Proceso de planificación de recursos que hace que otros procesos parezcan malos

El trabajo de sus empleados es su fuente de beneficios, pero ¿sabe cómo gestionar su tiempo de forma eficiente y sacarle el máximo partido? En este artículo, profundizaremos en el proceso de planificación de recursos y le mostraremos todos los consejos y trucos que puede utilizar para mejorar su gestión de recursos.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Planificación de recursos

4/8/2022

El proceso de planificación de recursos debería ser la base de todo proyecto. Pero, ¿qué se esconde realmente en su interior?

Índice de contenidos

¿Qué es un proceso de planificación de recursos? 

En resumen, el proceso de planificación de recursos es una cadena de acciones que ayudan a los directivos a gestionar el tiempo de trabajo de sus empleados. 

En una versión más larga, la frase proceso de planificación de recursos, también conocida simplemente como planificación de recursos, se refiere generalmente a un proceso de asignación y reparto de especialistas a proyectos o tareas específicas en función de sus habilidades, experiencia, certificaciones y otros factores que un empleador considera valiosos en un caso determinado. En general, el proceso es responsabilidad de los directores de proyecto.

En general, el proceso de planificación de recursos puede aplicarse a: 

  • empleados o miembros del equipo, 
  • equipos, 
  • contratos, 
  • proyectos,
  • horarios, 

o cualquier otro recurso que pueda necesitar para completar un proyecto.

¿Para qué sirve un proceso de planificación de recursos? 

El objetivo principal de los procesos de planificación de recursos es mejorar la precisión y fiabilidad de los planes y estimaciones y detectar cualquier incoherencia en el proyecto antes de que repercuta en él. 

Por consiguiente, ahorran el valioso tiempo tanto de los gestores de proyectos como de los empleados y ayudan a las empresas a prosperar aún más, con más y más dinero en la cuenta bancaria. 

¿Por qué la planificación de recursos es un proceso complejo?

El proceso de planificación de recursos no es el más sencillo. En su versión actual, consta de 6 etapas consecutivas: 

  1. Planificación del proyecto. 
  2. Intercambio de información. 
  3. Asignación de recursos y presupuesto.
  4. Seguimiento del tiempo. 
  5. Previsión de la planificación futura.
  6. Actualización del plan de recursos.
Ciclo de planificación de recursos
Proceso de planificación de recursos

Sólo con mirar esta lista, ya se puede ver que estas etapas se centran en múltiples niveles diferentes de operaciones empresariales que tienen un impacto significativo en los recursos. 

Como tal, requieren un enfoque integral de todas las esferas del negocio, incluyendo: 

y más. 

Además, los procesos de planificación de recursos pueden complicarse aún más en algunos sectores. 

El sector de las tecnologías de la información es un ejemplo perfecto. Esto se debe a que tiene que enfrentarse a retos adicionales en la planificación de recursos, como salarios dinámicos, diferentes tipos de contratos y numerosos métodos de facturación. 

Por ello, el proceso de planificación de recursos debe afectar no sólo a los profesionales de RRHH y a los directivos que se ocupan de múltiples proyectos a diario, sino también a los responsables de ventas y finanzas. 

Sin embargo, puede hacer que ese proceso sea mucho más sencillo utilizando herramientas designadas como Primetric

¿Cuáles son los diferentes tipos de procesos de planificación de recursos?

En general, hay dos tipos de procesos de planificación de recursos. 

El primero se llama proceso de planificación hipotética de recursos (también conocido como planificación de la demanda). En este tipo de planificación, establecemos qué recursos se necesitan para un proyecto y los asignamos libremente sin ninguna restricción, como ausencias o días festivos. 

Proporciona a los gestores de proyectos un esquema general de los especialistas necesarios para completar el proyecto en un calendario determinado. 

Sin embargo, el objetivo de este plan es determinar una demanda estimada de los servicios y no es adecuado para una planificación precisa. Por eso hay que confrontarlo con la realidad en otro tipo de gestión de recursos. 

Se denomina proceso de planificación de recursos reales. Se utiliza sobre todo para comparar la demanda establecida en el plan hipotético con la disponibilidad real de recursos en la empresa. 

En este punto, el esquema se encuentra con los datos reales, lo que da lugar a un calendario más realista para todo el proyecto. 

¿Por qué es tan importante el proceso de planificación de recursos? Beneficios de la planificación de recursos 

Aunque el proceso de planificación de recursos puede parecer pesado, lo cierto es que tiene algunas ventajas que compensan la cantidad de trabajo que supone. 

