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Si se pregunta qué es la previsión de recursos y cómo puede ayudar al crecimiento de su empresa de TI, este artículo es para usted.
Esta guía incluye las respuestas a todas las preguntas que sigo recibiendo de los responsables de la cartera de productos, los directores de operaciones y otras personas encargadas de dirigir empresas de TI.
¿Por qué es importante la previsión en la gestión de proyectos?
La previsión de recursos le aporta varias ventajas difíciles de conseguir:
Garantiza que tiene las personas adecuadas para cada tarea del proyecto
Este enfoque le ayuda a alinear las tareas del proyecto con su plantilla: empleados a tiempo completo, empleados a tiempo parcial y contratistas autónomos.
Así es como se hace coincidir la carga de trabajo del proyecto con la disponibilidad y las habilidades de los empleados para asegurarse de que todas las tareas se cubren adecuadamente.
Proporciona información sobre las posibles carencias de recursos
Otra de las principales ventajas de la previsión es que permite identificar los puntos del calendario del proyecto en los que puede haber un déficit de recursos.
Verá este problema con antelación y evitará el riesgo de que se produzcan retrasos en los proyectos que puedan afectar a todo el calendario de asignación de recursos de una empresa como la suya.
Ayuda a mantener los proyectos dentro del presupuesto
Para calcular cuánto costará el proyecto a lo largo del tiempo, hay que evaluar todos sus componentes, desde las tarifas horarias de las personas que participan en él hasta los gastos generales de la organización.
Afortunadamente, las soluciones de previsión inteligentes ayudan en este caso. Lo calculan todo para mostrarle cuántos ingresos va a aportar este proyecto a su empresa en el futuro. Puede ser dentro de un mes, dentro de seis meses o incluso dentro de años.
También puede ver cómo afectará el proyecto a su futuro flujo de caja para poder planificar con más confianza.
Le proporciona información precisa que puede transmitir a los dirigentes
Si quieres que tu proyecto se apruebe más rápido, tienes que aumentar el nivel de transparencia con todas las partes interesadas.
Si les muestras el análisis exacto de los costes e ingresos, junto con un calendario de la duración del proyecto y el número de personas que participarán en él, será más fácil obtener luz verde.
Guía rápida de previsión - fundamentos de la gestión de proyectos
La previsión se basa en hacer predicciones sobre lo que va a ocurrir en el futuro, basándose en pruebas como los datos históricos combinados con sus suposiciones.
En la gestión de proyectos, la previsión se refiere al proceso de analizar la información sobre el estado actual y comprender cuál será el rendimiento cuando el proyecto finalice.
Puede parecer que la previsión consiste en hacer conjeturas. Pero créeme, es más preciso que eso.
Las previsiones adecuadas son estimaciones o predicciones basadas en una cuidadosa evaluación de todos los datos históricos disponibles. Se actualizan a medida que avanza el proyecto, por lo que se obtienen los máximos beneficios al comparar los planes con la realidad.
¿Cómo hacen las principales empresas de TI la previsión de la gestión de proyectos?
Saben qué factores afectan a la previsión de recursos en la gestión de proyectos
Las cosas cambian rápidamente en la gestión de productos, y las empresas de TI inteligentes saben que muchos factores diferentes pueden afectar a sus previsiones.
Estos son los factores más importantes que hay que tener en cuenta durante la previsión:
- El tipo y el alcance de su proyecto,
- El número de ETC, las competencias pertinentes y los proyectos existentes,
- El volumen de trabajadores a tiempo parcial y autónomos en su empresa,
- Todos los días libres no planificados y planificados (ya sean vacaciones o bajas por enfermedad).
- Nivel de esfuerzo (LOE),
- Presupuesto del proyecto.
Una vez que preste atención a todos estos elementos cada vez que se siente a prever un proyecto, sus estimaciones serán más precisas y le prepararán para lo que le espera.
Tienen un conocimiento profundo de las habilidades necesarias para el proyecto
Saber qué personas deben ser asignadas a un proyecto que acaba de llegar a su puerta requiere mucha experiencia y conocimientos. Pero también puede basarse en datos.
Si implementa una solución de previsión de recursos que incluya todos los datos sobre sus empleados actuales y sus habilidades, encontrar a las personas adecuadas para el trabajo será mucho más fácil.
