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Cómo construir un proceso de planificación de proyectos para una empresa de software
Para que su proyecto siga siendo rentable, independientemente de la fase en la que se encuentre, debe establecer estas dos dimensiones críticas: tiempo y dinero.
Estimarlas puede parecer fácil. Pero si diriges una empresa de desarrollo de software, probablemente sepas lo difícil que puede llegar a ser.
El núcleo del proceso de planificación de un proyecto consiste en definir las hipótesis iniciales de coste y rentabilidad en una fase determinada del proyecto. Una vez que se haya hecho esto, la planificación del proyecto será mucho más fácil.
I wrote this article to answer the questions I keep getting from COOs and Resource Planning Specialists about how to make cost estimation and project planning more accurate.
Siga leyendo para conocer las mejores prácticas del sector en la planificación de la gestión de proyectos para los modelos de precio fijo y tiempo y material.
¿Qué es un plan de proyecto en el desarrollo de software?
Let’s start with a project planning process. Your objective here is to define the scope and goal of your project. Ideally, this should go together with key project milestones (deliverables) and budgetary resources available for each stage/scope.
Un plan de proyecto formaliza este proceso. Es un conjunto de documentos que definen desde la ejecución hasta las etapas de control de su proyecto.
Un plan de proyecto consiste en:
- Plazo de ejecución - ¿Cuánto tiempo durará el proyecto? ¿Sabe de antemano su fecha de finalización o se trata de un proyecto ilimitado?
- Alcance del trabajo (SOW),
- Modelo de facturación - ¿Se realizará el proyecto en el modelo de facturación de precio fijo o de tiempo y material?
- Financial estimates and project budgeting - What is the potential revenue of a given project? What kind of profit margin is it going to bring?
- Resource allocation considerations - Do you have the specialists the project requires onboard? Are they available during the expected project timeframe? And if not, how long would it take you to hire new specialists?
¿Por qué es importante la planificación de proyectos para las empresas de software?
Mejor control del margen de beneficios
Un buen proceso de planificación de proyectos ayuda a determinar los costes e ingresos previstos en cada fase del proyecto. Esta estimación puede hacerse ya en la fase de preventa, cuando el proyecto es todavía provisional.
Precios más inteligentes
Si diriges una gran empresa, es posible que te cueste establecer tus tarifas horarias medias por pila tecnológica o antigüedad. La planificación le ayudará a identificarlo y a ser realista. Al comparar nuestras estimaciones con la realidad, sabrá si su enfoque le aporta el margen de beneficio que busca.
Capacidad de previsión
Al planificar con antelación, sabrá qué harán sus empleados dentro de unos meses. También verá qué especialistas estarán en el banquillo o si debe empezar a cubrir posibles vacantes.
Asignación de recursos más fácil
Un proceso de planificación de proyectos bien desarrollado es una gran oportunidad para empezar a pensar en qué empleados podrían trabajar en el proyecto. También puedes comprobar cómo repercutiría la asignación de diferentes personas en el margen de beneficios del proyecto. Y asegúrese de que el número correcto de especialistas trabajará en su proyecto para mantener la tasa de utilización de los empleados bajo control.
Decisiones de contratación
Y si no encuentra especialistas disponibles, ahora se da cuenta de a quién tiene que contratar en el horizonte a largo plazo. Si sabes que normalmente tardas tres meses en contratar a un nuevo empleado, debes planificar tus proyectos con tres meses de antelación.
Proceso de planificación del proyecto: guía paso a paso
1. Planificación de un proyecto tentativo en la fase de preventa
Todo empieza en la fase de preventa. Cuando el proyecto parece realista y el cliente está interesado, hay que hacer estimaciones.
Decidir cuándo empezar a estimar
Por eso, el primer paso es decidir cuándo tiene sentido empezar a estimar y planificar un proyecto. La mejor manera de hacerlo es asignar un valor de probabilidad al proyecto (reflejado en %). A continuación, puede establecer su umbral.
Por ejemplo, digamos que fijas tu umbral en el 70%. Esto significa que si la probabilidad de cerrar el trato en un proyecto es del 60%, todavía no vas a hacer ningún movimiento. Si es del 80%, entonces es el momento de hacer algunas valoraciones y previsiones preliminares.
Preparar el alcance del proyecto
At this stage, the most important task is to roughly prepare the scope of the project and use it as a foundation for scoping it in line with the required deadlines and the time measured in person-hours/deliverables.
Tener claros los métodos de facturación
Una vez que se conoce el alcance del proyecto, se puede empezar a pensar en el método de liquidación con el cliente.
In other words, you need to choose between the Fixed Price and Time & Material model.
Si piensas utilizar el modelo de precio fijo, tienes que centrarte mucho en estimar correctamente los costes de tu proyecto. Si te equivocas ahí, te arriesgas a realizar un proyecto que no te genere un margen de beneficio decente. O peor aún, que sólo genere costes.
¿Y si eliges Tiempo y Material? Entonces debes decidir si vas a facturar al cliente por el número de horas realmente trabajadas o por días completos. La cuestión de los costes del proyecto también es importante en este caso.
Probablemente ya sepa que para obtener unos costes realistas, debe contar tanto con los salarios de sus empleados como con el coste medio de los gastos generales por empleado.
Not sure how to calculate your overhead? This article explains everything you need to know: How do you calculate overhead cost per employee?
So, by establishing the project’s timeframe, the project scope, and billing model, you have the initial information to make some preliminary, rough estimates.
Las decisiones que tomes en la fase de preventa relacionadas con el modelo de facturación o las tarifas iniciales tendrán un enorme impacto en la rentabilidad de tu proyecto.
Lo anterior es sólo un resumen. Vamos a ampliar todos estos ingredientes para asegurarnos de que estás tomando las decisiones más inteligentes para tu negocio.
