Project Scheduling Software: How to Pick It Without Any Regrets?

Herramientas de programación de proyectos: características esenciales

Aunque las características necesarias para tener éxito en un sector determinado pueden variar, hay algunas opciones que los programas de programación de proyectos simplemente deben tener. 

Si su candidato carece de alguna de ellas, le aconsejamos que reconsidere seriamente su elección. Sin estas características, la finalización de cualquier proyecto será muy improbable. 

Función de programación de proyectos nº 1: Calendario 

No basta con saber el plazo, también hay que planificar el tiempo. 

La mayoría de los programas de programación de proyectos ofrecen algún tipo de calendario en su ámbito de funciones. Sin embargo, esta opción puede limitarse a una visión general de los meses, las semanas y los días con proyectos planificados, y este tipo de solución no debería satisfacerle en absoluto. 

Un calendario perfecto incluido en un software de programación de proyectos debe proporcionarle: 

• información sobre la capacidad de las personas. Toda empresa de TI necesita encontrar el equilibrio perfecto entre la demanda del mercado, la disponibilidad de sus empleados y sus ambiciones económicas. La información sobre la capacidad es vital en este caso, ya que le ayuda a ver quién está disponible para participar en un nuevo proyecto y a evaluar si su empresa puede satisfacer la demanda. Pero, ¿qué ofrece el software de programación de proyectos para satisfacer esta necesidad? Este proceso no puede ser preciso sin información sobre las ausencias de los especialistas y otras tareas y proyectos en los que participan. En otras palabras, una herramienta de programación de proyectos perfecta debería ofrecer un calendario independiente para cada especialista de la empresa, junto con una función de arrastrar y soltar para una edición flexible. Un software de este tipo también debería tener un mapa de calor para la disponibilidad de los especialistas, una comparación entre el tiempo planificado y el trabajado con datos sobre las horas extras. 

• información sobre los proyectos existentes. Una empresa típica de desarrollo de software trabaja en muchos proyectos al mismo tiempo. Verlos y sus conexiones es especialmente valioso para el director de operaciones y la PMO, que pueden supervisar el progreso y actuar sobre la información para evitar cualquier retraso. Por lo tanto, el calendario de proyectos debería formar parte no sólo del programa de programación de proyectos que elija, sino también de la gestión de su cartera de proyectos en general. 

• información sobre los días festivos y las ausencias. ¿Podría completar un nuevo proyecto durante las Navidades? Por supuesto que no - entonces, ¿por qué debería programar un proyecto para este período? Una buena herramienta de programación de proyectos debería tener en cuenta incluso antes de que usted se dé cuenta de que existe tal problema. Las mejores herramientas del mercado pueden permitirle elegir un calendario con los días festivos de la región en la que opera su empresa. 

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Característica de la programación de proyectos #2: Gráficos flexibles

Los gráficos flexibles se utilizan habitualmente en todas las empresas del sector informático, y han demostrado ser muy valiosos para ayudar a los equipos a planificar el trabajo en función de los plazos y asignar adecuadamente los recursos. 

Por ello, no dudamos de que este tipo de gráficos debería incluirse también en las herramientas de programación de proyectos, pero ¿qué significa realmente? 

La mayoría de estos programas se centran en el uso de gráficos para proporcionar a los directivos informes y planes que puedan utilizar para evaluar la situación. Estas funciones son, por supuesto, útiles para el análisis, pero no reflejan la flexibilidad del sector informático moderno. 

Estamos seguros de que puede identificarse con ese problema. De hecho, creemos que todos los directores de TI han deseado al menos una vez poder cambiar una asignación directamente desde un gráfico. Afortunadamente, algunos programas de programación de proyectos, incluyendo Primetric, son capaces de ello - y usted debe favorecerlos al elegir la herramienta adecuada para su negocio. 

Función de programación de proyectos nº 3: Asignación y gestión de recursos

Las personas son la principal fuente de beneficios para las empresas de desarrollo de software que venden el tiempo de sus empleados a los clientes. Para maximizar estos beneficios, estas empresas tienen que tomarse muy en serio la gestión de los recursos, y tienen que incluirla en su software de programación de proyectos. 

