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¿Qué son los hitos en la gestión de proyectos?
Un hito en la gestión de proyectos es un punto claramente definido en la duración de un proyecto en el que se mide su progreso y se compara con su objetivo final.
En general, un hito del proyecto se elige para destacar un logro importante en el calendario del proyecto, o una finalización de su parte significativa. Además, también son un buen momento para supervisar las estadísticas del proyecto y resolver los problemas que puedan surgir en los procesos. También pueden servir de información valiosa para los miembros del equipo que deseen planificar mejor las fases del proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre los hitos y...
¿Objetivos?
El objetivo del proyecto es el más general de los términos que vamos a describir en este párrafo. Esto se debe a que definen el objetivo final del proyecto, mientras que los hitos se centran en sus pasos consecutivos.
Por ejemplo, un objetivo final para la empresa de TI sería crear una aplicación funcional. En este caso, los hitos marcarían la creación de diferentes características u otras partes clave del software incluidas en el plan del proyecto.
¿Entregas?
Los entregables están más relacionados con los hitos en la gestión de proyectos que otros términos que hemos definido en esta sección. Esto se debe a que los entregables son el resultado real de completar un hito.
Por ejemplo, si diriges una empresa de TI, un hito puede ser el desarrollo de una determinada función para una aplicación. Los entregables, por otro lado, incluyen todas las partes individuales que se utilizaron para crear esa característica, por ejemplo, el frontend, el backend o el diseño.
¿Tarea?
En la planificación de hitos, una tarea es la unidad más pequeña de todos los términos relacionados con los hitos del proyecto. Esto se debe a que los hitos se dividen en realidad en tareas que son simplemente pasos consecutivos que conducen a la finalización de un hito en su conjunto. En otras palabras, una tarea es generalmente una pequeña acción o conjunto de acciones completadas por los miembros del equipo asignado o del equipo del proyecto.
Por ejemplo, cuando un hito del proyecto es el desarrollo de una determinada característica, y los entregables de esta característica incluyen el frontend, una tarea puede ser la creación de un botón particular.
Ejemplos de hitos del proyecto
Los hitos de un proyecto suelen representar logros críticos en la gestión de proyectos, como:
- fechas de inicio o finalización de las diferentes etapas del proyecto,
- una característica o una parte de un proyecto que está siendo aprobado por el cliente,
- desarrollar las características clave del proyecto,
- reuniones de las partes interesadas,
- entregas o liberaciones importantes.
Sin embargo, los elementos finales de la planificación de hitos pueden ser muy diferentes de los ejemplos incluidos en esa lista; en última instancia, todo depende del tipo de proyecto, su ciclo de vida y sus principales objetivos.
Creación de hitos del proyecto: errores comunes
En el mejor de los casos, nunca se encontrará con ningún contratiempo en la gestión de proyectos y su calendario de proyectos no contendrá ningún error ni un solo hito erróneo del proyecto. Sin embargo, lo mejor es saber cómo son, en caso de que se produzcan tales contratiempos en su proyecto.
Los errores más comunes al crear un plan de proyecto con sus hitos son
- confundir los objetivos, los resultados o las tareas con los hitos del proyecto. Crear un botón para una aplicación no es un hito, y tampoco lo es completar el proyecto. Evite añadir estos puntos clave al calendario del proyecto, ya que pueden inducir a error.
- dependencias de tareas incorrectas. Tanto si trabajas en ágil como en cascada, todos tus entregables y tareas clave están conectados de alguna manera. No identificar estas conexiones puede hacer que los hitos del proyecto sean imposibles de alcanzar.
- sin usar herramientas de programación de proyectos. Son capaces de convertir los datos brutos en diagramas de Gantt y tablas mucho más comprensibles, y son la mejor opción para mejorar el flujo de información en la empresa.
- crear muy pocos o demasiados hitos. El resultado es la creación de calendarios de proyecto demasiado generales o demasiado detallados que (en ambos casos) son difíciles de entender y de desglosar en tareas y entregables. Como resultado, es posible que se pasen por alto algunos hitos clave y no se incluyan en el calendario del proyecto.
- falta de seguimiento. Como todo gestor de proyectos sabe, no hay proyectos que se completen sin cambios en el plan inicial. El seguimiento de todo el proyecto, así como de las fases del mismo con una herramienta de gestión, permite a los ejecutivos comprobar el progreso y reaccionar ante cualquier obstáculo en el camino.
¿Cómo definir los hitos de su proyecto? 5 preguntas que hay que hacerse
De acuerdo, por definición todo parece bastante claro, pero ¿qué pasa si un director de proyecto no está seguro de que los hitos de su proyecto sean correctos?
