Planificación de recursos en la gestión de proyectos: ¿cómo hacerlo bien?

Asignar personas a los proyectos es una lucha cuando se carece de visibilidad. ¿Sabe cuál es la capacidad disponible de sus recursos? ¿Le preguntan constantemente los distintos departamentos si un recurso puede asignarse a un proyecto nuevo o a uno ya existente? En este artículo, profundizo en todas las preguntas que me hacen constantemente los directores de operaciones y de proyectos sobre el arte de la asignación de recursos. También te muestro cómo planificar los recursos de forma eficaz y cuáles son las herramientas adecuadas para el trabajo que lo hacen todo más fácil.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión de proyectos

11/07/2021

Planificación de recursos en la gestión de proyectos: ¿por qué merece la pena hacerlo (bien)?

Índice de contenidos

Si estás haciendo la planificación de recursos en hojas de cálculo, te vas a encontrar con este problema tarde o temprano.

Una investigación de McKinsey demostró que el cambio estratégico de recursos es la mejor manera de potenciar el crecimiento de una empresa y mejorar la gestión de proyectos y recursos. Pero no hace falta una investigación para saber que cuanto mejor sea la planificación de recursos, más fuerte será su empresa. Por eso es necesario tener a mano un plan de gestión de recursos, haga lo que haga.

Pero, ¿cómo crearla en primer lugar?

¿Cómo se suele hacer la planificación de recursos en la gestión de proyectos?

¿Cómo asignan los directores de proyecto y los directores de operaciones de las empresas de software a las personas adecuadas para los proyectos correctos? 

Muchas de ellas siguen utilizando múltiples hojas de cálculo en las que guardan datos sobre las reservas, la disponibilidad y las habilidades de los empleados. Suelen ser la base de su gestión de proyectos. A veces utilizan diagramas de Gantt generados manualmente o sencillas herramientas de Gantt para completar su proceso de planificación de recursos y asignar tareas al equipo del proyecto.

El problema de estos enfoques es que proporcionan un conocimiento fragmentario de lo que ocurre en la empresa y, sencillamente, no son adecuados para la gestión de proyectos.

Ejemplo de diagrama de Gantt que visualiza el proyecto planificado en la metodología de cascada

¿Y cómo se supone que vas a tomar las decisiones correctas en cuanto a personal y recursos si no tienes visibilidad en tiempo real y tienes que calcular la rentabilidad del proyecto manualmente? En la gestión de proyectos, eso simplemente no es posible.

Aquí está todo lo que necesita saber sobre la planificación de recursos planificación de recursos bien hecha.

¿Qué es la planificación de recursos?

Empecemos con una definición de la planificación de recursos. Según el PMBOK®, la planificación de recursos en la gestión de proyectos consiste en "determinar qué recursos (personas, equipos, materiales, etc.) y qué cantidades de cada uno deben utilizarse para realizar las actividades del proyecto".

Centrémonos en las personas.

La planificación de recursos (también conocida como gestión de recursos) es básicamente el proceso que se utiliza para identificar a los miembros del equipo que necesita asignar para su proyecto.

¿Qué información necesita para la planificación de recursos en la gestión de proyectos?

Cualquier gestor de proyectos debe saberlo:

  • cuando los vas a necesitar, 
  • por cuánto tiempo,
  • cuánto ganan o cuál es su rentabilidad esperada,
  • y qué habilidades concretas deben tener para aportar valor al proyecto.

En su esencia, la planificación de recursos en la gestión de proyectos se basa en la disponibilidad de recursos

Planificación de recursos frente a planificación de la capacidad

¿Qué es la planificación de recursos?

La planificación de recursos es el proceso de encontrar los especialistas adecuados para los proyectos adecuados. Un gestor de proyectos inteligente tiene en cuenta muchos aspectos, desde la disponibilidad de la persona y su tarifa horaria hasta su antigüedad e intereses profesionales. Sólo así la gestión del proyecto es eficaz y los recursos pueden asignarse con precisión.

¿Qué es la planificación de la capacidad?

La planificación de la capacidad, por otro lado, es el proceso de trazar un mapa de lo que cada especialista hace actualmente en toda la empresa. 

