What to Look for in Project Portfolio Management Software?

No te imaginas la cantidad de empresas de TI que todavía utilizan hojas de cálculo para asignar personas a proyectos y gestionar sus finanzas.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión de proyectos

15/08/2021

¿Qué hay que buscar en un software de gestión de carteras de proyectos?

Índice de contenidos

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No te imaginas la cantidad de empresas de TI que todavía utilizan hojas de cálculo para asignar personas a proyectos y gestionar sus finanzas.

El problema es que ni siquiera la empresa más pequeña puede librarse de utilizar hojas de cálculo. Puede que funcionen bien para el aquí y el ahora de tu proyecto, pero no te dan una visión a largo plazo de las cargas de trabajo o la rentabilidad.

Si está leyendo esto, probablemente esté preparado para ir más allá de una simple herramienta de gestión de proyectos y adoptar una solución integrada que reúna los datos de todos sus proyectos bajo un mismo techo.

Pero, ¿cómo elegir la solución adecuada? ¿Qué debe buscar en un software de gestión de la cartera de proyectos? 

No te preocupes, te cubro la espalda.

Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre el software de gestión de la cartera de proyectos que las empresas de TI como la suya necesitan para prosperar.

¿Por qué utilizar un software de gestión de carteras de proyectos en primer lugar?

En primer lugar, respóndase a sí mismo estas preguntas:

  • ¿Son sus proyectos tan rentables como espera?
  • ¿Hay alguien en el equipo que tenga demasiada carga?
  • ¿Cómo se ve el agotamiento del presupuesto de sus proyectos y el progreso?
  • ¿Puede estar tranquilo al contratar este nuevo proyecto o tiene que apresurarse a contratar nuevo personal lo antes posible?

Responder a todas estas preguntas es difícil si estás haciendo malabares con varias hojas de cálculo junto con una herramienta de gestión de proyectos. Conseguir los datos que necesitas sólo va a ser más y más difícil a medida que tu empresa crece.

El software de gestión de la cartera de proyectos puede salvarle.

Esto es lo que se consigue al implementar una solución que se ajuste a sus necesidades:

  • Menos reuniones para discutir quién está disponible y cuándo,
  • Una única fuente de verdad para todo su equipo que impulsa la colaboración y elimina el exceso de reservas,
  • More efficient resource management and allocation,
  • Planificación más inteligente de los proyectos,
  • Mejora de la gestión de proyectos gracias a la información de inteligencia empresarial,
  • Garantizar la rentabilidad del proyecto al nivel que usted necesita,
  • Lower risk of schedule conflict or overbooking resources,
  • Better understanding of workload management thanks to allocation visualizations.

Todo lo anterior suena muy bien, pero ¿cuánto te va a costar?

Lea el siguiente punto para ver si añadir este tipo de software a su empresa tiene sentido en términos de su ROI.

Project portfolio management software

¿Cuánto cuesta el software de gestión de la cartera de proyectos?

El coste del software de gestión de la cartera de proyectos depende de tres factores:

  1. Número de usuarios: algunas soluciones cobran por persona o asignan varios usuarios por cada nivel de suscripción.
  2. Funciones: algunos programas pueden ofrecer más funciones por un precio menor.
  3. Facturación anual o mensual: dependiendo de la forma de facturación que elijas, puedes disfrutar de descuentos (que suelen darse al pagar por adelantado un año, en lugar de en cuotas mensuales).
  4. Costes de implantación: algunos proveedores de software exigen un pago inicial para el proceso de implantación. Especialmente, si tiene requisitos personalizados o una estructura de organización complicada en la que participan muchas partes interesadas en el proceso.

Como puede ver, en la mayoría de los casos el mayor impacto en el coste es el número de usuarios y el tipo de funciones que necesita.

Así pues, calculemos el coste medio de la herramienta PPM

He preparado una rápida investigación basada en las 18 mejores herramientas de PPM del mercado que muestra cuánto puede costar su implantación, en función del tamaño de su empresa.

Project portfolio management software - comparison

Como puede ver, las soluciones específicas pueden variar mucho, y al final la información más importante es que necesita encontrar el proceso y los requisitos más adecuados para la herramienta.

Sin embargo, puede notar que los costes mensuales de:

  • Empresa de 50 personas ~ $1 150 por mes
  • Empresa de 200 personas ~ 4 500 dólares al mes
  • Empresa de 500 personas ~ 11 500 dólares al mes

Ahora, cuando conocemos los costes aproximados, podemos calcular el ROI para determinar si es financieramente razonable (para convencer a nuestro CFO ;)).

Lea este estudio de caso y juzgue usted mismo.

