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¿Qué es un plan de gestión de recursos?
Un plan de gestión de recursos (o simplemente un plan de recursos en la gestión de proyectos) puede definirse como un punto de referencia y una guía para los gestores. Contiene información que les permite asignar, gestionar y supervisar con éxito y precisión los recursos que utilizan para alcanzar su objetivo.
¿Por qué es importante un plan de gestión de recursos para la gestión de proyectos?
Método a prueba de errores
En primer lugar, un plan de gestión de recursos ayuda a evitar numerosos errores, tanto en las estimaciones como en los calendarios reales.
Permite a los gestores de proyectos ver a sus especialistas y su disponibilidad tal y como son realmente, en lugar de hacer conjeturas. Por eso los planes de gestión de recursos dan lugar a supuestos mucho más precisos.
Carga de trabajo bien gestionada
Los planes de gestión de recursos también pueden ayudar a los responsables a detectar a los empleados con exceso de trabajo o en el banquillo.
Como resultado, el departamento de ventas puede centrarse en la búsqueda de proyectos adicionales para aquellos que se encuentran sin tareas que realizar, mientras que RRHH puede ver qué especialistas deben ser contratados para apoyar a los que tienen demasiadas responsabilidades.
Mejora de los beneficios
El plan de gestión de recursos se centra en maximizar el rendimiento de cada hora de trabajo de cada empleado, y para las empresas de servicios, estas horas son la principal fuente de ingresos.
Como resultado, con un plan de recursos en marcha, las empresas pueden planificar mejor su trabajo y encontrar algo de espacio para proyectos adicionales (y muy rentables).
¿Qué debe incluir en su plan de gestión de recursos?
En el caso más típico, el plan de gestión de recursos debe incluir la información sobre:
- Recursos: personas, maquinaria, tecnologías, programas, etc. necesarios y su disponibilidad,
- Plazos: proyectos, sus etapas, tareas particulares,
- Supuestos y limitaciones: disponibilidad, compromisos, calendario, costes máximos y margen mínimo, alcance de los proyectos, cosas que hay que evitar, ritmo de trabajo, cualquier otro factor específico del proyecto o de la empresa.
- Funciones y responsabilidades: gestores, responsables, líderes, niveles de acceso, etc.
5 pasos para crear un plan de gestión de recursos exitoso
En su esencia, un plan de gestión de recursos es muy sencillo. En general, consiste en:
- Planificación del proyecto.
- Intercambiar la información sobre los recursos.
- Seguimiento y control del tiempo.
- Previsión.
- Actualización del plan de recursos.
Pero, ¿cómo se traduce ese breve esquema en el trabajo real?
¿Cómo crear un plan de gestión de recursos? Guía paso a paso con ejemplos
Los pasos consecutivos de un plan de gestión de recursos requieren mucha más reflexión y, sobre todo, trabajo, de lo que indican sus breves nombres. Veamos qué significan realmente.
Planificación del proyecto
La planificación del proyecto es sin duda la parte más compleja de un plan de gestión de recursos.
En esta etapa, es necesario:
- definir el alcance del trabajo,
- determinar los recursos necesarios para el proyecto,
- estimar el tiempo necesario para completar cada tarea o cada etapa del proyecto,
- crear un borrador del calendario de todo el proyecto.
Como resultado, creará un esquema general de un proyecto y verá su calendario aproximado.
¿Cuándo debe empezar a planificar su proyecto?
La fase de planificación debe comenzar incluso antes de que el proyecto sea seguro; debe empezar cuando todavía se están redactando las operaciones.
¿Pero por qué?
Se trata de asegurarse de que el personal adecuado está disponible para hacer el trabajo. Cuando se firma un acuerdo, se afirma que se tiene lo necesario para completar el proyecto en un plazo determinado.
Si resulta que, de hecho, esa declaración no era cierta, tanto usted como su empresa están en un gran problema.
Si redacta un plan de recursos antes de que se termine el papeleo, puede confirmar que su especialista realmente puede formar parte del proyecto en el momento en que se va a llevar a cabo.
En otras palabras, se minimiza el riesgo de retrasos y se aumentan las probabilidades de éxito del proyecto.
Intercambio de información
Incluso los equipos de proyecto más independientes no pueden trabajar sin sus gerentes, ejecutivos y el resto de la maquinaria corporativa.
