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Uno de los problemas más comunes con los que se encuentran los jefes de proyecto es la escasez de recursos. Si esto le ocurre a tu proyecto, tienes que encontrar la manera de adaptarte a la nueva situación y asegurarte de que los resultados del proyecto se completan según lo previsto.
Aquí es donde la nivelación de recursos puede echarle una mano. La técnica permite reasignar recursos en función de tus metas y objetivos.
¿Suena complicado? Sigue leyendo para conocer bien todos los aspectos importantes de la subida de nivel de los recursos.
¿Qué es la nivelación de recursos?
La nivelación de recursos es una técnica de gestión de proyectos increíblemente útil para resolver los conflictos de programación o la sobreasignación. Es una parte esencial de cualquier plan de recursos en la gestión de proyectos. Le ayuda a asegurarse de que su proyecto se completa con los recursos de que dispone.
Y por recursos me refiero al tiempo, los materiales, las herramientas y, sobre todo, las personas que necesita su proyecto.
La idea que subyace a la nivelación de recursos es aprovechar al máximo todos los recursos disponibles mientras se trabaja dentro del calendario, el coste y el alcance del proyecto.
Le proporciona las herramientas para ajustar la asignación de recursos o los calendarios de los proyectos y evitar que los recursos se extiendan demasiado, manteniendo la calidad de los resultados.
Quizá ya haya adivinado que la nivelación de recursos puede ser todo un reto para los gestores de proyectos.
Es un acto de equilibrio en el que hay que encontrar un punto óptimo entre la demanda de los mismos recursos en varios proyectos y su objetivo. Y eso a veces puede ser mantener el plazo del proyecto. Otras veces, puede ser dedicarle los recursos suficientes con la opción de retrasar un poco su fecha de finalización.
Nivelación de recursos frente a suavización de recursos: ¿cuál es la diferencia?
El término "nivelación de recursos" puede resultarle familiar si alguna vez se ha topado con el "alisado de recursos".
¿Es lo mismo suavizar los recursos que nivelarlos?
En resumen, no lo es. Estas son las diferencias más importantes entre estas dos técnicas que debes conocer:
- En la nivelación de recursos, el plazo del proyecto puede cambiar. En el alisado de recursos, la fecha de finalización es fija.
- En general, los gestores de proyectos tienden a realizar el alisado de recursos después de la nivelación de recursos.
- En el alisado de recursos, la fecha de finalización del proyecto actúa como restricción, mientras que en la nivelación de recursos, los recursos son la principal restricción.
- Los directores de proyecto utilizan la nivelación de recursos cuando descubren que los recursos están infraasignados o sobreasignados al proyecto. La nivelación de recursos resulta útil cuando los recursos se asignan de forma desigual entre los proyectos.
- Tanto la nivelación de recursos como el alisado ayudan a los gestores a optimizar la utilización de los recursos y la programación.
3 ejemplos reales de nivelación de recursos
¿Cómo funciona la nivelación de recursos en la práctica? Para ayudarle a hacerse una idea más clara de lo que es la nivelación de recursos, he aquí tres ejemplos de la vida de una empresa de TI como la suya.
Ejemplo 1: Conseguir recursos adicionales
Imagínese un equipo de ingenieros que de repente recibe un gran número de solicitudes debido a una amenaza de ciberseguridad.
El equipo actual no tiene capacidad para responder a este problema. Así que se amplía el equipo con dos nuevos miembros retirados temporalmente de los proyectos para solucionar el problema.
Ejemplo 2: Retrasar la fecha de inicio del proyecto
Imaginemos un proyecto de desarrollo de aplicaciones móviles que requiere que un diseñador de UX/UI cree primero maquetas para que el cliente las acepte.
Pero resulta que el diseñador tenía una doble ocupación y actualmente está ocupado trabajando en otro proyecto a tiempo completo.
¿Qué podemos hacer para que todo funcione y no se retrase nuestro esfuerzo de desarrollo? Podemos simplemente empezar el proyecto unos días más tarde, cuando el diseñador esté disponible.
Como el diseñador tiene experiencia y trabaja rápido, el producto tiene muchas posibilidades de ser entregado en la fecha de finalización del proyecto.
Ejemplo 3: Aplazamiento de la fecha de finalización del proyecto
Imagine un equipo que construye una aplicación de Business Intelligence. Para que funcione, los desarrolladores de software deben estar en contacto con la unidad de ciencia de datos del lado del cliente.
Esa unidad está formada por dos personas. Y da la casualidad de que un científico de datos está de baja por enfermedad y el otro está de vacaciones.
Por suerte, el segundo científico de datos volverá a la oficina en unos días. Así, tu equipo puede saltar a otro proyecto mientras espera, y vas a ampliar el plazo del proyecto unos días.
No importa qué tipo de equipos dirija: la nivelación de recursos le resultará útil para resolver todo tipo de conflictos de recursos.
Cuándo aplicar la nivelación de recursos
- Cuando quiera evitar que sus recursos se dispersen demasiado y seguir asegurándose de que su equipo tiene todas las habilidades que necesita para completar el proyecto.
- Cuando se quiere mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal del equipo sin que nadie trabaje horas extras.
- Cuando quiera aprovechar al máximo sus recursos, comprenda qué productos necesitan recursos adicionales y cuáles son más flexibles en cuanto a los plazos.