Sin embargo, para muchas empresas de TI, añadir un empleado a cada proyecto o empresas de TI puede resultar demasiado engorroso y lento. Por lo tanto, si quiere simplificar la gestión de los recursos en su empresa, debe asegurarse de que el programa de programación de proyectos que pretende elegir puede ser utilizado: 

Cree y edite asignaciones desde muchos puntos de contacto. Crear una asignación en un formulario separado para cada empleado puede resultar pesado. Por lo tanto, al elegir una herramienta de programación de proyectos, asegúrese de que también puede gestionar sus recursos de una manera más flexible. Por ejemplo, en Primetric, puede crear y modificar asignaciones: 

• en el perfil del empleado, 
• en el perfil del proyecto, 

• en un calendario y/o en un gráfico (utilizando la función de arrastrar y soltar - muy útil para reasignaciones rápidas),
• mediante un asistente inteligente que sugiere automáticamente los especialistas que mejor se adaptan al proyecto (en función de las competencias, la disponibilidad y las tarifas),
• programación masiva (imagine que tiene 30 personas que quiere programar para un solo proyecto - en ese caso la programación masiva es una gran opción) 

Añadir vacantes para un proyecto. A veces, los recursos existentes no son suficientes. En ese caso, su posible herramienta de programación de proyectos debería ofrecerle una opción para incluir las vacantes en el sistema y garantizar que el problema se aborde inmediatamente gracias a los informes de vacantes.

Detecte cualquier error o incoherencia en las asignaciones. En algunos casos, es posible que simplemente tenga demasiado trabajo para hacer una doble comprobación de cada asignación. Por lo tanto, debe asegurarse de que su herramienta pueda hacerlo por usted con notificaciones y alertas de sobreventa.

Almacenar datos sobre las habilidades y la experiencia de los empleados. La gestión de recursos no consiste únicamente en asignar personas al proyecto. De hecho, se trata de asignar las personas adecuadas a los proyectos. Por lo tanto, un programa de programación de proyectos debe ser capaz de almacenar la información sobre las habilidades, la experiencia y las preferencias de los empleados para ayudar a los gerentes a emparejarlos con éxito con operaciones particulares. Es importante destacar que no todas las herramientas tienen esta función, así que asegúrese de que la suya la tenga.  

Función de programación de proyectos nº 4: Gestión de presupuestos y gastos

Las empresas de desarrollo de software necesitan encontrar el equilibrio entre numerosos proyectos, docenas de trabajadores y cientos de tareas internas, y hay muy pocas herramientas de programación de proyectos que puedan reflejar realmente unas condiciones de trabajo tan complicadas. Este fue el caso de Netgen, uno de nuestros clientes que luchaba contra las facturas inexactas. Al elegir Primetric, pudieron gestionar sus finanzas y reducir el número de errores. 

Por lo tanto, si está buscando un programa capaz de ajustarse a los proyectos de TI en particular, debe asegurarse de que su elección tenga características como :

• diferentes tipos de contratos para determinados empleados. En general, los especialistas en TI son contratistas o empleados regulares, y cualquier herramienta de programación de proyectos de TI debería permitirle asignar sus salarios en consecuencia. También debería ser posible calcular los costes del trabajo de los empleados en la misma herramienta. 
• historial de contratos. En muchos casos, la empresa trabaja en muchos proyectos para los mismos clientes; algunos están en constante fase de mantenimiento, mientras que otros son los nuevos. El historial de contratos permitirá a su empresa intercambiar rápidamente información sobre los proyectos y mejorarlos en el futuro. 
• Márgenes de primer y segundo grado. Muchas empresas no tienen en cuenta sus costes internos, al menos hasta que se dan cuenta de que sus operaciones ya no son rentables. La contabilidad de proyectos en las herramientas de programación de proyectos debería incluir los gastos generales y otros costes recurrentes y puntuales para evitar que esto ocurra.
• diferentes monedas. En el mundo de las tecnologías de la información, los proyectos se realizan a menudo para clientes del extranjero, por personas de muchos países diferentes. Esta situación es casi inevitable, así que asegúrese de que su herramienta de programación de proyectos pueda manejar varias monedas. 
• diferentes modelos de facturación (es decir, T&M, fijo, retenedores, no facturables). El sector de las tecnologías de la información tiene sistemas de facturación muy específicos que rara vez se ven en otras empresas. Por ello, cualquier herramienta de programación de proyectos que se implemente en una organización de TI debe proporcionar a los gestores diferentes opciones de facturación entre las que elegir. 

