¿Cuáles son los 5 factores críticos para el éxito de un proyecto?

Según el estudio de PwC, sólo el 2,5% de las empresas tienen éxito con sus proyectos. Sin embargo, hay algunos factores que contribuyen a este resultado más que otros, y también pueden darle la vuelta. Hemos preparado factores críticos de éxito de la vida real que le ayudarán a ver la diferencia entre lo bueno y lo malo en la gestión de proyectos. Si quiere verlos más de cerca, ¡siga leyendo!

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión de proyectos

15/8/2022

Los factores de éxito del proyecto son la clave de la rentabilidad.

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Factores de éxito del proyecto - definición 

En contra de la opinión popular, los factores de éxito del proyecto no son algo impreciso. De hecho, pueden definirse fácilmente como partes de los proyectos que tienen un impacto directo en su resultado final.

Como se puede ver en esta definición, los factores críticos de éxito dependen en gran medida del proyecto, y deben definirse siempre que se inicie una nueva operación. 

Sin embargo, los factores de éxito de un proyecto concreto pueden definirse por los entregables que incluye. En este caso, los entregables son objetivos, requisitos o hitos clave que deben completarse para que el proyecto siga adelante.

¿Cuáles son los factores más críticos para el éxito del proyecto? Ejemplos

Los proyectos pueden variar, pero su éxito es, en general, muy objetivo. ¿Cuáles son los factores de éxito más comunes de los proyectos y cómo pueden mejorarlos los gestores de proyectos? 

Rentabilidad

La definición de una buena rentabilidad puede variar según el sector: algunas empresas se conforman con unos pocos porcentajes de margen de beneficio, mientras que otras desean que sea superior al 60%.

Estas cifras difieren según el sector y la ubicación de la empresa y, por supuesto, están sujetas a cambios. 

Sin embargo, como se trata de los factores críticos de éxito de los proyectos típicos de la industria de servicios, nos centraremos aquí en su rentabilidad.

¿Qué es una buena rentabilidad?

Basándonos en nuestra experiencia, los índices de rentabilidad de la industria de las tecnologías de la información, el marketing y otros negocios similares pueden dividirse en las siguientes categorías: 

  • baja rentabilidad - por debajo del 20%, 
  • rentabilidad media: entre el 20 y el 40%, 
  • buena rentabilidad: entre el 40 y el 60%,
  • excelente rentabilidad: más del 60%. 

Por supuesto, la rentabilidad puede calcularse de forma diferente en función del tipo de facturación elegido para el proyecto. Aun así, en términos generales, cuanto mayor sea la rentabilidad, mayor será el éxito del proyecto. 

¿Cómo mejorar la rentabilidad?

Si la rentabilidad de sus proyectos deja mucho que desear, un gestor de proyectos puede mejorarla con una serie de procesos. Entre ellos: 

  • reducir los costes, por ejemplo, subcontratando o utilizando miembros del equipo más baratos, 
  • ampliar su oferta para encontrar el nicho de mercado y atraer a nuevos clientes al tiempo que aumenta los precios. Para ello, puede considerar la posibilidad de analizar periódicamente las tendencias del mercado.
  • Llevar un registro de la rentabilidad de los diferentes tipos de proyectos para encontrar el ámbito de los proyectos que tienden a aportar más dinero a la empresa. Por supuesto, no tiene que hacerlo manualmente: para ello, puede utilizar los informes de rentabilidad de Primetric. 
El seguimiento de la rentabilidad es uno de los factores de éxito del proyecto
Informe de rentabilidad del proyecto disponible en Primetric
  • crear asignaciones más precisas en la fase de planificación del proyecto, que son especialmente importantes para los proyectos de precio fijo,
  • Asignaciones cuidadosas de empleados y/o miembros del equipo en función de su experiencia, costes y tasas de beneficio, 
  • facturar al cliente por días de trabajo en lugar de por horas de seguimiento en los proyectos de tiempo y material, 
  • y más - eche un vistazo a nuestro artículo sobre cómo mejorar la rentabilidad de una empresa de servicios. 

