.JPG)
¿Qué significa estar en el banquillo?
Son empleados que no trabajan ni en proyectos internos ni comerciales, simplemente no tienen responsabilidades asignadas durante un periodo de tiempo determinado. Aun así, siguen siendo empleados de la empresa y reciben sus sueldos y salarios. En otras palabras, generan costes sin contribuir a los beneficios directos.
¿Qué no es un banco para empleados?
Aunque el banco de los empleados debe evitarse universalmente, no debe confundirse con otras ocurrencias y mecanismos que son neutrales o incluso beneficiosos para la empresa. He aquí algunos de esos falsos amigos.
La capacidad libre puede no ser un banco
Que quede claro: no toda capacidad libre significa que el empleado se quede en el banquillo.
Los altos cargos y directivos suelen dedicar la mayor parte de su tiempo a los procesos organizativos, ¡y no hay nada malo en ello! Sus responsabilidades incluyen simplemente reuniones, talleres, consultas y otras actividades no comerciales. Por tanto, su trabajo no facturable será rentable a largo plazo.
Sin embargo, para los empleados junior y medios, un gran porcentaje de la capacidad libre debería ser preocupante. Esto se debe a que estas personas trabajan casi exclusivamente en proyectos comerciales. Por tanto, su capacidad reservada debería rondar el 90% (siendo el 10% reuniones organizativas y descansos).
Las responsabilidades internas no son un banco
Hablando de asuntos internos, ¿deberían considerarse también un banco?
La respuesta a esta pregunta es no. El trabajo interno, como las reuniones, los procesos organizativos y los proyectos internos no es un banco, ya que es el trabajo que aporta (o, al menos, debería) generar algunos beneficios.
Sin embargo, en términos de costes, el trabajo interno podría considerarse un banco. Esto se debe a que sus horas generan costes sin generar beneficios inmediatos, lo que se traduce en un aumento de los gastos generales de la empresa.
¿Cuál es la causa de la ampliación del banco de empleados?
El banco de empleados no suele aparecer de la nada. En general, es causada por los problemas con la gestión de recursos, tales como:
- la falta de un proceso de previsión de la carga de trabajo de los recursos provoca malas decisiones sobre h(f)iring,
- cambios inesperados en el calendario del proyecto que provocan la finalización o el abandono de la operación antes de la fecha prevista,
- problemas para adquirir nuevos proyectos, ya sea en general o para empleados con competencias específicas,
- contratar a demasiados especialistas, o contratar a especialistas con competencias insuficientes que no pueden aplicarse en proyectos comerciales,
- Falta de planificación de la capacidad, que asigna a los empleados a tiempo completo menos horas de las que tienen que dedicar al trabajo,
- un simple error de planificación que hace que algunas personas no sean asignadas al proyecto.
¿Por qué debe su empresa evitar el tiempo de banco?
Es sencillo: porque genera más costes y ningún beneficio, al tiempo que hace perder el tiempo a su personal. Sin embargo, puede ser aún peor cuando la empresa simplemente no sabe dónde está perdiendo dinero, ¡y a veces el banco de empleados ni siquiera es el principal sospechoso del caso!
¿Cómo puede afectar un banco de empleados a la rentabilidad?
He aquí un ejemplo real de tal influencia.
Una mediana empresa de TI no implementó suficientes herramientas a medida que crecía. Como resultado, cuando sus directivos se dieron cuenta de que la empresa había dejado de ser rentable, no estaban seguros de cuál era la causa subyacente. Instintivamente, pensaron que había que despedir a algunos empleados, pero ¿cuáles eran los menos rentables? ¿Y cuáles no generaban ningún ingreso?
Para resolver ese problema, hay que responder a algunas preguntas críticas sobre la utilización de los empleados y el coste de las horas que dedican a proyectos no comerciales. Y, lo que es más importante, es mejor establecer esa información cuanto antes; de lo contrario, como en el caso de esta empresa, la falta de procesos puede hacer que la empresa vaya cuesta abajo.
¿Cuánto cuesta realmente el banco?
La respuesta a esta pregunta es, por supuesto, depende. Pero no se preocupe: no le dejaremos con una respuesta tan enigmática.
Costes de banquillo para un empleado sin asignaciones
En primer lugar, analicemos el ejemplo más sencillo : un empleado que no tiene ninguna asignación y el 100% de su capacidad está disponible. Supondremos que el especialista en cuestión es un empleado a tiempo completo, que trabaja 160 horas al mes.
Si la persona no es un contratista, su salario mensual permanece invariable independientemente del número de horas trabajadas. Por tanto, si el salario del especialista es de 5.000 dólares, el coste de dejar a esta persona en el banquillo durante 160 horas será de 5.000 dólares.
