecnología y los salarios. Por desgracia, se trata de una suposición errónea. Y es que los beneficios del proyecto también deben cubrir: 

• gastos generales del proyecto, tanto puntuales como recurrentes, como suscripciones, dispositivos adicionales, delegaciones, etc, 
• Gastos generales de la empresa, incluidos los costes de los departamentos de apoyo (marketing, ventas, etc.), costes de alquiler, servicios públicos, costes de la propia gestión del proyecto, etc, 
• operaciones adicionales que inicialmente no estaban incluidas en el ámbito del proyecto, 
• la duración del proyecto. Cuanto más largo sea el proyecto, más posibilidades hay de que su rentabilidad disminuya con el tiempo. Por lo tanto, debes tener en cuenta los cambios en su alcance para asegurarte de que el proyecto sigue siendo rentable. 

Por supuesto, estos proyectos son inevitables. Sin embargo, no hay que ignorarlos y dejarlos al azar; de lo contrario, ¡el proyecto podría no ser rentable al final! 

¿Cómo controlar los costes ocultos y evitar sobrecostes? 

Aun así, resolver el problema de los costes ocultos e inesperados en los proyectos es bastante fácil. Suele empezar con un simple seguimiento del tiempo que compare el alcance del proyecto con los datos reales. Las hojas de horas basadas en las horas registradas te mostrarán exactamente cuánto tiempo se dedicó a las distintas tareas y, cuando se combinan con información sobre salarios, cuánto costaron. 

Sin embargo, para controlar el margen de beneficio real de cada proyecto y evitar los sobrecostes, los gestores de proyectos también necesitan reunir toda la información sobre finanzas en una única herramienta de gestión de proyectos. Para ello, deben: 

• utilizar la tecla de imputación de costes para asignar los gastos a los proyectos que deben cubrirlos (o una parte de ellos), 
• Llevar un registro de las horas facturables y no facturables del equipo del proyecto, 
• elegir la tasa de rentabilidad que quieren alcanzar y reaccionar ante cualquier cambio en la rentabilidad que la amenace, 
• utilizan el software de gestión de proyectos que les permite hacer todo eso. 

El software de gestión de proyectos también debe ser capaz de distinguir entre los costes del proyecto y los gastos generales de la empresa, para mostrar a los gestores exactamente cuáles son sus beneficios y qué pueden mejorar en la gestión de sus proyectos. 

Estimaciones incorrectas

Todo presupuesto de proyecto comienza como una estimación de costes basada en los entregables básicos, y es la espina dorsal del éxito del proyecto. Por supuesto, para predecir el presupuesto, los gestores necesitan un proceso de previsión de recursos que les ayude a evaluar los costes del trabajo por venir. Después, tienen que tener en cuenta otros costes críticos. 

¿Suena sencillo? Puede que sí, pero eso no cambia el hecho de que las estimaciones inexactas de un proyecto son una de las principales causas de los sobrecostes, ya que pueden arruinar el plan del proyecto y poner a todo un equipo de gestión de proyectos en una situación difícil.

Hay varias razones por las que las estimaciones no reflejan la realidad del trabajo. En general, son las siguientes:

• la suposición de que todas las partes del proyecto se desarrollarán según lo previsto, 
• costes imprevistos que el gestor del proyecto no incluyó en el plan de gestión de riesgos,
• desconocimiento de proyectos similares anteriores, lo que da lugar a estimaciones incorrectas, 
• Entregables poco claros que incluyen acciones innecesarias u omiten las que son cruciales para el proyecto, 
• Plazos de proyecto poco realistas o cambios inesperados en el proyecto que provocan una diferencia entre el coste real y el coste previsto de una tarea,
• falta de salarios fijos en función de la especialización y antigüedad del empleado. Con la información sobre sus costes e ingresos medios por hora, las estimaciones son mucho más precisas. 

