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El equivalente a tiempo completo (ETC) es una métrica clave para cualquier empresa de software o TI que asigne sus especialistas a los clientes a tiempo completo.
Tanto si se trata de arrendamiento de carrocerías, servicios de consultoría o equipos dedicados, el uso de ETC para planificar y prever la disponibilidad de recursos le proporciona una ventaja. Además, facilita la liquidación a sus clientes. ¿Qué es lo que no le gusta de la gestión de ETC?
En este artículo, respondo a todas las preguntas sobre los ETC que sigo escuchando de las empresas que utilizan nuestro software de planificación y asignación de recursos.
Si aprende a calcularlo bien, el ETC puede tener un gran impacto en su tiempo de trabajo y en su rentabilidad.
Índice de contenidos:
- ¿Qué es el ETC? ¿Y qué es un empleado ETC?
- ¿Por qué calcular el ETC? ¿Y por qué es tan importante para su empresa de TI?
- Este es el aspecto de un informe ETC
- ~Ejemplo de cálculo de empleado equivalente a tiempo completo
- ¿Cómo utilizan las empresas de software el ETC para aumentar su rentabilidad?
- ¿Qué pasa si no se mide el ETC?
- ~Generar un informe de ETC puede ser complicado
- ¿Cómo se calcula el ETC?
- ¿Cuántas horas son 1 ETC?
- ~Ejemplo de escenario para el cálculo de ETC
- ~~Es fácil terminar con diferentes líneas de base para calcular su FTE
- ¿Cómo convertir el ETC en horas?
- ¿Cómo calcular los días festivos y los permisos en ETC?
- Tenga en cuenta el ETC al negociar
- Envoltura
¿Qué es el ETC? ¿Y qué es un empleado ETC?
Antes de explicar qué es un empleado ETC, vamos a examinar el concepto de ETC
FTE son las siglas de Full-Time Equivalent (equivalente a tiempo completo), una unidad de medida que las empresas utilizan para calcular el trabajo de los empleados y prever sus necesidades de mano de obra.
Un ETC en la gestión de proyectos equivale al número de horas que un empleado a tiempo completo pasa trabajando para su empresa.
Los departamentos de RRHH utilizan el ETC para normalizar las horas de trabajo y los salarios de los empleados a tiempo parcial.
Por ejemplo, supongamos que considera 40 horas semanales (8 horas diarias) como base para sus empleados a tiempo completo. Esto significa que un empleado que trabaja 40 horas a la semana hace 1 ETC. También significa que 4 empleados que trabajan 10 horas cada uno a la semana hacen 1 ETC.
¿Cuántas horas son 8 ETC? Si 1 ETC equivale a 40 horas en su empresa, 8 ETC son 320 horas.
¿Cómo se calcula? Cuando se trata de calcular el ETC, las hojas de cálculo de Excel pueden no ser suficientes. Continúe leyendo para conocer esta fórmula.
¿Por qué calcular el ETC? ¿Y por qué para el cálculo de ETC no basta con Excel?
Las empresas de software utilizan el ETC para planificar, seguir, liquidar y prever la disponibilidad de cada empleado y de todos ellos en conjunto.
Las empresas de TI suelen utilizar el equivalente a tiempo completo cuando establecen el trabajo con los clientes utilizando días-hombre.
Esta es la forma típica en que las empresas de arrendamiento de cuerpos de TI o de consultoría se conforman. Pero otras empresas de software también pueden utilizarla cuando asignan un especialista a un solo cliente. En este caso, la liquidación por horas no tiene sentido porque la liquidación por días-hombre es mucho más fácil, tanto para ti como para el cliente.
A la hora de planificar y prever su capacidad, no basta con saber el número de horas disponibles (sobre todo si es un número abstracto como 7000).
Hay que saber cuántas personas estarán disponibles en un momento determinado.
Aquí es donde entra en juego el ETC. Le permite calcular su mano de obra disponible tomando el número de horas de trabajo disponibles y dividiéndolo por días-hombre.