• estimaciones y previsiones financieras. El precio de un programa informático suele determinarse a partir de estimaciones. Sin embargo, en el mejor de los casos, éstas consumen mucho tiempo y, en el peor, son exasperantes. Afortunadamente, una buena herramienta de programación de proyectos debería liberarle de esta carga, ya que puede proporcionarle estimaciones en tiempo real basadas en los salarios de los empleados, los gastos generales y otros costes incluidos en el sistema. 
• gastos generales del proyecto y de la organización. Una empresa de TI no se limita a los proyectos y a los empleados, sino que también tiene muchos otros costes e ingresos que deben tenerse en cuenta en cualquier presupuesto. Por ello, las herramientas de programación de proyectos también deberían ofrecer a los gestores la posibilidad de incluir gastos y beneficios adicionales en sus planes con gastos generales flexibles (tanto para toda la empresa como especificados sólo para un proyecto). Asegúrese de que su herramienta también tiene esta opción.

Característica de la programación de proyectos #5: Informes y seguimiento del rendimiento 

Ningún proyecto puede considerarse exitoso si no cuenta con amplios datos sobre sus finanzas, recursos y otras cuestiones relacionadas, y no pueden obtenerse sin la presentación de informes y el análisis de las características. 

Para garantizar un seguimiento y una presentación de informes adecuados para todas sus operaciones, debe asegurarse de que su futuro programa de programación de proyectos cuente con características tales como 

• seguimiento del tiempoa menudo se combina con los gastos y los salarios de determinados empleados. Esta función ayudará a los gestores a detectar incoherencias, retrasos y otros problemas que puedan repercutir en los días de entrega o en las distintas fases del proyecto. 
• informes avanzados basados en diferentes métricas. Todos los responsables de TI son conscientes de que los proyectos pueden tener varios indicadores de éxito. A la hora de elegir su herramienta de programación de proyectos, debe buscar plataformas que puedan proporcionarle todos ellos, ya sea el presupuesto, los plazos o los recursos humanos. Los informes automatizados también pueden ser una ventaja adicional. 
• informes en tiempo real. Algunas herramientas tienden a mostrar cualquier cambio después de horas de espera, y eso no puede aceptarse en un entorno tan flexible como la industria de las TI. A la hora de elegir, fíjese bien en las estadísticas que incluye su programa de programación de proyectos y asegúrese de que puede incluir instantáneamente cualquier ajuste en sus informes. 

Aparte de eso, también hay que prestar atención a las métricas incluidas en los informes. Por lo general, en el caso de una empresa de TI deben incluirse: 

• utilización planificada y seguida, 
• Margen de 1º y 2º grado, 
• rentabilidad prevista y real del proyecto, 
• Estado RAG de las amenazas y problemas, 
• capacidad.

Sin embargo, también hay que tener en cuenta que los informes no deben limitar la investigación de ninguna manera. De hecho, deben incluir una serie de funciones de personalización que permitan a los gestores crear los documentos que realmente necesiten en cada momento. También deben tener la opción de compartir los informes, o de importar y exportar datos libremente siempre que sea necesario. Eso facilitará mucho el trabajo de los gestores. 

Función de programación de proyectos nº 6: Integraciones

Cualquiera que trabaje en el sector de las tecnologías de la información sabe que rara vez existe una única herramienta. De hecho, normalmente los programadores, probadores, gestores y otros especialistas tienden a trabajar con docenas de herramientas que facilitan su trabajo en cierta medida y, en la mayoría de los casos, eso simplemente no puede cambiar por diversas razones tecnológicas. 

Sin embargo, muchas herramientas de programación de proyectos de primera clase también pueden hacer frente a ese problema, todo ello gracias a las integraciones con otros programas. Antes de tomar una decisión final, debe asegurarse de que todas las herramientas críticas de su empresa pueden formar parte de la última incorporación al grupo. Eso suele incluir la integración con JIRA y otras herramientas de gestión de proyectos para: 

• Seguimiento del tiempo (Clockify, Tempo, Toggl, Harvest, etc.)
• Gestión de tareas / proyectos (Jira, Redmine, ClickUp, etc.)
• Herramientas de RRHH (BambooHR, Hi Bob, Calamari, etc)
• Software de contabilidad (Xero, Quickbooks, etc)
• CRMs (Hubspot, Pipedrive, etc.).

Cualidades a prueba de futuro de una herramienta de programación de proyectos

Tanto si representa una pequeña, mediana o gran empresa de TI, estamos seguros de que tiene previsto que ésta crezca en algún momento. Su software de programación de proyectos debe crecer con su negocio - por lo tanto, debe proporcionarle:

Escalabilidad. Con el tiempo, los procesos de cualquier empresa pueden expandirse a tamaños enormes - y las herramientas de programación de proyectos deben ser capaces de soportarlos de todos modos. Un número creciente de empleados, proyectos, presupuestos más grandes, nuevas monedas, diferentes configuraciones para las sucursales de la empresa, gastos generales avanzados y otros problemas deben ser manejados sin problemas por su programa de elección en los próximos años. En otras palabras, ¡asegúrese de que la herramienta de planificación de proyectos pueda seguir el ritmo de sus necesidades más adelante! 

