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¿Qué es la previsión de recursos en la gestión de proyectos?
Por definición, la previsión de recursos consiste en predecir la demanda de las distintas métricas del proyecto y las habilidades que requieren durante un periodo de tiempo determinado, normalmente un mes, un trimestre, un año o simplemente la duración de un proyecto.
En la gestión de proyectos, estas métricas suelen incluir:
- recursos humanos (empleados, contratistas, etc.),
- equipos (ordenadores, dispositivos adicionales, software, etc.),
- espacio, es decir, en la oficina,
- cualquier otro factor físico o no necesario para completar el proyecto.
En general, la previsión de recursos se realiza con herramientas específicas como Primetric.
Sin embargo, en numerosos casos de empresas de servicios, la previsión de recursos suele referirse a la previsión de los recursos humanos exclusivamente, ya que no se requieren otros factores para el proyecto o son pocos. Además, los recursos humanos constituyen la mayor parte de los costes e ingresos de la empresa. Por ello, su previsión está directamente relacionada con las previsiones financieras.
Esto suele aplicarse a la informática, el marketing o cualquier otro negocio basado en la prestación de servicios. En este artículo, nos centraremos en ese enfoque, ya que es el más popular en los negocios modernos.
Previsión de recursos frente a otros procesos
Además, la previsión de recursos también tiene un gran impacto en otros procesos de la empresa. Entre ellos se encuentran:
- procesos de planificación de recursos en Jira,
- ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales,
- previsión de la gestión de proyectos,
- estimación de costes.
Por lo tanto, la previsión de recursos tiene que ser precisa para no provocar errores también en otros procesos.
¿Qué se puede conseguir con la previsión de recursos?
El principal objetivo de la previsión de recursos en la gestión de proyectos es estimar con precisión el número de especialistas necesarios para completar un proyecto, así como las habilidades que deben tener para completar las tareas asignadas.
Sin embargo, la creación de predicciones precisas no es el único beneficio de las previsiones de recursos. También pueden:
- reducir los costes del proyecto. Los empleados (o, más concretamente, sus salarios) representan la mayor parte de los costes de toda empresa. La previsión de recursos reduce los bancos y los tiempos extra, lo que supone un enorme aumento de la rentabilidad.
- mejorar la gestión de la cartera de proyectos. Ninguna de las empresas de servicios gestiona un solo proyecto a la vez. Por ello, necesitan predecir la demanda de recursos y hacer malabarismos con ellos para completar los proyectos en el plazo previsto. La previsión de recursos puede ayudarles a conseguirlo.
- maximizar la utilización de los recursos. Con numerosos esfuerzos a mano, a veces es difícil asegurarse de que el rendimiento de todos se maximiza. Con las previsiones de recursos, puedes ver tanto a los empleados con exceso de trabajo como a los que no lo tienen y optimizar la plantilla.
- evitar cuellos de botella en la organización. Los bancos y los excesos de tiempo no son los únicos retos que pueden verse en las previsiones de recursos: las vacantes pueden ser igualmente amenazantes para cualquier proyecto. Afortunadamente, si realizas la previsión de recursos con regularidad, podrás detectarlos antes de que afecten a tus proyectos.
- mejorar la moral de los empleados. Los empleados con exceso de trabajo, así como los que tienen poco que hacer, pueden sufrir de estrés o de simple enfado por la situación en la que se encuentran. Sin embargo, una carga de trabajo razonable basada en una previsión de recursos precisa, puede mejorar su experiencia y afectar positivamente a toda la organización. También puede ayudar a los empleados a planificar mejor su trabajo, ya que pueden ver exactamente en qué tareas van a trabajar en el futuro.
¿Cómo prever los recursos? Guía paso a paso
La importancia de la previsión de recursos es innegable. Afortunadamente, el proceso puede completarse en unos sencillos pasos.
1. Estime el cambio en la demanda.
En primer lugar, saque su bola de cristal del armario e intente adivinar lo que puede deparar el futuro.
Por supuesto, ¡no lo hagas en tu negocio!
Para estimar la demanda de su trabajo en el futuro, utilice uno de los siguientes métodos:
Técnicas de previsión de recursos
Por supuesto, esto es sólo un proceso base que puede ajustarse con diversas técnicas de previsión de recursos. Éstas pueden ayudarle a reflejar la situación exacta de su empresa, al tiempo que se aseguran de que sus predicciones son precisas.
Las técnicas de previsión de recursos más comunes son:
La técnica Delphi
Se trata de una técnica de previsión de recursos perfecta para quienes deseen recabar las opiniones de todas las partes implicadas.
Cuando hay que crear una previsión de recursos, se envía una encuesta a todos los directivos que necesitan la previsión para planificar su trabajo. A continuación, proponen su propio diseño del plan y discuten las propuestas conjuntamente para elegir la mejor o hacer los ajustes necesarios. Como resultado, crean una previsión de recursos aprobada por los representantes de todos los departamentos implicados.
Análisis de tendencias
Esta técnica de previsión de recursos es muy sencilla para aquellas empresas que ya recogen los datos sobre su demanda de recursos y sus ventas.
El análisis de tendencias se centra en los datos históricos. Los analiza para encontrar patrones y tendencias generales que probablemente se repitan en el futuro, como la tasa de crecimiento, los picos de ventas o la estacionalidad. A continuación, las tendencias descubiertas se aplican a un periodo posterior, lo que permite crear previsiones de recursos precisas.