- Cuando quiera evitar retrasos importantes en el proyecto y minimizar las pérdidas en mano de obra y costes.
- Cuando se quiere evitar la sobreasignación que conduce a cargas de trabajo que son abrumadoras para los miembros de su equipo y afectan a su nivel de motivación. La nivelación de recursos le ayuda a resolverlo ajustando los plazos para asegurarse de que ningún miembro del equipo tenga demasiada carga de trabajo.
- Cuando quiera gestionar los recursos y las expectativas del cliente manteniendo el mismo nivel de calidad para todos los productos del proyecto.
- Cuando la gestión de sus recursos es cada vez más difícil. Te enfrentas a dobles reservas y sobreasignaciones todo el tiempo. No estás seguro de quién está trabajando en cada proyecto. Te preguntan constantemente por ello y pasas mucho tiempo en reuniones dedicadas a poner al día a los PMs sobre tus recursos.
4 mejores prácticas de nivelación de recursos que debe conocer
1. Predecir la disponibilidad de recursos
Si no dispone de las herramientas adecuadas de asignación de recursos, predecir la disponibilidad de sus empleados es casi imposible.
Y aquí no te vas a librar de las hojas de cálculo de Excel. Incluso si diriges una empresa de TI relativamente pequeña.
Para aprovechar al máximo sus recursos y tener un control total sobre su utilización, necesita obtener más visibilidad de cómo se están utilizando en todos los proyectos.
Mantener los datos en hojas de cálculo no le ayudará en este caso. Un software de planificación de recursos sí lo hará. Esta es la mejor solución para ver cómo va su negocio desde un nivel superior.
Tenga en cuenta que un software de planificación de recursos bien diseñado tiene en cuenta la naturaleza dinámica de los proyectos de desarrollo de software; he aquí un ejemplo de Primetric:
2. Compare las estimaciones iniciales de sus proyectos con las asignaciones reales
Comience por crear asignaciones provisionales de proyectos (créame, vale la pena hacerlo tan pronto como pueda).
Puede compararlos con sus estimaciones iniciales y optimizarlos para que los datos sean precisos.
Cuando el proyecto esté reservado, y esté seguro de estas asignaciones, simplemente cámbielas a "activas" (la llamada reserva dura, que está 100% confirmada).
A veces, es posible que sólo necesite asignar a las personas a una parte de su capacidad o a días específicos durante un número determinado de horas. La solución que utilice debe permitirle manejar estos casos de uso sin problemas.
3. Tener planes de respaldo para las nuevas contrataciones y los empleados existentes
Una vez que sepa qué empleados serán asignados a su proyecto, su PM puede empezar a asignarlos a tareas específicas del proyecto.
Tenga siempre un plan de respaldo en caso de que un recurso deje de estar disponible de repente (por ejemplo, debido a una enfermedad o cuando un nuevo empleado recibe una oferta mejor de última hora y abandona el barco).
En el caso de los puestos críticos, contrate siempre a las personas un poco antes para asegurarse de que estén disponibles cuando comience el proyecto. Si asignas a un empleado existente, asegúrate de tener un recurso de reserva que pueda hacer el trabajo durante una semana o más cuando el proyecto se ponga en marcha.
4. Asignar a largo plazo
Es una buena idea para asignar recursos a largo plazo (no es aplicable a proyectos cortos).
No asigne tareas a los individuos; en su lugar, asígnelos en función de su compromiso con el proyecto durante un periodo de tiempo determinado.
He aquí un ejemplo:
El desarrollador A tiene un mes para realizar la Tarea A, la Tarea B, el Impuesto C, la Tarea D y la Tarea E. Desde el punto de vista de la asignación de recursos humanos, esto no es un gran problema.
Sin embargo, es fundamental tener en cuenta que las actividades tardarán 50 horas en completarse, por lo que dedicará un desarrollador a este proyecto durante 50 horas.
Esto acelera y simplifica el proceso a la vez que proporciona más claridad. Esto le permite concentrarse en la disponibilidad del empleado más que en las asignaciones particulares.
Estas herramientas son esenciales para una eficiente nivelación de recursos
Diagramas de Gantt
Un diagrama de Gantt visualiza el calendario del proyecto y ayuda a identificar y planificar la ruta crítica de su proyecto. Este gráfico de barras ayuda a ver todas las dependencias del proyecto, así como las fechas de inicio y finalización en un nivel alto.
Diagramas de red
Este es otro tipo de representación visual de la línea de tiempo de un proyecto. La cronología de las tareas se representa aquí como un gráfico con secuencias de cajas y flechas. Ayuda a planificar y seguir el progreso del proyecto.
O simplemente digitalizar la nivelación de recursos
Utilizar estas herramientas a partir de los datos de las hojas de cálculo de Excel o ajustarlas manualmente será todo un reto.
Al implantar un software de gestión de proyectos que ajuste la información sobre los recursos al estado del proyecto en tiempo real, obtendrá toda la información que necesita para una nivelación inteligente de los recursos.
¿Quiere ver cómo funciona todo en la práctica? Pruebe Primetric y reserve una demostración conmigo; le mostraré cómo la plataforma apoya las actividades de nivelación de recursos para cualquier empresa de TI.