Naturalmente, ofrecer a los clientes un servicio excepcional debe ser la base de todos estos procesos. 

El número correcto de horas de trabajo dedicadas al proyecto 

En muchos sectores, las horas de trabajo son la principal fuente tanto de costes como de beneficios para la empresa. 

Por ello, también son un factor crítico de éxito en la gestión de proyectos. Sin embargo, las estimaciones incorrectas, los bancos o los tiempos excesivos pueden convertir la oportunidad en una pérdida de dinero. Por eso son tan importantes las estimaciones precisas. 

¿Cómo crear estimaciones de las horas de trabajo?

Para estimar correctamente el número de horas necesarias para completar un proyecto, un gestor de proyectos necesita crear su plan exacto. En los casos más comunes, debe incluir: 

  • lista de recursos y empleados necesarios para completar el proyecto, 
  • calendario detallado del proyecto, 
  • información sobre las tecnologías y los programas informáticos necesarios para completar el proyecto, 
  • su margen de beneficio deseado,
  • indicadores clave de rendimiento. 
Unas estimaciones correctas aumentan las posibilidades de que el proyecto se entregue dentro del presupuesto; por ello, son uno de los factores críticos para el éxito del proyecto
Las fases y las estimaciones en Primetric están conectadas con el presupuesto, lo que garantiza una mayor precisión

Para garantizar una mayor precisión, le animamos a utilizar una de nuestras mejores prácticas, el ETC ( Estimate to Complete), para crear planes realistas para sus proyectos. Su enfoque exhaustivo le facilita la planificación del trabajo. También puede ver cómo Capco, uno de nuestros clientes, ha conseguido una precisión del 90% en sus proyectos. 

Estimación del tiempo de trabajo: enfoque práctico

Por supuesto, la única estimación no es suficiente: después de lanzar el proyecto, también hay que asegurarse de que el plan se está poniendo en práctica. Para ello, le recomendamos que utilice el seguimiento del tiempo y los informes avanzados - por ejemplo, el informe de progreso del proyecto disponible en Primetric. 

Sugerencia: Para lograr una precisión de estimación de hasta el 95%, como hizo Capcomapea todas las fases clave de tus proyectos y analiza el tiempo histórico que tus especialistas emplean para entregarlos. Tomando una media de horas y entendiendo por qué se tardó tal cantidad, podrás estimar futuros proyectos y sus fases con estimaciones increíblemente precisas.

Hay que supervisar el progreso del proyecto para asegurarse de que realmente es un factor de éxito del proyecto
Informe de progreso del proyecto disponible en Primetric

Gestión de riesgos

Si lleva tiempo trabajando en una empresa de servicios, seguro que sabe que casi no hay proyectos que se ejecuten exactamente como estaban previstos. 

Aun así, hay varias cosas que los gestores de proyectos pueden hacer para asegurarse de que el plan se completará más pronto que tarde, y la evaluación de riesgos es uno de esos factores críticos para el éxito del proyecto. 

¿Cómo evaluar el riesgo en el proyecto?

En primer lugar, hay que empezar el proyecto con un exhaustivo análisis de riesgos. Busque las tareas, etapas u operaciones que puedan salir mal y prepare un plan para hacer frente a esos riesgos, si aparecen en su caso. Deben ser la base para la gestión posterior de los riesgos.

En segundo lugar, no deje ese análisis de riesgos en algún lugar profundo de su cajón. Utilice las herramientas que tiene -preferiblemente Primetric- para supervisar el progreso de su proyecto y detectar los riesgos antes de que se conviertan en un problema grave. 

