¿Cómo calcular la utilización del equipo? Ejemplos prácticos

El tiempo es oro, sobre todo si hablamos del tiempo de sus empleados. Naturalmente, el tiempo de todo un equipo es aún más valioso. Sin embargo, gestionarlo es más complicado que gestionar la carga de trabajo de los individuos. Afortunadamente, la utilización del equipo puede ayudarle a hacerlo y a evitar los obstáculos más comunes.

¿Qué es la utilización del equipo? Definición

Índice de utilización - definición

Índice de utilización es la medida del tiempo utilizado para el trabajo facturable (o, dicho de otro modo, para el trabajo en proyectos comerciales) y las tareas no facturables (trabajo interno). La utilización suele expresarse como porcentaje del tiempo total que pasa trabajando un empleado.

Utilización del equipo - definición

Sin embargo, para la utilización de equipos las cosas son un poco más complicadas. La utilización del equipo se utiliza para medir el tiempo que un grupo de especialistas dedica al trabajo facturable y no facturable. Gracias a este indicador, los gestores pueden determinar cómo va el trabajo y si realmente es todo lo productivo que desearían. 

¿Por qué es tan importante medir la utilización de los recursos? 

Buena pregunta: no le gustaría añadir otro montón de cálculos a su apretada agenda, ¿verdad? 

Afortunadamente para los gestores de proyectos, el índice de utilización no es uno de esos cálculos horribles e inútiles. De hecho, puede ayudarte con todos los elementos de la gestión de recursos, incluidos: 

• prever mejor los recursos para las próximas semanas y meses, 
• Encuentre ineficiencias, horas extra, bancos y otros problemas, y optimice la mano de obra en su empresa, 
• mejorar la moral del personal, 
• identificar a los especialistas y equipos que están en el banquillo o sobrecargados de trabajo, y mejorar su carga de trabajo, 
• tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos. 

¿Cómo medir la utilización de los recursos? Fórmula de utilización de recursos

Vayamos al grano: ¿cómo calcular la tasa de utilización de recursos tanto para todos los miembros de un equipo como para un equipo entero? 

Cálculo de la utilización de los recursos: fórmula general

Calcular una utilización para un empleado individual es bastante sencillo. Para ello, basta con dividir el número de horas asignadas por el número de horas totales disponibles. Este último número puede verse afectado por ausencias, bajas por enfermedad, días festivos y tiempo libre, lo que complica un poco más la gestión y asignación de recursos.

Por ejemplo, supongamos que Juan, el programador, no tiene ausencias previstas en el próximo mes y está dispuesto a trabajar 160 horas. Su jefe ha decidido asignarle 120 horas al proyecto A. Por lo tanto, la utilización de John durante el mes es del 75%. Por lo tanto, la utilización de John para el mes es del 75%. 

Utilización del equipo: fórmula general 

Pero, ¿qué cambia si Juan también tiene a sus colegas en el equipo? 

A nivel muy general, un gestor de proyectos que calcule el índice de utilización sólo tendría que sumar todas las horas planificadas y todas las horas disponibles de todos los empleados del equipo y, a continuación, dividir la primera cifra por la segunda. 

Sin embargo, es entonces cuando la gestión de recursos se complica un poco, ya que el número de días disponibles debe ajustarse cada vez que un empleado se ausenta por este motivo:

• los días festivos, 
• enfermedad, 
• tiempo libre previsto, 
• cualquier otra ausencia. 

Además, es posible que algunos de sus empleados sólo trabajen a tiempo parcial. Su caso puede ser aún más complicado. 

En consecuencia, el número de horas disponibles puede variar para cada empleado.

Pero no nos desanimemos: veamos a continuación algunos ejemplos de este tipo de cálculos.

Fórmula de utilización de recursos para un equipo: un ejemplo sencillo

Empezaremos con un ejemplo bastante sencillo: un mes muy tranquilo, sin ausencias previstas y con un único día festivo. 

Nuestro equipo está formado por 5 personas, y cada una de ellas, si no hubiera vacaciones en el mes, habría trabajado 160 horas. Sin embargo, con un día libre, el número máximo de horas de cada empleado bajaría a sólo 152 horas. El equipo se asignó entonces al proyecto A durante 140 horas al mes. 