Diagrama de planificación de recursos
Las ventajas de la planificación de recursos

Eso es porque dicho plan puede proporcionarle: 

Estimaciones y planes precisos. El 70% de los proyectos no se completan en el plazo previsto de una forma u otra. Un proceso de planificación de recursos puede asignar recursos, evitar que sus operaciones fracasen y mostrarle los riesgos que quiere evitar, todo para garantizar el éxito de sus esfuerzos. 

Uso optimizado de los recursos. ¿Algunos especialistas trabajan horas extras, mientras que otros están en el banquillo? Ya no: con los procesos de planificación de recursos en marcha, puede optimizar el uso de los recursos sin trabajar de más o de menos, gestionando los recursos de manera uniforme independientemente de las circunstancias. También puede comprobar quién está trabajando en qué proyectos y cuándo. 

Previsiones financieras precisas. La rentabilidad del proyecto no debe ser un enigma hasta su final. Con procesos de planificación de recursos combinados con suficientes herramientas de gestión, se puede estimar con precisión el presupuesto de un proyecto y ver si realmente merece la pena. 

Mejor gestión de proyectos. Si trabaja en una empresa de servicios, seguro que tiene más de un proyecto entre manos. Afortunadamente, no tienen por qué estar enmarañados: con procesos de planificación de recursos y la herramienta de gestión adecuada, puede ver exactamente cómo y cuándo se solapan, y puede reaccionar en consecuencia. 

Mayor satisfacción del cliente. Con unos planes precisos, se puede informar al cliente sobre el calendario exacto y, sobre todo, se puede cumplir. ¿Hay algo mejor para un cliente que una empresa que puede entregar un proyecto exactamente según lo previsto? 

Comunicación sin fisuras. Lagestión de la cartera de proyectos suele ser difícil, y tomar las decisiones correctas aún más. Afortunadamente, con los procesos de planificación de recursos puedes detectar rápidamente cualquier problema y discutirlo con otros gestores o partes interesadas. 

Mejora de la moral. A ningún empleado le gusta que le sorprendan con tareas adicionales casi de la noche a la mañana. Afortunadamente, con los procesos de planificación de recursos, pueden planificar su trabajo y ser más productivos. 

Mejor planificación para el futuro. Con el proceso de planificación de recursos, la creación de borradores y la reserva de recursos es un juego de niños. Esto se debe a que puedes ver todas las correlaciones entre los equipos, ver los DM con las personas de las que son responsables y reservar su tiempo en consecuencia. 

Mejora de la gestión de los recursos humanos. El proceso de planificación de recursos puede ser útil para algo más que para crear horarios. Con una herramienta adecuada, puede utilizarla para ver el estado de un determinado desarrollador (contratado, en proceso de incorporación, fuera de la empresa, antiguo), ver el historial de su trabajo, comprobar su carga de trabajo, etc. 

Diagrama de planificación de recursos

Diagrama de planificación de recursos
Diagrama de planificación de recursos

¿Cuáles son los pasos del proceso de planificación de recursos? 

El proceso de planificación de recursos consiste en unos cuantos pasos que hay que repetir al asignar recursos para todos los proyectos futuros. Aunque su nombre puede parecer sencillo, tiene muchos pasos complicados. 

Planificación de recursos paso a paso 

Planificación del proyecto 

Si ha comenzado la gestión del ciclo de vida del proyecto con un análisis en profundidad, la planificación del proyecto debería ser pan comido.

Planificación de proyectos para el proceso de planificación de recursos: objetivos clave

Para completar esta fase de un proceso de planificación de recursos, hay que centrarse en los siguientes objetivos clave:

  • determinar los principales resultados, 
  • dividir un proyecto en fases y determinar los recursos necesarios,
  • Enumerar las tareas básicas con las habilidades requeridas para su realización,
  • realizar una hipotética fase de planificación de recursos determinando la demanda de determinadas habilidades en el proyecto, así como estimando el tiempo que necesitan determinados especialistas para completar sus tareas
  • determinar el margen de beneficio, el tiempo y el presupuesto del proyecto. 
Las etapas y las estimaciones son la base del proceso de planificación de recursos
Estimaciones detalladas en Primetric

Estimaciones detalladas en Primetric

Aunque pueda parecer un proceso engorroso, es sólo el comienzo del proceso de planificación de los recursos del proyecto. Ahora tienes que poner a prueba tu plan de proyecto. 

Si está interesado en un enfoque más práctico de las estimaciones, le invitamos a leer nuestro estudio de caso de Capco. ¡Gracias a Primetric, esta empresa ha alcanzado más del 90% de precisión en sus previsiones! 

Intercambio de información

Para planificar los recursos con éxito, hay que saber qué opciones hay, y para ello hay que tener acceso a información sobre la disponibilidad de recursos. 

