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Gestión del alcance de los proyectos - puntos clave
Después de leer este artículo, deberías ser capaz de:
- definir el alcance del proyecto y todos sus elementos,
- siga todos los pasos consecutivos en el proceso de creación de un alcance de proyecto y cree un documento de este tipo para sus propios proyectos,
- gestionar el proceso mientras evoluciona más adelante.
¿Qué es el alcance de un proyecto? Definición
El alcance del proyecto es un esquema de todas las actividades necesarias para completar un proyecto. Suele incluir todas las tareas, los recursos, los plazos del proyecto, los resultados y los límites generales. También especifica las principales partes interesadas y otros responsables de sus partes consecutivas. El archivo que incluye toda la información se denomina declaración de alcance o documento de alcance del proyecto.
¿Qué incluye una declaración de alcance?
En general, la declaración de alcance debe incluir:
- objetivos del proyecto, incluidos los principales requisitos y criterios de aceptación,
- los resultados del proyecto y los principales hitos del mismo,
- las exclusiones y limitaciones que se aplican al proyecto o a sus partes. Eso incluye las cosas que no puede hacer el proveedor: ¡el cliente no es el único que puede limitar el proyecto!
- Ideas iniciales: hipótesis generales que sirven de base al proyecto. Deben proporcionar al equipo del proyecto una mejor comprensión de sus objetivos.
En consecuencia, el alcance ayuda a organizar el proceso de gestión y sus elementos, como los hitos, los recursos y la planificación del proyecto.
¿Por qué es tan importante la declaración del alcance del proyecto?
Es fácil suponer que la declaración del alcance del proyecto es otro documento inútil que abarrota la mesa del director del proyecto. Sin embargo, esta afirmación no podría estar más lejos de la realidad.
La declaración de alcance es la columna vertebral del éxito del proyecto y garantiza que la empresa tiene realmente lo necesario para impresionar al cliente. Por ejemplo, da a los gestores de proyectos una idea:
- si el proyecto puede completarse en una empresa determinada en general,
- cómo sería la hoja de ruta del proyecto, y qué recursos se necesitan para completarlo a tiempo,
- cuáles son los requisitos y las limitaciones del cliente,
- lo que no debe incluirse en un proyecto, independientemente de su evolución,
- que son las partes interesadas de ambos lados del esfuerzo.
Como resultado, el documento de alcance del proyecto le ayuda a crear un mejor calendario del proyecto, evitar la expansión ilimitada de las responsabilidades y comunicarse claramente con el cliente desde el primer día.
¿Cómo definir el alcance del proyecto? Guía paso a paso
Aunque la idea del alcance de un proyecto puede parecer sencilla, contiene numerosos factores clave que no pueden pasarse por alto, especialmente en la gestión de proyectos. Por eso, definir el alcance del trabajo, los objetivos del proyecto, los requisitos del proyecto y las metas del proyecto puede no ser la tarea más sencilla. Veamos cómo crear una declaración del alcance del proyecto sin omitirlos.
1. Definir el objetivo principal del proyecto
El objetivo del proyecto en la gestión del mismo debe resumir brevemente el resultado final del proyecto. Normalmente puede describirse en una sola frase, por ejemplo El objetivo de este proyecto es crear un sitio web para X empresa. Este objetivo permanecerá inalterado independientemente de las circunstancias.
2. Definir los requisitos y las limitaciones del proyecto
Después de elegir el objetivo principal, intente dividir el proyecto en piezas más pequeñas: etapas, tareas o hitos del proyecto que garanticen el éxito de toda la operación. Si es posible, evalúe cuánto tiempo se necesita para completar cada una de esas etapas: esa estimación será útil más tarde para el proceso de planificación de recursos.
A continuación, discuta el ciclo de vida del proyecto propuesto con las partes interesadas en la empresa y defina sus requisitos para cada una de las piezas más pequeñas. Céntrese tanto en las ideas generales como en los pequeños detalles que pueden afectar al proyecto. Por ejemplo, discute las características que deben incluirse en la solución, las medidas de seguridad, las tecnologías y el presupuesto.
Una vez hecho esto, pase a la parte del proyecto que el cliente no desea ver o experimentar en su ciclo de vida. Eso suele incluir: exceso de presupuesto, limitaciones de tiempo, tecnologías o características redundantes.
3. Definir los principales resultados
Una vez que haya determinado lo que hay que hacer y lo que hay que evitar, puede intentar colocar todas las operaciones del proyecto en el calendario e identificar sus dependencias, todo ello teniendo en cuenta la duración de las fases consecutivas del proyecto.
En este punto, también debe tratar de predecir los riesgos de retraso en las diferentes entregas. Si es posible, intente programar algo más de tiempo para las tareas que puedan ser difíciles de completar: ahorrará muchas decepciones a sus clientes.
4. Preparar un plan de recursos
Utilizando la información que ha reunido en un paso anterior, ahora puede asignar personas al proyecto. Al hacerlo, se asegurará de que su empresa tiene realmente lo que se necesita para completar la operación a tiempo, y ayudará a su equipo de proyecto a gestionar su parte del proyecto presentándoles una declaración del trabajo a realizar.
Sin embargo, no recomendamos la planificación de recursos en Jira, ya que la herramienta no proporciona ni a los gestores de proyectos ni a los miembros del equipo una visión más amplia. La mejor manera de prever los recursos es crear asignaciones en un diagrama de Gantt que permita arrastrar y soltar cada asignación, tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla de Primetric.
