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Hacer crecer su negocio de TI sin este tipo de software es casi imposible.
Probablemente quiera dormir bien al cabo de las horas sabiendo que ha hecho todo lo posible para que su negocio tenga éxito. Implantar una solución de control de proyectos puede ser una de las cosas que haga este trimestre que le acerque a esta visión.
Siga leyendo para saber por qué estoy tan seguro de que el control de proyectos puede marcar la diferencia en su empresa de TI.
¿Qué son los controles de proyectos para PPM?
Los controles de proyectos son procesos que las empresas utilizan para recopilar y analizar los datos del proyecto. La idea es mantener el coste y el calendario del proyecto según lo previsto.
Los controles de proyectos construyen un proceso iterativo que le ayuda a medir el estado de un proyecto, prever sus resultados probables en función de las mediciones y, a continuación, mejorar su rendimiento si esos resultados no parecen demasiado buenos.
Para que tenga una mejor idea de lo que son los controles del proyecto, a continuación le presentamos algunas actividades que siempre encontrará bajo este término paraguas:
- Alinear sus proyectos con su cartera o con las metas y objetivos empresariales.
- Desarrollar una estructura de desglose del trabajo (EDT).
- Presupuestar y prever sus proyectos.
- Seguimiento del coste del proyecto.
- Información sobre los proyectos y su desarrollo.
- Colaborar en los calendarios iniciales del proyecto.
- Desarrollar una planta de gestión de riesgos.
- Optimizar las estrategias de los proyectos para mejorar los resultados futuros.
7 procesos que definen los controles del proyecto
1. Presupuesto
Su proceso de presupuestación es más importante de lo que espera. Si lo integra sin problemas en todas las demás actividades del proyecto, disfrutará de márgenes de beneficio constantes en sus proyectos. También sabrá por qué y cuándo se producen diferencias entre sus expectativas y la realidad.
Con el tiempo, afinarás tus estimaciones presupuestarias y desarrollarás un modelo transparente a disposición de todas las partes interesadas. Te servirá de referencia durante todo el proyecto y te ayudará a entender lo más importante: el flujo de caja que necesitas para mantener tu negocio a flote.
2. Planificación del proyecto
La planificación es un paso clave para la ejecución de cualquier proyecto. Es entonces cuando los jefes de producto y los controladores suelen colaborar para crear planes de proyecto, calendarios y estimaciones de costes.
Es una actividad esencial para construir una línea de base con la que se puede trabajar a lo largo del proyecto.
En un escenario ideal, siempre puedes comparar tus planes con la realidad mientras el proyecto está en marcha y una vez que se ha completado. Estos datos te ayudarán a entender tus errores y a corregirlos.
3. Gestión de riesgos
Los controles del proyecto abren la puerta a una gestión de riesgos más precisa. Puedes identificar los riesgos, supervisarlos de forma proactiva y, a continuación, elaborar planes de contingencia para hacerles frente.
De este modo, los riesgos no afectarán al presupuesto o al calendario tanto como podrían. Es la mejor manera de prevenir los riesgos en el futuro.
4. Gestión del cambio
¿Cuántas veces se desvía un proyecto de su camino? La mayoría de las veces, no ocurre por un solo factor, sino que es un efecto acumulativo de varias cosas que pueden pasar desapercibidas hasta que se presentan como un problema.
Por eso es tan importante la gestión de los cambios. Si se hace un seguimiento de los cambios y se comprende su impacto en el proyecto, se puede saber al instante si el proyecto sigue o no en marcha.
Esta es también una oportunidad para desarrollar su proceso de evaluación, aprobación y rendición de cuentas para apoyar a su equipo en cada etapa del seguimiento de los proyectos.
5. Previsión
Trabajar en la precisión de sus estimaciones al completo merece la pena. Puede obtener mucha más información sobre lo que actualmente eleva los costes y los excesos de calendario.
La medición del progreso también aporta mucho a este respecto. No se pueden hacer previsiones de proyectos sin datos, ¿verdad?
Para aprovechar esta información, hay que comparar el coste real no comprometido y extrapolarlo para que coincida con la previsión (por ejemplo, utilizando métodos y fórmulas de previsión estándar).
Pero hacerlo todo manualmente no va a ser suficiente cuando se trabaja en un entorno empresarial de TI de ritmo rápido.
Por eso, contar con el mejor software de gestión de proyectos de TI con un módulo de previsión es un elemento fundamental para dar una respuesta rápida. Te permite tomar medidas correctivas inmediatamente cuando ves que un proyecto se está desviando.
6. Gestión del rendimiento
Si no está utilizando indicadores clave de rendimiento (KPI) para controlar la salud de su proyecto y prever las tendencias, empiece a hacerlo cuanto antes.
Es la mejor manera de prever las tendencias de su proyecto y tomar medidas correctivas en cuanto vea que algo se sale de lo previsto.
Las empresas que utilizan los datos de rendimiento para gestionar los proyectos alcanzan un impresionante 68% de éxito, frente al escaso 7% de los proyectos que no aprovechan estos datos.
