¿Cómo se incluyen los gastos generales en el precio de las horas facturables?

Si estás aquí, probablemente quieras mejorar el cálculo de la rentabilidad de tus proyectos. Calcular correctamente los gastos generales y añadirlos en el momento adecuado al planificar el proyecto es fundamental. Cualquier cosa que salga mal repercutirá en tu margen de beneficios. Pero no te preocupes, no hace falta ser un genio para calcular los gastos generales. Sigue leyendo para saber cómo hacerlo y conseguir la rentabilidad que deseas.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión financiera

22/07/2021

¿Cómo se incluyen los gastos generales en el precio de las horas facturables?

Índice de contenidos

¿Qué son los gastos generales?

Los gastos generales son todos los gastos continuos de funcionamiento de la empresa, excluyendo los costes directos de desarrollo de un producto o de prestación de un servicio.

Tanto si todos sus especialistas están asignados a proyectos como si la mitad de ellos están en el banquillo, tiene que pagar los gastos generales de todos ellos. Saber cuáles son sus gastos generales es esencial para estimar la rentabilidad de su proyecto.

¿Qué costes se incluyen en los gastos generales?

He aquí algunos ejemplos de gastos generales:

  • Alquiler de oficinas y servicios públicos
  • Material de oficina
  • Licencias de hardware y software
  • Seguros
  • Viajes 
  • Gastos contables y jurídicos
  • Gastos de marketing y ventas
  • Tasas y licencias gubernamentales
  • Impuestos sobre la propiedad

Obsérvese que los gastos generales no forman parte de los costes directos resultantes de la propia mano de obra; en general, son todos los costes que apoyan a la propia mano de obra.

¿Qué es la contribución a los gastos generales?

La contribución departamental a los gastos generales es la cantidad de dinero de que dispone un solo departamento una vez pagados todos los gastos directos para contribuir a los gastos generales de su empresa. En otras palabras, son todos los costes indirectos que no cubren los gastos laborales.

En las grandes empresas, los departamentos suelen compartir los gastos generales y dividir los costes indirectos entre ellos. Y como todos se benefician del alquiler de la oficina o del seguro, es lógico que cada uno contribuya a pagar los gastos generales.

¿Cómo calcular la contribución del departamento a los gastos generales, o a los costes indirectos? 

Ingresos del departamento - Gastos directos = Contribución del departamento

Este cálculo supone que todos los gastos indirectos de su empresa se consideran gastos generales.

¿Cuáles son los diferentes tipos de gastos generales?

Podemos dividir los gastos generales en tres categorías:

1. Gastos generales de la organización

Todos los gastos a nivel de la organización (por ejemplo, alquiler de oficinas y servicios públicos). Los gastos generales de este tipo de gastos formarán parte de los gastos generales de cada proyecto realizado por su empresa de software. Son los costes indirectos más comunes en cualquier empresa.

Nota: Puede dividir los gastos generales de la organización aún más, por ejemplo, en RRHH, consejo de administración, marketing y ventas, etc. Sumar estos costes por separado le da la oportunidad de analizar la rentabilidad del proyecto y dónde debe centrar sus esfuerzos de optimización de costes. 

2. Gastos generales del proyecto

Gastos generales asociados a un proyecto específico (por ejemplo, licencias de software o acceso a recursos en la nube). Estos gastos solo son relevantes para este proyecto concreto y no se aplican a otros.

3. Gastos generales de los empleados

Puede abordar el cálculo de los gastos generales a un nivel más granular calculando la tasa de gastos generales por empleado. Al asignar empleados a un proyecto, sabrás al instante cuáles son los gastos generales.

He compartido más ideas y fórmulas aquí: ¿Cómo se calculan los gastos generales por empleado?

Gastos generales y grados de margen de beneficio

Ya he mencionado el margen de beneficios y lo importante que es calcular los gastos generales para hacerlo bien.

Pero, ¿cómo se aplican realmente estos gastos al margen de beneficios? Se trata de diferentes grados de margen:

  • Margen de primer grado: este margen está relacionado con todos los gastos que generan sus ingresos directamente (por ejemplo, los salarios de los desarrolladores de software de su equipo).
  • Margen de segundo grado: puede basarse en los costes adicionales del proyecto, incluidos los gastos generales y los costes indirectos.
  • Margen de tercer grado: es cuando se restan los gastos de administración de los ingresos.
  • Margen de cuarto grado: ahora resta los costes de marketing y ventas,
  • Margen de quinto grado: es cuando se resta el último coste general: el coste de gestión.

Naturalmente, cada empresa de software define estos márgenes de forma diferente. Pero la mayoría aspira a obtener al menos un 30% de margen de beneficios. En cualquier caso, los gastos generales siempre afectan a esos resultados.

¿Por qué es tan importante calcular los gastos generales?