ETC en la gestión de proyectos - informe típico de ETC
En Primetric, dividimos el equivalente a tiempo completo en varias subcategorías para ayudar a las empresas de software a seguir, planificar y prever su disponibilidad de recursos en función de esta métrica increíblemente útil.
En el informe puede encontrar los siguientes tipos de ETC:
- Capacidad como ETC - muestra su capacidad total disponible como ETC
- Capacidad disponible como ETC - muestra su capacidad disponible como ETC (incluye datos sobre días festivos y permisos)
- FTE programado - basado en lo que usted planeó para sus empleados (carga de trabajo de los empleados)
- Seguimiento de ETC: las horas reales trabajadas y registradas por cada empleado
- Capacidad y facturación
Ejemplo de cálculo de un empleado equivalente a tiempo completo
Digamos que quiere comprobar la capacidad que tiene, medida no por horas sino por ETC. Puede ver un desglose por departamento, función e incluso por personas concretas.
Y al instante ves que tienes 3 ETC disponibles de desarrolladores full-stack.
Esto, por supuesto, no significa que haya realmente 3 desarrolladores full-stack sentados sin hacer nada en sus escritorios en otra habitación. Significa que el número total de horas de desarrollo full-stack disponibles en este momento asciende a 3 FTE, por lo que la cantidad de trabajo está representada por 3 empleados a tiempo completo.
Para ayudarte a entender cómo funciona todo, he preparado una calculadora de ETC de acceso libre en la que puedes sumar tus valores y obtener una estimación. Puedes descargarla aquí:
¿Cómo utilizan las empresas de software el ETC para aumentar su rentabilidad?
1. Estimación de proyectos a largo plazo y su rentabilidad
Imagínese que necesita estimar la cantidad de trabajo de un nuevo proyecto o fase del mismo. Estimar el número concreto de horas que sus empleados necesitarán para completar el proyecto a largo plazo es difícil.
¿Pero qué pasaría si pudieras estimar que simplemente necesitarás 4 desarrolladores Java y 6 desarrolladores PHP en un periodo de tiempo determinado?
En determinados escenarios, calcular las necesidades de su proyecto por ETC tiene mucho más sentido. Y entonces podrá saber más sobre cómo trabajan sus empleados en el seguimiento de los ETC.
Por supuesto, basándose en estos datos, puede calcular fácilmente los costes estimados y la tarifa diaria del desarrollador para preparar el presupuesto para el cliente.
Además, estas estimaciones aproximadas le permiten comprobar fácilmente si puede encontrar personas disponibles para dicho proyecto y comparar rápidamente sus tarifas para obtener una rentabilidad óptima.
2. Llegar a un acuerdo con los clientes como si fuera pan comido
Probablemente ya sepas por qué esta métrica resulta útil para las empresas de desarrollo de software. Ya que muchas de ellas utilizan los días-hombre para planificar los recursos, por qué no hacer lo mismo al llegar a un acuerdo con los clientes.
Y llegar a un acuerdo basado en el ETC es muy fácil. El equivalente a tiempo completo es una unidad de medida universal que puedes utilizar entre tú y el cliente (o acordarlo antes de empezar a trabajar juntos, sigue leyendo para ver a qué me refiero).
Imagina este escenario:
Digamos que el cliente le paga 400 dólares por cada día de trabajo. El cliente entiende el salario diario como un salario por 7 horas de trabajo. Para convertir correctamente este valor, puede establecer el valor FTE base a 7 horas. Por último, puede emitir una factura utilizando el informe ETC. Gracias a esto, el ETC le permite estar al mismo nivel de comprensión que el cliente.
3. Planificación de los recursos para una mayor utilización
Durante una sesión de planificación de recursos, es posible que desee saber cuántos ETC tiene por tecnología o equipo específico (backend/frontend) para saber dónde centrarse en las ventas o la contratación.
Por ejemplo, digamos que usted hace un cálculo de ETC (basado en Excel o en software). Sabe que tiene 10 ETC disponibles en los próximos tres meses en el área de JavaScript. Su equipo de ventas sabe ahora que debe empezar a buscar proyectos que se ajusten a esta necesidad tecnológica.
