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¿Qué es un conflicto de horario? Definición
Los conflictos de programación incluyen todas las situaciones en las que el tiempo de un empleado está programado de una manera que hace imposible que realice sus tareas de manera productiva, o incluso que las realice.
Es importante señalar que la expresión "conflictos de horario" no sólo se refiere al solapamiento de las asignaciones -aunque éste es el caso más popular en las empresas de servicios-. El horario también puede entrar en conflicto con la conciliación de la vida laboral y familiar de un empleado, por ejemplo, cuando debe acudir al trabajo en su día libre.
Ejemplos de conflictos de horario
Por supuesto, la lista de ejemplos de conflictos de calendario no termina aquí. Los problemas más populares con los planes de trabajo incluyen:
- solapamiento de asignaciones: por ejemplo, trabajar en dos proyectos al mismo tiempo o trabajar en dos lugares diferentes en el mismo turno, sin que se incluya en el plan el tiempo de desplazamiento,
- Horas extraordinarias: pueden deberse a varias razones, como la escasez de personal, el cambio de turnos, la falta de otras personas con determinadas aptitudes o la baja por enfermedad de uno de los empleados,
- asignar el trabajo a un empleado en un día libre que haya solicitado, o en un día festivo.
Tipos de conflictos de programación y cómo manejarlos
Los conflictos de horario pueden tener diferentes formas y tamaños. He aquí cómo se puede definir y, posteriormente, resolver el más popular de ellos.
Asignaciones superpuestas
El tipo de conflicto de horario más popular es el de las asignaciones que se solapan. Es especialmente frecuente en las empresas de TI, donde un solo empleado participa en varios proyectos y, de repente, se le asigna trabajar en ambos en el mismo día. También es un problema para las empresas que gestionan personal móvil.
¿Cómo manejar las asignaciones superpuestas?
Hay una solución sencilla al problema del solapamiento de las asignaciones: tener una visión general de todas ellas.
Una herramienta de programación de proyectos, o cualquier otra herramienta que muestre la asignación de los empleados, puede ayudarle a detectar las reservas dobles y a reaccionar ante ellas antes de que no se realice el trabajo a tiempo. Por supuesto, para tener éxito, una herramienta de este tipo debe recopilar la información de toda la empresa; solo así los problemas serán visibles de inmediato.
Cancelación de última hora
Cuando alguien se siente mal o tiene una emergencia familiar, tomarse un día libre es simplemente inevitable. Sin embargo, aunque esta situación es especialmente desagradable para el empleado, también supone un reto para su jefe. He aquí cómo afrontar este problema.
¿Cómo gestionar las cancelaciones de última hora?
En primer lugar, trate de evitar las ausencias inesperadas siempre que sea posible. Si ves que algunas de las cancelaciones de última hora forman un determinado patrón, introduce una política que especifique cuándo debe notificarse dicha ausencia. Eso le dará más tiempo para gestionar la situación y encontrar un sustituto.
Sin embargo, las cancelaciones de última hora son una especie de emergencia la mayoría de las veces, y simplemente no se puede informar de ellas con unas horas de antelación. Para hacerles frente con rapidez y sin retrasos en el proyecto, le recomendamos una vez más que utilice una herramienta específica, como Primetric. Con ella, basta con hacer clic en la asignación existente y encontrar un sustituto para ella, o ampliar las asignaciones para otros especialistas.
Reservar empleados no disponibles
Imagina que entras en la oficina una mañana de verano y descubres que algunos de los empleados no están en sus puestos: simplemente se han ido de vacaciones. Esto ocurre más de lo que crees, sobre todo en las empresas que no tienen visibilidad de las ausencias de sus empleados - y este es el problema que debería resolverse en primer lugar.
¿Cómo hacer frente a la reserva de empleados no disponibles?
Antes de programar a una persona para un periodo determinado, debe comprobar que ese especialista está realmente disponible. Para ello, no debería hablar con él directamente: el boca a boca no es realmente un contrato vinculante, ¿no? En su lugar, debería utilizar una herramienta específica que incluya la información sobre:
- los días festivos,
- tiempo libre individual,
- otras obligaciones, incluidos los trabajos internos y otras asignaciones.
Toda la información debe mostrarse de forma intuitiva, por ejemplo, en un calendario o en un diagrama de Gantt. Así, al hacer una asignación, verá todas las ausencias en la misma barra. Además, en algunas herramientas, como Primetric, también puede recibir una notificación cuando una asignación se ve afectada por una ausencia planificada: ¡podrían facilitarle aún más el trabajo!
Horas extras
Los horarios excesivos son uno de los tipos de conflictos de horario más temidos, ya que suelen provocar descontento y un impacto negativo en la moral de los empleados. Por lo tanto, deben evitarse a toda costa.
Pero, ¿cómo hacerlo?
¿Cómo se gestionan las prórrogas?
En primer lugar, hay que darse cuenta de que los tiempos extra están ahí, en primer lugar. Lo más importante es que no están necesariamente incluidas en el calendario del proyecto, sino que pueden aparecer de la nada, siempre que surja la necesidad de trabajar hasta tarde. Por lo tanto, necesitas una herramienta de seguimiento del tiempo que te muestre exactamente quién está trabajando horas extras y para qué proyectos.
A continuación, intente identificar el problema que hay detrás de este conflicto de horarios. Suelen ser:
- estimaciones incorrectas para un proyecto,
- falta de especialistas con determinadas competencias o vacantes inesperadas,
- retrasos en los proyectos,
- situaciones inesperadas, por ejemplo, ausencias de última hora.
Después, intenta resolver los problemas que más afectan a tus horarios.
