Planificación de recursos en Jira - Guía del planificador principal [TIPS]

Jira tiene docenas de características interesantes que puede haber perdido - pero ¿es la planificación de recursos una de ellas? Encuentra toda la información que necesitas sobre la planificación de recursos de JIRA en este artículo.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Planificación de recursos

25/7/2022

Índice de contenidos

Obtenga consejos para optimizar mensualmente la carga de trabajo, la entrega de proyectos y las finanzas.

¿Puedo hacer la planificación de recursos en un Jira estándar?

Aclaremos esto: Jira se ha desarrollado como una herramienta de gestión de proyectos. Una de las características más importantes es la gestión de tareas.

Y por eso su estructura sólo permite un proceso de planificación de recursos a corto plazo, lo que, según nuestra experiencia, en numerosos casos no es suficiente. Por ejemplo, ese era el problema de Capco, uno de nuestros clientes que tenía problemas con las asignaciones antes de encontrar nuestra herramienta.

Y por eso la respuesta corta es: no, la planificación de recursos a largo plazo no es posible en Jira debido a su estructura y enfoque de gestión de tareas.

Entonces, ¿cómo puede planificar sus recursos utilizando Jira? Encontrará dos enfoques específicos más adelante en este artículo.

¿Qué se puede hacer solo en Jira?

Actualmente, los gestores de proyectos pueden utilizar Jira para crear proyectos, tareas y asignar a las personas que tienen que completarlas.

También pueden establecer los plazos y ver si se completan los hitos. Esta sencilla planificación de los recursos le proporciona la información sobre el proyecto y su progreso sólo a corto plazo y en base a las tareas que ha creado.

Aun así, con numerosos proyectos y miembros del equipo a mano, mucha gente encuentra esta característica carente en Jira. En otras palabras, la planificación de recursos para la gestión de proyectos en Jira es, como mínimo, pesada.

Comparación de la planificación global de recursos con la planificación de recursos en JIRA
Comparación de la planificación global de recursos con la planificación de recursos en JIRA

Ventajas e inconvenientes de planificar los recursos sólo en Jira

El enfoque de la planificación de recursos de Jira está muy centrado en el proyecto, y no permite a los gestores de proyectos ver una imagen más amplia de todas las operaciones. No proporciona ninguna información sobre la capacidad de los miembros del equipo y la utilización.

En otras palabras, a la hora de planificar sus recursos, tiene que elegir a ciegas a los empleados para una nueva asignación y esperar sus reacciones sin ninguna gestión de proyectos en profundidad ni planificación de capacidades

Además, Jira, tampoco puede manejar las finanzas relacionadas con los recursos. Por lo tanto, no se puede utilizar para crear previsiones presupuestarias precisas o calcular los salarios - tiene que hacerse por separado en todos los proyectos de Jira.

Como resultado, Jira, puede no ser la mejor opción para la planificación de recursos, especialmente para los gerentes y ejecutivos de alto nivel que buscan una visión más general de sus operaciones. Pero, ¿cómo saber si realmente no es una opción para ti?

¿Qué debe incluir un plan de recursos? 

En primer lugar, respondamos a esta pregunta con una definición de un plan de recursos adecuado. 

El plan de recursos es un esquema de todos los recursos y operaciones en una línea de tiempo determinada. Para combinar todas estas características, las soluciones que ofrecen una planificación integral de los recursos deben ofrecer una amplia variedad de opciones. 

En general, un plan de recursos típico debe incluir elementos como 

  • personas, 
  • presupuesto y costes,
  • habilidades, experiencia, certificaciones, 
  • capacidad y utilización, 
  • calendarios con asignaciones flexibles y características editables, 
  • previsión de futuros proyectos y recursos que requieren. 

Primetric tiene todas estas características, y muchas más.

¿Puede un plan de recursos ser diferente de la lista anterior?  

En el caso de algunas empresas y responsabilidades, los planes de recursos deben incluir también los costes y beneficios con todos sus elementos (incluidos los salarios, los gastos generales, etc.).

Estos elementos son especialmente importantes en las industrias que se benefician de las creaciones de sus empleados y necesitan optimizar su carga de trabajo: la industria de la informática es un ejemplo perfecto de este tipo de empresas. 

Planificación a largo y corto plazo: ¿cuál es la diferencia? 

La planificación a largo plazo y a corto plazo deben considerarse por separado a pesar de tener un objetivo muy similar. Esto se debe a que, de hecho, son procesos muy diferentes. 

Planificación a corto plazo - definición

La planificación a corto plazo en herramientas digitales como Jira generalmente implica una amplia gestión de tareas. Funciona muy bien para proyectos independientes, y son capaces de proporcionar una visión profunda de las operaciones en cuestión.