Por eso el intercambio de información sobre los recursos disponibles es vital para el éxito del proyecto.
¿Cómo intercambiar información sin perder tiempo?
Esa es la cuestión principal que representa todas las luchas de un plan de gestión de recursos en esta etapa.
En general, hay tres formas de intercambiar información:
- en largas reuniones,
- en los correos electrónicos,
- en herramientas actualizadas que sirvan de fuente única de verdad.
La clave del éxito es combinar estos tres métodos para crear una imagen más amplia de todas las operaciones.
En otras palabras, las reuniones deben basarse en datos reales y verificados procedentes de una única fuente de verdad para todas las partes interesadas, y los correos electrónicos sólo deben servir de complemento a esas reuniones.
Intercambio de información: objetivos clave
Cualquier intercambio de información no debe ser sólo una conversación amistosa. Sus principales objetivos son:
- encontrar cualquier conflicto y problema,
- evitar el exceso de reservas o las previsiones de baja rentabilidad,
- examinar más de cerca las ausencias,
- la toma de decisiones finales sobre la planificación de los recursos.
Sólo con estos objetivos completados podrá estar seguro de que dispone de los datos necesarios para tomar las mejores decisiones posibles y podrá seguir avanzando en el plan de gestión de recursos.
Seguimiento y control del tiempo
Aunque el seguimiento del tiempo puede parecer una carga para muchos empleados (sí, sabemos que han olvidado registrar sus horas una vez más...), para los directivos sus informes son de gran valor, no sólo porque pueden utilizar los datos para crear una factura a final de mes.
¿Cuál es el objetivo principal del seguimiento del tiempo?
En general, el seguimiento del tiempo debe utilizarse para:
- supervisar el trabajo de los equipos y los empleados para encontrar cualquier irregularidad (por ejemplo, horas extras, bancos, etc.),
- seguimiento del progreso general del proyecto,
- comprobar si el calendario del proyecto es realista,
- crear estimaciones financieras para el proyecto, incluida su rentabilidad,
- detectar cualquier problema que surja y solucionarlo.
¿Cómo hacer todo esto sólo con el seguimiento del tiempo?
La información recopilada en el propio proceso de seguimiento del tiempo nos proporciona numerosos y valiosos datos. Sin embargo, estos conocimientos no están necesariamente disponibles a la mano.
Por eso vale la pena contar con una herramienta de planificación de recursos que pueda combinar el seguimiento de las horas con las finanzas, la gestión de proyectos y la gestión de competencias.
Veamos cómo se puede hacer utilizando el ejemplo de Primetric.
La función de seguimiento del tiempo de Primetric puede recopilar la información de todos los empleados y crear informes avanzados que ayudan a los gestores de proyectos a tener una visión más amplia del trabajo. Es importante que también incluyan las finanzas, para que estas dos capas del proyecto no se separen.
Además, estos datos también pueden convertirse en otras estadísticas útiles.
Por ejemplo, Primetric puede utilizar la información del seguimiento del tiempo para mostrar a los gestores cuál es la capacidad prevista y la real, supervisar el progreso del proyecto, etc.
Previsión
Los cambios en el proyecto suelen ser inevitables, pero son tanto una oportunidad como un obstáculo. Todo depende de la exactitud de la previsión de la gestión del proyecto en la que basas tus decisiones.
¿Cómo crear una previsión precisa sin una bola de cristal?
Para crear una previsión precisa, hay que mirar con detenimiento:
- informes de seguimiento del tiempo,
- informes avanzados, es decir, rentabilidad, capacidad, etc,
- las finanzas del proyecto,
- inconsistencias en el plan, es decir, horas extras, bancos, ausencias inesperadas, etc,
- cualquier otra información sobre el estado del proyecto.
En otras palabras, necesitas tener una visión general del proyecto. Solo su visión general puede mostrarte lo que realmente ocurre en el proyecto.
Por supuesto, no puede hacerlo manualmente; le recomendamos que utilice herramientas avanzadas para ello. Por ejemplo, en Primetric, puede supervisar el proyecto en las herramientas de progreso del proyecto, así como otros informes centrados en determinadas capas de operaciones.