Intercambio de información en el proceso de planificación de recursos: objetivos clave

El objetivo del intercambio de información es simple: establecer si la empresa tiene o no los recursos para completar el proyecto, y cómo puede completarse. 

Los objetivos clave de esta fase son:

  • verificar la información sobre la disponibilidad y la capacidad de los especialistas necesarios, 
  • crear un plan de recursos realista basado en la información anterior. 

Muchas guías sobre el proceso de planificación de recursos afirman que la única forma de reunir la información es celebrar numerosas reuniones (por eso esta etapa suele denominarse reuniones de gestión de recursos). 

Aunque estamos de acuerdo en que es una de las formas de lograr ese objetivo, no creemos que sea eficiente: desde nuestro punto de vista, sentarse con decenas de personas tratando de llegar a las mismas conclusiones es, como mínimo, pesado. 

Afortunadamente, las reuniones pueden reducirse al mínimo, gracias a herramientas como Primetric. 

Intercambio de información: factores y elementos

Sin embargo, en la planificación moderna de recursos, las reuniones pueden ser sustituidas a menudo por información recogida automáticamente por herramientas de planificación de recursos, como Primetric. De hecho, pueden dar todos los datos que daría una reunión, incluida la información sobre: 

  • capacidad, 
  • vacantes, 
  • ausencias previstas, 
  • tiempos extras, 
  • costes y salarios, 
  • los días festivos,

y más. 

El proceso de planificación de recursos debe incluir información sobre ausencias y vacaciones
Los días festivos aparecen en Primetric

Al mismo tiempo, estas herramientas no requieren una larga preparación. 

Y lo que es más importante, tampoco sustituyen a las reuniones, que siguen siendo esenciales para encontrar el terreno común de los equipos y los directivos. Por el contrario, proporcionan a los responsables la información que necesitan para maximizar el rendimiento de cada reunión, manteniéndola lo más breve posible. 

Gracias a estas soluciones, los directivos pueden centrarse en lo que es realmente importante: tomar las decisiones correctas.

¿Suena como un sueño? Para muchas empresas que utilizan herramientas de planificación de recursos, esto es una realidad. Lee el caso práctico de Monterail y HSD para descubrir cómo mejoraron la precisión de sus planes. 

Asignación de recursos 

La asignación de recursos consiste en adecuar los empleados disponibles a las etapas de los proyectos en los que deben participar.

Asignación de recursos en el proceso de planificación de recursos: objetivos clave

En esta fase del proceso, deberías:

  • comparar la lista de recursos disponibles con el calendario del proyecto, 
  • asignar personas a las etapas del proyecto, 
  • estimar los costes del trabajo en el proyecto y compararlos con la rentabilidad prevista, 
  • Comprobar de nuevo las asignaciones por si hay ausencias o vacantes. 

Estos son los objetivos clave de esta parte del proceso.

Además, para garantizar la exactitud del proceso, puede utilizar nuestra completa guía de planificación de la capacidad; allí le mostraremos exactamente cómo hacerlo. 

Asignación de recursos: herramientas y funciones útiles

Además, puede utilizar herramientas de planificación de recursos para facilitar todo el proceso. Si tiene Primetric a mano, puede utilizar funciones como: 

  • Calendario, para evaluar su situación actual y ver los especialistas que pueden participar en el proyecto
  • Formulario de asignación en el perfil del empleado, 
  • Asistente de asignación disponible en la página del proyecto.
La ayuda a la asignación apoya los procesos de planificación de recursos.
Asistente de asignación con barra de búsqueda inteligente en la página del proyecto en Primetric

Seguimiento del tiempo

Todos los empleados hacen un seguimiento diario de su tiempo de trabajo, pero ¿hay algo más en esta parte del proceso de planificación de recursos? 

Seguimiento del tiempo en el proceso de planificación de recursos: objetivos clave

Además de introducir las horas trabajadas en el sistema, los objetivos clave de esta etapa del proceso de planificación de recursos son 

  • seguimiento del progreso del proyecto, 
  • garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, 
  • detectar las incoherencias y los retrasos ante los que hay que reaccionar. 
El seguimiento del tiempo puede utilizarse para un análisis en profundidad en el proceso de planificación de recursos
Informe de seguimiento del tiempo en Primetric

Es importante que el seguimiento del tiempo no se trate como una formalidad más que se interpone en el camino hacia un proyecto eficiente. 

De hecho, debería ser una importante fuente de información sobre retrasos, sobretiempos u otras cuestiones que deban abordarse. Un seguimiento adecuado del tiempo puede salvar el proyecto y convertirse en una base para los futuros

Previsión de la planificación futura

El proyecto puede terminar, pero el proceso de planificación de recursos nunca lo hace. 