2. El marco temporal: Planificar un proyecto a corto plazo frente a uno a largo plazo
You’ll probably agree with this one: it’s easier to plan a short-term project than a long-term one. Here’s why.
En un proyecto a corto plazo, la mayoría de las veces se trabaja con un plazo y un alcance fijos. Un proyecto a corto plazo es más fácil de estimar porque no es necesario dividir el proyecto en etapas.
Planificación de un proyecto a largo plazo: ejemplo de escenario
Supongamos que un cliente necesita un desarrollador o dos para mantener su infraestructura. Estimar la dimensión temporal de este trabajo será difícil a menos que su contrato lo especifique.
Además, no se trata de un conjunto de servicios en un paquete como la entrega de una aplicación móvil. Es un apoyo a largo plazo que consiste en tareas ad hoc que el cliente envía de vez en cuando.
¿Cómo puede hacer que funcione?
Solución: Dividir el proyecto en fases
Para los proyectos a medio y largo plazo, es inteligente dividir el proyecto en fases/etapas, alcances u órdenes. Esto ayuda a estimar el proyecto con mayor facilidad y precisión.
Por ejemplo, se puede estimar la fase de backend, la fase de fronting y las fases de diseño por separado, añadiendo posiblemente el alcance de las solicitudes de cambio durante el proyecto.
3. Modelo de facturación: Planificación de proyectos en Precio Fijo vs. Tiempo y Material
A continuación, tiene que decidir qué modelo de liquidación va a utilizar: Precio fijo o tiempo y material.
Sea más preciso en el precio fijo
Como el presupuesto se basará en su estimación, debe ser lo más preciso posible. No querrás acabar con un proyecto poco rentable.
Añadir el margen de beneficio a los costes en Tiempo y Material
En el modelo de precio fijo, no es necesario añadir el margen de beneficio al coste medio por hora del proyecto. En su lugar, puede añadir todos los ingresos de una fase, alcance y pedido determinados. Este no es el caso en el modelo de tiempo y material, en el que no se puede ser preciso sobre el alcance, por lo que es mejor atenerse a las tarifas por hora o por día.
Fijar el tiempo de liquidación
En este punto, también es inteligente decidir cuándo vas a cobrar al cliente. Esta decisión tendrá un gran impacto en tu flujo de caja.
En la modalidad de tiempo y material, la liquidación mensual es una buena idea. En Precio Fijo, puedes pedir al cliente que te pague el 50% del precio al principio y el resto al terminar.
4. Estimar el proyecto
Así es como se calcula el margen de beneficio de su proyecto:
- Calcula tus gastos generales por hora (si no sabes cómo hacerlo, lee este artículo),
- Añada el coste medio de un empleado que trabaje en una tecnología/nivel de antigüedad determinado.
- Add a mark-up to keep the project profitable. Most IT companies try to maintain profitability at the level of 30%, so that should be your main goal.
Una nota sobre la estimación de costes:
Cuando elabore el proceso de planificación de su proyecto, concéntrese en cómo va a dividir su estimación.
Es inteligente dividir la estimación en etapas, pero también por pila tecnológica. Si tienes especialistas que tienden a ser más caros que los especialistas con otras habilidades, esto ya te da un coste medio preciso.
Por ejemplo, si fijas tu coste medio en 50 dólares, no tendrás ninguna posibilidad de mantener los costes a raya si el proyecto requiere un desarrollador PHP senior cuya tarifa por hora es de 100 dólares.
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Bien, ahora tienes unos presupuestos preliminares. Envíalos al cliente como una propuesta de presupuesto previa y a ver qué te dicen.
No piense que el trabajo está hecho una vez que se ha reservado el proyecto y se ha empezado a trabajar.
5. Comparar las estimaciones con la realidad para hacer previsiones
Vaya un paso más allá y compare sus estimaciones con la realidad de forma regular.
Cómo puede ayudar el software de planificación de proyectos
Antes de la aparición del software de planificación de proyectos, las empresas tenían que mantener una colección de documentos como hojas de cálculo de Excel. Combinar manualmente los datos de archivos separados lleva mucho tiempo.
El software de planificación de proyectos se ha convertido en una herramienta clave para los directores de operaciones y los especialistas en planificación de recursos, ya que agiliza y automatiza muchas de las tareas que hemos descrito anteriormente.
Las empresas de desarrollo de software utilizan software de planificación de proyectos para facilitar procesos como la elaboración de presupuestos, la asignación de recursos, la estimación de presupuestos y costes, la supervisión de riesgos y la previsión de proyectos.
Características imprescindibles del software de planificación de proyectos
- Planificación de recursos para la gestión de proyectos - para programar los especialistas adecuados para los proyectos adecuados,
- Gestión de recursos y habilidades: para gestionar las habilidades de los empleados, generar CVs ciegos, comprobar el historial de contratos y gestionar las bajas,
- Gestión financiera: para la planificación, el seguimiento y la previsión de los presupuestos,
- Hojas de tiempo y seguimiento del tiempo: seguimiento del trabajo de las personas y comparación con sus planes,
- Inteligencia empresarial: para generar potentes informes y mejorar las operaciones.
Envoltura
El proceso de planificación del proyecto requiere responder a muchas preguntas diferentes. Pero sin duda merece la pena dedicarle tiempo. De lo contrario, ¿cómo puedes planificar con antelación y asegurarte de que tus especialistas están al completo y tu empresa obtiene un beneficio decente?
Si quiere ser preciso, no puede dejar los proyectos al azar y a la suerte. O a las hojas de cálculo de Excel, donde el potencial de error humano es real.
La planificación de proyectos puede ser fácil si se tiene a mano la solución de software adecuada.
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