Por supuesto, algunos problemas, como las emergencias personales, son sencillamente inevitables; por lo tanto, hay que dejar algo de espacio en el calendario del proyecto por si ocurren. De este modo, los gestores de proyectos pueden asegurarse de que, en el peor de los casos, el proyecto se termine antes.
Plantilla corta
A veces se empieza a programar un proyecto justo antes de que empiece y se ve que simplemente no hay nadie en la empresa que se ajuste a los requisitos de la tarea. Esta escasez de personal repercute negativamente en el proyecto.
¿Cómo gestionar la escasez de personal?
Para gestionar la escasez de personal, debe mejorar sus procesos de previsión de recursos. Para ello, es necesario:
- definir los recursos que se necesitan cuando se crea el alcance de un proyecto,
- Informar de las vacantes justo después de que se detecten o se espere que aparezcan,
- aumentar el número de nuevas contrataciones,
- predecir los cambios en la demanda y actuar en consecuencia.
¿Cómo evitar el conflicto de horarios en primer lugar?
Para evitar que se produzcan conflictos de calendario, primero hay que mejorar la programación de los proyectos y detectar los problemas antes de que afecten a los mismos.
Identificar las partes interesadas
En todas las empresas hay numerosos directivos que se preocupan por la asignación de los empleados. Sin embargo, no todos ellos deben participar en todas las asignaciones.
Para evitar que la decisión se pierda entre decenas de voces, hay que averiguar qué personas deben participar realmente en el proceso de toma de decisiones. En el caso de la asignación de recursos, esto suele incluir:
- otros gestores de proyectos que ya trabajan en proyectos similares o están en proceso de planificación,
- Los COOs o PMOs con un conocimiento general del proyecto, sus requisitos e importancia,
- Especialistas en RRHH que puedan gestionar las vacantes y otros problemas formales,
- El director de ventas puede informar a los demás sobre los proyectos entrantes y predecir los recursos que pueden ser necesarios en el futuro. Por otra parte, también puede preparar el presupuesto para un cliente utilizando los conocimientos de otros gestores.
Crear un proceso fiable
Sin embargo, encontrar a las personas adecuadas para el proceso de asignación de recursos no es suficiente para que el proceso tenga éxito. Por supuesto, no hay dos empresas con el mismo proceso, ya que depende enormemente de la estructura de la empresa en cuestión. Sin embargo, hay un núcleo que toda organización puede utilizar para mejorar su programación. Contiene:
- Creación del alcance del proyecto. El alcance delproyecto especifica lo que se necesita para que el proyecto sea aceptado, y qué tareas implicará. Por ello, puede utilizarse para la previsión de recursos, que es la base de la programación.
- Especificar los recursos necesarios. Con el alcance de un proyecto, puede ver qué especialistas se necesitan para determinadas tareas y cuánto tiempo necesitan para completar el proyecto. En este punto, puedes empezar a comprobar si tienes las personas que necesitas para el proyecto.
- Comprobar la disponibilidad de los recursos. Por supuesto, no todas las personas van a estar disponibles cuando se las necesite. Comprobar si están realmente en el trabajo cuando se inicie el proyecto es esencial para su éxito. No olvides tener en cuenta que las vacaciones, los días libres y otros proyectos también pueden interferir en tus planes; consulta con otros PMs cuando sea necesario.
- Crear borradores de planes. Antes de decidirte por el plan definitivo, intenta preparar uno provisional para ver si todo encaja como pretendías. Estos borradores te ayudarán a detectar cualquier conflicto de calendario, ya sea en tu propio proyecto o en todos los proyectos a la vez.
- Confirme las asignaciones. Si el borrador del plan no muestra margen de mejora, confírmalo con otras partes interesadas y comunícalo a los empleados a los que se aplica. Lo mejor es hacerlo en una herramienta específica capaz de mostrar las asignaciones y notificar a los directivos los errores que están a punto de cometer.
- Modifique el plan cuando sea necesario. Por supuesto, ningún plan es perfecto; de hecho, normalmente algo cambia cuando ya está en marcha. Las ausencias, los retrasos y los cambios en las necesidades son el pan de cada día de los PM. Por lo tanto, hay que estar preparado para cambiar el calendario de forma regular, por ejemplo, durante las reuniones semanales. Recuerde elegir las herramientas adecuadas para ello.
Utilizar la planificación de la capacidad
La disponibilidad de sus recursos es la clave para evitar conflictos de horario.
Utilizando la información sobre:
- tiempo libre,
- los días festivos,
- otras asignaciones,
puede ayudarle a calcular la cantidad exacta de horas que le quedan a un determinado empleado en su horario. Como resultado, puedes planificar su trabajo sin sobrecontratar ni programar a los empleados que faltan.
Es importante destacar que existen algunas herramientas que facilitan aún más este proceso. En Primetric, el sistema calcula automáticamente el número de sus horas disponibles. La información se incluye entonces en el perfil del especialista, como se muestra a continuación. El sistema también muestra notificaciones al gestor cuando está a punto de producirse un overbooking.
Encuentre las herramientas adecuadas para ayudarle.
Por supuesto, no tiene que hacer todo eso por su cuenta. Con las herramientas adecuadas, todo el proceso puede ser mejor, más rápido y más preciso. Primetric es una de esas herramientas.
En Primetric, puede:
- preparar estimaciones para todo el proyecto y sus etapas,
- ver la disponibilidad y capacidad de los especialistas, así como sus habilidades,
- calcular la capacidad a partir de los datos sobre los tiempos libres, las ausencias y otras asignaciones,
- Informar de las vacantes a RRHH y gestionarlas cuando sea necesario,
- crear proyectos tentativos, borradores y activos en diferentes etapas del proceso,
- modificar las asignaciones arrastrándolas, soltándolas o ampliándolas en la vista del calendario,
- supervisar el trabajo con proyectos e informes generales, e intervenir cuando las cosas
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