Sin embargo, sólo proporciona a los directivos una visión limitada y a corto plazo de las operaciones de la empresa. 

Planificación a largo plazo - definición

Ahí es donde ocurre la verdadera magia. Cuando hablamos con distintos directivos, se esfuerzan por ser capaces de identificar rápidamente los riesgos y las oportunidades sin entrar en detalles operativos innecesarios. Desde su punto de vista, la planificación a largo plazo es mucho más útil.

Esto se debe a que ayuda a prever lo que ocurrirá en el próximo mes, trimestre o incluso año, especialmente si tiene proyectos a largo plazo. Gracias a ello, se obtiene una visión de conjunto y se pueden tomar decisiones estratégicas para evitar riesgos innecesarios, al tiempo que se crean presupuestos 100% precisos incluso para los clientes más exigentes.

Aparte de eso, las herramientas de planificación a largo plazo pueden ofrecer numerosas opciones adicionales que pueden resultarle útiles, como la previsión de capacidad, la gestión de la cartera de proyectos, las asignaciones flexibles, etc. 

Además, la planificación a largo plazo es beneficiosa no sólo para los gestores de proyectos, sino también para el equipo de ventas, los directores financieros o incluso el propio director general, todo ello gracias a su carácter integral.

La diferencia entre la planificación a largo y a corto plazo en la planificación de recursos de JIRA
La diferencia entre la planificación a largo y a corto plazo

¿Cómo gestionar los recursos en Jira?

En Jira no es posible una gestión exhaustiva de los recursos - como ya hemos mencionado, la herramienta sólo tiene características básicas que facilitan estos procesos. Utilizando esta herramienta, sólo se puede crear un nuevo proyecto (o entrar en el existente), añadir tareas y subtareas a él, y añadir personas responsables de las mismas. 

Afortunadamente, hay otras herramientas que puede utilizar, como Primetric. 

¿Cómo puedo saber si una planificación limitada de recursos de Jira es suficiente para mí? 

Antes de seguir buscando, primero debes asegurarte de que seguramente no cumplirá tus expectativas. Para ello, responde a las siguientes preguntas: 

  1. ¿Alguna vez le cuesta asignar una persona concreta al proyecto? ¿Cómo toma la decisión? ¿Se basa en las aptitudes/experiencia de las personas, el salario y la disponibilidad?
  2. ¿Quiere ver la carga de trabajo y la disponibilidad de la gente durante más de unas semanas?
  3. ¿Necesita una visión general de las funciones necesarias para llevar a cabo el proyecto?
  4. ¿Necesita ver el nivel de utilización con la división de facturables y no facturables? 
  5. ¿Necesita conocer el salario, las habilidades y la experiencia del empleado para asignarlo con éxito? 
  6. ¿Utiliza su empresa diferentes modelos de planificación, es decir, utilización, horas fijas, etc.? 
  7. ¿Tiene que tener en cuenta manualmente las vacaciones y los días festivos? ¿Le interesa detectar todos los días festivos y las ausencias? 

Si has respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, tengo malas noticias para ti. 

Jira no es suficiente para planificar los recursos de su empresa y equipo. 

Aun así, no debe preocuparse por los problemas de Jira: puede utilizar complementos o herramientas dedicadas para que el proceso sea fluido y se ajuste a sus necesidades. Primetric es una de esas herramientas. 

¿Puedo planificar recursos en Jira Advanced Roadmaps? 

JIRA Advanced Roadmaps es uno de los complementos de JIRA. Según sus proveedores, es capaz de gestionar tareas y proyectos complejos y trabajar estratégicamente en numerosos proyectos.

Planificación de recursos de JIRA con hojas de ruta avanzadas: ¿qué funciones incluye? 

La herramienta es capaz de: 

  • planificar el trabajo de los equipos y supervisar la relación entre los distintos equipos, así como su contribución a los proyectos,
  • analizar las fuentes de emisión (tableros, proyectos y filtros) que determinan los datos que se utilizarán en el software Jira para crear un plan,  
  • crear proyectos y tareas, 
  • definir las exclusiones y las prioridades.

Como demuestran las características anteriores, Jira Advanced Roadmaps tiene algunas características adicionales para la asignación de recursos. Sin embargo, se trata de tareas, y no de una visión más general, y definitivamente no es una buena opción para aquellos que desean echar un vistazo más de cerca a los especialistas particulares y su capacidad. En otras palabras, simplemente no puede. Sin embargo, Primetic puede suplir fácilmente estas carencias. 

