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¿Por qué los proyectos de precio fijo suponen un riesgo financiero?
Casi todos los proyectos pueden salirse del presupuesto. Sin embargo, los proyectos de precio fijo son especialmente propensos a este tipo de problemas. Para solucionarlos, primero hay que entender por qué ocurre.
El gateo por alcance
Los proyectos de precio fijo funcionan con un presupuesto limitado. Sin embargo, al igual que cualquier otro proyecto, son propensos a un "scope crawl", es decir, un cambio repentino en los entregables que suele ser la raíz de todos los retrasos y problemas con el presupuesto. En el caso de los proyectos de precio fijo, este proceso es de lo más perjudicial, ya que a menudo conduce a que la operación no sea rentable.
Evolución de los costes a lo largo del tiempo
Los proyectos de precio fijo a largo plazo no cambian de precio, pero sus costes varían con el tiempo. Cosas como:
- cambios en los sueldos y salarios,
- inflación,
- las variaciones de los tipos de cambio,
- rastreo de alcance,
tienen una enorme repercusión en los gastos del proyecto, y a menudo son inevitables, ya que son consecuencia de las actuales condiciones económicas de la región. En consecuencia, pueden convertir rápidamente en fracasos incluso los proyectos más rentables.
Gastos imprevistos
El alcance del proyecto y los factores económicos no son las únicas cosas que pueden cambiar en un proyecto de precio fijo. A veces, completar una operación de este tipo requiere algunos gastos adicionales e inesperados que no formaban parte de la previsión financiera y, sin embargo, hay que hacerlos. Cosas como equipamiento adicional, software o simplemente un poco de ayuda de otro especialista pueden generar costes enormes, contribuyendo al fracaso del proyecto.
¿Cómo calcular con precisión los costes de un proyecto de precio fijo?
Como puede ver en los ejemplos anteriores, los proyectos de precio fijo se ven amenazados sobre todo por los cambios a los que son especialmente propensos. Sin embargo, eso no significa que estos cambios no puedan tenerse en cuenta al planificar el proyecto. He aquí cómo hacerlo.
Estime por el momento el coste del proyecto.
Antes de decidirte a aceptar un proyecto, asegúrate primero de que el coste del trabajo no superará tus expectativas. En otras palabras, crea un calendario del proyecto para ver cuánto trabajo necesitas y añade información adicional para tener una idea más amplia de las finanzas del proyecto.
Eso incluye:
- los salarios y las tarifas por hora de los empleados que se asignarán a los proyectos (aquí no hay estimaciones ni valores medios: basta con crear un borrador de asignación y calcular sus costes para evitar errores), así como los cambios típicos de esos salarios a lo largo del tiempo,
- datos históricos sobre los costes de proyectos similares en el pasado,
- los gastos generales del proyecto, tanto los típicos como los específicos del proyecto,
- forman parte de los gastos generales de la organización - ya hablamos de ellos en detalle en nuestro artículo sobre la imputación de costes.
Al final, añade algo de dinero para el margen de beneficio deseado. Esa será la base para tus cálculos posteriores.
Incluya en sus estimaciones los cambios a lo largo del tiempo
Como hemos dicho antes, es probable que los costes de su proyecto de precio fijo cambien con el tiempo. Sin embargo, también puedes tenerlo en cuenta calculando el Valor Actual Neto.
¿Qué es el valor actual neto?
El Valor Actual Neto es un indicador que puede ayudarle a determinar si su inversión (o, en este caso, un proyecto de precio fijo) será rentable a lo largo del tiempo. Suma todos los gastos e ingresos para indicar a los gestores si sobrará algo de dinero una vez finalizado el proyecto.
Fórmula del valor actual neto
Puede calcular el valor de su proyecto a lo largo del tiempo utilizando la siguiente fórmula:
En esta fórmula:
- El flujo de caja es la suma de dinero gastado y dinero ganado en la inversión o proyecto durante un periodo de tiempo determinado.
- n es el número de periodos de tiempo.
- r es el tipo de descuento.
¿Cómo interpretar el valor actual neto?