Sin embargo, si el empleado en cuestión es un contratista, debes calcular su salario basándote en la tarifa por hora que figura en su contrato. Por ejemplo, si la tarifa de la persona es de 55 dólares, entonces, en un mes que consta de 160 horas de trabajo, dejar en el banquillo a este especialista te costará 8.800 dólares.
Costes de banquillo para un empleado con asignaciones a tiempo parcial
Por supuesto, el banco de empleados no sólo se aplica a los especialistas a los que no se asigna ninguna tarea. Algunos de ellos pueden no tener responsabilidades sólo durante una fracción de su tiempo, ¡pero eso también significa que se están desperdiciando sus horas de trabajo!
Por ejemplo, imagine que tiene un empleado asignado a un proyecto durante 80 horas al mes, es decir, el 50% de su capacidad máxima. La mitad del dinero gastado en su salario (o en tarifas por hora, si es un contratista) no contribuye a ningún beneficio. Por lo tanto, los costes de que esté en el banquillo la mitad de su tiempo son:
- 2500 $, si es un empleado regular con el mismo salario que en el ejemplo anterior,
- 4400 $, si tiene la misma tarifa horaria que en el ejemplo anterior.
Por supuesto, eso sigue siendo mucho dinero, pero las cosas se ponen aún peor cuando echamos un vistazo al coste del banco en toda la empresa.
Coste total de un banco en toda la empresa
Supongamos que se trata de una empresa mediana. Tras analizar sus calendarios de proyectos, resulta que en un mes determinado:
- Hay dos empleados fijos que no tienen proyectos asignados. Sus salarios son de 5000 y 4500 dólares.
- Hay un empleado fijo que dispone del 50% de su capacidad. Su salario mensual es de 6.000 $, por lo que 3.000 $ de esa cantidad se gastan en proyectos no facturables.
- Hay dos empleados fijos que sólo dedican el 25% de su tiempo a proyectos. Ambos ganan 4.000 dólares al mes, por lo que 3.000 dólares de su salario se desperdician.
- hay un contratista que no tendrá ningún proyecto en el que trabajar. Gana 40 $ por hora, por lo que en un mes con 160 horas de trabajo debería ganar 6.400 $.
- Hay otro contratista que sólo ha trabajado el 50% de su tiempo. Su tarifa horaria es de 30 USD por hora, por lo que su falta de trabajo costará a la empresa 3.400 USD.
Entonces, ¿cuál es el coste del banco en esta empresa?
Coste del banco en la empresa - fórmula
Para determinar el coste del banco en la empresa, basta con sumar el coste de todas las horas que no están asignadas ni a proyectos facturables ni a proyectos no facturables. Por lo tanto, para este ejemplo, la fórmula será:
$5000 + $4500 + $3000 + $3000 + $3000 + $6400 + $3400 = $28 300.
Para una empresa mediana, esa cantidad de dinero marcaría sin duda la diferencia.
Como se puede ver en este ejemplo, incluso con unas pocas personas en el banquillo, los costes globales de los empleados ociosos se dispararon cuando se calculó el valor de su tiempo libre.
¿Cómo afecta el banco a la rentabilidad de una empresa y sus proyectos?
Aunque esta empresa no considere los 28 300 dólares una cantidad significativa en comparación con los ingresos, la suma puede hacer mella en la rentabilidad de sus proyectos. Por ejemplo, supongamos que la empresa tiene 5 proyectos, con unos ingresos combinados de 200 000 dólares. En este caso, ¡el banco se come casi el 15% de la suma!
Sin embargo, las cosas pueden empeorar aún más si analizamos el impacto de esta suma en la rentabilidad de los proyectos. Imaginemos que la empresa tiene 5 proyectos:
- un proyecto de 60 000 $ con un margen de beneficios del 20%, que genera 12 000 $ de beneficios,
- dos proyectos de 40 000 dólares con un margen de beneficios del 10%, que generan 8 000 dólares de beneficios en total,
- dos proyectos de 30 000 $ con un margen de beneficios del 25%, que generan 15 000 $ de beneficios en total.
En resumen, la empresa genera 35 000 dólares de beneficios y pierde más de 28 000 en el banco, lo que hace que la mayoría de los proyectos no sean rentables, ¡y eso sin incluir otros gastos generales de la organización!
¿Existen herramientas que puedan simplificar el proceso?
Sí, por supuesto.
Por ejemplo, Primetric recopila diariamente la información sobre salarios o tarifas horarias. A continuación, basándose en las asignaciones (o en la falta de ellas), el sistema calcula el coste del trabajo tanto en proyectos activos (tanto comerciales como internos), como los costes de estar parado. A continuación, la información se convierte en informes intuitivos que le muestran exactamente cuánto le cuesta la falta de proyecto.