Actualización del plan de recursos
Si ha prestado atención a los pasos anteriores del plan de gestión de recursos, en este punto debería tener todo lo necesario para ver los elementos del plan de recursos que hay que ajustar.
En este paso, debe utilizar los datos del seguimiento del proyecto y compararlos con el calendario.
Luego, cuando veas alguna incoherencia, ajusta el plan o edítalo en consecuencia, por supuesto, teniendo en cuenta los recursos que ya tienes.
Plan de gestión de recursos: plantilla
Somos conscientes de que los planes de gestión de recursos pueden parecer bastante complicados. Afortunadamente, queremos que te resulte fácil incluso fuera de nuestra herramienta.
Para crear un plan de gestión de recursos por su cuenta, descargue nuestra plantilla gratuita de plan de gestión de recursos y rellene los detalles de su proyecto. Así tendrá toda la información que su proyecto necesita para tener éxito.
Beneficios de un plan de gestión de recursos
- Evitar obstáculos y problemas inesperados: utilice el plan de gestión de recursos para supervisar el proyecto y prever los riesgos que desea evitar antes de que afecten a su proyecto.
- Evitar las horas extras y los bancos: con un plan de gestión de recursos, puede ver qué empleados tienen tiempo para dedicar a nuevos proyectos y utilizar su disponibilidad al máximo, aumentando los beneficios.
- Crear una sensación de transparencia tanto en los directivos como en los empleados: con el nivel de acceso adecuado, ambas partes pueden ver lo que ocurre y lo que está por venir, y pueden actuar en consecuencia.
- Medir el rendimiento: el plan de gestión de recursos establece una trayectoria para todo el proyecto. Cuando se completan las tareas consecutivas, sus estadísticas pueden compararse con el calendario, lo que ayuda a evaluar el rendimiento del proyecto.
- Mejorar los procesos de gestión: el plan de gestión de recursos, tanto si se ha seguido al pie de la letra como si no, es una fuente de información perfecta para los gestores que quieren aprender de sus errores y mejorar lo que hacen.
¿Qué herramientas deben utilizarse para los planes de gestión de recursos?
Por supuesto, los planes de gestión de recursos no pueden crearse sin las herramientas adecuadas. Pero, ¿cuáles son?
Planificación de recursos en Jira
Como ya sabrás, Jira tiene algunas herramientas de planificación de recursos que puedes utilizar para crear un plan básico de gestión de recursos. Sin embargo, Jira solo ofrece una gama limitada de herramientas para este fin.
Actualmente, los gestores de proyectos pueden utilizar Jira para crear proyectos, tareas y asignar a las personas que tienen que completarlas. Sin embargo, son muy limitados y solo bastan para proyectos pequeños sin incluir parámetros adicionales (es decir, finanzas, informes, gestión de habilidades, etc.).
Plan integral de gestión de recursos en Primetric
A diferencia de Jira, Primetric es capaz de soportar un plan integral de gestión de recursos gracias a características como
- diagramas de Gantt y calendarios flexibles y editables, tanto para los miembros del equipo como para los proyectos, con información sobre permisos, ausencias y días festivos,
- previsión financiera automatizada basada en el plan de recursos,
- asignaciones inteligentes (el sistema sugiere los mejores miembros del equipo para realizar el trabajo),
- barra de búsqueda de asignación intuitiva en sus proyectos,
- asignaciones facturables y no facturables,
- capacidad calculada automáticamente para todos los usuarios,,
- Informes avanzados y personalizables sobre indicadores clave, como los bancos, los tiempos extra y el exceso de reservas,
- Base de datos de habilidades con información sobre la experiencia, las habilidades y las certificaciones de los empleados,
- un panorama completo de todos los proyectos y personas que participan en ellos,
- alertas y notificaciones para cuestiones clave, incluido el exceso de reservas,
- apoyo constante de los asesores de Primetric,
- datos verificados y baja probabilidad de errores y malas decisiones basadas en datos falsos.
¿Quiere saber más sobre la gestión de recursos?
Tenemos muchos contenidos que te pueden servir para ampliar tus conocimientos. Compruébelo:
- Guía de planificación de recursos de Jira,
- un artículo sobre cómo gestionar la capacidad,
- 8 dolores más comunes que pueden evitarse con la gestión de recursos,
- una guía para elegir una herramienta de gestión de recursos de 5 estrellas.
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