Un ejemplo real de cálculo del ROI

La empresa australiana de servicios informáticos de 50 personas HSD ha llevado a cabo proyectos a largo plazo y de varias fases, que van desde el desarrollo (facturado como Tiempo y Material) hasta el mantenimiento (facturado como Soporte o Precio Fijo). Esto hace que garantizar que un proyecto sea rentable durante toda su duración sea un verdadero reto.

Al implantar Primetric, HSD redujo el tiempo de trabajo en hojas de cálculo de 15 horas a la semana a 30 segundos.

Junto con una planificación más inteligente, la mejora de la comunicación entre los distintos departamentos y la evitación del agotamiento del presupuesto del proyecto, esto permitió aumentar el ahorro y las ganancias hasta superar los 200.000 dólares anuales.

Por supuesto, hubo un coste inicial generado por los interesados en aprender sobre Primetric, pero al final fue realmente pequeño, así que podemos obviarlo.

¿Y qué pasa con el ROI? Me hace sentir estúpido escribir estas cifras porque parecen el típico galimatías de marketing, pero... no se puede engañar a la vida.

RETORNO DE LA INVERSIÓN = 2800%.

Si esto no le convence de que merece la pena probar un software de gestión de carteras de proyectos, no sé qué lo hará. 

¿Cómo puede saber que ha llegado el momento de adquirir un software de gestión de la cartera de proyectos?

Como he dicho, incluso una pequeña empresa de TI puede ganar mucho con la implantación de un software de gestión de la cartera de proyectos.

¿Por qué?

Porque, tarde o temprano, llegará un momento en que te verás obligado a hacerlo. Y añadir una nueva herramienta bajo presión no es la mejor manera de hacerlo.

Entonces, ¿cómo puede saber que su empresa podría beneficiarse mucho de una solución de emparejamiento?

He aquí algunos signos reveladores a los que hay que prestar atención:

  • Usted y sus colegas pasan mucho tiempo en reuniones. Se dedican a decidir quién trabajará en cada proyecto, cuándo y durante cuánto tiempo. Seguro que tienes mejores cosas que hacer con tu tiempo que la asignación manual de recursos.
  • No tienes una vista de pájaro de lo que ocurre en la empresa. La gente acude a ti con preguntas y tú tienes que bucear en tus hojas de cálculo cada vez para recuperar los datos que necesitas. Esto empieza a llevarle demasiado tiempo, impidiéndole centrarse en lo que más importa.
  • No tiene ningún tipo de inteligencia empresarial sobre la rentabilidad del proyecto. No sabe cómo se están consumiendo los recursos en su proyecto. ¿Está consumiendo el tiempo asignado? ¿O su estimación está muy lejos de la realidad? No puede saberlo.
  • No tiene ni idea de lo que su empleado índice de utilización es. ¿Hay alguien que esté sufriendo demasiadas horas extras? Antes de que te des cuenta, esto se convertirá en un problema mayor, como una caída de la motivación que se traduce en peores resultados.
  • Nadie entiende sus hojas de cálculo. Son hojas de cálculo demasiado recargadas y no fáciles de usar. Tardan una eternidad en cargarse. Y como tú eres el único que sabe navegar por ellas, la gente te bombardea con preguntas.
  • Los miembros de su equipo pierden tiempo en trabajos superpuestos o redundantes que provienen de la confusión en torno a sus asignaciones.

Si nota que al menos uno de los puntos anteriores es cierto para su empresa, ya es hora de que empiece a buscar una solución de gestión de la cartera de proyectos. Si no resuelve estos problemas antes de ampliar su empresa, el proceso será muy doloroso para todos los implicados.

Pero, ¿qué funciones debe tener este software para cumplir su función y ayudarte realmente a crecer? Hablaré más sobre estas funciones esenciales en el siguiente punto.

¿Qué debe buscar en el mejor software de gestión de la cartera de proyectos?

SaaS en la nube frente a las instalaciones

Muchas empresas se preocupan por la privacidad y la seguridad de los datos en la nube. Pero las soluciones basadas en la nube siguen siendo una gran elección:

  • Se actualizan y prestan servicios en tiempo real sin ningún coste adicional por su parte,
  • Las nuevas características están incluidas en el precio,
  • Puedes estar seguro de las copias de seguridad de los datos,
  • Es rápido y eficaz.

Por otro lado, existen soluciones locales que garantizan una mayor seguridad (gracias a un cantero de datos propio) y personalización (si el proveedor lo permite). Pero el software local tiene algunas limitaciones importantes:

  • Usted es el responsable de la configuración y el mantenimiento de sus servidores y aplicaciones,
  • No tienes actualizaciones automáticas (ni tienes que pagar más por ellas),
  • En caso de desastre, se pierde la continuidad del negocio. 

