How to Track Employee Performance: Expert Guide for Project Managers

Medir el rendimiento de su equipo no sólo consiste en obtener una visión honesta de su productividad: es fundamental para el éxito de su empresa.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Hojas de trabajo y seguimiento del tiempo

08/02/2021

Índice de contenidos

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¿Por qué hay que hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados?

El seguimiento del rendimiento de los empleados no sólo consiste en obtener una visión honesta de su productividad, sino que es fundamental para el éxito de su empresa. Un enfoque de gestión continua del rendimiento de los empleados apoyado por herramientas modernas motiva a las personas a cumplir sus objetivos, pero también a construir relaciones más significativas con sus jefes y a crecer dentro de la organización. 

En otras palabras, el rendimiento de los empleados apoya la experiencia humana que tanto importa a cada el empleado en el lugar de trabajo moderno. El informe Deloitte Global Human Capital Trends 2019 reveló que el 84% de los encuestados considera la experiencia humana como un tema importante para su organización. 

Ahora ve por qué su seguimiento puede marcar una diferencia tan grande en la consecución de los objetivos empresariales. Pero, ¿qué es en primer lugar? 

¿Qué es el rendimiento de los empleados? Definición

El rendimiento de los empleados se refiere a la eficacia de los trabajadores en el cumplimiento de sus tareas y la obtención de resultados. Pero eso es sólo una cara de la moneda. La otra tiene que ver con la forma en que las organizaciones gestionan, desarrollan y estimulan a los empleados para que consigan mejores resultados, una piedra angular para el rendimiento de una organización.

Aunque no existe una teoría general y global al respecto, los directivos pueden distinguir fácilmente a un individuo o equipo de alto rendimiento comparando su forma de trabajar y lo que ofrecen con el estándar del sector. Pueden obtener una información fiable al respecto utilizando un software de seguimiento que puede utilizarse tanto para la autovigilancia como para el seguimiento del rendimiento de los empleados.

¿Por qué es importante el rendimiento de los empleados? 

Empecemos con la retroalimentación. Dar retroalimentación es imposible si no tienes idea de cómo se desempeñan los empleados en sus tareas diarias. Tienes que encontrar una forma de medirlo, porque la retroalimentación regular es algo que tu personal necesita para mantener el ánimo y ser aún más productivo.

  • El 24% de los profesionales se plantearía dejar su trabajo si sus jefes les dieran un feedback inadecuado.(Fuente
  • El 68% de los trabajadores que reciben un feedback preciso y coherente se sienten realizados en su trabajo.(Fuente)
  • El 69% de los empleados admite que trabajaría más si sintiera que sus esfuerzos son mejor reconocidos.(Fuente)
  • Las organizaciones que invierten en proporcionar un feedback continuo tienen un 14,9% menos de rotación que las empresas que apuestan por las evaluaciones anuales.(Fuente.)

Y puede estar seguro de que las nuevas generaciones de empleados esperan recibir comentarios con regularidad. 

  • El 80% de los trabajadores de la Generación Y prefiere el reconocimiento en el momento que las revisiones formales.(Fuente.)
  • El 63% de los profesionales de la Generación Z quiere escuchar comentarios oportunos y constructivos sobre su desempeño a lo largo del año, no sólo una vez al año.(Fuente.)

¿Y las revisiones periódicas?

El enfoque tradicional de las revisiones trimestrales o anuales ya no funciona. Estas revisiones no aportan el feedback que los empleados necesitan y obligan a los directivos a dedicar mucho tiempo a las revisiones de rendimiento (que rara vez ofrecen los resultados deseados). 

  • El 90% de las evaluaciones de rendimiento se consideran "dolorosas e ineficaces".
  • El 51% de los empleados cree que las revisiones anuales son inexactas.(Fuente)
  • La gestión del rendimiento requiere mucho tiempo: cada año, los directivos dedican 210 horas y los empleados 40, cuando podrían estar trabajando en la gestión de proyectos.(Fuente
  • El 95% de los directivos dicen estar "descontentos" con las soluciones tradicionales de gestión del rendimiento.(Fuente)

¿Cómo puede utilizar el seguimiento del rendimiento de los empleados en su beneficio?

