Por qué es imprescindible implantar un software de gestión de proyectos y recursos

Implantar una nueva solución de gestión de recursos es difícil cuando se está constantemente ocupado apagando incendios y asegurándose de que las cosas funcionen bien. Lo entiendo. Pero afinar tu flujo de trabajo e implementar un software de gestión de proyectos que se alinee perfectamente con él es lo mejor que puedes hacer por tu empresa en este momento.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión de proyectos

24/10/2021

Índice de contenidos

¿Qué puede ganar añadiendo este software a su arsenal de herramientas de control de proyectos y recursos? ¿Y por qué el próximo trimestre es el mejor momento para hacerlo?

Siga leyendo para descubrir el valor del software de gestión de proyectos y recursos para una empresa de TI como la suya.

¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos y recursos en primer lugar?

Empecemos con una introspección. He aquí algunas preguntas para que las respondas:

  • ¿Son todos tus proyectos tan rentables como necesitas? 
  • ¿Algún miembro del equipo tiene demasiado trabajo y termina constantemente haciendo horas extras?
  • ¿Cómo son el agotamiento y el progreso del presupuesto de su proyecto?
  • ¿Puede reservar su próximo proyecto de forma relajada, o necesita apresurarse a contratar nuevo personal lo antes posible?

Cuando se hacen malabares con las hojas de cálculo y se mantiene la información repartida en diferentes sistemas, responder a todas estas preguntas con confianza no es una opción.

Y a medida que su empresa se expande, obtener los datos correctos para hacerlos crujir será cada vez más complejo si se aferra a su forma actual de organizar el trabajo y los recursos.

Un software de gestión de proyectos y recursos de calidad puede salvarle.

Esto es lo que se consigue al implementar una solución que se ajuste a sus necesidades:

  • Tendrá menos intercambios de comunicación que se vuelvan confusos y empiecen a requerir una reunión sólo para organizar una simple logística.
  • Su equipo dispondrá de una única fuente de información que fomentará el trabajo en equipo y reducirá el exceso de reservas,
  • La gestión y asignación de recursos será más eficiente,
  • Una gestión más inteligente de los proyectos gracias a los conocimientos de la inteligencia empresarial,
  • Garantizar la rentabilidad de su proyecto al nivel que usted requiere,
  • Menor probabilidad de doble reserva o de sobreventa de recursos,
  • Las visualizaciones de la asignación de recursos le ayudarán a comprender mejor las cargas de trabajo del personal.

¿Cómo saber si ha llegado el momento de adquirir un software de gestión de proyectos y recursos?

Una pequeña empresa de servicios informáticos puede ganar mucho implementando este tipo de software.

¿Por qué? Porque tarde o temprano, la magnitud de su negocio le obligará a hacer algo al respecto. Añadir una nueva solución bajo presión no es lo ideal.

Así que, cuando se trata de implantar un software de gestión de recursos de proyectos, más vale pronto que tarde, pero más tarde es mejor que nunca.

¿Cómo puede saber que su empresa está preparada para este tipo de soluciones?

He aquí algunos signos reveladores a los que hay que prestar atención:

  • Tú y tus compañeros de trabajo pasáis una gran cantidad de tiempo en reuniones o conversaciones sobre logística. Y no se trata de una lluvia de ideas creativa. Estas reuniones consisten en determinar quién trabajará en cada proyecto, cuándo y durante cuánto tiempo. Seguro que tienes cosas más importantes que hacer con tu tiempo que asignar recursos manualmente.
  • No tienes una visión de pájaro de lo que ocurre en el negocio. La gente te hace preguntas y tú tienes que revisar tus hojas de cálculo cada vez que eso ocurre para obtener las respuestas. Esto te quita demasiado tiempo y te impide concentrarte en lo realmente importante.
  • No tiene información sobre la rentabilidad del proyecto. No tienes ni idea de cómo se están utilizando los recursos de tu proyecto. ¿Está utilizando todo el tiempo asignado? ¿O se ha equivocado en su estimación? Es imposible saberlo.
  • No tiene ni idea de cuál es el índice de utilización de sus empleados es. ¿Hay alguien que trabaja demasiadas horas extras? Esto puede convertirse rápidamente en un problema mayor, como una pérdida de motivación que lleve a un descenso de la calidad del servicio.
  • Sus hojas de cálculo no son comprensibles para nadie. No son fáciles de usar. Tardan una eternidad en cargarse. La gente te asalta con preguntas porque eres el único que entiende cómo navegar por ellas.
  • Debido al malentendido en torno a sus asignaciones, los miembros de su equipo pierden tiempo en tareas que se solapan o duplican.

Si al menos una de las afirmaciones anteriores se aplica a su empresa, es hora de empezar a explorar el software de gestión de recursos de proyectos. 

Si no resuelves estos problemas antes de hacer crecer tu negocio, la vida se volverá extremadamente difícil para todos los involucrados.

Pero para que este software transforme realmente su negocio, ¿qué características debe tener? 

En la siguiente sección, repasaré estas características críticas en detalle.

¿Qué características puede esperar del software de gestión de recursos de proyectos?

1. Solución SaaS basada en la nube frente a la solución local

A muchas empresas les preocupa la seguridad y la privacidad de los datos en la nube. 

Pero las soluciones basadas en la nube siguen siendo una opción fantástica:

  • Se actualizan en tiempo real sin que ello suponga un coste adicional para usted.
  • El coste de las nuevas funciones está incluido en el precio.
  • Puede confiar en las copias de seguridad de los datos, ya que el software es rápido y eficaz.

