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¿Qué funciones de asignación de recursos están disponibles en Jira?
Las funciones de asignación de recursos de Jira son bastante limitadas. En general, Jira sólo permite dos tipos de asignaciones: una asignación a un proyecto y a una tarea o subtarea concreta. Por lo tanto, sus opciones de optimización de la mano de obra son limitadas.
Veamos cómo se ven ambas opciones en el sistema.
¿Cómo asignar los miembros del equipo a la tarea?
Para asignar recursos a la tarea, basta con ir a la cuestión existente o empezar a crear una nueva. En ambos casos, verá una ventana muy similar que contiene información básica sobre el proyecto. Normalmente tiene el siguiente aspecto:
Es importante destacar que la ventana también puede contener menos información que en la imagen anterior. Se pueden añadir funciones adicionales haciendo clic en el botón Configurar de la esquina inferior derecha.
Sin embargo, independientemente de la configuración de la ventana de la tarea, en su lado derecho siempre verá los campos Asignado y Reportero, tal como se muestra arriba. Edite el campo Asignado para elegir a la persona responsable de la entrega de la tarea; edite el campo Informador para elegir a su responsable.
Además, utilizando la opción de Configuración, también puede añadir una estimación a la tarea, así como el campo de seguimiento del tiempo. Aun así, esta información no afectará a la capacidad de los miembros del equipo - Jira es incapaz de procesar dicha información.
¿Cómo asignar los miembros del equipo al proyecto?
La asignación de recursos al proyecto es similar a la de la tarea. Para asignar personas al proyecto, simplemente haga clic en el botón Detalles del proyecto de la derecha. La asignación de recursos de Jira mostrará una ventana similar a la siguiente.
Como puede ver en la captura de pantalla, puede asignar dos tipos de recursos al proyecto: un jefe de proyecto y un responsable por defecto. Sin embargo, no puede asignar un proyecto a un grupo de personas en ninguno de estos casos; solo puede elegir a 2 personas responsables de su entrega.
¿Qué características de asignación de recursos faltan en Jira?
Se puede ver fácilmente que Jira, aunque a menudo se elogia por sus características de gestión de proyectos, ofrece opciones de gestión de recursos muy limitadas. Esto se debe a que su enfoque se centra en un solo proyecto en lugar de los recursos de la empresa en su conjunto.
Por esta razón, la asignación de recursos de Jira no ofrece:
- una información sobre la capacidad disponible de los miembros del equipo que desee asignar al proyecto,
- Hoja de horas de Jira que combina la información sobre el tiempo planificado y el tiempo rastreado en todos los proyectos planificados,
- información sobre asignaciones incorrectas, como el overbooking o los bancos,
- las vacaciones y los días festivos que puedan afectar a la duración de las tareas,
- cualquier forma flexible de modificar las asignaciones en relación con los proyectos o el trabajo de otras personas,
- informes avanzados sobre las horas trabajadas, la productividad, etc,
- información sobre las finanzas de las asignaciones, incluidas las horas facturables y no facturables.
¿Para qué se debe utilizar la asignación de recursos de Jira?
Como puede ver en la lista de funciones disponibles y no disponibles de la asignación de recursos de Jira, el sistema está limitado a una perspectiva a corto plazo, centrada en el proyecto. Por lo tanto, la asignación de recursos de Jira sólo se puede hacer a pequeña escala - por ejemplo, en los proyectos o sus partes.
Las funciones de Jira sólo son capaces de reflejar microestructuras, no la empresa en su conjunto. Su enfoque basado en sprints es especialmente útil para los equipos que trabajan en tareas y proyectos. Sin embargo, no es útil para los ejecutivos o gerentes, ya que la herramienta no contiene ninguna visión general de la capacidad, la carga de trabajo, las finanzas o las dependencias. En consecuencia, sólo puede ayudarles a planificar el trabajo con unos días de antelación, en el mejor de los casos.
¿Se pueden hacer asignaciones a largo plazo en Jira?
No - La asignación de recursos de Jira no ofrece características capaces de soportar un enfoque a largo plazo. Esto incluye: calendarios flexibles, gestión de la capacidad y previsión de recursos, finanzas, utilización, etc. Como resultado, Jira puede proporcionarle información insuficiente, provocando un exceso de reservas y, en consecuencia, retrasos.