Da igual el tipo de empresa de software que dirija.

Debe conocer sus gastos generales, tanto si es una empresa de alquiler de carrocerías como una empresa de desarrollo de software o un gran proveedor de servicios informáticos. ¿Por qué?

Sin los gastos generales, no puede calcular cuánto le cuesta realmente su proyecto.

Tampoco tiene idea de qué margen debe imponer para preservar la rentabilidad prevista por proyecto/grupo de proyectos, ¡o incluso de toda la empresa!

Entender sus gastos es más fácil una vez que calcula los gastos generales.

El proceso también ayuda a desglosar los gastos para uso interno. Y es su mejor herramienta para determinar el precio por hora que mantendrá sus proyectos rentables y le ayudará a alcanzar su margen de beneficio objetivo.

Si no calculas tus gastos generales, no sabes realmente cuánto cuesta una hora de tus empleados.

Fijar el precio por hora para sus clientes sin este conocimiento es, por decirlo suavemente, bastante peligroso.

¿Cómo se calculan los gastos generales?

1. Enumere y clasifique sus gastos

Para calcular los gastos generales de tu empresa de software, empieza por clasificar cada uno de los gastos generales de tu negocio. Hazlo siempre para un periodo de tiempo concreto: tus gastos pueden cambiar con el tiempo y te interesa asegurarte de que tu proyecto es rentable en los próximos 3 o 6 meses. Por lo tanto, el coste de los gastos generales para este periodo debe incluirse también aquí.

A veces parece una onda sinusoidal.

La mejor manera de tratar los gastos generales es desglosarlos por meses. Aunque todos los costes indirectos son gastos generales, hay que tener mucho cuidado al clasificarlos. Tienes que asegurarte de que no contribuyen a la producción de ninguna manera: si lo hacen, son costes directos, no gastos generales.

2. Suma los costes

Una vez que hayas clasificado los costes, es el momento de reunir todos estos gastos. Así obtendrás el coste total de los gastos generales para el periodo que estás calculando.

Ejemplo de escenario para mayo de 2021:

  • Gastos administrativos - 10.000 euros
  • Gastos de ventas y marketing - 40.000 euros
  • Sueldos de personas no facturables - 100.000 euros

En total, 150,00 euros en mayo de 2021.

3. Calcular la tasa de gastos generales

Ahora está listo para descubrir el porcentaje de gastos generales como porcentaje de las ventas. ¿Qué es un porcentaje de gastos generales? Es un índice que muestra cuánto gasta su empresa en gastos generales y cuánto en la creación de software o la prestación de servicios de TI.

Para calcularlo, divide el coste total de los gastos generales de tu empresa en un periodo determinado (por ejemplo, un mes) entre las ventas realizadas durante ese periodo.

Multiplique la cifra por 100 para obtener su tasa de gastos generales.

Ejemplo de escenario:

Supongamos que tu empresa paga 150.000 dólares de gastos generales cada mes. Pero las cosas van bien y generas unos 250.000 dólares en ventas.

150.000 $ / 250.000 $ = 0,60 (o 60%)

Gastos generales / Ventas = Tasa de gastos generales

¿Qué significa esto? Significa que gastas 60 céntimos en gastos generales por cada dólar que ganas. Es bueno saberlo, ¿verdad?

4. Descubra la utilización de sus recursos

Otro dato interesante del cálculo de los gastos generales es comprobar qué porcentaje del coste laboral representa. Esto es útil para estimar la utilización de sus recursos (nota: esto y la tasa de utilización de los empleados no son la misma cosa) y puede ayudarle a asignar los gastos generales correctamente. Cuanto menor sea el porcentaje, más eficaz será la utilización de los recursos por parte de la empresa. 

Empecemos por definir los costes de mano de obra directa: son los sueldos y salarios de los empleados que participan en la producción. Por lo tanto, los desarrolladores de software, los ingenieros de DevOps y los especialistas en control de calidad, pero no los asistentes de oficina, los representantes de ventas o los especialistas en marketing.

Para medir los gastos generales con respecto a los costes de la mano de obra directa, divida el total de gastos generales entre el coste de la mano de obra directa para un periodo determinado.

Por ejemplo, si su empresa de software tiene unos gastos generales de 150.000 dólares y unos costes de mano de obra directa (basados en las horas facturables) que ascienden a 200.000 dólares en junio, así es como se calcula la tasa de gastos generales:

150.000 $ / 200.000 $ = 0,75 (o 75%)

Gastos generales / Costes de mano de obra directa = Tasa de gastos generales

¿Cómo se calcula la tasa de gastos generales? Fórmula

Calcular la tasa de asignación de gastos generales es fácil. Basta con tomar el total de gastos generales y dividirlo por el número de horas de mano de obra directa durante un periodo determinado.