¿Cómo corregir estimaciones incorrectas y evitar sobrecostes? 

Crear previsiones correctas depende en gran medida de las habilidades y la experiencia de la persona que las realiza en primer lugar. Su conocimiento del ciclo de vida del proyecto, así como de las dependencias en la empresa, puede hacer que las previsiones sean mucho más precisas. Por tanto, elegir al gestor adecuado para el trabajo es la clave para evitar sobrecostes.

Sin embargo, la valiosa aportación de un gestor de proyectos experimentado no es lo único que puede ayudarle a mejorar las estimaciones financieras de su proyecto. También puede hacerlo: 

• consultar a los especialistas más experimentados que hayan trabajado antes en proyectos similares para mejorar la precisión de las estimaciones, 
• cooperar con todas las partes interesadas para abarcar todos los entregables de un proyecto en una fase de estimación, 
• determinar qué hacer en caso de que algunas estimaciones resulten incorrectas, 
• dejar cierto margen de error en el presupuesto, 
• Estime la carga de trabajo para partes del proyecto en lugar de para todo el proyecto utilizando los ingresos medios por hora o los costes medios de fases similares en otros proyectos. Si en los últimos 5 proyectos una fase de Backend te llevó 500 horas, es muy probable que el valor también sea similar para el nuevo proyecto, siempre que tenga un alcance parecido. 

Al mejorar las estimaciones, puede mejorar el estado de toda la empresa y evitar sobrecostes, como hizo Capco al crear las estimaciones con una precisión del 90%. 

Desviación del alcance del proyecto

Por supuesto, incluso el mejor alcance del proyecto puede empezar a cambiar a medida que avanza el trabajo en el proyecto. Esta situación se denomina desviación del alcance y puede afectar enormemente al presupuesto del proyecto, sobre todo cuando la carga de trabajo crece exponencialmente. Como consecuencia, la suma de los salarios también aumenta, al igual que todos los demás gastos, provocando un inevitable sobrecoste en los proyectos, lo que pone en riesgo el éxito de un proyecto.

¿Cuál es la causa de la ampliación del ámbito de aplicación? 

El desvío del alcance suele deberse a una serie de errores cometidos en la fase de planificación. Los más comunes son: 

• subestimar la complejidad de un proyecto u omitir sus partes, 
• problemas de comunicación con las partes interesadas, 
• Estimaciones incorrectas del tiempo y los costes de las distintas operaciones del proyecto. 

Naturalmente, todos estos problemas pueden convertirse en causa de un sobrecoste. Entonces, ¿qué podemos hacer al respecto? 

¿Cómo resolver los problemas de ampliación del alcance? 

Empecemos por lo básico. Como en cualquier otro trabajo, en el sector informático la comunicación también es la clave (aunque a veces se subestime). Por lo tanto, no hay que escatimar esfuerzos para asegurarse de que el cliente sabe lo que quiere y es capaz de presentarle toda la información necesaria para crear el alcance del proyecto en primer lugar, con el fin de evitar sobrecostes. Recomendamos a los clientes que elijan a un único campeón de producto capaz de recopilar esos datos y convertirlos en información valiosa para su equipo. 

Una vez hecho esto, asegúrese de que comprende correctamente los requisitos del proyecto y de que su equipo puede garantizar el avance del mismo, así como unos resultados positivos. Discuta la operación con su equipo y su cliente para perfilar el trabajo con la mayor precisión posible, y resuma cada punto clave junto con sus costes para evitar sobrecostes. A continuación, presente los resultados de su análisis a su cliente antes de seguir adelante. 

Por último, pero no por ello menos importante, supervise el proyecto a medida que avanza, ya que el sobrecoste del proyecto puede producirse en cualquier fase de las obras. Controle el tiempo que dedican los especialistas a las distintas fases, sus costes, compruebe si hay gastos generales imprevistos en el presupuesto y asegúrese de que los salarios se mantienen dentro de lo presupuestado. 