Sin embargo, Jira ofrece amplias integraciones capaces de ampliar estas características de manera significativa. Por lo tanto, si usted es un ejecutivo que busca convertir la información de seguimiento de tareas y tiempo de Jira en algo más, definitivamente debería considerar una de ellas: Primetric.
¿Cómo es la asignación de recursos en Primetric?
Primetric es una completa herramienta de gestión de proyectos y recursos que puede garantizar que los miembros de su equipo se asignen a los proyectos adecuados en el momento oportuno. Y lo que es más importante, se especializa en ofrecer una perspectiva a largo plazo que podría interesar a los ejecutivos y gerentes que salvaguardan sus operaciones.
Pero no nos quedemos ahí: veamos cómo Primetric gestiona la asignación de recursos en casos de uso real.
Gestión de competencias en Primetric
A diferencia de Jira, Primetric incluye una sección dedicada a almacenar la información de los empleados y utilizarla para mejorar la calidad de las asignaciones.
Cuando se añade un empleado al sistema, su perfil puede rellenarse con información relacionada con su formación, experiencia, certificaciones, etc. También se puede especificar en el sistema el nivel de cada habilidad.
Más tarde, cuando se crea un proyecto, la información se utiliza para asignar personas a los proyectos y sus etapas. Utilizando una barra de búsqueda en la página del proyecto, puede buscar miembros del equipo con un determinado conjunto de habilidades y elegirlos de la lista filtrada - como se muestra a continuación.
Gestión de la capacidad en Primetric
Como se ha indicado anteriormente, Primertic también puede ayudarle a controlar las horas de trabajo que sus empleados pueden dedicar a los proyectos de su empresa.
Basándose en los días libres y las vacaciones que también están disponibles en el sistema, la herramienta calcula la cantidad máxima de horas de trabajo disponibles para el empleado y la incluye en su perfil. Posteriormente, cuando se asigna un especialista a un proyecto, su capacidad se ajusta en consecuencia.
Es importante destacar que la información sobre la capacidad no sólo está oculta en el sistema, sino que aparece cuando más la necesita. Al realizar una nueva asignación, verá la información sobre la capacidad disponible de un determinado especialista. También se le notificará cualquier posibilidad de sobreventa.
Gestión de las asignaciones en Primetric
¿Y si ya se ha hecho una asignación? En ese caso, también puede gestionarla en el sistema.
Al elegir un proyecto o un calendario de personas, se le redirigirá al diagrama de Gantt con días, semanas y meses, mostrándole todas las asignaciones existentes con su duración, costes y otra información valiosa. Gracias a esta herramienta, podrá hacer un seguimiento de las dependencias y supervisar el trabajo mientras está en curso. Los gestores de proyectos también pueden cambiar las asignaciones cuando sea necesario: sólo tienen que arrastrarlas y soltarlas como consideren oportuno.
Sin embargo, esta herramienta también puede utilizarse para asignaciones provisionales. Al asignar personas a un proyecto borrador, basta con elegir el tipo de asignación adecuado (Borrador, Tentativa o Activa) para probar diferentes soluciones para su empresa.
Informes avanzados en Primetric
Primetric también puede ayudarle a evaluar el trabajo realizado en los proyectos una vez finalizados, o incluso cuando ya están en marcha.
En el sistema encontrará informes para:
- Hojas de tiempo con presupuesto, como la que se muestra a continuación,
- presupuesto en el proyecto,
- productividad,
- capacidad y utilización,
- rentabilidad y márgenes,
y muchos más.
Además, también puede crear sus propios informes: ¡sólo tiene que utilizar la función de informes personalizados!
¿Qué más se puede hacer en Primetric?
Además de las herramientas anteriores, Primetric también tiene otras funciones que puede utilizar en beneficio de su empresa. Entre ellas: planificación de recursos, inteligencia empresarial, gestión de competencias y contabilidad de proyectos.
No hablaremos de estas características en este artículo; sin embargo, le daremos la oportunidad de familiarizarse con ellas de otra manera. Simplemente reserve una demostración con nuestro asesor o inicie una prueba con Primetric por su cuenta para ver cómo puede ayudar a que su negocio prospere.
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