Ahora que tiene su tasa de asignación de gastos generales, puede multiplicarla por el número de horas de mano de obra directa necesarias para realizar un proyecto, por ejemplo, desarrollar una aplicación móvil. De este modo, podrás asignar los gastos generales con precisión.

Si no sabes cuánto cuesta construir esta aplicación, ¿cómo puedes establecer una buena tarifa para el cliente?

Ejemplo de escenario:

El total de gastos generales para el mes de junio es de 10.000 dólares. Los empleados asignados a un proyecto trabajarán 550 horas en total. Por lo tanto, la tasa de asignación de gastos generales es:

$10,000/550 = $18.18

Total de gastos generales / Total de horas de trabajo

Esto significa que por cada hora requerida en este proyecto hay que asignar 18,18 dólares de gastos generales.

¿Cómo se añaden los gastos generales al precio de las horas facturables?

Para añadir los gastos generales a la tarifa horaria que cobrará al cliente, necesita saber una cosa: las tarifas horarias de los empleados asignados al proyecto y el importe de la mano de obra directa que aportan al proyecto.

Una vez que tengas esa cifra, sólo tienes que añadirle la tasa de gastos generales. Así se obtiene el precio de la hora facturable.

Sus gastos generales para el mes de junio son de 10.000 dólares. Las personas asignadas al proyecto trabajarán 550 horas ese mes. Supongamos que fijas la tarifa horaria de tus empleados en 55 dólares.

(10.000 $ / 550 horas) + 55 $ = 73,18 $.

(Gastos generales mensuales / Horas de mano de obra directa mensuales) + Tarifa horaria de sus empleados = Precio de la hora facturable

Si le cobras al cliente 73,18 dólares por hora, estarás en equilibrio en junio. Pero no sólo quieres llegar a un punto de equilibrio, sino que estás aquí para obtener beneficios. La mayoría de las empresas de software aspiran a obtener un margen de beneficios del 30%, tras incluir los gastos generales y el coste de la mano de obra directa.

Así que, ¿por qué no añadir un 30% a ese precio por hora facturable para conseguir lo que tu negocio necesita para triunfar? Lo sé, ahora es muy fácil que tus proyectos sean rentables. 

¿Se puede automatizar todo esto?

Como puedes ver, incluir los gastos generales en el precio de tus horas facturables es bastante complejo. Y lo que te he mostrado hasta ahora era para un periodo de tiempo limitado. 

¿Cómo calcular la tarifa horaria correcta si se trata de un proyecto a largo plazo en el que tanto los gastos generales como la mano de obra directa pueden cambiar de un mes a otro?

Aquí es donde Automatización de servicios profesionales de los servicios profesionales.

Encuentre una solución que le ayude en cada paso de la planificación y asignación de proyectos, conectando los puntos y calculando automáticamente su tasa de gastos generales para ayudarle a conseguir el margen de beneficios que desea.

Para que se haga una idea de cómo funciona, este es el aspecto del proceso en Primetric.

1. Crear estimaciones de proyectos

Desarrollar un presupuesto aproximado del proyecto basado en el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales. Defina cuántas horas son necesarias para realizar el proyecto completo o su fase específica. E identifique las habilidades que necesita para hacerlo.

En este punto, puedes considerar el coste por hora que no quieres superar en el proyecto y hacer tus primeras estimaciones de los ingresos del proyecto.

2. Conseguir las personas para el trabajo 

A la hora de elegir a los miembros del equipo que pondrán en marcha este proyecto: habilidades, experiencia, nivel de antigüedad, habilidades blandas, ubicación geográfica y zona horaria. Utiliza nuestro módulo de gestión de habilidades en Primetric para hacerlo en cuestión de minutos.

Pero también hay que tener en cuenta su tarifa por hora, o el coste directo de la mano de obra. Así es como se mantiene la rentabilidad del proyecto y se consigue el margen de beneficio que necesita la empresa.

3. Añadir los gastos generales

A continuación, incluya los gastos generales de la organización para el periodo en que el proyecto esté en marcha. Puedes seguir añadiendo diferentes gastos generales para llegar a diferentes estimaciones del margen de beneficio. 

Primetric tiene en cuenta cualquier cambio que se produzca en sus gastos generales y su asignación. Por ejemplo, sus gastos generales pueden cambiar mucho durante el proyecto si decide alquilar una parte de su oficina mientras sus empleados trabajan desde casa. 

La asignación también será diferente en función de si un miembro del equipo se toma vacaciones en un mes determinado o del número de días festivos.

Calcular todo eso manualmente es difícil. 

¿Por qué hacer malabares con varias hojas de cálculo y perder tiempo preocupándose de que no se haya contado un día festivo cuando puede hacer que un software de informes de BI haga todo el trabajo pesado por usted?

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Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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