Para ello, puedes utilizar funciones como:

  • informes periódicos sobre el progreso del proyecto,
  • informes de seguimiento del tiempo, 
  • inteligencia empresarial, es decir, para controlar los gastos, 
  • alertas inteligentes, como el estado RAG disponible en Primetric, que muestra el estado del proyecto con puntos de colores visibles en la lista de proyectos. El estado RAG le informará de si su proyecto está dentro del presupuesto y de si hay algún problema de entrega, lo que facilita mucho la gestión del proyecto. Gracias a ello, podrá reaccionar rápidamente antes de que sea demasiado tarde.
El estado correcto del proyecto es uno de los factores de éxito del mismo
Estado RAG en Primetric

Objetivos, responsabilidades y rendición de cuentas del proyecto claramente definidos

¿Sus tareas de Jira están listas para el proyecto? Lamentamos decirle que no son suficientes para definir los objetivos del proyecto y encontrar a los responsables de los mismos. 

Antes de poner en marcha el proyecto, es necesario: 

  • definir con precisión todos los resultados, 
  • determinar las tareas necesarias para completar los resultados, 
  • asignar a los responsables de su ejecución. 

Todos ellos son factores críticos de éxito que un gestor de proyectos debe tener en cuenta. Un plan de este tipo también debe incluir etapas, fechas de entrega, gestores, hitos y mucho más. 

¿Cómo determinar los objetivos clave del proyecto?

¿Suena complicado? Definitivamente lo es, pero también es necesario para evitar riesgos innecesarios y entregar el proyecto a tiempo, con todas sus características clave a bordo. Sin todas esas variables, te arriesgas a que los miembros de tu equipo se retrasen en el calendario, pierdan dinero o incluso pierdan al cliente por completo. 

Aun así, hay que responder a la pregunta: ¿cómo incluir todas estas variables en su plan sin perderse en toda la información?

Recomendamos utilizar un software de programación de proyectos. Gracias a sus funciones, los gestores de proyectos pueden gestionar de forma flexible sus recursos, mantenerse dentro del presupuesto y supervisar la ejecución del proyecto sin necesidad de convocar a todos sus responsables en su oficina. 

Cumplir los objetivos del proyecto es fundamental tanto para los clientes como para el éxito del mismo.
Asignaciones de proyectos con estados y detalles disponibles en Primetric

Comunicación eficaz

Reuniones interminables, correos electrónicos con hilos infinitos y conversaciones que parecen no tener fin. Por muy despreciadas que sean a veces, todas forman parte de una comunicación eficaz que es uno de los factores de éxito de un proyecto. 

Su significado es más que evidente: permiten a las partes interesadas y a los miembros del equipo intercambiar información, supervisar su trabajo y reaccionar ante cualquier problema que haya que resolver. En otras palabras, son una de las mejores prácticas para la gestión de proyectos. 

Sin embargo, ¿es necesario que la comunicación dure tanto tiempo?

La comunicación frente al entorno moderno

La respuesta a esta pregunta es no. De hecho, en el mundo lleno de nuevas tecnologías, se puede intercambiar información de una manera mucho más fluida, y sin convocar a todas las partes a una sala pequeña y abarrotada donde entablar largas conversaciones.

Y no me malinterpretes: las reuniones son cruciales para una cooperación fluida, pero... ¡sólo las eficaces!

¿Cómo mejorar la eficacia de las reuniones y la comunicación?

Entonces, ¿cómo hacer que las reuniones sean lo más eficaces posible? Según mi experiencia, uno de los mayores consumos de tiempo es que cada parte interesada tiene una perspectiva y unos conocimientos de entrada diferentes. 

Para evitarlo, debes tener una única fuente de verdad sobre tus proyectos, recursos y finanzas, así como sobre la gestión de proyectos en general. Gracias a ello, todo el mundo está al día, puede ver claramente los datos reales y pensar en soluciones en lugar de intentar fusionar diferentes hojas de cálculo o datos no conectados entre sí durante la reunión. Su tiempo y energía son uno de los activos más importantes.  