Soporte. Mientras que muchos gerentes prefieren resolver sus problemas por su cuenta, hay algunas situaciones que simplemente requieren el apoyo profesional de la línea de ayuda del software. Cuando eso ocurre, seguro que prefieres contactar con un experto bien informado que con un bot. Para asegurarse de que esto ocurra, lea las opiniones sobre el software y preste atención a los detalles sobre la comunicación con el soporte. Al hacerlo, obtendrás ayuda siempre que la necesites, y también podrás contar con que los proveedores escuchen y respondan a tus otros comentarios. 

La seguridad. En la gestión de proyectos, a menudo hay que manejar gigabytes de datos sensibles, todo ello en un software de terceros. Por lo tanto, debe asegurarse de que su posible programa de programación de proyectos no escatimará en gastos a la hora de protegerlos adecuadamente. En algunos casos, puede encontrar información suficiente en el sitio web del producto; si no la encuentra, no dude en ponerse en contacto con el proveedor: los representantes de una herramienta de alta calidad no tendrán ningún problema en compartir los detalles de seguridad con usted. 

Flexibilidad. Como hemos dicho antes, el sector de las TI se basa en la flexibilidad. Los proyectos cambian, las personas van y vienen, pueden surgir nuevos retos en cualquier momento - y su programa de programación de proyectos debe estar preparado para ello. Mientras se decide, asegúrese de que todos los detalles de sus proyectos, los especialistas y el presupuesto pueden ajustarse siempre que lo necesite - ¡puede que se sorprenda, pero no todos los productos ofrecen esa opción! 

El mantenimiento. Esto puede parecer una parte obvia de toda solución, pero muchos proveedores se olvidan de prestarle atención, lo que da lugar a numerosos errores y problemas. Los programas de programación de proyectos de alta calidad deben actualizarse periódicamente no sólo para seguir siendo totalmente funcionales, sino también para prevenir amenazas de seguridad y otros problemas críticos. 

Desarrollo constante. Si es usted un directivo o un especialista con experiencia, seguro que sabe que la empresa cambia constantemente, y lo mismo debería ocurrir con la herramienta que utiliza para gestionarla. El proveedor de su sistema debe proporcionarle una hoja de ruta detallada para el desarrollo futuro de la solución. De lo contrario, un día en el futuro puede quedarse con un programa que ya no puede utilizar...

¿Cómo elegir el software de programación de proyectos adecuado para usted? 

1. Defina los requisitos de su empresa

No hay empresas de TI idénticas en el mundo, por eso no debe seguir los pasos de otras personas al elegir su programa de programación de proyectos. 

Sin embargo, para hacerlo con éxito, primero debe determinar qué necesita realmente su empresa para escalar en el futuro. 

Para ello, puede utilizar nuestra lista de uso que incluye funciones en la empresa, situaciones de la vida real y prioridades. Con su ayuda, puedes reunir los requisitos iniciales y consultarlos con un proveedor. 

Puede encontrar la lista aquí - descargue la lista de casos de uso. 

También puedes hacerlo: 

• definir los principales retos y casos de uso,
• mapear/analizar sus procesos e identificar a los responsables de los mismos. Las distintas empresas se apoyan en diferentes estructuras en las que basan su rendimiento. Identifique estos patrones, detecte los cuellos de botella y los problemas y caracterice una solución que pueda ayudar a su empresa a resolverlos. 
• hable con sus equipos y empleados. Las opiniones de los especialistas pueden ser tan valiosas, o más, que las de los directivos.
• Examine detenidamente la estructura de la empresa. Comprueba si tus recursos están asignados a un solo proyecto o a muchos; examina los modelos de facturación que utilizas y comprueba si el flujo de información entre los distintos departamentos y directivos es suficiente para apoyar el desarrollo de tu empresa. 