El valor actual neto tiene tres resultados potenciales:
- VAN positivo: su proyecto es rentable. Enhorabuena.
- VAN negativo: - su proyecto está perdiendo algo de dinero y definitivamente tiene que solucionarlo.
- VAN cero: Un VAN cero significa que el proyecto o inversión no es rentable ni costoso. Quizá haya algo que puedas hacer para que genere beneficios?
¿Qué tipos de proyectos a precio fijo pueden ser rentables?
Por supuesto, no todos los proyectos de precio fijo están destinados al fracaso financiero. Hay algunas operaciones de este tipo que están destinadas a generar enormes beneficios, y usted puede utilizarlas en beneficio de su empresa.
Soluciones rápidas
Hay algunos proyectos que simplemente requieren un periodo corto de trabajo intenso, y tienen pocas posibilidades de cambiar su alcance. Este tipo de proyectos se conocen como soluciones rápidas y suelen ser candidatos perfectos para un proyecto de precio fijo.
Eso es porque lo han hecho:
- un ámbito de trabajo muy limitado que es poco probable que cambie,
- son resistentes a la inflación y a los ajustes financieros a lo largo del tiempo, ya que suelen durar hasta 3 meses,
- suelen abordar problemas sencillos que pueden resolverse con un producto listo para usar o una aplicación simple.
Como tales, las soluciones rápidas tienen costes y beneficios muy predecibles.
Proyectos canosos
Los proyectos canosos son todos aquellos que su empresa conoce muy bien, ya que los ha realizado varias veces una y otra vez. Son los proyectos más seguros para vender por un precio fijo, ya que:
- puede estimarse con mucha precisión tanto en términos de presupuesto como de tiempo,
- no requieren la contratación de especialistas adicionales: al haber trabajado en proyectos similares, es probable que ya cuente con empleados muy experimentados,
- es probable que se terminen antes de la hora prevista, generando beneficios adicionales,
- pueden acelerarse utilizando el código empleado anteriormente en soluciones similares.
En otras palabras: los proyectos con canas tienen muchas posibilidades de salir adelante y generar beneficios.
¿Qué más puedo hacer para que mis proyectos sigan siendo rentables?
Por supuesto, a veces es inevitable salirse del presupuesto. Aun así, puedes prevenir las desagradables consecuencias de tales situaciones, o incluso evitarlas por completo.
En primer lugar, puedes limitar al mínimo el número de proyectos a precio fijo. Este tipo de financiación solo debe elegirse para proyectos de pelo gris y soluciones rápidas; es muy poco probable que otro tipo de proyectos resulten rentables aquí, sobre todo si nunca antes has trabajado en operaciones similares.
En segundo lugar, puede describir con precisión el alcance del trabajo en un contrato con un cliente, indicando al mismo tiempo que cualquier cambio en el proyecto dará lugar a costes adicionales. Puede que esto no atraiga a nuevos clientes, pero sin duda evita que pierdas dinero.
Por último, pero no por ello menos importante, puede simplemente convencer a sus clientes de que cambien a (o elijan ) proyectos de Tiempo y Material. Son una solución óptima tanto para el proveedor como para el cliente, ya que permiten una gestión flexible del alcance del trabajo sin amenazar a ambas partes con cargos inesperados.
¿Qué debo hacer si mi proyecto de precio fijo ya no es rentable?
Por desgracia, si ya ha empezado a trabajar en un proyecto que luego resulta no ser rentable, poco puede hacer. Claro que puede:
- intentar limitar los costes del trabajo sustituyendo a los empleados más caros por los más baratos,
- utilizar el código de proyectos anteriores para acelerar o simplificar el trabajo,
- Limitar al mínimo los gastos generales del proyecto.
Sin embargo, a menudo estos métodos pueden no ser suficientes para dar la vuelta a la rentabilidad del proyecto. En ese caso, renegociar el contrato puede ser la mejor manera de evitar perder dinero, aunque eso suponga algunos problemas organizativos por el camino.
¿Cómo puedo gestionar mejor las finanzas de mis proyectos?
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