Por lo tanto, si elige una solución SaaS basada en la nube, asegúrese de que:

  • Cuenta con un gran servicio de atención al cliente,
  • Trabaja en línea con regulaciones como el GDPR,
  • Permite cantar DPA, SLA y MSA para una seguridad total,
  • Asegura las copias de seguridad de los datos y la opción de exportar los datos del sistema,
  • Incluye SSO (relevante si utiliza los servicios de Google o Azure Active Directory).

En Primetric, nos aseguramos de que nuestra solución incluya todo lo anterior.

Personalización, flexibilidad y escalabilidad

No tiene sentido invertir en una solución que le obligue a cambiar su forma de trabajar. Ya llevas tiempo trabajando y tienes un proceso a prueba de balas. Por eso la herramienta que elijas debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a tus necesidades. 

Por ejemplo, en Primetric siempre adaptamos nuestra solución a los requisitos individuales de cada cliente y siempre llevamos a cabo un análisis exhaustivo para conseguirlo. Así nos aseguramos de que nuestra plataforma está perfectamente alineada con la forma en que funciona su negocio, y puede adaptarse a cualquier cambio a medida que la empresa crece.

Integración con otros sistemas/APIs

Admitámoslo, probablemente ya estés utilizando una gran cantidad de herramientas para gestionar tu proyecto. Conseguir una solución de gestión de proyectos que se integre perfectamente en tu ecosistema es una decisión inteligente. Las integraciones aceleran el proceso de implementación, pero también te hacen ganar la confianza de los miembros del equipo, que no tienen que cambiar a una herramienta completamente nueva.

Diferentes opciones de acceso

Te haces con una herramienta de gestión de proyectos porque no quieres seguir respondiendo a las mismas preguntas una y otra vez:

  • ¿Cuánto tiempo trabajará este promotor en el proyecto X?
  • ¿Estará esta persona disponible para empezar a trabajar en el proyecto Y en 2 semanas?
  • ¿Cuándo empieza el proyecto Z?

Para solucionarlo, hay que crear una única fuente de verdad para todos, incluidos los gestores de proyectos y el resto de empleados. Al mismo tiempo, no quieres que todos los detalles estén disponibles para todos, por ejemplo, las tarifas por hora de los miembros de tu equipo. Por eso es tan importante disponer de una herramienta con diferentes opciones de acceso. 

En Primetric, los gestores de proyectos pueden planificar fácilmente y obtener toda la información, mientras que los desarrolladores sólo ven sus asignaciones y no la información financiera sobre la rentabilidad del proyecto.

Planificación de proyectos y programación de recursos 

Una buena herramienta de gestión de proyectos debe incluir algo más que la simple asignación de personas a proyectos dentro de plazos específicos.

Lo que necesita es la capacidad de realizar simulaciones de diferentes escenarios para ver cómo sus decisiones afectarán a la rentabilidad del proyecto. Las mejores herramientas del mercado te ofrecen la posibilidad de prever las tasas de realización del proyecto, la disponibilidad de recursos o el número de vacantes del proyecto.

Necesita esta visión a largo plazo para tomar las decisiones más inteligentes para su negocio.

Informes robustos 

Las funciones de información son fundamentales: ¿de qué otra forma va a comprobar la salud de su negocio? 

Pero aquí está la parte interesante: los informes funcionan mejor si cubren los datos sobre sus proyectos frente a los datos sobre su gente.

Y por datos, me refiero a todo tipo de datos, desde los financieros hasta los índices de utilización de los empleados. Las funciones de visualización de datos aceleran el proceso de extracción de información de los datos. Así es como funciona el cerebro humano.

Funciones de previsión

Saber lo que ocurrió en el pasado es importante. Puedes aprender mucho de los datos históricos sobre tus proyectos.

Pero estamos en el negocio de la innovación, lo que significa el futuro.

A good solution should allow you to forecast a bunch of different metrics - employee allocation, employee utilization rates, your projects’ profitability, and more.

Así podrá formular planes precisos y realistas, para no llevarse sorpresas más adelante.

Además, podrá comparar los planes con la realidad y ver en qué se han equivocado sus estimaciones. No volverás a cometer este error y mejorarás tu capacidad de planificación.

Seguimiento del tiempo

Combinar las funcionalidades de seguimiento del tiempo con la gestión de proyectos es esencial si se quiere mejorar la estimación del tiempo que llevará un proyecto y cómo calificarlo.

Las mejores soluciones le ofrecen el seguimiento del tiempo y las hojas de horas, pero también un panel de control en el que puede ver las hojas de horas predictivas que muestran las tareas en las que el personal debería estar trabajando. 

También puede comprobar fácilmente los costes e ingresos generados por los miembros de su equipo por proyecto, cliente o rango de fechas específico.

Y hablando de costes...

Módulos financieros

Por último, su solución de gestión de la cartera de proyectos debería permitirle profundizar en los datos financieros del proyecto (y de su empresa). 