Por otro lado, las soluciones on-premise ofrecen mayor seguridad y personalización (debido a un centro de datos propio). Sin embargo, el software on-premise tiene algunos inconvenientes importantes:

  • Te encargas de configurar y mantener tus servidores y tu aplicación.
  • No recibirás actualizaciones automáticas (ni tendrás que pagar más por ellas),
  • En caso de desastre, la continuidad de su negocio está en riesgo. 

Si elige una solución SaaS basada en la nube, asegúrese de que:

  • Tiene un excelente servicio de atención al cliente,
  • Sigue la normativa como el GDPR,
  • Permite cantar DPA, SLA y MSA para una seguridad total,
  • Viene con copias de seguridad de los datos y la opción de exportar los datos del sistema,
  • Incluye SSO (relevante si utiliza los servicios de Google o Azure Active Directory).

En Primetric, nos aseguramos de que nuestra solución incluyera todo lo anterior.

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2. Personalización, flexibilidad y escalabilidad

No tiene sentido invertir en una solución que te obligue a modificar tu estilo de trabajo. Llevas mucho tiempo haciendo esto y tienes un sistema infalible. La herramienta que utilices debe ser lo suficientemente adaptable para satisfacer tus necesidades.

Por ejemplo, en Primetric, adaptamos constantemente nuestra solución a las necesidades específicas de cada cliente, y siempre hacemos una investigación exhaustiva para conseguirlo. 

Así nos aseguramos de que nuestra plataforma está totalmente alineada con la forma en que opera su negocio, y que puede soportar cualquier cambio futuro.

3. Integración con otros sistemas o APIs

Probablemente ya esté utilizando diversas herramientas para gestionar su proyecto. 

Invertir en una herramienta de gestión de proyectos que se integre sin esfuerzo en su entorno es una decisión inteligente. 

Las integraciones aceleran el proceso de implantación y le ayudan a conseguir la aceptación del equipo al no tener que cambiar de tecnología.

4. Diferentes opciones de autorización

Una de las razones por las que los gestores como usted implementan una solución de gestión de recursos de proyectos es porque no quieren seguir respondiendo a las mismas preguntas: 

  • ¿Cuánto tiempo trabajará este promotor en ese proyecto?
  • ¿Estará este especialista disponible en dos semanas para empezar a trabajar en mi proyecto?
  • ¿Cuándo comenzará un proyecto con ese cliente minorista?

Para solucionarlo, hay que crear una única fuente de verdad para todas las personas, incluidos los gestores de proyectos, el personal de recursos humanos e incluso los miembros del equipo técnico. 

Al mismo tiempo, no quiere que todos los datos sean visibles para todo el mundo: piense en las tarifas por hora de los miembros de su equipo. Por eso es fundamental disponer de una herramienta con diversas opciones de acceso.

Los gestores de proyectos pueden planificar y recopilar información fácilmente en Primetric. Pero los promotores solo verán sus asignaciones y no la información financiera sobre la rentabilidad del proyecto.

5. Asignación de recursos y planificación de proyectos

Se trata de algo más que de asignar a las personas tareas dentro de unos plazos determinados.

Tiene que ser capaz de realizar simulaciones de varios escenarios para evaluar cómo sus elecciones afectarán al margen de beneficios del proyecto. 

Las mejores soluciones de gestión de recursos del mercado permiten anticipar los índices de finalización de los proyectos, la disponibilidad de recursos y el número de vacantes en un proyecto.

Necesita esta visión a largo plazo para tomar las mejores decisiones para su negocio.

6. Sólidas funciones de información

¿Cómo puede entender la salud de su negocio si no tiene funciones de información?

Los informes son más eficaces cuando incluyen datos sobre sus proyectos en lugar de datos sobre los miembros de su equipo.

Y cuando digo datos, me refiero a todo, desde la información financiera hasta los índices de utilización de los empleados. El proceso de obtención de información a partir de los datos puede acelerarse mucho, gracias a funciones inteligentes como la visualización de datos. Así podemos obtener rápidamente información de los datos: así funciona el cerebro humano.

7. Capacidad de prever con precisión

Se puede aprender mucho sobre los proyectos mirando los datos del pasado. Pero estamos en el negocio de la innovación, y esto significa prestar atención al futuro.

Una solución decente debería permitirle anticipar una serie de parámetros, como la asignación de recursos, las tasas de utilización de los empleados, la rentabilidad del proyecto, etc.

Así podrá hacer planes precisos y realistas, para que no le pillen desprevenido después.

En Primetric, también puede comparar sus planes con la realidad para determinar en qué aspectos sus estimaciones eran incorrectas. No volverá a cometer este error y sus habilidades de planificación mejorarán con el tiempo.

Hablando de tiempo...

8. Control del tiempo de trabajo

Si quieres mejorar la previsión de la duración de un proyecto y la forma de evaluarlo, necesitas combinar las funciones de seguimiento del tiempo y de gestión de proyectos.

Las mejores soluciones le ofrecen el seguimiento del tiempo y las hojas de horas, pero también un panel de control en el que puede ver las hojas de horas predictivas que muestran las tareas en las que el personal debería estar trabajando. 

También puede comprobar fácilmente los costes e ingresos generados por los miembros de su equipo por proyecto, cliente o rango de fechas específico.

9. Información financiera e inteligencia empresarial

Por último, su solución de gestión de proyectos debería permitirle profundizar en los datos financieros del proyecto (y de su empresa). 

Analizando estos datos en un módulo de Business Intelligence, podrá saber si el proyecto va a ser rentable, por cuánto, y si no lo es, idear lo que puede hacer hoy para cambiar ese resultado futuro.

Implantar un software de gestión de proyectos y recursos es su decisión más inteligente

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Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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