Aquí está la lista con las preguntas comunes que debe hacerse a sí mismo y a sus compañeros de equipo al elegir una herramienta de programación de proyectos:

• ¿Cuándo se empieza a programar un nuevo proyecto? ¿Cuándo se cierra el trato? ¿O tal vez cuando el acuerdo alcanza un cierto nivel de certeza?
• ¿Qué se necesita para preparar una oferta para un cliente? ¿Disponibilidad de personas? ¿Tipos de costes e ingresos? 
• ¿Quién es responsable de las estimaciones? ¿Necesitamos un flujo de trabajo de aprobación?
• ¿Cómo estimamos los nuevos proyectos? ¿Basado en los roles? ¿Fases del proyecto? ¿Ambos? ¿O tal vez de otra manera?
• ¿Quién toma las decisiones sobre la nueva asignación/reasignación?
• ¿Tenemos tasas de ingresos estandarizadas en función de la antigüedad / las funciones / otros factores?
• ¿Qué modelos de facturación preferimos?
• ¿Cómo nos van a pagar los clientes? ¿Por adelantado? ¿Mensualmente/semanalmente/trimestralmente? ¿Después de terminar el proyecto?
• ¿Cómo analizamos la entrega de los proyectos? ¿Tenemos KPIs imprescindibles, por ejemplo, estado RAG / rentabilidad?
• ¿Deben los distintos gestores tener un acceso limitado a los especialistas que no dirigen? ¿O tal vez deberían verlos, pero no pueden asignarlos?

Una vez hecho esto, haga una lista de las características que podrían contribuir a mejorar la situación que ha señalado en los puntos de control anteriores. No se preocupe si no puede identificar las opciones correctas de inmediato: seguro que se encontrará con muchas de esas características durante su investigación. 

Para facilitar las cosas y hacerlas más transparentes, puede dividir las características en las que desea centrarse en tres categorías: funcionalidades esenciales, agradables de tener y no necesarias. Esta tabla le ayudará a centrarse en sus prioridades más adelante. 

Ejemplos: 

Caso 1 - Pequeña empresa (0-50 empleados)

La pequeña empresa cuenta con dos fundadores que actúan como gerentes con muchas responsabilidades en sus manos. Por ahora, emplean a 10 especialistas en informática que trabajan con una amplia gama de tecnologías. Suelen participar en 3 proyectos diferentes. Sin embargo, no están divididos en equipos, sino que un solo programador puede participar en muchos proyectos a la vez. 

Tras evaluar su situación, la pequeña empresa ha decidido que necesita una herramienta con: 

• informes completos capaces de combinar diferentes perspectivas para los dos fundadores, 
• una base de datos con todas las habilidades y experiencias de los especialistas de la empresa para asignarlos al proyecto de forma eficiente, 
• calendario de proyectos y empleados con asignaciones para evitar el exceso de reservas y permitir la planificación a largo y corto plazo, así como incluir las vacaciones y las ausencias en las estimaciones. Esta es la característica de mayor importancia para este negocio.

Caso 2 - Empresa mediana (50-500 empleados)

Medium Company cuenta con más de 150 empleados. La mayoría están especializados en sus respectivos campos y tienen diferentes ámbitos de competencias; algunos de ellos participan en muchos proyectos diferentes al mismo tiempo. 

En este momento, la empresa trabaja en una docena de proyectos diferentes para clientes. Sin embargo, difieren en cuanto a requisitos y tipos de facturación: algunos son proyectos de tiempo y material, mientras que otros se basan en un precio fijo. Algunos proyectos son también más complicados que otros e incluyen varias fases diferentes. 

Además, la mediana empresa ya utiliza JIRA para la gestión de proyectos y desea seguir con la herramienta. Sin embargo, los gestores también podrían utilizar una visión más general de las operaciones de la empresa, ya que JIRA no dispone de esta función. Además, la estructura es cada vez más complicada, por lo que se necesitan flujos de trabajo de aprobación y restricciones de acceso para diferentes datos financieros.

En base a la información podemos ver claramente que la mediana empresa necesita características como: 

• una base de datos con todas las habilidades y experiencias de los especialistas de la empresa para asignarlos al proyecto de forma eficiente, 
• detalles avanzados del proyecto y características específicas de las TI, es decir, tipos de facturación, etapas del proyecto, estimaciones, etc. - serían muy ventajosas para la empresa .
• calendario de proyectos y empleados con asignaciones flexibles tanto a la totalidad del proyecto como a sus etapas, lo cual es imprescindible para la mediana empresa, 
• integración con JIRA, que es fundamental para la empresa, 
• informes exhaustivos de alto nivel con información detallada sobre proyectos, capacidad y otras cuestiones críticas,
• flujos de trabajo de aprobación y restricciones de acceso a los datos en función de las funciones 

Caso 3 - Gran empresa (más de 500 empleados)

La Gran Empresa emplea a más de 500 personas, entre las que se encuentran gerentes y especialistas en campos como la informática, el marketing o los recursos humanos, entre otros. Todas estas personas necesitan informar del tiempo a sus gerentes, y deben hacerlo en una única plataforma. Además, la información detallada sobre sus actividades sólo debería estar disponible para sus gerentes; por lo tanto, una posible herramienta para la Gran Empresa debería tener diferentes roles y niveles de acceso para ellos. 

