.JPG)
Cronograma profesional del proyecto: puntos clave
Después de leer este artículo, deberías ser capaz de:
- defina el calendario del proyecto, sus tipos y elija el que mejor se adapte a su empresa y a su estilo de gestión de proyectos,
- crear el calendario del proyecto desde cero,
- utilizar las mejores prácticas para mejorar el calendario de su proyecto y encontrar errores en los anteriores.
¿Qué es el calendario del proyecto? Definición
El cronograma del proyecto en la gestión de proyectos es un calendario detallado que muestra cómo se relacionan todas las partes de los proyectos en una línea de tiempo del proyecto que resume toda la duración del proyecto, desde el principio hasta el final.
¿Qué elementos deben incluirse en la programación del proyecto?
Para poner las cosas en perspectiva, el cronograma del proyecto contiene y muestra las conexiones entre los diferentes elementos de los proyectos que los gerentes de proyecto deben conocer, tales como
- duración del proyecto y sus etapas consecutivas o incluso tareas,
- los recursos necesarios para completar las tareas y etapas de los proyectos, junto con sus habilidades y capacidad,
- relaciones entre las etapas y sus resultados,
- requisitos del cliente, tanto para la totalidad del proyecto como para sus fases consecutivas,
- hitos del proyecto,
- salarios y costes relacionados con las fases consecutivas del proyecto.
Tipos de calendarios de proyectos
Por supuesto, los calendarios de los proyectos pueden diferir en función de los objetivos que persiguen. Por eso podemos dividirlos en algunas categorías.
Calendarios de proyectos por granularidad
Algunos calendarios de proyectos son más detallados que otros, y hay una buena razón para ello. Dependiendo del público al que vayan dirigidos, estos calendarios pueden mostrarse a los clientes, a los directivos o utilizarse para fines internos de la empresa.
Por ello, los calendarios de los proyectos suelen dividirse en:
- El cronograma maestro del proyecto: una visión muy general de las operaciones incluidas en el proyecto. Resume las tareas cruciales con su duración y las habilidades necesarias para completarlas. Normalmente, los calendarios maestros de los proyectos se entregan a los ejecutivos o a los clientes.
- Cronograma de hitos: un calendario que se centra en los hitos clave del proyecto necesarios para que la operación tenga éxito. Muestra el progreso general del proyecto a los altos cargos y les permite actuar en caso de que algo vaya mal.
- Calendario detallado del proyecto: un calendario detallado que muestra a cada especialista en qué debe trabajar y cuándo. También ayuda a sus responsables a estar al tanto del progreso del proyecto.
Calendarios de proyectos por tipo de diseño
Aun así, incluso el calendario más general del proyecto puede ser engañoso si no se interpreta correctamente. Por eso, los calendarios de los proyectos también pueden dividirse por tipos de diseño utilizados habitualmente en la gestión de proyectos.
Los calendarios de proyectos más populares se muestran en forma de:
- lista de tareas - la lista de cada una de las acciones que deben completarse en el proyecto. Es una función característica de la gestión de la cartera de proyectos de Jira.
- Diagramas de Gantt: líneas de tiempo con las asignaciones asignadas a un determinado proyecto,
- calendarios: las clásicas tablas con las fechas y las etapas que se supone que deben cumplirse en un día determinado.
Por supuesto, la lista no termina aquí: muchas herramientas de programación de proyectos, como Primetric, ofrecen visualizaciones más avanzadas de los calendarios de los proyectos. Por ejemplo, Primetric combina los diagramas de Gantt con un calendario para ofrecer a los gestores una visión global de las asignaciones planificadas, su progreso y los plazos clave, junto con información sobre las vacaciones, el tiempo libre, etc.
¿Cuál es la diferencia entre la planificación y la programación de un proyecto?
Llegados a este punto de nuestras deliberaciones, probablemente tenga en mente una pregunta muy sencilla, pero esencial: ¿no es lo mismo la programación y la planificación del proyecto?
La respuesta a esta pregunta es no, no lo son.
¿Qué es la planificación de proyectos?