Si es necesario, Primetric también puede calcular los costes de los bancos para empleados individuales, así como su rentabilidad. Gracias a esta información, podrá gestionar mejor sus recursos y reaccionar ante cualquier cambio preocupante.
¿Cómo resolver los problemas de un banco en crecimiento?
Por supuesto, no basta con calcular el coste del banco de empleados para resolver el problema por completo. Para ello, hay que tomar algunas medidas serias. Se lo recomendamos:
- prevea sus recursos. Planifique con antelación y encuentre huecos en sus asignaciones antes de que se conviertan en bancos.
- centrarse en encontrar nuevos proyectos para los empleados en el banquillo. Dejar marchar a la gente es el último recurso en el sector de TI, ya que los buenos especialistas encontrarán sin duda un nuevo lugar donde trabajar en cuestión de minutos. Por lo tanto, utilice los datos de la previsión de recursos para predecir la demanda y encontrar nuevos proyectos para aquellos que corren el riesgo de quedarse sin trabajo.
- controle sus recursos. En algunos casos, puede resultar que algunos empleados simplemente no tienen cabida en la empresa, ya que su perfil cambia con el tiempo. Plantéate reducir el número de esos empleados para aumentar los beneficios.
¿Debo mantener el banco o dejar marchar a mis empleados?
Pero, ¿y si el tamaño -y los costes- del banco se hacen realmente insoportables para la empresa?
Imaginemos una situación muy común en el sector informático. Hay una empresa que ha perdido un proyecto que estaba a punto de empezar, dejando a 3 empleados experimentados en el banquillo. Sin embargo, los próximos proyectos que se ajusten a sus capacidades pueden empezar en 3 meses, y la empresa sólo tiene un 50% de posibilidades de conseguir el proyecto en general. ¿Debe la empresa mantener a estos empleados o debe despedirlos?
La respuesta a esta pregunta no es sencilla. En primer lugar, tenemos que analizar algunas cosas como:
- ¿podemos mejorar de algún modo las probabilidades de adquirir nuevos proyectos?
- ¿podemos encontrar otros proyectos en los que trabajen los empleados? ¿Qué posibilidades hay de hacerlo?
- ¿Qué costes generan los empleados en el banquillo? ¿Qué porcentaje de los costes de la empresa generan?
- ¿cómo afectarán los costes a la rentabilidad de la empresa?
Si los costes son elevados y no hay posibilidades de mejorar la situación de ninguna manera -y ése será el caso de la mayoría de las empresas-, la respuesta es sencilla, aunque triste: hay que despedir a los empleados.
Con la incertidumbre de los nuevos proyectos y la falta de perspectivas para los actuales, la situación es sencillamente demasiado arriesgada y costosa. En otras palabras, puede pasar factura a toda la empresa en sólo estos 3 meses.
Pero, ¿y si contratar nuevos empleados es aún más caro?
Hay un factor más que debe tener en cuenta antes de decidir separarse de algunos de sus empleados más preciados: el coste de encontrar a su sustituto, en caso de que sea necesario en el futuro.
A veces, sobre todo en el caso de empleados experimentados con múltiples especializaciones, contratar a nuevos empleados o formarlos genera unos costes enormes, mucho mayores de lo que sería el coste de un banco. Por eso, rara vez se despide a especialistas veteranos.
Aspectos a tener en cuenta antes de despedir a empleados valiosos
Aun así, no puede sentarlos en el banquillo basándose únicamente en su instinto : necesita datos sólidos que respalden su decisión al respecto. Para determinarlo, debes prepararte:
- una lista de operaciones futuras potenciales o previstas a las que podría asignar al empleado en el futuro,
- un beneficio estimado de una operación que el especialista en el banquillo podría
- el coste de contratar o formar a un nuevo empleado hasta alcanzar un nivel similar de competencias.
Si los costes superan a los riesgos, la decisión es sencilla, aunque desafortunada: hay que despedir a un empleado.
Los problemas de gestión de los recursos no acaban aquí.
Afortunadamente, hemos ayudado a nuestros clientes a resolverlos todos, y ahora podemos enseñarle a usted cómo resolverlos.
Visite nuestro blog para leer más sobre las mejores prácticas para la gestión de recursos, como:
- calcular la utilización del equipo,
- evitar conflictos de horarios,
- horas facturables y no facturables,
- desarrollo de los empleados,
- optimización de la mano de obra,
O, si su mente ya está puesta en encontrar una herramienta que pueda ayudarle a encontrar una manera de deshacerse del banco de empleados, ¡definitivamente debería reservar una demostración con nuestros asesores o iniciar una prueba con Primetric ahora mismo!