Una gestión significativa del rendimiento de los empleados está relacionada con mejores resultados empresariales. Según Deloitte, las organizaciones de alto impacto tienen 1,4 veces más probabilidades de cumplir sus objetivos financieros que las de bajo impacto. También tienen 2,4 veces más probabilidades de innovar.

Ahora puede ver por qué construir el proceso proceso y obtener las herramientas adecuadas es tan importante:

  • Las herramientas y prácticas adecuadas ayudan a comprender cómo trabajan los empleados y qué afecta a su rendimiento.
  • Esto, a su vez, permite ofrecer una información precisa de forma regular.
  • Una cultura de retroalimentación inspira a los empleados a aportar más energía a su trabajo cada día.
  • Y las investigaciones demuestran que un empleado inspirado es un 125% más productivo que un empleado simplemente satisfecho.

Pero vayamos al grano: ¿cómo hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados para conseguir todo eso?

¿Cómo hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados?

Es más fácil decirlo que hacerlo si no se dispone de las herramientas adecuadas. Sencillamente, no podemos responder a la pregunta sobre cómo hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados sin el software de seguimiento.

Por supuesto, puedes pedir a los compañeros de trabajo o a los supervisores de ese empleado que te digan si su rendimiento es bueno o no en función de su autocontrol. Pero al final, estarás recibiendo un montón de opiniones subjetivas.

Otra forma es preguntar a los miembros del equipo sobre su nivel de rendimiento percibido. Puedes hacerlo pidiéndoles que te den cuenta del trabajo realizado en una semana o un mes. Pero, de nuevo, este enfoque le deja con un relato subjetivo que depende de la capacidad del empleado para recordar su experiencia. A continuación encontrará la solución.

Pida a su empleado que utilice un software de supervisión de empleados.

Gracias al seguimiento del tiempo en tiempo real y a los registros de actividad que se rellenan al final del día, estas soluciones ayudan a los trabajadores a comprender cuánto tiempo dedican a las tareas y cuán productivos son en sus tareas diarias. Además, se obtiene una fuente de datos objetivos sobre su rendimiento, ya que el seguimiento del desempeño de los empleados deja poco margen para los errores. Sin embargo, la implantación en las herramientas de seguimiento viene con sus retos.

¿Por qué la implantación de un software de seguimiento puede ser un reto?

Según nuestra experiencia, uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas en este punto es convencer a los empleados de que registren su tiempo de trabajo.

Para ellos, el seguimiento del rendimiento de los empleados no es más que otra acción que tienen que completar en su ya apretada agenda. Lo que funciona en este caso es el proceso adecuado y las herramientas que permiten un fácil seguimiento del tiempo.

Tomemos como ejemplo las hojas de tiempo predictivas. En lugar de tener que añadir y describir manualmente las tareas antes de hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo invertido en ellas, los empleados pueden utilizar hojas de horas que vienen llenas de datos preliminares establecidos por su gerente para este proyecto (pista: ¡Primetric proporciona hojas de horas predictivas!).

Un buen conjunto de herramientas de supervisión también debería permitirle recopilar diversas métricas que ofrezcan una visión del rendimiento de un empleado en relación con el panorama general de los objetivos empresariales. Por ejemplo, Primetric ofrece una visión tanto de la autosupervisión como de la supervisión de todos los empleados a la vez gracias a los informes avanzados.

¿Qué métricas de rendimiento de los empleados debe utilizar?

Gestión por objetivos 

Este modelo de gestión se centra en mejorar el rendimiento de la organización traduciendo los objetivos empresariales en objetivos individuales específicos fijados por el empleado y el directivo. El trabajador trabaja para alcanzar estos objetivos e informa al directivo de sus progresos. 