Por si fuera poco, la gran empresa está simplemente desbordada con decenas de proyectos a la vez. Difieren en cuanto a presupuestos, estimaciones, gastos generales y tipos de facturación. Además, al haber tanto contratistas como empleados fijos, sus salarios también pueden diferir de un proyecto a otro. Por lo tanto, un programa de programación de proyectos debe incluir todas estas características. 

La gestión de los recursos también es cada vez más difícil con el creciente tamaño de la gran empresa. Aparte de las habilidades y la capacidad de los empleados, la empresa también necesita contratar nuevas personas a diario e informar de las vacantes a RRHH. El proceso podría ser mucho más fácil si la nueva herramienta de programación de proyectos pudiera hacer eso también. 

Los directivos de la gran empresa están altamente especializados en sus respectivos campos. Hay directores de operaciones, directores financieros, directores de proyectos y directores financieros, y todos ellos esperan que el nuevo software de programación de proyectos les proporcione información valiosa sobre sus operaciones. También necesitan datos en tiempo real sobre cada uno de los proyectos para poder reaccionar inmediatamente ante cualquier cambio. 

Basándonos en esta descripción podemos ver claramente que la Gran Empresa necesita características como: 

• Informar de las horas de trabajo de los trabajadores asignados a determinados proyectos, algo imprescindible para la Gran Empresa,
• diferentes funciones y niveles de acceso para los gestores y especialistas con diferentes responsabilidades, 
• herramientas completas de gestión de recursos con información detallada sobre las competencias de los especialistas, la experiencia, las ausencias, los tipos de empleo y los salarios para diferentes escenarios, lo cual es necesario para la Gran Empresa, 
• informar sobre las vacantes y los procesos de contratación necesarios en la misma herramienta, 
• Informes avanzados para diferentes tipos de datos (por ejemplo, presupuesto, capacidad, beneficios, gastos generales, etc.),
• información presupuestaria detallada, incluyendo los tipos de contratos, los gastos generales y la liquidación de los pagos, que debe incluirse en un posible software de programación de proyectos.
• datos constantemente actualizados con acceso instantáneo a todos los cambios. 
• integraciones robustas con diferentes sistemas,
• SSO (Google / Azure / Otros), para que toda la empresa pueda gestionar fácilmente el acceso de los recién llegados y de los que se van.

2. Realización de investigaciones.

Para elegir el programa de programación de proyectos adecuado no basta con analizar sus propias operaciones. Para hacerlo con éxito, tendrá que rebuscar entre decenas y decenas de ofertas de diferentes proveedores. 

Aunque el proceso de investigación no difiere mucho en función del tamaño de la empresa, es probable que sea un viaje agotador para usted y otros directivos. 

Sin embargo, puedes hacerlo un poco más fácil si te centras en buscar información sobre: 

• términos básicos relacionados con el software de programación de proyectos. Intente buscar en Google las características y cualidades que le interesan, así como varias frases relacionadas con la inteligencia empresarial en general. Este proceso le dará una idea más amplia de lo que puede esperar de dicho software. 
• visite los sitios web de los proveedores de software de programación de proyectos más conocidos. Sin embargo, no se limite a hojearlos sin sentido; prepare una tabla en la que compare el alcance de las funciones que ofrecen las distintas soluciones. Más adelante, resultará muy valiosa para tomar la decisión final. 
• compruebe las herramientas para las características básicas mencionadas anteriormente en nuestra lista. Además, recuerda prestar atención a la escalabilidad, la seguridad, el soporte y la flexibilidad de las soluciones - puedes verificar estas características navegando por las opiniones sobre el producto o contactando directamente con el proveedor.
• obtenga una demostración del software de programación de proyectos. Es la mejor manera de comprobar si el programa que ha elegido se ajusta realmente a sus necesidades. Participa en una prueba o reserva una presentación con un representante del proveedor para conocer realmente un software y evaluar de forma realista su valor. 

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Algunas herramientas se centran en la incorporación automática, lo que no le ofrece la posibilidad de hablar con ningún experto. Algunas te mostrarán la plataforma, para que puedas acceder a ella por tu cuenta.