En ese caso, deberían hacerse estas 5 preguntas:
- ¿El hito del proyecto proporciona al cliente amplia información sobre el esfuerzo del proveedor?
- ¿Indica el hito qué tareas y entregables deben completarse para que el hito se ejecute correctamente?
- ¿Puede el hito actuar como un marcador importante para el calendario o las fases del proyecto?
- ¿Puede utilizarse el hito para evaluar el rendimiento del proyecto?
- ¿Incluye el hito el análisis de riesgos?
Si ha respondido afirmativamente a todas estas preguntas, es probable que su hito sea correcto. Enhorabuena.
¿Por qué son importantes los hitos en la gestión de proyectos?
Los hitos de un proyecto son a veces ignorados por quienes ya están abrumados con las metas, los calendarios y otros objetivos. Sin embargo, los hitos en la gestión de un proyecto proporcionan a los especialistas y a sus gestores valores muy diferentes de los que pueden beneficiarse.
Beneficios para los ejecutivos de nivel C
Aunque los hitos del proyecto pueden parecer una idea que sólo puede interesar a los gestores de proyectos, también pueden ser muy útiles para las PMO, los COO o incluso los CFO. Con estos puntos de control, pueden:
- mejorar sus estimaciones basándose en la planificación del proyecto,
- supervisar el progreso del proyecto sin ahondar en sus detalles,
- encontrar los proyectos que corren riesgo de sufrir retrasos y actuar en función de la información,
- comprobar el presupuesto del proyecto durante el mismo, no sólo al final,
- encontrar los proyectos con mejor rendimiento, así como los que tienen un rendimiento inferior,
- descubrir los puntos débiles del proyecto y mejorarlos en el futuro.
Ventajas para los gestores de proyectos
Los gestores de proyectos son los que trabajan a diario con los hitos del proyecto. Gracias a ellos, estos especialistas pueden:
- detectar cualquier problema y resolverlo antes de que afecte al proyecto en su conjunto,
- gestionar múltiples proyectos sin microgestión,
- controlar los plazos y el progreso de los proyectos,
- apoyar los proyectos cuando sea necesario,
- mantener informados a los interesados y ayudarles a supervisar el calendario del proyecto.
Beneficios para los empleados
Para muchos empleados, los hitos del proyecto pueden parecer un recordatorio inminente de todas las responsabilidades que les esperan. Sin embargo, cuando se gestionan adecuadamente, los hitos del proyecto pueden ayudar al equipo del proyecto:
- supervisar su trabajo en las herramientas de diagrama de Gantt para la gestión de proyectos,
- planificar su trabajo de manera eficiente y trabajar hacia el objetivo elegido,
- prever cualquier obstáculo que pueda aparecer en el flujo de trabajo y discutirlo con los directivos,
- obtener una sensación de logro de su trabajo y mejorar la moral,
- mantener la motivación a lo largo del proyecto que, de otro modo, podría ser bastante monótono.
Ventajas para sus clientes
Por supuesto, el hito correcto del proyecto también puede dar lugar a numerosos beneficios para sus clientes, especialmente los que esperan ver un plan de proyecto perfecto. Por ejemplo:
- ayudarles a controlar el desarrollo de sus proyectos,
- marcan los momentos en los que deben evaluar sus partes posteriores,
- permiten una mejor gestión del presupuesto, ya que los hitos del proyecto suelen estar relacionados con las liquidaciones.
¿Cómo identificar los hitos de un proyecto?
Si ha leído atentamente este artículo, ya sabe qué son los hitos. Pero, ¿cómo saber cuáles son para tu proyecto en particular?
1. Preparar el alcance del proyecto
Casi todos los procesos de gestión de proyectos con la identificación del alcance del proyecto, y el proceso de identificación de los hitos no es una excepción.
Es importante que, en este caso, tenga algo más que un esquema general de todas las actividades. En este punto, también debe definir:
- lista de objetivos y resultados específicos para todo el proyecto y sus fases posteriores,
- una visión general de las tareas y las habilidades necesarias para completarlas,
- coste estimado de todas y cada una de las operaciones incluidas en el proyecto,
- los plazos preferidos para todo el proyecto y sus fases,
- criterios de aceptación,
- limitaciones del proyecto.
Estos detalles crean una completa estructura de desglose del trabajo que sirve de base para los hitos del proyecto.
2. Elija los puntos de control más importantes
Una vez estimados los entregables necesarios para completar cada fase del proyecto, podrá ver claramente cuándo se completan algunas tareas y cuándo comienzan otras. Sin embargo, no todas son relevantes para usted: algunas son más importantes que otras para el éxito del proyecto.