5. Confirmar el alcance de un proyecto y crear criterios de aceptación
Una vez que haya terminado de analizar el proyecto a efectos internos, puede volver a dirigirse al cliente con sus conclusiones para que acepte el esquema que ha creado. Confirme que el alcance de un proyecto incluye todos los requisitos y detalles que el cliente quiere incluir en el proyecto. Por último, determina lo que realmente necesita para aceptar el trabajo al final del proyecto e incluye esa información en el párrafo final del documento.
Ejemplo y plantilla del alcance del proyecto
Basta de teoría: es hora de pasar a la parte práctica de la gestión del alcance.
En general, un alcance del proyecto es un documento de Microsoft Word que se parece mucho a un ensayo típico. Está dividido en varias secciones que describen los factores clave necesarios para que la empresa tenga éxito. Aquí tienes un ejemplo de definición del alcance del proyecto que puedes utilizar después como plantilla para tus propias operaciones y gestión de proyectos.
Introducción
El proyecto X encargado por El Cliente Nombre de la Empresa representado por El Nombre del Gestor se lleva a cabo con el fin de crear un sitio web dedicado con una tienda para la Tienda Online del Cliente.
Alcance del proyecto principal
El objetivo principal de este proyecto es crear un sitio web totalmente funcional con una tienda online capaz de soportar un amplio tráfico. La operación incluirá:
- investigar los sitios web de la competencia y presentar al cliente los resultados,
- creando tanto el front como el back end del sitio web,
- diseñar el sitio web utilizando las mejores prácticas de UX/UI,
- aplicar los últimos protocolos de seguridad en el sitio web,
- preparar los medios técnicos necesarios y poner en marcha el sitio web.
Todas estas actividades serán supervisadas por nuestro gerente en representación de The Best Company.
El proyecto no debería durar más de 6 meses y debería estar terminado a finales de diciembre de 2023.
Resultados del proyecto
Basándonos en el alcance del proyecto, hemos determinado que los principales resultados del proyecto incluirán
- el informe con los resultados del análisis de la competencia entregado al cliente Nombre de la empresa en un plazo de 7 días desde el inicio del proyecto,
- backend para el sitio web, creado en 3 meses tras la aceptación de los resultados del informe,
- frontend para el sitio web, creado 3 meses después de la aceptación de los resultados del informe...
Exclusiones del proyecto
El proyecto no incluirá el mantenimiento de los sitios web ni ninguna otra actualización de su código.
Limitaciones del proyecto
El proyecto puede incluir algunos cambios en el alcance, siempre que no afecten a su objetivo principal. El proyecto no debe superar en ningún caso el presupuesto del proyecto.
Criterios de aceptación del proyecto
El Gerente Nombre que representa al Cliente Nombre de la empresa sólo revisará y aceptará el proyecto si se le proporciona:
- un dato de acceso al sitio web,
- un sitio web totalmente funcional con todas las características especificadas anteriormente,
- certificados de seguridad,
- información sobre el mantenimiento y las suscripciones necesarias para el buen funcionamiento del sitio web.
¿Puede cambiar el alcance del proyecto más adelante?
La gestión del alcance del proyecto no termina cuando se envía el alcance del proyecto a todos los miembros del equipo y a otras partes interesadas clave incluidas en el proyecto. Aunque el alcance del proyecto debe ser lo más cercano posible al calendario final del proyecto, no se puede negar que en algunos casos puede cambiar, y es entonces cuando se produce un "scope creep".
¿Qué es el "scope creep"?
El deslizamiento del alcance se produce cuando los entregables, las tareas o los requisitos cambian cuando el proyecto está en marcha. Por ejemplo, cada vez que una parte interesada anuncia que ha olvidado añadir una característica al proyecto, el alcance se desliza un poco en la dirección equivocada. Esto suele ser una parte inevitable tanto de la gestión de proyectos como de la gestión del alcance del proyecto en su conjunto.
Por desgracia, el desvío del alcance puede ser muy perjudicial para el proyecto, ya que suele provocar sus retrasos y desorganizar el trabajo en su conjunto. Por tanto, hay que evitarlo a toda costa, sobre todo entrevistando a las partes interesadas en la medida de lo posible y discutiendo con ellas hasta el más mínimo detalle del proyecto.
Sin embargo, si cree que falta algo en el alcance de su proyecto, intente dejar cierto margen de error al hacer las asignaciones, lo que también forma parte de la gestión del alcance. De este modo, te asegurarás de que tu equipo tenga tiempo suficiente para actuar cuando surja un nuevo problema.
¿Cómo tener éxito en la gestión del alcance del proyecto?
El alcance del proyecto es un documento crítico que tiene un impacto significativo en todo el proyecto. Cualquier error que se cometa durante su creación puede repercutir en el éxito de sus operaciones. He aquí cómo evitarlos.
- Identifique los entregables y las dependencias que puedan poner en riesgo su proyecto. Esto se aplica tanto a las operaciones que simplemente pueden durar más tiempo, como a las que pueden ampliarse a medida que su equipo profundiza en sus detalles.
- Céntrese en el cliente. Intente extraer toda la información que pueda de los interesados; haga preguntas y discuta las tareas en detalle siempre que sea posible. Intenta no omitir ningún asunto mientras lo haces.
- Consiga la aprobación de sus ideas. Antes de empezar a trabajar, revise el alcance del proyecto con el cliente y asegúrese de que entiende sus implicaciones. Cualquier duda debe ser respondida con más preguntas.
- Determina cómo afectarán los cambios al proyecto. Si crees que las cosas pueden torcerse, comprueba cómo afectarán los cambios al estado del proyecto. Intenta prepararte para este escenario: haz un margen de error o encuentra a alguien que pueda ayudar a los miembros de tu equipo a completar sus entregas a tiempo.
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