Herramientas como Primetric permiten a los empleados, gestores de proyectos y ejecutivos reunir la información sobre las actividades de una empresa en un solo lugar y compartirla en tiempo real. 

Gracias a ello, puede comprobar la disponibilidad de una persona, supervisar los proyectos y gestionar las operaciones sin tener que llamar a sus colegas cada dos por tres y perder tiempo asegurándose de que los datos son correctos. En lugar de hacer eso, puedes centrarte en encontrar soluciones y eliminar cualquier obstáculo en la entrega. 

Apoyo a la gestión 

Incluso con el mejor de los planes, los programadores y probadores no pueden completar un proyecto por sí solos. Por eso el apoyo de la dirección está presente en nuestra lista de factores críticos de éxito. 

Sin embargo, no hay que confundir el apoyo a la gestión con la microgestión. Para que un proyecto tenga éxito, el apoyo de la dirección debe estar representado por la voz única de una persona responsable del proyecto en su conjunto. 

La aportación de la dirección también debe ser visible siempre que las cosas se desvíen; los responsables deben intervenir siempre que esté a punto de iniciarse un conflicto. 

Un amplio apoyo es siempre la clave para trabajar con los factores de éxito del proyecto
Asignación de empleados y capacidad visible en Primetric.

¿Cómo identificar otros factores críticos de éxito en la gestión de proyectos? 

Como hemos concluido antes, los factores de éxito del proyecto no son los mismos para todos los proyectos. Mientras que algunos son siempre los mismos, otros pueden diferir. Para encontrar los más adecuados para sus operaciones actuales, es necesario: 

  1. Identifique los requisitos del proyecto. Si ha discutido el proyecto con el cliente, probablemente haya superado este paso. Si no lo ha hecho, hágalo ahora y defina todos los objetivos principales que deben cumplir sus operaciones para tener éxito. 
  2. Cree un esquema del plan de gestión del proyecto. Define los principales resultados, divídelos en etapas y tareas, y calcula los recursos necesarios para completarlos en el plazo previsto. 
  3. Elija los hitos. Basándose en la información que ha reunido en los pasos anteriores, identifique las acciones clave que deben realizarse o los parámetros que deben alcanzarse para que el proyecto tenga éxito. Estos pueden incluir fechas, entregables, MVP, nuevas contrataciones, etc. 
  4. Utilice un software de gestión de proyectos para evaluar sus planes. Haga que los factores de éxito de su proyecto formen parte de sus operaciones. Inclúyelos en los calendarios, monitorízalos y asegúrate de que realmente se convierten en parte de tu victoria. 

¿Por qué son tan importantes los factores críticos de éxito? 

Los factores críticos de éxito no son una lista más que hay que hacer antes de lanzar un proyecto y no mirar atrás. 

De hecho, son la columna vertebral del plan del proyecto. Esto se debe a que pueden servir de hoja de ruta para los objetivos críticos y las tareas clave que deben completarse para que el proyecto tenga éxito. 

Aparte de eso, los factores de éxito del proyecto también pueden minimizar los riesgos relacionados con el mismo. Al ser definidos individualmente para cada proyecto, reflejan su enfoque y sus objetivos, marcando un camino claro tanto para los especialistas como para sus gestores. 

Por último, los factores críticos de éxito de los proyectos pueden ayudar a los gestores a no perder de vista los presupuestos y los plazos, responsables de la mayoría de los fracasos de los proyectos. 

¿Qué herramientas debo utilizar para realizar con éxito un proyecto? 

Los que le proporcionan toda la información que necesita, incluidas las finanzas, la gestión de recursos y la gestión de proyectos. 

Si está a punto de empezar a buscar una herramienta de este tipo, permítanos detenerle ahí mismo: Primetric tiene todo lo que necesita.

Reserve una demostración, hable con nuestro asesor y vea qué más podemos hacer por usted. 

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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