La planificación de los recursos y la planificación de la capacidad están fuertemente ligadas porque esta última consiste en estimar la utilización de su capacidad actual. Si observa que sus desarrolladores de frontend se utilizan constantemente al 100%, es posible que tenga que contratar a más personas (o arriesgarse a que su equipo se agote). 

Así es como se calcula la capacidad disponible, información que es crucial para la planificación de recursos y para asignar a su personal a los proyectos como un jefe.

Aquí puede encontrar más información sobre la planificación de la capacidad: 5 mejores prácticas para la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos

¿Por qué es tan importante la disponibilidad de recursos?

Es sencillo: antes de asignar recursos a futuros proyectos, debe conocer su disponibilidad. De lo contrario, te enfrentarás a problemas como reservas dobles, un banco de trabajo cada vez mayor o contrataciones de última hora (u otras cosas que querrás evitar en la gestión de proyectos), y los miembros de tu equipo tampoco estarán contentos. Los problemas no harán más que aumentar con múltiples proyectos entre manos. 

Tenga en cuenta que la planificación de recursos contempla los proyectos que se desarrollan en su empresa desde una perspectiva a largo plazo. Esta es la diferencia fundamental entre la asignación de los miembros del equipo a los proyectos y la planificación de las tareas del proyecto.

Términos clave en la planificación y gestión de recursos de proyectos

Antes de que nos sumerjamos en las mejores prácticas, repasemos algunos conceptos clave que necesita antes de sumergirse en la planificación de recursos en la gestión de proyectos.

Utilización

La utilización es el porcentaje (%) del tiempo de un especialista utilizado en la franja horaria seleccionada. Uno de los objetivos clave de la gestión de recursos es maximizar el uso de los recursos de forma eficaz. Pero no planifique el 100% de su utilización: planificar menos le dará algo de espacio para abordar problemas, aplicar cambios o manejar cargas de trabajo inesperadas. 

¿Cómo calcular su índice de utilización? Lo que necesita es una fórmula de índice de utilización probada.

Plan de recursos

Hay que preparar un plan de recursos aproximado para saber qué recursos se necesitan para completar el proyecto. Asegúrese de que el alcance de su proyecto es preciso. Así evitarás que se sobrecargue o que falten recursos durante su ejecución. Si lo haces bien, harás que tu proyecto sea más rentable a largo plazo.

Una actividad muy útil es la creación de una EDT (estructura de desglose del trabajo) que permite realizar estimaciones más precisas del proyecto y, en consecuencia, una mejor planificación de los recursos.

Sólo recuerda que la planificación de los recursos tiene que ver con una perspectiva a largo plazo, así que no entres en la microgestión.

A medida que su proyecto crezca, podrá planificar con más cuidado: necesita información aproximada para empezar.

Al crear estimaciones de proyectos, considérelas abiertas.

Hoy en día, la mayoría de las empresas de software realizan proyectos ágiles que no tienen un plazo claramente definido, sino una serie de hitos. Al mantenerlo abierto, puedes añadir nuevas fases y hacer un seguimiento de cómo va cambiando el proyecto a largo plazo.

Duración del proyecto

La duración del proyecto tiene en cuenta no sólo los días laborables, sino también los fines de semana y los días festivos.

Obtenga más información en este artículo: Cómo construir un proceso de planificación de proyectos para una empresa de software

Tareas de planificación de recursos clave:

  • Identificar la disponibilidad de su personal en un momento dado (incluyendo la previsión de su capacidad futura),
  • Planificar los recursos disponibles en varios proyectos,
  • Gestión de los cambios dinámicos de horario,
  • Creación de un plan de gestión de recursos para la gestión de proyectos,
  • Conocer el rendimiento, las habilidades y la experiencia de los empleados,
  • Asignar a las personas adecuadas a los proyectos correctos (teniendo en cuenta muchos factores, desde la rentabilidad del proyecto hasta los intereses profesionales de la persona),
  • Previsión de la demanda de los distintos recursos en función del trabajo actual y de los proyectos tentativos que puedan programarse en el futuro,
  • Gestionar y asignar a las personas para mantenerlas contentas y satisfechas.