La planificación del proyecto se centra en los elementos más teóricos del mismo. Durante el proceso, se eligen los principios fundamentales de una operación determinada. Esto incluye: metodologías, políticas, procedimientos, requisitos y estimaciones muy generales que afectarán al trabajo de los miembros del equipo, pero no especifican sus responsabilidades. No define ni el alcance del proyecto, ni las dependencias de las tareas ni la disponibilidad de recursos.
¿Qué es la programación de proyectos?
La programación de proyectossin embargo, se caracteriza por un enfoque más práctico. En este proceso, los planes se convierten en realidad. En este punto, los gestores de proyectos definen con detalle el alcance del proyecto, lo dividen en etapas y tareas, les asignan equipos de proyecto y crean un calendario detallado que puede ponerse en marcha de inmediato.
¿Quién debería utilizar un calendario de proyectos en su trabajo?
La respuesta a esta pregunta es muy sencilla: toda empresa que se beneficie de la programación del tiempo de sus empleados debería tener siempre a mano un calendario de proyectos.
El plan de proyecto permite a los gestores dividir el proyecto en etapas, especificar los requisitos de cada una de ellas y completar la previsión de recursos (y, en consecuencia, la asignación de recursos) con la mayor precisión posible. Además, les ayuda a supervisar el progreso del proyecto. Como resultado, no se desperdician recursos y el proyecto se entrega en un plazo óptimo.
Por las razones anteriores, la creación de una gestión de horarios es especialmente recomendable para las empresas de TI, las agencias de marketing, los bufetes de abogados o cualquier otra empresa que se ocupe diariamente de las operaciones a largo plazo.
¿Cuáles son las ventajas de crear un calendario de proyectos?
De acuerdo, pero ¿por qué este tipo de empresas deberían siquiera considerar la creación de un calendario de proyectos en primer lugar?
La respuesta a esta pregunta es sencilla: porque un calendario de proyecto puede ser beneficioso tanto para el proyecto como para la empresa.
¿Cómo puede ayudarle un plan de proyecto?
Con él a mano, puedes:
- mejorar la comunicación entre el equipo del proyecto y el cliente y gestionar sus expectativas,
- determinar con precisión la disponibilidad de recursos, estimar el tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto,
- crear un calendario realista para todas las etapas, tareas del proyecto y asignaciones individuales, y optimizar la fuerza de trabajo,
- proporcionar a los especialistas información fiable sobre el trabajo que se espera que realicen en un periodo de tiempo determinado,
- evitar el overbooking, las vacantes u otros errores que puedan perjudicar al proyecto y garantizar que todas las operaciones se realicen a tiempo,
- mostrar al equipo del proyecto cómo se relacionan las tareas y las etapas entre sí y cómo estas relaciones afectan a su trabajo,
- encontrar los errores en la planificación o en la ejecución del plan y reaccionar ante ellos cuando sea necesario.
¿Suena bien? Estamos de acuerdo.
Pero vayamos al grano: ¿cómo se crea un calendario de proyecto en primer lugar?
¿Cómo crear un calendario de proyectos? Guía paso a paso
1. Planificar el proyecto
Ya sabe cuál es la diferencia entre la planificación y la programación de un proyecto, y ahora puede poner en práctica estos conocimientos recién adquiridos.
En la fase de planificación de un proyecto, el director del mismo debe preparar todos los procesos y la información básica del proyecto. Eso incluye: metodologías, políticas, procedimientos, requisitos y estimaciones muy generales que servirán de base para la ruta crítica de su proyecto. Cree un documento que reúna toda esa información y compártalo con otras partes interesadas, incluidos sus compañeros de equipo, otros directores de proyecto (si es necesario) y las partes interesadas críticas.
2. Crear una jerarquía de actividades del proyecto
Ya conoces el objetivo principal de tu proyecto y tienes un esquema de la ruta crítica que te lleva a él. Ahora es el momento de averiguar qué operación puede ayudarte a alcanzar ese objetivo y elaborar una estructura de desglose del trabajo.
¿Cómo debería ser la jerarquía?
Para ello, divide el proyecto en unidades más pequeñas desde la ciudad de arriba. Deberías hacerlo:
- dividir el proyecto en etapas y definir sus hitos,
- dividir las etapas en operaciones o tareas (según el nivel de granularidad que se pretenda),
- dividir las tareas u operaciones en asignaciones individuales.