Tasa de absentismo

El absentismo y el rendimiento están muy correlacionados porque dependen del compromiso de los empleados. Los investigadores confirman que los empleados altamente motivados y comprometidos cogen menos días de baja (incluso hasta un 37% menos, según Gallup). Los empleados ausentes son menos productivos por defecto, y los altos índices de ausencia en toda la organización indican un menor rendimiento organizativo. Hemos añadido a Primetric un informe especial sobre este tema para ayudar a los directores de proyectos a entender esta pieza del rompecabezas.

Beneficios por ETC

Esta métrica se refiere al beneficio obtenido por equivalente a tiempo completo (ETC). También llamado equivalente a tiempo completo (ETC), el ETC es una unidad que indica la carga de trabajo de una persona empleada de forma que ayuda a los gestores de proyectos a comparar fácilmente las cargas de trabajo en varios contextos. Para calcular el beneficio por ETC, hay que dividir el beneficio total (ingresos menos gastos) entre el ETC. Si obtienes una cifra alta aquí, es señal de que tu organización va bien en términos de productividad.

En Primetric, se obtienen métricas de ETC divididas en departamentos y equipos para tecnologías específicas. Esto ayuda a evaluar el rendimiento de los miembros individuales del equipo, de los equipos e incluso de departamentos enteros.

Si quieres empezar a calcular tu ETC, he preparado una calculadora de ETC de libre acceso en la que puedes añadir tus valores y obtener una estimación:

Calculadora de ETC

Ingresos por empleado 

Los ingresos por empleado muestran cuántos ingresos se generan por empleado de media. Combinándolo con el coste por empleado, puede utilizar este ratio para ver el rendimiento de la empresa en un trimestre concreto. En Primetric, puede generar este informe en segundos.

Horas extras por empleado

Para calcular la media de horas extraordinarias por empleado, toma el total de horas extraordinarias anotadas en el sistema que utilices para controlar el tiempo de trabajo y divídelo por el número de empleados. En general, los empleados que están dispuestos a hacer un esfuerzo adicional están motivados y producen más. Por lo tanto, una cantidad razonable de horas extras promedio es una buena señal. También puede obtener esta métrica en los informes de Primetric.

Utilización de los empleados 

Los índices de utilización son una excelente manera de medir la productividad de un individuo en la generación de ingresos frente a la capacidad disponible. La utilización refleja el número de horas de trabajo de un empleado que se pueden facturar frente a su disponibilidad general.

Si no sabe lo que puede ofrecer o cuánto puede entregar, puede acabar infrautilizando o sobreutilizando a los empleados. Para evitar este problema, es necesario establecer objetivos de utilización. Soluciones como Primetric ayudan a conocer mejor la utilización de sus empleados y le ponen en el camino hacia una mayor rentabilidad.

Consejo profesional: Para que los empleados sean productivos, no les asigne demasiado trabajo: se aburrirán y su rendimiento bajará. Pero evite abrumarlos con tareas, ya que demasiadas tareas conducen a la frustración. Encuentre el punto óptimo entre ambos. Primetric le ayuda a superar este aspecto de la gestión de proyectos ofreciéndole mapas de calor fáciles de usar que muestran quién está sobrecargado de trabajo y quién no tiene nada que hacer en ese momento.

Tiempo registrado vs. planificado

Otra métrica clave que se relaciona directamente con el rendimiento de los empleados en la comparación entre la cantidad de tiempo planificada para un proyecto y el tiempo que su equipo realmente registró. Cualquier disparidad aquí ayuda a identificar problemas en su enfoque de estimación. Y si ejecuta proyectos de precio fijo, cada hora registrada que no formaba parte del plan inicial disminuye la rentabilidad del proyecto. En otras palabras, el seguimiento del rendimiento de los empleados le muestra si las cosas van de acuerdo con el plan.

Aquí es donde Primetric también ayuda ofreciéndole informes de disposición que comparan las horas programadas con las de capacidad y las de seguimiento.