Fallos de rendimiento 

Seamos sinceros: en el lanzamiento de un proyecto puede pasar cualquier cosa. A veces, un especialista importante tiene que tomarse unos días por enfermedad; otras, una tarea mundana tarda más de lo previsto. Pero hay miles de situaciones diferentes que pueden repercutir negativamente en el rendimiento de un proyecto y provocar un enorme sobrecoste. 

¿Cuál es la causa principal de los problemas de rendimiento? 

Dependiendo del tipo de proyecto, los problemas de rendimiento que afectan al presupuesto original del proyecto pueden tener distintos orígenes. En el sector informático, suelen incluir: 

• un calendario del proyecto poco realista, 
• problemas de gestión de recursos, incluidos los conflictos de programación, 
• ausencia o falta de especialistas con competencias cruciales para una fase determinada del proyecto, 
• dependencias incorrectas o entrelazadas, 
• Falta de hitos del proyecto u otros parámetros que permitan medir los avances. 

Por supuesto, cualquiera de estas situaciones puede dar lugar a retrasos o a la necesidad de trabajos adicionales, lo que contribuiría a un sobrecoste.

¿Cómo reaccionar ante los fallos de rendimiento? 

Desgraciadamente, a veces no se pueden evitar los fracasos en el rendimiento: a menudo son cuestión de pura mala suerte, no de errores premeditados. Sin embargo, podemos prepararnos para ellos calculando los riesgos del proyecto y dejando cierto margen de error tanto en el presupuesto como en el plan de recursos. De este modo, los gestores de proyectos pueden estar seguros de que se mantendrán dentro del presupuesto incluso cuando las cosas se tuerzan y evitar por completo el sobrecoste.

Por supuesto, la gestión de riesgos también es de suma importancia en ese caso. Antes de que empiece el proyecto, intenta establecer las dependencias entre las tareas y presta especial atención a las que puedan causar problemas más adelante. A continuación, ajuste los calendarios de los equipos de proyecto en consecuencia para dar a su equipo cierto margen de error. 

Por último, pero no por ello menos importante, los gestores de proyectos deben estar siempre al tanto de su proyecto para reaccionar ante imprevistos y calcular periódicamente los sobrecostes. Una reacción rápida puede salvarle del fracaso del proyecto. 

¿Cómo evitar los sobrecostes? 

Por suerte, los sobrecostes pueden prevenirse antes de que causen estragos en su proyecto. Aquí tienes algunas cosas que puedes hacer para evitar que te pisoteen los costes crecientes y entregar un proyecto con éxito.

Utilizar la fórmula clave de imputación de costes

La rentabilidad de su proyecto depende no sólo del trabajo y el equipo implicados, sino también de los costes de otras actividades que sus operaciones comerciales deben cubrir. Para determinar el importe real de los costes asociados a un proyecto determinado, hay que asignarle una parte de los gastos generales mediante una fórmula clave de imputación de costes. 

Por supuesto, la fracción del coste adicional depende del tamaño del proyecto en cuestión o de sus beneficios previstos. Esta fórmula permite asignar el coste proporcionalmente sin obligar a los proyectos más pequeños a cubrir costes enormes. 

Seguimiento de las horas facturables y no facturables

El trabajo interno puede ser a veces esencial, pero en algunos casos puede ser sólo fuente de costes adicionales. Para empeorar las cosas, a veces puede escapar a la atención de los directivos, ya que a menudo se considera gratuito, ¡e injustamente! Las horas no facturables siguen requiriendo dinero para salarios y equipos; por eso hay que controlar también el tiempo dedicado al trabajo interno. 

Normalizar los cálculos de utilización y rentabilidad

Dependiendo de los conocimientos, la experiencia y la formación, cada gestor puede tener una forma distinta de calcular la utilización y la rentabilidad, y puede tener en cuenta factores diferentes al hacerlo. Esto puede llevar a confusión y a tomar decisiones equivocadas. 