En Primetric, tenemos un enfoque diferente. Damos a nuestros clientes todo el flujo de trabajo de implementación que les ayuda a identificar los casos de uso imprescindibles, a mapear su estructura, a identificar al Campeón del Producto y a implementar con éxito Primetric en la organización.

Si desea hablar con nuestro experto, programe una llamada aquí.

3. Proceso de toma de decisiones.

Por último, pero no menos importante, es el momento de tomar una decisión final. Debería ser una tarea fácil, siempre que siga atentamente nuestras instrucciones. Para finalizar el proceso, debería: 

• comparar las soluciones en términos de precio y descartar las que están claramente fuera de su presupuesto - o simplemente no valen el dinero; 
• compare las funciones incluidas en los programas de programación de proyectos. Utilice la tabla que ha preparado previamente para evaluar críticamente las características, determinar su prioridad y elegir un puñado de opciones que se ajusten a sus expectativas. 
• Discuta las principales prioridades con sus equipos o directivos, según las circunstancias. A continuación, decida una solución de programación de proyectos capaz de soportar todos los procesos críticos en la mayor medida posible. 

Caso 1 - Pequeña empresa

La pequeña empresa está a punto de decidir qué software de programación de proyectos elegir. Debido a su tamaño, la empresa sólo tiene un pequeño presupuesto; por lo tanto, descarta todas las soluciones caras en primer lugar. 

A continuación, basándose en la investigación interna realizada al principio del proceso, la pequeña empresa ha determinado que el calendario de proyectos y empleados con asignaciones flexibles es la característica que su software de elección debe tener. Por lo tanto, la dirección descarta todas las herramientas que no la tienen (o que de alguna manera carecen de esta opción). 

Más adelante, la dirección de la pequeña empresa puede centrarse en otras características que consideren potencialmente útiles para encontrar 2 ó 3 herramientas de programación de proyectos que se ajusten a sus expectativas. Sin embargo, debido a que su negocio está en constante desarrollo, también necesitan comprobar si el software puede escalar con él a medida que la empresa crece. 

En esta fase, pueden decidir si eligen una de ellas basándose en sus experiencias de la demostración, a menos que sólo haya una herramienta de programación de proyectos sobre la mesa. 

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Caso 2 - Empresa mediana

La mediana empresa tiene un presupuesto considerablemente alto. Por ello, su dirección solo elimina de la lista de posibles soluciones las que tenían un precio absurdamente elevado. 

A continuación, al igual que en el caso de la Pequeña Empresa, la Mediana Empresa se centra en sus principales características de interés. Entre ellas se encuentran: 

• integración con JIRA, 
• detalles avanzados del proyecto con la elaboración del presupuesto, 
• calendario de proyectos y empleados con asignaciones. 

De este modo, la mediana empresa puede eliminar de la lista de soluciones a tener en cuenta las herramientas de programación de proyectos que no respondan a estas necesidades. 

Después, la mediana empresa puede centrarse en todas las características menores que le gustaría incluir en sus soluciones preferidas. Cualquier herramienta de programación de proyectos que pueda ofrecer opciones adicionales que la mediana empresa esté buscando pasa a ser la primera de la lista. 

Por último, pero no por ello menos importante, con unos cuantos directivos a bordo, la empresa mediana puede tener en cuenta sus opiniones personales; al fin y al cabo, son ellos los que van a utilizar la herramienta. 

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Caso 3 - Gran empresa 

La gran empresa tiene una política muy generosa, por lo que no está limitada por un presupuesto a la hora de elegir un programa de programación de proyectos. Por lo tanto, su lista es muy larga y complicada. 

Sin embargo, en primer lugar, la dirección de la gran empresa quiere asegurarse de que la herramienta que va a utilizar tiene las siguientes características: 

• informar sobre el horario de trabajo de todos los empleados, 
• funciones avanzadas de gestión de recursos, 
• opciones de presupuesto detalladas para el proyecto y los empleados. 

Por lo tanto, cualquier herramienta de programación de proyectos que no cuente con estas características será eliminada de la lista. 

Más adelante, los gestores pueden ver el lado positivo de sus decisiones y examinar más detenidamente los programas que pueden proporcionarles características adicionales que les gustaría tener. Al final, deberían incluir, por supuesto, sus propias impresiones en la decisión final. 

Beneficios de las herramientas de programación de proyectos para los ejecutivos 

A la hora de elegir un programa de programación de proyectos, es importante incluir las opiniones de todos los directores de nivel C, aunque no les guste la idea en primer lugar, ya que probablemente estén muy ocupados. 