En este punto, no considere ninguna tarea que:
- no tienen ningún impacto en la usabilidad del producto final,
- no hará que se retrasen las fases consecutivas del proyecto,
- no son críticos para el proyecto de ninguna manera,
- no muestran la cantidad de trabajo realizado para completar la etapa del proceso.
A continuación, asigne fechas de inicio y fin a las operaciones que quedan en su lista.
Después, puedes echar un vistazo a nuestros ejemplos de hitos y asignarlos a las acciones y etapas del calendario. No dudes en añadir otras propuestas, si crees que tu proyecto debe centrarse en algo más.
3. Visualizar y comunicar los hitos del proyecto
No basta con elegir los hitos: también hay que asegurarse de que todos los gestores y especialistas del proyecto conozcan su existencia.
Para garantizar que todo el mundo tenga acceso a los hitos del proyecto, recomendamos utilizar herramientas de gestión de la cartera de proyectos que basen sus visualizaciones en diagramas de Gantt y calendarios. Permiten a los gestores de proyectos mostrar la duración del proyecto en el calendario, junto con todos sus detalles - tal y como se muestra en Primetric en la captura de pantalla siguiente.
Es importante destacar que en Primetric también se puede limitar la visibilidad de ciertos detalles del proyecto para asegurar que los datos confinantes sean vistos sólo por los ojos de los gerentes.
Además, las visualizaciones sirven para algunos propósitos igualmente importantes. Con ellas, puedes:
- controlar el tiempo de trabajo registrado por los especialistas,
- ver las etapas que se asignan a las personas,
- navegar por las asignaciones planificadas, reales y en proyecto, así como por los proyectos,
- compruebe los días festivos en las próximas semanas.
Por ello, el uso de herramientas especializadas para la gestión de los hitos del proyecto le proporciona una visión global de sus acciones y mejora sus posibilidades de éxito.
Gestión de los hitos del proyecto: objetivos clave
No basta con elegir los hitos adecuados para el proyecto: también hay que saber cómo mejorarlos y cómo gestionarlos una vez establecidos.
Recomendamos a todos los gestores de proyectos que:
- Minimice el riesgo. Al crear un plan de proyecto, no dé por sentado que todo saldrá como está previsto; deje cierto margen de error. Entonces, anticipe las cosas que pueden salir mal, evite los obstáculos y añada algo de tiempo adicional para los imprevistos. En el peor de los casos, ¡terminará el proyecto antes!
- Gestione la cartera de proyectos en su conjunto. A menos que su empresa sea realmente pequeña, probablemente tenga más de un proyecto entre manos. Utiliza la información de todos ellos para crear un plan compatible con todas tus operaciones.
- Liquide el trabajo en paquetes. No facture a sus clientes cada vez que realice un cambio en el sistema. En su lugar, planifique el trabajo en paquetes y facture a su cliente por un trozo mayor de trabajo.
- Supervisar el progreso de todos los proyectos. A menudo no basta con supervisar un solo proyecto, ya que los problemas en un conjunto de operaciones pueden afectar a otros emprendimientos. Tener una visión general de todos los proyectos puede ayudarte a descubrir los problemas, así como las soluciones, antes de que los asuntos se vuelvan más acuciantes.
Hitos y tesorería: ¿cómo afectan a la elaboración del presupuesto?
No hay proyecto sin presupuesto, y la misma regla se aplica también a los hitos del proyecto.
A menudo se piensa que los hitos tienen que ver con el flujo de trabajo. Sin embargo, el flujo de trabajo está intrínsecamente relacionado con los costes y los beneficios que genera. Cada fase tiene sus costes, tarifas y, por último, ingresos, tal y como se muestra en una estimación de Primetric a continuación.
En muchos casos, los hitos están incluso vinculados:
- tipos de facturación y calendarios (el pago sólo se realiza cuando se completa un hito),
- pago por cada fase (un solo hito o un conjunto de hitos),
- el pago de cada cuota, en su caso.
En consecuencia, los hitos del proyecto pueden -y deben- incluir también requisitos financieros, como los gastos e ingresos previstos, así como los gastos generales. Gracias a esta solución, no sólo pueden servir de base para los calendarios del proyecto, sino también como plan de pagos a efectos contables.
¿Quiere introducir los hitos de los proyectos en su organización?
No hay problema: ¡se puede hacer en un momento!
En primer lugar, consulte nuestros otros artículos sobre gestión de proyectos y conozca:
- factores críticos de éxito del proyecto,
- ciclo de vida del proyecto,
- previsión de la gestión de proyectos,
y, a continuación, ¡simplemente profundice en la práctica y pruebe Primetric ahora mismo!