A veces la planificación funciona mejor con ETC que con horas. Piense en esto:
Si ves que tienes 5.000 horas de desarrollo de frontend disponibles en los próximos tres meses, suena muy bien, pero tampoco tienes idea de lo que significa. Esta cifra es muy abstracta.
¿Pero qué pasa si su informe muestra que tiene 28 ETC? Esto significa que tiene 28 compromisos a tiempo completo disponibles para proyectos de desarrollo de frontales. Significa que tiene 28 días-hombre completos disponibles que puede empezar a planificar y vender.
4. Previsión para evitar el tiempo de banco
Cuando quiera comprobar la mano de obra disponible en el próximo mes, las horas no le dirán mucho. Como empresario, lo que necesita es saber que tiene la cantidad de trabajo disponible, igual al número de empleados a tiempo completo.
Por eso, el equivalente a tiempo completo es fundamental para prever su disponibilidad futura, de una manera que tanto usted como su cliente potencial puedan entender fácilmente.
¿En qué se diferencia el ETC de la capacidad?
¿Por qué no se puede utilizar la capacidad? Porque cuando calculas la capacidad, lo haces para una persona determinada.
Por ejemplo, un empleado que trabaja a tiempo parcial puede tener una capacidad del 100% y una persona que trabaja a tiempo completo puede tener una capacidad del 100%. Pero para el primero, significa 4 horas de trabajo (siempre que su jornada completa sea de 8 horas). Para el segundo, son 8 horas. Menuda diferencia, ¿no?
Si comparas esto con el ETC como base, verás que el tiempo parcial hace 0,5 ETC.
Este es el valor de los ETC en la gestión de proyectos: te da instantáneamente una idea de la cantidad de mano de obra que tienes disponible.
- ¿Cómo medir el rendimiento de los empleados? Lea esto: Cómo hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados: guía de expertos
¿Qué pasa si no se mide el ETC?
Si no presta la debida atención al equivalente a tiempo completo, acabará por no saber cuántos días-hombre puede vender, o cuántos especialistas tiene disponibles, y en qué tecnologías.
Esto afectará a su capacidad de planificación. Su tiempo de trabajo en el banco aumentará y la rentabilidad del proyecto disminuirá.
En las empresas más pequeñas, no medir el ETC puede no ser un problema porque siempre se sabe más o menos lo que hacen los demás. Pero las empresas más grandes pueden perder mucho si no miden el ETC.
Otra cuestión es tener una vista de pájaro de quién está disponible en los próximos meses para generar una oferta para un cliente potencial más rápidamente, o analizar qué empleados suelen estar en el banquillo y cuáles suelen estar ocupados.
Generar un informe de ETC puede ser complicado
Tomemos un ejemplo: un taller de uno de nuestros clientes que prepara el informe de ETC una vez a la semana.
Antes de implantar Primetric, la empresa tardaba bastante tiempo en calcular el ETC y generar el informe. Era necesario asegurarse de que todos los datos eran correctos y estaban actualizados y, a continuación, extraerlos de diferentes sistemas y presentarlos en un informe coherente.
Este es el informe desglosado por semanas:
Y este es el informe desglosado por meses:
Como puede ver, un informe de este tipo le proporciona a usted y a sus directivos el conocimiento a primera vista de hasta qué punto se utilizan tecnologías específicas en su empresa, qué empleados estarán en el banco y cómo se relaciona con su capacidad general.
Al utilizar Primetric, también puede tener en cuenta fácilmente todo tipo de ausencias, el número de ETC inciertos (borrador - 50% de probabilidad, y reservado - 70% de probabilidad), así como cambiar dinámicamente los informes a fechas específicas, equipos, proyectos, etc.
Gracias a ello, puede analizar la carga de trabajo actual o futura de sus empleados sin tener que esperar y preocuparse por la incertidumbre de los datos actuales (o preguntarse cuántas horas son 8 ETC).
¿Cómo se calcula el ETC?