Sin embargo, los directivos no deben ignorar el proceso, ya que pueden beneficiarse de la herramienta más que el resto de empleados. ¿Por qué? 

CEO

El principal objetivo de todo director general es ver crecer su empresa, y las herramientas de programación de proyectos pueden ayudarle a conseguirlo. 

Con estos programas, un director general puede supervisar los procesos internos relacionados con la gestión de proyectos y recursos y detectar cualquier incoherencia antes de que afecte a operaciones cruciales. Las herramientas de programación de proyectos también pueden proporcionar al director información detallada sobre los indicadores clave y los factores que contribuyen al éxito de la empresa. Además, también puede utilizarse para supervisar las operaciones diarias y encontrar nuevas oportunidades de crecimiento para la empresa. 

CFO

A los ojos del director financiero, la empresa tiene éxito cuando su liquidez financiera se mantiene sin interrupciones, y no hay mejor manera de lograr ese objetivo que utilizando programas de programación de proyectos. 

Las herramientas de programación de proyectos son capaces de ayudar al director financiero a conocer de cerca todas las finanzas del proyecto, desde los beneficios generales hasta los salarios de un determinado especialista. El mejor software de esa categoría puede incluir detalles como: 

• estimaciones, 
• los gastos generales, 
• presupuestos con tipos de facturación, 
• borradores de presupuestos para posibles proyectos,
• salarios de contratistas y empleados, 
• información financiera de las sucursales de la empresa, 
• costes de las etapas y fases de determinados proyectos, 
• información sobre las operaciones no rentables y las más rentables. 

Un buen programa de programación de proyectos también puede ser flexible y proporcionar toda esta información en varias monedas y tipos de facturación. 

Una visión de conjunto de este tipo puede tener un valor incalculable para cualquier director financiero. No sólo le proporciona información en tiempo real sobre las operaciones de la empresa, sino que también puede ser una fuente de innovación y mejoras que pueden dar lugar a beneficios aún mayores. 

PMO

Cuantos más proyectos tenga la PMO entre manos, más difícil le resultará supervisarlos todos, a no ser que tenga cerca una herramienta de programación de proyectos. 

Los programas de programación de proyectos suelen ser la base de todas las responsabilidades de la PMO. Con dicho software, puede: 

• detectar y resolver cualquier conflicto entre diferentes proyectos, 
• asignar con precisión los recursos y descubrir cualquier error, en caso de que aparezca, 
• Incorporar eficazmente los nuevos proyectos y programarlos en función de la disponibilidad de recursos, 
• Controla los detalles de cada proyecto, incluyendo el tipo de facturación, los recursos necesarios, las vacantes y mucho más, 
• controlar el presupuesto en tiempo real, incluyendo detalles clave como los salarios, los gastos generales, las facturas liquidadas, etc.

En definitiva, con el software de programación de proyectos, una PMO puede asegurarse de que los proyectos se completen a tiempo, con los recursos adecuados y con el máximo beneficio. 

COO

Gestionar todas las operaciones de la empresa no es una tarea fácil para un director de operaciones, pero puede resultar más sencillo con un software de programación de proyectos. 

Gracias a esta solución, un director de operaciones puede tener acceso a una única fuente de verdad sobre todos los procesos críticos de la empresa. Esto incluye: 

• información sobre las operaciones en todos los departamentos y cualquier problema relacionado con su cooperación, 
• datos detallados sobre las finanzas y los proyectos, incluida la rentabilidad, los gastos generales, los gastos imprevistos, etc,
• Seguimiento de la cartera de proyectos, detectando las lagunas en la planificación capaz de soportar nuevas actividades, así como las operaciones que interfieren, 
• gestión eficaz de los recursos, incluida la planificación de la capacidad y las nuevas contrataciones. 

Con un programa de programación de proyectos, el director de operaciones puede supervisar con éxito todas las operaciones (incluso las más pequeñas), comprobar su estado y reaccionar en consecuencia, mejorando así la rentabilidad de la empresa. 

Elija el programa de programación de proyectos adecuado: elija Primetric

Ahora que ya sabe cómo elegir un programa de programación de proyectos, seguramente deseará comenzar su investigación ahora mismo, y nosotros conocemos un lugar perfecto para hacerlo. 

Con Primetric, puede cumplir todos los requisitos anteriores -y más- tanto con pequeñas como con grandes empresas. 

Puede echar un vistazo a nuestra solución ahora mismo. Reserve una demostración o vea cómo se compara Primetric con otros programas de programación de proyectos para tomar la decisión correcta. 

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