Como cada empleado del equipo tiene el mismo número de horas de trabajo y de horas disponibles, la utilización de recursos para un equipo en este caso será la misma que la utilización de un individuo: 

(140/152) * 100 = 92,1%

Índice de utilización de un equipo: ejemplo complejo 

Pero, ¿y si algunos de los miembros del equipo tienen previsto cambiar aún más su disponibilidad? Añadamos esa variación a la ecuación. 

Como en el ejemplo anterior, supongamos que nuestro equipo de 5 personas debía trabajar 160 horas por persona este mes. Como ya sabemos, esa cifra se redujo debido a un día festivo que nos obligó a descontar otras 8 horas de la disponibilidad general por persona, lo que nos dejó con sólo 152 horas disponibles por persona. 

Tres de las personas del equipo van a estar disponibles 152 horas. Sin embargo, la Persona 1 se va a tomar 3 días libres y sólo le quedan 128 horas disponibles. La persona 2, por su parte, estará fuera una semana y sólo le quedan 96 horas. 

Ahora, los directivos tienen que preguntarse: ¿puedo volver a asignar 140 horas por persona a este equipo? 

Índice de utilización de recursos - resumen

Para comprobarlo, calculemos la disponibilidad de todo el equipo. Con 3 personas trabajando 152 horas, 1 persona trabajando 128 horas y 1 persona trabajando 96 horas, el equipo puede estar disponible 680 horas. Si el director quisiera asignar 140 horas de trabajo por persona a ese equipo, necesitaría 700 horas, lo que representa el 102% de la capacidad del equipo. En resumen, ¡el equipo no puede hacer su trabajo sin horas extraordinarias!

¿Puedo facilitar los cálculos de los índices de utilización de los equipos? 

Por supuesto, puede medir la utilización de los recursos sin hacer ni un solo cálculo en Excel.

Existen numerosas herramientas de planificación de la capacidad capaces de calcular automáticamente la utilización de los recursos y ayudarle a crear un plan eficaz de utilización de los recursos basado en los calendarios de los proyectos y otra información. Primetric es una de ellas. 

¿Cómo mide Primetric la utilización? 

Primetric mide las tasas de utilización de recursos de cada empleado cada vez que cambia su horario. Cualquier asignación adicional hace que el índice de utilización cambie en el perfil del empleado, proporcionando a los gestores de proyectos información en tiempo real sobre su disponibilidad. Esto hace que el seguimiento de la utilización de los recursos sea mucho más fácil.

¿Y si quiero consultar la tarifa de la empresa o de los miembros del equipo?

No hay problema: ¡nuestro software de utilización de recursos le cubre las espaldas!

Si desea medir la utilización de recursos por equipos o grupos de personas, puede comprobar los índices generales de utilización de recursos en su empresa mediante un informe de utilización. Incluye tanto las asignaciones planificadas como las realizadas, junto con sus costes y la utilización de recursos facturables. En el informe, puede ver la situación de su empresa, así como sus detalles para cada uno de los empleados, tal y como se muestra a continuación. 

¿Tengo que comprobar la utilización de las personas cada vez que las asigno?

Por supuesto, no es necesario que navegue por el perfil de todas las personas de la empresa para ver su disponibilidad: nuestro software de gestión de recursos puede hacerlo por usted.

Al elegir a la persona adecuada para el proyecto en su barra de búsqueda, sólo verá a las personas que aún tienen tiempo sin asignar para ofrecer. Sin embargo, si decides crear una asignación por encima de su límite básico, recibirás una notificación: ¡así es como intentamos evitar que cometas errores en tu planificación de recursos! 

¿Y si quiero conocer aún mejor el proceso de asignación de recursos y gestión de proyectos? 

No hay problema: aquí tienes algunos artículos que puedes leer para ampliar tus conocimientos con algunas habilidades que todos los gestores de proyectos deberían conocer. Haga clic a continuación para leer sobre: 

• gestionar los conflictos de agenda como un planificador de recursos profesional, 
• Asignación de recursos de Jira con todas sus funciones, 
• programación de proyectos en la gestión de proyectos, 
• planes de gestión de recursos y su creación, 
• proceso de planificación de recursos que simplemente necesita tener. 

O, si ya sabe que no quiere hacer todas estas cosas a mano, simplemente reserve una demostración con nuestro asesor o inicie una prueba con Primetric ahora mismo. 

‍