Una vez hecho esto, sabrá exactamente qué hay que hacer y quién debe hacerlo; en otras palabras, su ruta crítica será ahora mucho más detallada. Presta mucha atención al proceso: ¡la estructura de desglose del trabajo afectará a todo el plan al final!
3. Definir las dependencias
Ningún proyecto puede considerarse completo si sólo se ha entregado correctamente su último elemento. Por eso, antes de convertir tu jerarquía en un calendario, tienes que averiguar dónde están las tareas dependientes -y cómo puedes gestionar esas dependencias de tareas sin destruir tu ruta crítica-.
Dependencias de las tareas paso a paso
Analiza la estructura de desglose del trabajo, la lista de tareas y todas las conexiones entre las diferentes actividades y evalúa el riesgo que conlleva. Si es posible, piensa en las soluciones que puedes introducir en el proyecto para evitar que se den los peores escenarios. También puedes intentar separar las tareas en la medida de lo posible, ya que así se reducirán las posibilidades de que las cosas se desvíen.
Además, utilice los diagramas de Gantt o el software de programación para facilitar las cosas, o pida consejo a otros gestores de proyectos si tiene algún problema.
Al final de este paso, secuencie las tareas en función de sus dependencias y cree un primer borrador del cronograma del proyecto: debería mostrarle el orden en que deben realizarse las acciones consecutivas.
4. Estimar los recursos necesarios para la programación del proyecto
Ahora ya sabe qué debe ocurrir y en qué orden. Si ha hablado de los plazos con su cliente, también debería saber aproximadamente cuándo debe empezar y terminar el proyecto. Por lo tanto, tiene toda la información que necesita para iniciar un proceso de planificación de recursos.
¿Cómo gestionar el proceso de programación?
Para cada tarea o etapa de su proyecto, evalúe el número de horas que necesitará cada tipo de especialista para completar la operación. A continuación, comprueba la disponibilidad de los empleados de tu empresa y calcula su capacidad (utiliza las herramientas de planificación de la capacidad o un software de programación de proyectos para evitar errores). Una vez hecho esto, cree proyectos de asignación.
5. Confirmar y ampliar el calendario del proyecto
Después de crear un borrador del calendario del proyecto, hay que ver cómo se ajusta a la realidad. También debes estar atento a cualquier problema que pueda afectar a tus tareas específicas y a un calendario en su conjunto: ahorrarás muchos problemas a todos y cada uno de los miembros del equipo.
¿Cómo mejorar la programación del proyecto?
Para ello:
- Confirme si su proyecto de asignación puede completarse. Asegúrese de que los especialistas que ha elegido para el trabajo tienen capacidad para hacerlo (¡y que no tienen previsto irse de vacaciones en mitad del proyecto!),
- asignar fechas de inicio y finalización definitivas a cada etapa o tarea,
- incluya en sus planes las fiestas nacionales y otros acontecimientos que afecten a la capacidad,
- asegúrese de que no hay vacantes que puedan interferir con su proyecto,
- nivele sus recursos cuando sea necesario.
Una vez hecho esto, debería tener un programa de proyecto preciso que puede poner en marcha.
6. Controlar y ajustar el calendario del proyecto
Por supuesto, el trabajo no termina cuando el calendario del proyecto está disponible en el sistema. Mientras el proyecto continúe, debes supervisar su progreso y resolver los problemas que puedan surgir.
¿Cómo controlar el calendario del proyecto y gestionar el cronograma?
Naturalmente, no tiene que hacerlo preguntando a todos y cada uno de los especialistas sobre su progreso. Si su empresa ya hace un seguimiento de sus horas para determinadas tareas, puede utilizar la información tanto para comprobar el estado del proyecto como para calcular los costes que generan las horas de trabajo. Así es como se ve en Primetric:
¿Puede un software de programación de proyectos ayudarme a hacer todo eso?
La respuesta es: ¡claro que sí!
Seamos sinceros: las empresas de servicios profesionales rara vez tienen un solo proyecto entre manos. Se enfrentan a diario a un diagrama de Gantt, a un plan de proyecto y a las dependencias de las tareas. Aun así, gestionarlos todos en Excel es sencillamente imposible sin cometer graves errores en la gestión de proyectos - por eso la mayoría de las empresas de TI utilizan herramientas avanzadas para la gestión de la cartera de proyectos, como Primetric.