Tras el cierre de un proyecto, debe utilizar los datos que ha recopilado a lo largo de su duración para crear previsiones y mejorar los proyectos en los que pueda trabajar en el futuro. 

Previsión de la planificación futura en el proceso de planificación de recursos: objetivos clave

En esta fase, debes centrarte en: 

  • predecir la demanda de sus servicios y productos, 
  • determinar los índices de rotación y los problemas de empleo que pueda tener,
  • crear la lista de riesgos y errores que desea evitar en el futuro (si los hubiera).

Sin embargo, incluso con toda esta información a mano, no hay una forma definitiva de predecir el futuro de su empresa, ya que no hay dos negocios iguales. 

Aun así, hay algunas estrategias generales de planificación de la capacidad que debe utilizar para prepararse para lo inesperado: estrategia de retardo, ventaja, coincidencia y ajuste. Las analizamos en detalle en nuestro artículo sobre planificación de la capacidad

Proceso de planificación de recursos - plantilla 

¿Todavía no ha entendido el proceso de planificación de recursos? 

Podemos hacérselo aún más fácil. 

Hemos preparado una plantilla de proceso de planificación de recursos que le ayudará a recorrer todo el ciclo sin pensárselo dos veces. No dude en descargarla.

¿Por qué falla mi proceso de planificación de recursos? Errores comunes 

¿No va todo como usted quería? No hay problema: compruebe si alguno de estos problemas se aplica a su proceso de planificación de recursos y resuélvalo de inmediato. 

Falta de reuniones con los clientes

En ocasiones, simplemente no puede averiguar por sí mismo hacia dónde dirigirse. Póngase en contacto con un cliente para resolver los problemas más acuciantes. Las reuniones deben servir para establecer prioridades y resolver conflictos.

Falta de análisis de datos. 

La recopilación de datos y el seguimiento de los progresos deben plantearse regularmente durante una reunión con los clientes. Solo con estas reuniones se puede encontrar el problema antes de que repercuta en el proyecto.

Falta de una única fuente de conocimiento 

Las finanzas, la disponibilidad, la carga de trabajo de los empleados y sus habilidades, etc., son características que deben tenerse en cuenta durante la asignación de recursos. Ignorarlos o simplemente no tener acceso a ellos puede llevar a repetir errores en las asignaciones en la elaboración del presupuesto. 

No considerar el tiempo libre y los días festivos en la ocupación de las personas. 

Estos eventos reducen el número de horas de trabajo y pueden provocar retrasos si no se incluyen en el plan final del proyecto. En la herramienta adecuada, como Primetric, los días festivos son siempre visibles con antelación. 

La vista del calendario permite un proceso preciso de planificación de recursos
Vista del calendario en Primetric con los días festivos

Diferente comprensión de los indicadores clave

Los indicadores clave, como la utilización o la capacidad, son interpretados de forma diferente por las distintas personas de la empresa. Asegúrese de discutirlos en detalle con todas las partes involucradas, para que todos estén en la misma página. 

Omitir proyectos del embudo de ventas. 

Si trabajas en una empresa de servicios, seguro que tu equipo de ventas tiene algunos proyectos pendientes que están a punto de empezar. Asegúrate de incluirlos en tus planes. 

Sin tener en cuenta los proyectos internos. 

También requieren un cierto esfuerzo por parte de sus empleados y les quitan parte de su tiempo. Asegúrese de que no se conviertan en horas extras. 

Falta de reservas blandas para prever mejor la ocupación. 

Algunos proyectos pueden ser provisionales en el momento de elaborar los planes para un periodo determinado, pero eso no significa que deba omitirlos sin más. Cree reservas blandas, para que no sean una sorpresa para sus directivos. 

¿Por qué los procesos de planificación de recursos son más fáciles con Primetric? 

Como puede ver en la descripción anterior, el proceso de planificación de recursos consta de numerosas etapas que son difíciles de incluir en una sola hoja de cálculo. Por eso te sugerimos que las dejes de lado por completo. 

Sin embargo, también tenemos buenas noticias para usted: en el mundo de las soluciones digitales no tiene que hacer todas estas cosas solo (o peor aún, con todos sus colegas durante las reuniones de todo el día). 

Con el software de planificación de recursos de Primetric, puede automatizar gran parte de este proceso, o incluso combinarlo con otras herramientas para crear una herramienta capaz de gestionar un proceso de planificación de recursos completo en un abrir y cerrar de ojos. 

Reserve una demostración con uno de nuestros asesores o inicie una prueba con nuestra solución para ver lo que podemos hacer por usted. 

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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