Aquí tienes una guía paso a paso para calcular el ETC:
- Establezca el objetivo para calcular sus ETC. ¿Quiere hacerlo para prever fácilmente la ocupación y disponibilidad de los empleados? ¿O tal vez quiere liquidar las cuentas con los clientes más fácilmente?
- A continuación, defina su línea de base.
- ~Si contrata a empleados de varios países, merece la pena establecer una base de referencia para toda la empresa. El determinante más común será el valor de la ubicación principal de la empresa. Si su empresa opera en Europa o Estados Unidos, lo más probable es que su valor de referencia sea de 8 horas diarias.
- ~Si se llega a un acuerdo con el cliente sobre la base de ETC, conviene fijar el valor base por el que se facturará al cliente, por ejemplo, 7 horas al día.
- Entonces considera:
- ~festividades que su organización o cliente celebra,
- Calcula tu línea de base.
- ~Por ejemplo, en mayo, su línea de base será 20 días laborables (teniendo en cuenta los días festivos de su organización) * 8h = 160h.
- Por último, hay que tener en cuenta:
- ~Tiempo libre de los empleados
- ~Términos del contrato de los empleados
Supongamos que tiene 50 empleados a tiempo completo y 20 a tiempo parcial. Además, 3 empleados se han tomado una semana de vacaciones y un empleado a tiempo completo deja su empresa a mediados de mayo. ¿Cuál será su ETC en mayo?
Fórmula de cálculo = ((50 empleados * 8 horas al día * 20 días hábiles + 20 empleados * 4 horas al día * 20 días hábiles) - (3 empleados * 8 horas al día * 5 días hábiles) - (1 empleado * 8 horas al día * 10 días hábiles)) / 160 horas en mayo = 9508h / 160h = 59,43 ETC
Esto significa que en mayo puede ofrecer a sus clientes 59 empleados a tiempo completo, aunque crea que tiene 70.
Por eso los ETC pueden ser tan útiles para hacer estimaciones y planificar el futuro.
Veamos algunos ejemplos adicionales a continuación.
¿Cuántas horas son 1 ETC?
Antes de empezar a utilizar la gestión de ETC en su empresa, debe hacer esto:
Para que esta métrica tenga sentido, hay que decidir qué significa "tiempo completo" en primer lugar. Y esto no siempre es tan sencillo como parece.
Las cosas pueden complicarse si tiene oficinas en países que definen y regulan los empleados a tiempo completo de forma diferente. O si su cliente lo hace.
Ejemplo de escenario para el cálculo de ETC
En Tailandia, los empleados a tiempo completo trabajan 8,5 horas al día, mientras que en Australia son 7,5 horas al día.
- ¿Cómo se calcula el ETC si se trabaja con un cliente de Australia y se subcontrata parte del trabajo de desarrollo a un equipo de Tailandia?
- ¿Qué ocurre si, como empresario, tiene tres sucursales de la empresa situadas en distintos países en los que los días de trabajo se regulan de forma diferente?
Es fácil acabar con diferentes líneas de base para calcular su ETC
Entonces, ¿cuál debe elegir? ¿Cuál debería convertirse en su referencia para calcular la disponibilidad de sus recursos y llegar a un acuerdo con los clientes?
Recomendamos que se establezca una línea de base para los ETC y los recursos de planificación, y que se llegue a un acuerdo con los clientes sobre su base.
¿Por qué? Porque al planificar la utilización del 100% de un empleado, obtendrá un resultado diferente dependiendo de dónde se encuentre este empleado.
Si su sede está en Europa, donde un ETC equivale a 8 horas, pero usted trabaja con un equipo en Tailandia, donde los empleados a tiempo completo trabajan 8,5 horas, acabará teniendo más ETC de los que le corresponderían teniendo en cuenta el número de sus empleados.
Fundamentos de la gestión de ETC: ¿Cómo convertir el ETC en horas?
Como empleador, es posible que desee examinar más de cerca las horas exactas que trabajan sus empleados. Ya tienes su ETC, así que ¿cómo lo conviertes en horas reales trabajadas?
Para convertir el número de horas que un empleado trabajará en función de su ETC, es necesario invertir el proceso de cálculo del ETC en función del número de horas trabajadas por ese empleado.