¿Qué puede hacer Primetric por usted?
Con Primetric, puede:
- Redactar, editar y verificar un camino crítico de su proyecto utilizando un software de programación,
- crear estimaciones de tiempo y presupuesto para todo el proyecto y todas sus fases,
- encontrar el miembro de la tarea adecuado para su proyecto utilizando el módulo de gestión de habilidades (¡también puede integrarlo con la gestión de recursos de Jira!),
- calcule la capacidad de los recursos que tiene previsto utilizar para el proyecto en nuestras herramientas de programación,
- redactar asignaciones provisionales y ver si sus hipótesis son correctas sin afectar a otros proyectos activos,
- ver todos los días libres y festivos que pueden afectar al calendario de su proyecto,
- crear un calendario de proyectos preciso con asignaciones, presupuestos y mucho más.
Además, Primetric también ofrece una variedad de otras herramientas que podrían ayudarle con el proceso de programación en sí, así como con su equipo de proyecto. Esto incluye: gestión de habilidades y recursos, contabilidad del proyecto, hojas de tiempo y seguimiento del tiempo, y más.
Creación de un calendario de proyecto: buenas prácticas
¿Y si ya tiene un calendario de proyecto, pero aún se pregunta qué podría hacer para mejorarlo? ¿O tal vez sólo quiere mejorar la gestión de su proyecto en general?
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo.
Perfeccionar la programación del proyecto: consejos prácticos
- Obtenga la máxima cantidad de información de los clientes. Defina no sólo el alcance general del proyecto, sino también todos los detalles que puedan afectar a su aspecto final. La gestión del proyecto será mucho más fácil si lo haces.
- Confíe en la experiencia de los expertos. Si no está seguro de la duración de un proyecto en todas sus partes, o de los recursos que requiere, no tema pedir la opinión de otras personas de su organización.
- Concéntrese en identificar las tareas. Analice el alcance del proyecto, pida la opinión de otros expertos y asegúrese de que no falte ninguna operación, ya que más adelante puede resultar perjudicial para todo el proyecto. No te olvides también de las tareas dependientes.
- Haz planes realistas. En la gestión de proyectos, a todos nos gusta pensar que una determinada tarea puede completarse en cuestión de horas. Sin embargo, eso no es necesariamente la verdad. Consulta a los expertos en organización o a los responsables de la tarea para que tus previsiones sean reales.
- Tenga en cuenta los riesgos. Todos los proyectos tienen algunas cuestiones críticas que tienen muchas posibilidades de salir mal. No los subestimes; en cambio, prepárate para los problemas que puedan causar y añade algo de tiempo adicional al calendario del proyecto, por si acaso.
- Supervisar el proyecto y su alcance. El calendario del proyecto no es algo que permanezca invariable durante toda la duración del mismo. A veces los clientes cambian de opinión; a veces las tareas menores se convierten en retos importantes. Si surge algún problema, hay que estar preparado para detectarlo enseguida y actuar en consecuencia.
- Permitir la flotación de las actividades. Algunas tareas se terminarán antes, mientras que otras se retrasarán. Deje un margen de maniobra para estas situaciones: ¡son inevitables! Si no puedes hacerlo en Excel, te recomendamos que utilices un diagrama de Gantt para ello.
¿Quiere convertirse en un maestro de la programación y la gestión de proyectos?
Bien: tenemos algunas fuentes que le ayudarán a profundizar en el tema.
No dude en leer nuestros artículos sobre:
- previsión de recursos para la gestión de proyectos: perfecto para estimar los recursos en el calendario del proyecto,
- proceso de gestión de la carga de trabajo que le ayudará a optimizar sus planes,
- programación de proyectos y sus técnicas para facilitar las cosas,
- factores críticos para el éxito del proyecto que debe tener en cuenta al preparar su calendario,
- proceso perfecto de planificación de recursos que puede utilizar en su proyecto,
- software de control de proyectos que puede utilizar para supervisar su progreso.
O, si ya se ha decidido, reserve una demostración o inicie una prueba con Primetric.
