What Is a Good Employee Utilization Rate?

Aprovechar al máximo el tiempo de sus empleados es clave para lograr la máxima productividad y beneficios. Sin embargo, ¡sólo el 35% de las empresas de servicios profesionales miden y controlan la utilización de los empleados! Pero, ¿qué es un índice de utilización de los empleados lo suficientemente bueno como para satisfacer incluso al directivo más exigente? Hemos preparado una referencia que le ayudará a controlar ese indicador en todos los sectores.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Planificación de recursos

1/3/2023

Índice de contenidos

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¿Qué es un buen índice de utilización de los empleados? 

Aunque a menudo se considera que un buen índice de utilización está por encima del 65%, y el perfecto, por encima del 75%, no existe una cifra única que se ajuste a todos los sectores. 

La tasa de utilización exacta deseada depende de diferentes factores, entre los que se incluyen los siguientes. 

¿De qué depende la tasa de utilización? 

El índice de utilización de un empleado cambia dinámicamente en función de varios factores. 

En primer lugar está la antigüedad de los especialistas en cuestión. La gama de responsabilidades y tareas asignadas cambia con el cargo de la persona: cuanto más alto es el cargo, más afectan los procesos organizativos a la utilización. Por ello:

  • Se espera que los becarios y los juniors dediquen alrededor del 90% de su tiempo a tareas facturables, 
  • Los empleados más experimentados deben ser contratados al menos el 80% de su tiempo, 
  • Los empleados sénior, que suelen participar en los procesos organizativos como expertos, deberían dedicar en torno al 60-70% de su tiempo a tareas de desarrollo, 
  • Los directivos, al ser los principales responsables de supervisar el trabajo, sólo dedican en torno al 30-50% de su tiempo, 
  • Los ejecutivos rara vez reservan su capacidad en absoluto; su abanico de responsabilidades es sencillamente demasiado amplio para asignarlo a un solo proyecto. 

El segundo es el sector. Las empresas de determinados campos son simplemente más propensas a controlar el tiempo que dedican sus empleados a las distintas tareas. Por ejemplo, el índice medio de utilización en una empresa de producción es superior al 80%, mientras que en arquitectura ese valor está más cerca del 60%. La diferencia es enorme. 

Índice de utilización en diferentes industrias - referencia 

A continuación se muestra cómo es la tasa media de utilización buena en diferentes industrias que tienden a medir este KPI para sus empleados: 

  • servicios profesionales: en torno al 70-75%, dependiendo de la especialización,
  • producción y fabricación: 80-90%, 
  • Servicios informáticos: 75%, 
  • marketing: 70%.
Good employee utilization rate

¿Cómo afecta la utilización a los resultados de su empresa? 

Se ha demostrado una y otra vez que mejorar la utilización mejora los resultados financieros de la empresa

Por poner un ejemplo, en su encuesta de 2022, SPI Research ha descubierto que una mayor utilización se traduce en cambios rápidos y positivos en otros KPI. Por ejemplo, a mayor utilización: 

  • mayor es la probabilidad de que el proyecto se entregue a tiempo; ¡las empresas con un 90% de utilización tienen un 87% de posibilidades de éxito! 
  • se alcanza el mayor porcentaje del objetivo anual de margen, con más del 93% del objetivo alcanzado por las empresas con más del 90% de utilización.
  • mejor es el EBITDA: las mejores empresas tienen más del 19%. 

Además, la utilización también afecta a otros dos indicadores clave de rendimiento: el sobrecoste y los ingresos anuales por empleado. 

Utilización frente a ingresos anuales por empleado

Según 2022 PSMB Projector, mejorar la utilización facturable también mejora los ingresos anuales por empleado. En la investigación, la organización ha demostrado que cuanto mayor es la utilización, mayores son los ingresos - y la diferencia puede aportarle hasta un 14% más de ingresos. 

Una correlación entre los ingresos anuales por empleado y la utilización facturable

Utilización frente a rebasamiento del proyecto 

2022 PSMB Projector también ha demostrado que la utilización puede reducir drásticamente los retrasos en los proyectos de las empresas. Las empresas con una utilización de la facturación inferior al 50% tenían un 11% de probabilidades de experimentar este problema; sin embargo, las empresas que mejoraron la utilización por encima del 90% solo se encontraron con este tipo de problemas en el 8% de los casos. 

Correlación entre la utilización de la facturación y la posibilidad de que el proyecto se salga de lo previsto.

¿Por qué es imposible alcanzar el 100% de utilización? 

Muchos directivos piensan que una tasa de utilización del 100% es perfecta; sin embargo, eso es sencillamente imposible de conseguir. 

La jornada de cada empleado se compone de numerosas actividades, como reuniones, descansos y comunicación con otros miembros del equipo y unidades organizativas. Como consecuencia, un empleado simplemente no puede dedicar el 100% de su tiempo a las actividades planificadas. Por eso, no hay ningún sector que pueda enorgullecerse de sus índices de utilización del 100%. 

¿Quiere saber más sobre la gestión de la utilización? 

No hay problema: tenemos todos los conocimientos que necesitará para supervisarlo como un director general de las mayores organizaciones del mundo. 

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Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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