A la hora de planificar, también puedes aprovechar para comprobar cuáles son sus tarifas por hora y cómo afectarán al margen de beneficio total de tu proyecto.
Tener en cuenta los gastos generales de los empleados y los gastos de organización en esta fase es inteligente.
Al combinar la información sobre las habilidades de los empleados con los datos financieros del proyecto, podrá elegir siempre una combinación acertada de recursos senior, de nivel medio y junior.
Analizan los proyectos anteriores para saber dónde se han infrautilizado o sobreutilizado los recursos
Otro dato importante que le pueden dar los datos históricos sobre proyectos anteriores es si alguno de sus empleados recientes fue utilizado en exceso o en defecto en el pasado.
Una herramienta de previsión de recursos suele proporcionarle datos como la tasa de utilización de los empleados. Por ejemplo, si descubres que tus ingenieros de DevOps están constantemente sobreutilizados en los proyectos, está claro que tu departamento de RRHH debería empezar a buscar nuevos expertos en DevOps.
La infrautilización de los empleados tiene un efecto perjudicial en su motivación, así que si detecta esta tendencia en los datos históricos de sus proyectos, debe tomar medidas.
Puede hacer que su equipo de ventas encuentre proyectos que se ajusten a las habilidades de los empleados infrautilizados o invertir en su desarrollo profesional para que adquieran habilidades adicionales.
No se apresuran a realizar contrataciones de última hora
Al prever los proyectos con precisión, sabrá qué tipo de competencias necesitará su empresa con un mes, tres meses o incluso medio año de antelación.
Esto le dará el tiempo suficiente para comunicar esta necesidad a su departamento de recursos humanos para que puedan empezar a buscar un candidato viable. Y créeme, cuanto antes lo hagas, mejor.
La contratación de expertos en tecnología suele llevar mucho tiempo. Contratar a un ingeniero de DevOps lleva incluso dos meses.
¿Y qué pasa si firma un proyecto en el que necesita experiencia en DevOps? Te apresurarás a contratar a alguien en el último momento o quitarás personal de otros proyectos, arriesgándote a hacer horas extra y a tener problemas de calidad.
Utilizan un software de previsión de gestión de proyectos
Las empresas de servicios informáticos inteligentes saben que la previsión es una parte esencial de la planificación de proyectos.
En lugar de depender de hojas de cálculo de Excel en las que hay que introducir los datos manualmente, utilizan un software de previsión de recursos que reúne todos los datos clave. Esto les ayuda a entender cómo la capacidad de sus empleados se traduce en sus ingresos y su margen de beneficios.
Al implantar una herramienta de previsión, tendrá acceso a un amplio espectro de factores a tener en cuenta a la hora de prever sus ingresos, costes, capacidad disponible, etc.
Además, una solución de previsión puede convertirse en una única fuente de verdad para toda la empresa. Servirá como un poderoso punto de referencia para todos sus empleados a medida que su empresa crece.
¿Cuándo debo implantar un software de previsión de gestión de proyectos?
Probablemente te estés preguntando ahora mismo: ¿tiene sentido invertir en una herramienta de previsión de recursos para mi empresa en este momento?
Es mejor que añadas esta solución a tu arsenal cuanto antes. Pero también es mejor que sea tarde que nunca. Así que nunca es tarde para interesarse por la previsión.
Dirigir una gran empresa de servicios informáticos es más doloroso cuando no se dispone de un sistema de previsión y no se tienen estimaciones precisas de los ingresos, los costes o la capacidad futuros.
Este dolor te alcanza cuando departamentos como el de recursos humanos o el financiero empiezan a quejarse de la falta de una previsión a largo plazo.
Pero incluso si diriges una empresa de TI más pequeña, algún día vas a crecer y si te encuentras sin ninguna capacidad de previsión, estarás en problemas.
Si aún no dispone de un software de previsión, asegúrese de planificar su implantación en el momento adecuado (no cuando esté en medio de la extinción de incendios).
Hacer todo esto merece la pena porque una vez que añada el software de previsión a su equipo, creará una cartera de contratación, nunca le faltarán especialistas cuando los necesite y mantendrá su margen de beneficios bajo control.
Si quiere ver cómo funciona una solución de previsión de recursos en la vida real reserve una demostración conmigo. Te mostraré todas las funciones que hemos creado en Primetric para ayudar a personas como tú a mejorar la predicción del futuro.