Afortunadamente, existe una solución sencilla para ese problema. Antes de empezar a medir distintos indicadores, ya sean de rentabilidad o de utilización, asegúrate de que todos los directivos utilizan la misma fórmula para sus cálculos. Al utilizarla, te aseguras de poder comparar fácilmente todos los datos y crear una base fiable para todas las decisiones futuras. 

Utiliza tu experiencia para crear presupuestos 

Como hemos demostrado en este artículo una y otra vez, unos presupuestos y planes precisos son la clave de una presupuestación correcta, ya que especifican la cantidad y el coste del trabajo en primer lugar. Por lo tanto, debes prestar la máxima atención a cómo se crean. 

Para mejorar tus estimaciones, debes 

• Trate las estimaciones como si fueran ladrillos de Lego. Utiliza tareas y procesos similares para prever el tiempo y el coste de los nuevos y aumentar así las posibilidades de éxito. 
• colaborar estrechamente tanto con las partes interesadas como con los especialistas experimentados de su empresa, 
• No sea demasiado entusiasta a la hora de hacer estimaciones; deje cierto margen de error y situaciones inesperadas, como ausencias o retrasos, 
• hacer un seguimiento de los sueldos y salarios mientras se completa un proceso de planificación de recursos, 
• incluya los gastos generales y otros costes en sus previsiones. 

Supervisar el progreso del proyecto

Los gestores de proyectos no deben perder la concentración una vez planificado el proyecto, ya que los cambios en el alcance del trabajo son casi inevitables, sobre todo en las operaciones a largo plazo. Por lo tanto, tienen que supervisar el trabajo a diario para asegurarse de que no hay obstáculos inesperados que puedan interferir en el proyecto y provocar un sobrecoste. 

Para seguir el progreso del proyecto, los gestores deben comprobarlo periódicamente: 

• el número de horas trabajadas en el proyecto (prestando especial atención a las horas extraordinarias, los retrasos o las ausencias), 
• el coste del trabajo realizado en el proyecto en un periodo de tiempo determinado, 
• si se necesitan tareas o recursos adicionales para que el proyecto avance, 
• presupuesto general del proyecto, incluidos los gastos generales del proyecto y de la organización, 
• liquidaciones y pagos. 

Con esta información, los jefes de proyecto podrán reaccionar ante cualquier problema que surja, evitando que el proyecto se salga del presupuesto y deje de ser rentable. 

Además, algunas herramientas ofrecen herramientas a medida que pueden combinar toda la información anterior. Por ejemplo, en Primetric puede utilizar un informe de progreso del proyecto para ver la cantidad de trabajo realizado en una operación determinada, así como sus costes y otros gastos. 

Deja atrás Excel 

Por supuesto, todo esto no puede hacerse en un simple trozo de papel. La herramienta adecuada puede ayudarte no solo a detectar el sobrecoste, sino también a evitarlo... ¡pero Excel tampoco es una de esas herramientas! 

Con Excel, toda esta información estará repartida en cientos y miles de filas que tendrás que actualizar manualmente cada vez que cambie algo. Además, para crear gráficos, informes u otras visualizaciones valiosas, tendrás que dedicar unas cuantas horas de tu valioso tiempo. Y, después de todo ese esfuerzo, seguirás sin poder estar seguro de que tus cálculos son correctos, ¡ya que los cálculos manuales son propensos a cometer errores! 

Sin embargo, existen algunas herramientas que no sólo son capaces de recopilar toda la información, sino también de convertirla en conocimientos más valiosos, todo ello de forma totalmente automatizada y sin posibilidad de cometer errores. 

Si no está seguro de dónde encontrar una herramienta así, tenemos buenas noticias para usted: Primetric está aquí para ayudarle. Pruébela ahora o reserve una demostración con uno de nuestros asesores para obtener más información. 

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