Por qué necesita un software de planificación de recursos

Un software de planificación de recursos bien diseñado y ejecutado tiene un gran impacto en la asignación y la programación. Puede ayudarle:

  • Encuentre a las personas que necesita para un proyecto,
  • Determine la disponibilidad de recursos para cada miembro del equipo,
  • Previsión de los recursos necesarios para cada día/semana/mes del proyecto,
  • Crear un plan de plazos y de programación de recursos del proyecto,
  • Haga un seguimiento de los costes de los recursos para evitar sobrepasar sus presupuestos(el PMI descubrió que menos del 60% de los proyectos se completan dentro del presupuesto),
  • Programe los recursos para comprobar cómo afectan a la rentabilidad del proyecto,
  • Mantenga su presupuesto bajo control gracias al cálculo automático de la tarifa por hora,
  • Obtenga una visión en tiempo real de la capacidad disponible y la utilización de sus recursos (¿sabía que el 55% de las empresas dicen que no pueden seguir el rendimiento de sus proyectos en tiempo real?)
  • Equilibre la carga de trabajo de su equipo para mantener a la gente comprometida y feliz,
  • Calcule automáticamente los costes reales frente a los previstos del proyecto para obtener más información,
  • Manténgase al día con las horas trabajadas por el equipo gracias a las hojas de control automáticas.

La planificación de recursos en la gestión de proyectos: un ejemplo de la vida real

1. Hacer estimaciones preliminares del proyecto

Prepare un presupuesto aproximado del proyecto, estimando cuántas horas serían necesarias para completar todo el proyecto o un determinado proceso, como la fase de descubrimiento.

Definir las competencias necesarias para llevar a cabo el proyecto.

También debes tener en cuenta el gasto por hora/diario/total que no quieres sobrepasar, así como los ingresos previstos en esta fase.

2. Determinar las necesidades de recursos del proyecto

Saber qué experiencia y conocimientos únicos requiere el proyecto es el primer paso para asignar con éxito los recursos. 

No se puede poner a tres desarrolladores junior de Python en lugar de un desarrollador senior de Python y esperar que sus habilidades combinadas se sumen.

Tenga en cuenta no sólo las habilidades duras y blandas, sino también la antigüedad y otras cualificaciones relacionadas (por ejemplo, la ubicación o la zona horaria).

3. Localizar recursos con conjuntos de habilidades que se ajusten a los requisitos.

Puedes utilizar la asignación de presupuesto para obtener una vista del diagrama de Gantt hasta que sepas el tiempo necesario para terminar el proyecto y completar la gestión de recursos. Ahora vas a seleccionar a los mejores candidatos para la función.

Una vez que haya determinado el conjunto de aptitudes, la antigüedad y la disponibilidad, probablemente tendrá una reserva de talentos y combinaciones de conocimientos de la que podrá seleccionar a sus candidatos. No olvide tener en cuenta la disponibilidad de sus recursos mientras lo hace.

Localizar recursos - ejemplo

Imagina que encuentras dos desarrolladores junior de JavaScript con habilidades y experiencia similares. Sin embargo, uno es un empleado asalariado con una tarifa horaria de 45 dólares, y el otro es un contratista con una tarifa horaria de 55 dólares.

Ahora es el momento de examinar las finanzas del proyecto y utilizarlas para elaborar un plan de recursos. ¿Qué candidato se ajusta mejor a sus previsiones financieras? Mejorarás el margen del proyecto asignando al desarrollador que es un empleado asalariado.

Ahora recomiendo a los gestores de proyectos que creen la llamada "asignación blanda" o una reserva de empleados. De este modo, al principio deberían asignarlos al proyecto, pero teniendo en cuenta que la reserva no está garantizada. Muchos de nuestros clientes han establecido "asignaciones provisionales" para programas que son imprevisibles. Gracias a ellas, su plan de gestión de recursos sigue siendo flexible sin bloquear ningún recurso.

Esto le permite hacer varias estimaciones basadas en diferentes factores. Por ejemplo, puede verificar la disponibilidad de los empleados sin necesidad de realizar tareas preliminares o asignaciones blandas.

4. Contraste las estimaciones originales del proyecto con los resultados reales

Una vez que haya creado sus asignaciones originales/blandas, puede compararlas con sus proyecciones iniciales y perfeccionarlas para asegurarse de que los datos son lo más precisos posible. Se trata de una medida inteligente que sin duda mejorará su gestión de los recursos. Cuando esté seguro de estas asignaciones, póngalas en "activo" (la llamada reserva "dura" - 100% confirmada).