El informe de utilización planificada frente a la programada indica el rendimiento de los empleados de toda la empresa.
Capacidad planificada frente a la capacidad de seguimiento en Primetric

Seguimiento del rendimiento de los empleados - mejores prácticas

  • Establezca expectativas y objetivos - Entienda lo que quiere lograr y mida el rendimiento de los empleados en consecuencia. ¿Busca aumentar la productividad de los empleados o mejorar su retención o compromiso? Debe tener objetivos claros para su programa y comunicarlos a los empleados de forma eficaz.
  • Realice comprobaciones al azar o inspecciones aleatorias: verifique que el equipo está haciendo un seguimiento correcto de su tiempo comprobando la productividad personal de vez en cuando.
  • Vigile siempre el resultado final - Las métricas de rendimiento son útiles porque muestran si su equipo está realizando las tareas bien y con rapidez. Pero, ¿refleja su margen de beneficios esta productividad?
  • Utilice la herramienta de seguimiento del rendimiento adecuada para el trabajo: en lugar de hacer malabarismos con diferentes hojas de cálculo de Excel, supervise el rendimiento de los empleados en una solución moderna que combine el seguimiento del tiempo y la asignación de recursos en un solo lugar para obtener una visión de conjunto del rendimiento en su organización.

Combine la asignación de recursos con el seguimiento de los empleados en Primetric

Al implantar el seguimiento del tiempo, los empleados individuales podrán controlar el tiempo que dedican a las tareas, así como su rendimiento. Pero hay que situar este tiempo en un contexto más amplio. Aquí es donde entra en juego la asignación de recursos.

En las empresas de desarrollo de software, uno de los mayores retos es planificar el trabajo de un empleado teniendo en cuenta su:

  • Disponibilidad (asegurar que tienen la cantidad adecuada de tareas a mano)
  • Competencias y experiencia profesional
  • Tarifa horaria y tarifa de ingresos.

Para conseguir un alto grado de compromiso y motivación, hay que asegurarse de que los empleados trabajen en tareas que les resulten interesantes y, en cierta medida, desafiantes. Para aumentar el rendimiento de un empleado, hay que seguir y gestionar su desarrollo profesional.

Esto es lo que se obtiene en Primetric

Seguimiento y planificación

En Primetric, el seguimiento del tiempo de trabajo está directamente relacionado con la planificación del tiempo de trabajo. Esto significa que cada empleado puede registrar su tiempo de trabajo pero también ver cuántos días ha planificado su jefe para él.

Esto ofrece una visión de cómo la planificación se traduce en la ejecución y, en consecuencia, en el rendimiento del empleado. Además, el empleado sabe en qué proyectos trabajará en el futuro.

Calendario útil

Todos estos datos se plasman en un calendario fácil de usar que visualiza el rango de tiempo y el número de horas asignadas a proyectos específicos al estilo de un gráfico Gannt. Esto es una gran ayuda para el seguimiento del rendimiento de los empleados.

Registro de tiempos y hojas de tiempo predictivas

Primetric permite registrar el tiempo de trabajo en tiempo real o introduciendo el número de horas trabajadas al final del día. Gracias a las hojas de tiempo predictivas, los gerentes pueden supervisar a los empleados y ver cuánto tiempo debería registrarse hoy y comprobar cómo se compara con la realidad. El empleado puede simplemente aceptar el tiempo programado como registrado en lugar de añadir entradas de tiempo por su cuenta.

¿Tiene curiosidad por probar Primetric? Regístrese aquí y mejore el rendimiento de sus empleados con un software de supervisión de primera categoría.

¿Quiere saber cómo hacer un seguimiento de sus objetivos estratégicos?

No hay problema: hemos preparado otros muchos artículos que pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos individuales, a mejorar la productividad y a controlar los puntos fuertes y débiles de su proyecto y equipo.

Visite nuestro blog para leer sobre:

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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