Al acceder a estos datos, podrá saber si el proyecto va a ser rentable, en qué medida, y si no lo es, qué puede hacer hoy para cambiar ese resultado futuro.

¿Cómo elegir un sistema de gestión de la cartera de proyectos?

1. Defina sus necesidades

Como he dicho antes, usted no está buscando una herramienta que ponga su proceso patas arriba. Lo que busca es una solución que se integre perfectamente en su negocio.

Para que eso ocurra, hay que saber:

  • Cómo es su proceso paso a paso,
  • Cuáles son los problemas actuales en el funcionamiento de su equipo,
  • Lo que falta en su proceso.

Puede hacer lo anterior preparando una lista de casos de uso. Aquí puede encontrar una lista de ejemplos de casos de uso.

Use cases for project portfolio management software

Al explorar el mercado, siempre puedes volver a estas preguntas y preguntarte ¿Esta solución resuelve mis problemas?

Si la respuesta es no, no inviertas más tiempo en investigar la herramienta (por muy brillantes que sean sus demos). Simplemente no es la elección adecuada para ti.

Si la respuesta es afirmativa, tienes un candidato potencial.  

2. Hacer los deberes

Una vez que defina sus necesidades, es el momento de comprobar las opciones disponibles. 

He aquí algunos métodos de investigación sencillos:

  • Pregunte a sus colegas y amigos sobre las herramientas que les gustaba utilizar o que todavía utilizan,
  • Hable con otros gestores de proyectos del sector de las TI,
  • Echa un vistazo a las recomendaciones de los sitios web dedicados al sector de las TI, por ejemplo, G2.com / Capterra.com / Digital Project Manager.

3. Pruébalo

Prueba la herramienta por ti mismo. La mayoría de las veces, tendrás una prueba gratuita. Reúne a un pequeño grupo de colegas para probar la herramienta juntos. Elige a personas con diferentes estilos de trabajo, necesitas reunir opiniones lo más diversas posible.

Esto también le da la oportunidad de probar el servicio de atención al cliente. La implantación de una nueva herramienta requiere mucho trabajo, por lo que el apoyo del proveedor puede marcar la diferencia. 


También puedes solicitar una demostración y pasar tiempo con el equipo de ventas para saber más sobre cómo utilizan la herramienta y qué funcionalidades tiene. Haga una pregunta al equipo de soporte y vea cuánto tiempo tardan en responder. Explora el centro de ayuda y los recursos para ver su calidad.

4. Obtener información de retorno

Pida a todos los que han participado en la prueba piloto su opinión. Pregunte por cosas como:

  • ¿Ayudó a resolver el problema X?
  • ¿Cuánto tiempo se tarda en empezar a utilizar la herramienta?
  • ¿Qué es lo que más y lo que menos les ha gustado?

5. Conseguir la participación

A la hora de implantar una nueva solución, es fundamental contar con la aprobación de las personas que la van a utilizar. 

No puedes pedir a una docena de personas que cambien de repente sus rutinas porque acabas de conseguir una nueva herramienta. No van a estar contentos con eso.

Comunicar abiertamente el proceso de implantación. Muestre al equipo por qué necesita esta solución. Si sufre algunos de los problemas que he señalado anteriormente, muéstreles cómo la herramienta ayuda a eliminarlos. Introduce el cambio de forma gradual y suave. 

6. Ponerlo en práctica

Desarrolle un plan de implantación o su solución no le aportará todos los beneficios que busca. Tenga en cuenta estas cuestiones a la hora de planificar la implantación:

  • ¿Cuándo querrás traer a todo el mundo? 
  • ¿Lo vas a repartir o lo vas a hacer todo de una vez?
  • ¿Necesitan los miembros de su equipo formación? En caso afirmativo, ¿quién la impartirá?
  • ¿Cuándo va a configurar las integraciones más importantes? ¿Quién se encargará de configurarlas?

Una vez que todo esté en marcha, no olvides dar buen ejemplo. Utiliza la herramienta y sé su defensor para animar a otros gestores de proyectos. Créeme, si tu empresa ha experimentado alguno de los problemas que he enumerado anteriormente, te lo agradecerán.

7. Controlar y ejecutar

Incluso la mejor herramienta no le va a servir de nada si no se utiliza de forma continuada. Construye un proceso sencillo que haga de esta solución un apoyo diario en tus tareas.

Envoltura 

Encontrar la herramienta de gestión de la cartera de proyectos adecuada que combine todas las funciones que necesita no tiene por qué ser difícil. 


Si las funcionalidades de ejemplo que he mencionado le suenan, reserve una demostración conmigo y vea cómo Primetric ayuda a resolver los problemas de gestión más comunes en las empresas de TI.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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