5. Asignar recursos en función de la demanda

Es el momento de delegar tus recursos en el proyecto. Ten un plan de contingencia para el caso de que un recurso se vuelva inaccesible inesperadamente (por ejemplo, por enfermedad) o un candidato potencial reciba una oferta más fuerte de última hora. Para ello, puedes utilizar un software de planificación de recursos.

Asegúrese de que los nuevos especialistas lleguen un poco antes, sobre todo si desempeñan funciones cruciales. Así te aseguras de que estén preparados antes de que empiece el proyecto.

6. Llevar un control de la utilización de los recursos

Podrá controlar la tasa de utilización real de los recursos cuando se inicie el proyecto. Podrás ver cómo se llevan a cabo los planes y detectar enseguida cualquier incoherencia.

Por ejemplo, es posible que hayas subestimado el número de horas necesarias para completar el proceso de un proyecto, o que alguien haya olvidado registrar su tiempo de trabajo (créeme, sucede).

¿Cómo puede beneficiarse de la planificación de recursos en la gestión de proyectos?

La planificación inteligente reduce los costes del proyecto

Asignar el personal adecuado a los proyectos correctos garantiza la entrega a tiempo y le da un control total sobre su presupuesto. La planificación ayuda a evitar la incorporación de recursos excesivamente cualificados que pueden disparar los costes del proyecto. Al mismo tiempo, se eliminan los retrasos al no asignar especialistas poco cualificados. 

Asignar dos desarrolladores junior en lugar de un desarrollador senior al proyecto no va a conseguir el mismo efecto, ¿verdad? Lo más probable es que provoque el incumplimiento de los plazos y convierta la gestión de tu proyecto en un fracaso.

Previsión de la utilización de los recursos

Tanto la planificación como la previsión de recursos ofrecen información sobre la utilización de los empleados en un proyecto. Un plan de recursos inteligente ayuda a movilizar los recursos de los proyectos no facturables a los facturables para aumentar sus resultados. También puede evitar la infrautilización o la sobreutilización de su personal para mantener la satisfacción de los empleados. Las herramientas de gestión de recursos y el plan de gestión de recursos también pueden ayudarle a hacerlo.

Mantenga la rentabilidad de sus proyectos

La rentabilidad de un proyecto está directamente relacionada con los recursos que elija para completarlo. Al programar el tiempo de tu equipo con precisión, controlarás los presupuestos de los proyectos y obtendrás la rentabilidad que deseas. La mayoría de las empresas de software optan por una rentabilidad de alrededor del 30%.

Tomar decisiones de contratación inteligentes

Durante la planificación de los recursos, es posible que detecte lagunas en sus competencias a bordo. O puede quedar claro que necesita contratar nuevos talentos. En cualquiera de los casos, su departamento de RRHH tendrá claro qué habilidades necesita para completar los proyectos provisionales y se pondrá a trabajar en la búsqueda de las mismas y en cómo atraer estos recursos a su empresa. Esto será aún más valioso cuando empiece a prever su capacidad con mayor precisión.

Planificar significa aprender del pasado

Al igual que cualquier otra actividad de planificación, la planificación de recursos aprovecha los datos históricos para hacer predicciones informadas sobre el futuro. Al revisar los proyectos pasados, puedes aprender mucho sobre tus errores y asegurarte de que no vuelvan a ocurrir. Por ejemplo, puede examinar en detalle por qué se pasó de presupuesto en un proyecto y aprender qué hacer de forma diferente la próxima vez).

Planificación de recursos - mejores prácticas para los gestores de proyectos

1. Cubrir los aspectos básicos de la planificación de proyectos

Su primer paso es estimar el alcance y la duración del proyecto, una operación esencial para la gestión de proyectos en cualquier empresa. Si no, ¿cómo sabrá qué especialistas son necesarios y durante cuánto tiempo? Para ello, considere la posibilidad de utilizar el enfoque de la estructura de desglose del trabajo (EDT). Para que sus planes sean más fiables, utilice datos históricos de proyectos anteriores e inclúyalos en su software de gestión de proyectos.