Gestión de recursos de Jira con complementos y extensiones

JIRA se enorgullece de su capacidad para integrarse con una variedad de otras herramientas, y esta es la solución que el proveedor recomienda para este caso de uso. De hecho, puedes encontrar decenas de herramientas de este tipo en Atlassian Marketplace. Sin embargo, sólo hay unas pocas herramientas que son realmente capaces de gestionar los recursos en profundidad y de forma más general.

Planificación de recursos de JIRA con Primetric

Primetric, que también se ofrece en Atlassian Marketplace, es una de las herramientas que ofrecen una completa planificación de recursos que puede integrarse con JIRA.

Esta solución fue creada para importar toda la información necesaria de Jira en tiempo real y utilizarla para crear planes precisos y actualizados para cualquier operación. 

Planificación de recursos basada en JIRA en Primetric
Planificación de recursos en Primetric

La gestión de recursos de Primetric ofrece: 

  • Calendarios flexibles, editables, con gráficos Gantt de arrastrar y soltar, tanto para los miembros del equipo como para los proyectos, con información sobre permisos, ausencias y días festivos, 
  • Elaboración de un presupuesto completo basado en la información sobre los salarios y las horas de seguimiento, así como las finanzas del proyecto (ingresos, gastos generales, etc.), 
  • asignaciones inteligentes (el sistema sugiere los mejores miembros del equipo para realizar el trabajo), 
  • Gestión de costes de Jira en función de las horas de seguimiento,
  • barra de búsqueda de asignación intuitiva en sus proyectos, 
  • asignaciones facturables y no facturables,
  • capacidad calculada automáticamente para todos los usuarios,,
  • Informes avanzados y personalizables sobre indicadores clave, como los bancos, los tiempos extra y el exceso de reservas, 
  • Base de datos de habilidades con información sobre la experiencia, las habilidades y las certificaciones de los empleados, 
  • un panorama completo de todos los proyectos y personas que participan en ellos, 
  • alertas y notificaciones para cuestiones clave, incluido el exceso de reservas,
  • apoyo constante de los asesores de Primetric. 

Como resultado, la planificación de recursos de Primetric puede proporcionar a los gestores de proyectos una visión general y detallada de todas las operaciones de su organización, así como de sus finanzas. Si desea probarlo por sí mismo - Puede probarlo gratuitamente aquí.

Por supuesto, ésta es sólo una de las opciones disponibles; puede consultar otras en nuestra clasificación de herramientas de planificación de recursos.

¿Cuáles son las ventajas de la planificación de recursos integrada con Jira?

La planificación de recursos integrada con Jira -como la que ofrece Primetric- tiene varias ventajas para los gestores de proyectos. Entre ellas: 

  • un trabajo cómodo, 
  • sin errores, 
  • comunicación sin fisuras, 
  • información actualizada, 
  • compatibilidad con el seguimiento de Jiractime,
  • diferentes niveles de acceso, 
  • presupuestos y planes precisos, 
  • informes avanzados,
  • flexibilidad en las asignaciones, 
  • gestión integral tanto de los empleados como de todos los proyectos a la vez. 

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Puedo añadir conjuntos de habilidades funcionales al perfil de un compañero de equipo en Jira? 

No - sólo se puede hacer esto con algunos complementos presentes. Primetric es uno de ellos - la gestión de habilidades, así como la gestión de proyectos en general, ya está incluida en la herramienta, y se puede utilizar para buscar y elegir a la persona adecuada para el trabajo. 

¿Es posible tener recursos genéricos en los equipos y asignarlos en las hojas de ruta avanzadas?

No, esta función ya no está disponible. Aun así, algunos complementos, incluido Primetric, le ofrecen esta opción. 

¿Son posibles las asignaciones a tiempo parcial en Jira? 

Sí, puede asignar una persona al proyecto durante unas pocas horas a la semana. Sin embargo, no puede comparar la capacidad y disponibilidad de esa persona con la nueva asignación. Como resultado, se arriesga a un exceso de reservas. En Primetric, puede tanto añadir una asignación de tiempo parcial a una persona como verificar si tiene una utilización para ello. 

Primetric proporciona a los usuarios la información sobre la utilización programada con fines de planificación de recursos
Utilización programada en Primetric

Resumen de la planificación de recursos de Jira

Si bien es cierto que Jira puede encargarse de una planificación sencilla de los recursos, sólo es una opción razonable para quienes deseen desglosar proyectos concretos en tareas. Además, incluso hacer eso puede ser complicado, ya que JIRA no almacena numerosa información clave y, como resultado, puede llevar a conclusiones incorrectas. 

Sin embargo, mientras que Jira por sí mismo no tiene lo que se necesita para la planificación de recursos, es definitivamente una herramienta perfecta para las integraciones. En el caso de Primetric, se pueden realizar en un abrir y cerrar de ojos. ¿Cómo? Reserve una demostración y descúbralo.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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