7. Administración
En este proceso, básicamente se establecen todos los procesos y sistemas que ayudan a los miembros de su equipo a colaborar.
Pero establecer un proceso es sólo una cara de la moneda. La otra es el seguimiento de las actualizaciones de estado, la captura de las actas de las reuniones y las lecciones aprendidas y la gestión de los flujos de trabajo para que la gente se centre en la ejecución en lugar de organizar las tareas rutinarias.
Beneficios de los controles de proyectos para los PPM
En los proyectos de mayor envergadura desarrollados a largo plazo, hay muchas partes móviles que hacen más difícil mantenerse alineado con los planes iniciales. Pero el seguimiento y el análisis estrechos ayudan a mantener todo bajo control.
Esto es lo que puede hacer si empieza a utilizar los controles del proyecto:
- Reduzca los costes del proyecto tomando decisiones a tiempo (en línea con sus KPI).
- Aumentar la previsibilidad de los proyectos en cuanto a costes y ritmo de ejecución.
- Obtenga una mejor idea sobre el margen de beneficio que le proporcionará su proyecto.
- Obtenga más visibilidad de la salud financiera de su proyecto en todas sus etapas.
- Mitigar la fluencia del alcance del proyecto.
- Obtenga datos de referencia significativos para utilizarlos en la estimación de futuros proyectos.
- Mejore su reputación personal como gestor que sabe controlar bien una cartera de proyectos.
- Las ganancias de su negocio son una ventaja competitiva sobre las empresas con capacidades de gestión de productos menos maduras.
- Los miembros de su equipo están más contentos y su satisfacción laboral es mayor.
4 formas en que el software de control de proyectos ayuda a su empresa a crecer
1. Mejora la presupuestación frente a los costes reales
Al saber cuánto tiempo y coste estimó para un proyecto frente a lo que realmente ocurrió, obtiene una inmensa riqueza de datos que podrá utilizar para estimar futuros proyectos.
Prácticamente cualquier técnica de estimación se basa en el acceso a datos históricos. Y ¿qué mejor que las experiencias y lecciones aprendidas por uno mismo?
Pero eso no es todo. También puedes comparar los planes con la realidad mientras el proyecto está en marcha.
Por ejemplo, si se da cuenta de que ya se ha gastado el 70% del presupuesto del proyecto cuando sólo se ha entregado el 50% del trabajo, puede intervenir inmediatamente y tomar medidas para evitar que el proyecto se salga del presupuesto.
2. Análisis de la capacidad de los recursos
Otro valor de los controles de productos para el crecimiento de su empresa son los datos que obtiene sobre las capacidades de sus recursos. Al invertir en un software de alta calidad, obtendrá una vista de pájaro de todas las habilidades y niveles de antigüedad de su empresa. Como resultado, puede ver qué especialistas se utilizan más en sus proyectos y comunicar las nuevas necesidades de contratación a su equipo de RRHH.
Esto es especialmente importante cuando se combina con información sobre la tasa de utilización de los empleados. Si observa que sus ingenieros de DevOps se utilizan constantemente al 100%, ya es hora de que contrate a nuevos expertos. Su satisfacción y motivación en el trabajo podrían disminuir porque trabajan a pleno rendimiento durante demasiado tiempo.
No quiere abrumar a sus empleados cuando retenerlos es probablemente lo más inteligente que puede hacer para impulsar el crecimiento de su empresa. Encontrar otros nuevos probablemente le llevará mucho tiempo y dinero en lugar de trabajar en tareas de misión crítica.
3. Priorización
Los controles de los proyectos ofrecen mucha información valiosa para la planificación financiera. Es especialmente importante para una empresa de servicios de TI como la suya, que se expone a muchas oportunidades diferentes.
¿Qué pasa si dos clientes se dirigen a ti con proyectos similares, pero no tienes suficiente personal para cubrir los dos? ¿Cómo puedes priorizar los proyectos en función de las habilidades que tienes a mano y de la información financiera?
Naturalmente, debe elegir el proyecto con mayor rentabilidad. Puedes hacer una simulación y priorizar rápidamente las oportunidades basándote en la información del software de control de proyectos. Integra los datos de los informes financieros a las asignaciones de recursos y te equipa con los datos que necesitas para tomar las mejores decisiones.
4. Planificación
La planificación es un aspecto clave en la vida de un PPM. No quieres dejar las cosas al azar, ¿verdad?
Lo que necesitas es un proceso de planificación adecuado basado en datos. Pero disponer de todos los datos y reunirlos en un solo lugar es una tarea que requiere mucho tiempo si se sigue confiando en las hojas de cálculo.
Por eso, una solución integrada de control de proyectos puede facilitarle mucho la vida: todos los datos están en un solo lugar, constantemente actualizados para reflejar el trabajo en sus proyectos.
¿Quiere ver lo fácil que puede ser la planificación y el control de los presupuestos de los proyectos? Reserve una demostración conmigo para ver cómo Primetric puede ayudarle a alcanzar todos estos objetivos y hacer crecer su negocio.