Estimaciones mostradas en Primetric

2. Asegúrese de tener una visibilidad total

No cometa el error de asignar recursos sin tener una visibilidad completa de sus habilidades, competencias y reservas programadas o provisionales. Conseguir que la persona adecuada se incorpore al proyecto correcto será muy difícil. El software de gestión de recursos puede ayudarle a hacerlo.

Los diagramas de Gantt con calendario incluidos en Primetric permiten a los gestores de proyectos ver los detalles de las asignaciones de todos los empleados.

3. No rehúyas la planificación de proyectos tentativos 

La planificación de recursos para futuros proyectos suele ser algo que el gestor de proyectos hace en el último momento. La planificación y asignación de personal a los proyectos debe hacerse incluso antes de firmar el acuerdo. En un escenario ideal, tiene lugar justo después de que la perspectiva alcance una determinada probabilidad de cierre. 

Esto le dará una ventaja a la hora de planificar su proyecto y el tiempo suficiente para abordar las necesidades de recursos del proyecto. No tendrá que lidiar con contrataciones de última hora que puedan comprometer la calidad del resultado de su proyecto.

Ejemplo de asignaciones provisionales en un proyecto incierto. Permite tomar rápidamente una decisión sobre la reasignación en caso de necesidad.

4. Mezcla de empleados permanentes y contratistas

El uso de empleados a tiempo completo parece ser la solución más rentable en la gestión de recursos para muchos gestores de proyectos. Lo es, pero sólo para proyectos a largo plazo. Para los más cortos, contratar a alguien a tiempo completo puede reducir su resultado final más adelante. ¿Cómo va a redistribuir este recurso una vez que el proyecto haya terminado?

Por eso tiene sentido conseguir la combinación adecuada de empleados fijos y especialistas que puedan intervenir y contribuir al proyecto durante un tiempo limitado. Por supuesto, es necesario planificar la capacidad para que esta técnica tenga éxito y para que su plan de gestión de recursos sea preciso.

5. Adecuar las competencias a los proyectos durante la planificación

Uno de los escollos habituales de la planificación de recursos en la gestión de proyectos es asignar a los proyectos personas poco o demasiado cualificadas. Los recursos poco cualificados provocan retrasos; los excesivamente cualificados aumentan los costes del proyecto y afectan a su rentabilidad. 

Pero eso no lo es todo. Si no tiene en cuenta los intereses y habilidades individuales de los empleados, puede asignarles proyectos que no les interesan. El resultado es una falta de compromiso y una pérdida de productividad. También puede afectar a la gestión de recursos en otros proyectos, ya que es más probable que esos empleados renuncien.

6. No contratar en el último momento

Las cosas pueden ir mal de muchas maneras en la gestión de proyectos. La planificación de los recursos puede ser imprecisa; seguramente te verás obligado a contratar a personas en el último momento para que se ajusten a los requisitos del proyecto. Esto repercutirá en la calidad general y, más adelante, dará lugar a un gran banco de conjuntos de habilidades mal combinados. 

Analizar las exigencias del proyecto teniendo en cuenta los conjuntos de aptitudes correspondientes le permite tomar decisiones de contratación informadas con mucha antelación.

7. Dejar de usar hojas de cálculo

A pesar de sus limitaciones y su propensión a cometer errores, muchas empresas siguen utilizando hojas de cálculo para la gestión de recursos. La mayoría de las veces es porque son accesibles y la gente está acostumbrada a ellas.

El uso de hojas de cálculo como herramientas de planificación de recursos tiene un precio: desde la asignación incorrecta y la doble reserva hasta la creación de trabajo adicional para el gestor de proyectos y el departamento de RRHH.

Un problema adicional que encuentro al hablar con los gestores de proyectos es el miedo y la incertidumbre de si todo se ha completado en Excel, y esta información determina las decisiones correctas de asignación.

Además, los archivos de Excel no suelen ofrecer suficiente claridad sobre lo que ocurre a vista de pájaro. Como resultado, la gestión de recursos en Excel puede ser simplemente engañosa.

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Consulte este estudio de caso que muestra cómo uno de nuestros clientes que redujo los costes anuales en más de 200.000 dólares gracias a un proceso de planificación de personal racionalizado y a una mejor gestión de los recursos que hizo que el trabajo de los gestores de proyectos fuera más agradable que nunca.

La planificación de recursos puede ser más fácil cuando se tiene la herramienta adecuada a mano.

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Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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