Echa un vistazo:
Supongamos que tiene un desarrollador de frontend llamado Mark que es uno de sus empleados a tiempo parcial. Tiene un ETC de 0,6.
Y supongamos que toma 8 horas de trabajo al día como referencia para calcular sus ETC. Al fin y al cabo, esto es lo que sus empleados a tiempo completo pasan trabajando para usted.
Entonces, si Mark trabaja 0,6 ETC, ¿cuántas horas trabaja al año? ¿Cuántas horas son 0,6 ETC?
Si Mark tiene un ETC de 0,7 sobre una base anual, tienes que multiplicar su ETC por el número medio de horas trabajadas por un empleado a tiempo completo en tu empresa al año. Si son 8 horas al día, significa que son 40 horas a la semana. Multiplíquelo por 52 semanas al año y obtendrá 2.080.
Ahora estás listo para calcular el número de horas que Mark trabaja para ti:
0,6 x 2.080 = 1.248 horas al año
Y si quieres saber a cuántas horas semanales equivale esto, sólo tienes que dividirlo entre 52:
1.248 / 52 = 24 horas por semana
Y por último, para comprobar si hemos acertado con los ETC y las horas, se puede verificar teniendo en cuenta la carga de trabajo del empleado a tiempo completo:
24 horas por semana / 40 horas por semana = 0,6 - ¡igual que su ETC! Esta es la mejor gestión de ETC, ya que ahora puede responder fácilmente a la pregunta de cuántas horas son 0,6 ETC.
¿Cómo calcular los días festivos y los permisos en ETC?
Muchas empresas de software confían en las hojas de cálculo para mantener los datos sobre la disponibilidad de cada uno de los empleados, incluidos sus permisos de vacaciones previstos y los días festivos.
Es lógico que el empresario incluya estos factores en el cálculo del equivalente a tiempo completo.
Pero, ¿cómo hacer un seguimiento adecuado de todo ello cuando la situación es cambiante? La gente se pone enferma o se toma vacaciones todo el tiempo. Un equipo de empleados en una sucursal puede tener un día festivo cuando los miembros de su equipo en otra ubicación están trabajando.
Hemos diseñado Primetric para resolver este problema por usted. Calcula automáticamente los ETC disponibles para ayudarle a planificar y prever su capacidad. Tiene en cuenta los días festivos en todas sus ubicaciones, los permisos, la duración del contrato y el tipo (empleados a tiempo parcial, empleados a tiempo completo, contratistas o autónomos).
Utilizar el seguimiento de los ETC al negociar las tarifas de los clientes
Su cliente podría pagarle por ETC, que en su caso equivale a 8 horas de trabajo.
Pero usted sabe que su empleado trabaja 7 horas al día porque dedica 1 hora a proyectos internos. Así que esto significa que te conformarás con 7 horas.
Si usted establece su línea de base para el FTE como 8 horas, entonces el empleado siempre registrará 0.875 FTE (7 horas por día/8 horas disponibles).
Al final, nunca cobrarás bien al cliente.
Por lo tanto, tiene sentido establecer la línea de base como 7 horas para obtener 1 ETC por día-hombre y liquidar correctamente.
Envoltura
Se puede calcular manualmente el empleado equivalente a tiempo completo si se dirige una pequeña empresa de software en la que todo el mundo sabe en qué está trabajando en todo momento.
Pero incluso entonces, cuando se hace el cálculo de ETC, Excel no es suficiente. Se corre el riesgo de cometer un error que podría llevar a un largo tiempo de banco.
Además, si haces el seguimiento de los ETC de forma manual, sólo puedes cubrir un periodo concreto. Y los datos que maneja son dinámicos. Por lo tanto, para mantener el control de los ETC, los informes deben actualizarse con frecuencia.
¿Por qué hacerlo manualmente y arriesgarse a cometer errores cuando puede automatizar este proceso con una solución como Primetric?
Primetric incluye un informe inteligente de ETC con el equivalente a tiempo completo dividido en planificado, disponible y rastreado. Inscríbase en una demostración para ver cómo funciona.