Series temporales
El análisis de las series temporales para la previsión de recursos es una versión algo más detallada del análisis de tendencias.
En esta técnica, los datos históricos se separan en varios indicadores de rendimiento empresarial, como la tasa de ventas, la rentabilidad, el crecimiento, la capacidad utilizada, etc., en función de las necesidades de la empresa en cuestión. A continuación, los cambios en estos indicadores se aplican a los datos actuales para crear una estimación para el futuro.
Análisis de ratios
El análisis de ratios se centra sobre todo en la utilización de los recursos y, como tal, es uno de los métodos más precisos de previsión de recursos.
En esta técnica, la utilización de los recursos está directamente relacionada con otras variables, como los índices de ventas, y la productividad permanece constante independientemente de las circunstancias. Por lo tanto, esta técnica está diseñada para utilizar otros indicadores más predecibles, para predecir la demanda de recursos.
2. Identificar el alcance del proyecto.
El segundo paso de la previsión de recursos puede parecer obvio, pero es, de hecho, la columna vertebral del proceso. Se trata de identificar el alcance del proyecto.
Para prever con éxito los recursos, eche un vistazo a todos sus proyectos, tanto los que están en curso como los que están a punto de empezar. A continuación, para cada proyecto, identifique las tareas que deben completarse en un periodo de tiempo para el que desea crear una previsión. Defina las habilidades que sus empleados necesitarán para trabajar en estas operaciones.
3. Estimar el tiempo necesario para realizar determinadas operaciones.
Una vez identificadas las habilidades necesarias para trabajar en los proyectos, ahora debe calcular el tiempo aproximado que necesita cada habilidad para completar las siguientes fases del proyecto en un periodo determinado. Es importante que lo haga para cada fase del proyecto que su empresa espera completar durante el periodo previsto.
El resultado para un proyecto concreto debería ser el siguiente:
4. Cree borradores de asignaciones para sus proyectos.
Una vez establecidos los cálculos, puede empezar a asignar personas a las fases de los proyectos.
Por supuesto, es probable que no tenga éxito en el primer intento. Para evitar que los planes incorrectos salgan a la luz, puede utilizar borradores de asignaciones y cambiarlos cuando crea que necesitan algunos ajustes. De este modo, puedes probar numerosos escenarios a la vez y elegir los mejores.
5. Resuelve los problemas que puedas identificar.
A veces, los borradores de las asignaciones le darán una idea de los problemas que pueden afectar a sus previsiones de recursos. Estos problemas suelen incluir:
- sobreventa,
- vacantes,
- empleados en el banquillo,
- plazos poco realistas.
Gracias a las previsiones de recursos, puede reaccionar ante estos problemas antes de que afecten a sus proyectos. Es el momento adecuado para tomar medidas y añadir más personas al proyecto, contratar nuevos especialistas o adquirir nuevos proyectos en los que puedan trabajar los empleados en el banquillo.
Previsión de recursos: errores comunes
Una vez que ha aprendido cómo es un proceso de previsión de recursos adecuado, probablemente se pregunte qué puede tener un impacto negativo en él. En ese caso, hay que tener en cuenta algunas cosas:
- falta de herramientas de programación de proyectos. Con numerosos proyectos y decenas de personas a bordo, es imposible crear una previsión de recursos precisa en un trozo de papel. Un software avanzado puede reunir la información necesaria para el proceso y, con un poco de ayuda de los responsables, convertirla en planes transparentes y visibles para toda la organización. Así es como funciona Primetric.
- previsión incorrecta de la demanda. Entendemos que en las empresas de servicios puede aparecer un nuevo cliente de la nada. Sin embargo, no sólo hay que firmar un acuerdo con él, sino que también hay que ajustar las previsiones a este cambio. De lo contrario, se enfrentará a predicciones incorrectas a diario.
- inconsistencias financieras. Cada proyecto tiene un presupuesto que necesita pagar los salarios, las herramientas, etc. Por eso también debes incluir las finanzas en tus previsiones de recursos. De lo contrario, ¡puedes despertarte un día con una enorme deuda en la cuenta de la empresa!
¿Cómo mejorar la previsión de recursos en mi empresa?
Buena pregunta. Afortunadamente, hay algunas cosas que puede hacer para que la precisión de sus previsiones de recursos sea mejor que nunca. Estas cosas incluyen:
- análisis de riesgos. Todo proyecto tiene sus virtudes, así como sus vulnerabilidades. Identifíquelos para prepararse para el peor de los casos, y evitar que ocurra.
- alcance exacto del proyecto. Este consejo puede parecer trivial, pero un alcance incorrecto del proyecto es a menudo causa de retrasos derivados de la falta de habilidades necesarias para que el proyecto siga adelante. Concéntrese en las conversaciones con el cliente para evitar ese problema.
- aprender de los proyectos anteriores. Si su empresa lleva algún tiempo en el mercado, probablemente tenga algunos proyectos similares que haya realizado en el pasado. Utilízalos para predecir los riesgos y mejorar los procesos que fueron imperfectos la última vez.
- analizar el trabajo que ya está en marcha. Los proyectos existentes tienen un gran impacto en la previsión de recursos. Analízalos para identificar los retrasos o los especialistas que están a punto de quedarse en el banquillo, y utiliza la información en tu favor.
- realizar planificación de la capacidad. Conocer la cantidad de trabajo que se espera que realicen sus empleados le ayudará a planificar nuevos proyectos y a mejorar los existentes.
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