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Automatizar tu presupuesto es una decisión inteligente, confía en mí y en otros que lo utilizan.
Puede que piense que su empresa no lo necesita ahora mismo. Pero, tarde o temprano, los procesos se volverán complejos. Es una consecuencia natural de la ampliación de un negocio.
¿Por qué no empezar ahora y prepararse para este año?
Siga leyendo para saber qué es el software de gestión de presupuestos de proyectos, qué puede ganar con él y cómo funciona para una empresa de servicios de TI como la suya.
¿Por qué automatizar el presupuesto en primer lugar?
Al implantar una solución que gestione el presupuesto por usted, ganará en varias áreas clave:
Estimaciones presupuestarias precisas
Your estimations will be more accurate since the software eliminates all the mistakes that might crop up during the process. You will never overestimate or underestimate your project costs ever again. Your profit margin will reach the exact level you predicted. Sounds like a dream, right?
La automatización le ahorra tiempo
Al automatizar todas las tareas de presupuestación, simplemente obtendrá más tiempo para invertir en áreas más críticas de su negocio, como la estrategia.
Colaboración y transparencia
El software de presupuestación que muestra la información a todas las partes interesadas en el proyecto también es útil para crear transparencia en toda la empresa. Permite una mejor colaboración con los gestores de proyectos porque ya no tienen que ponerse en contacto con usted y hacerle las mismas preguntas todos los días. Pueden ver fácilmente todo dentro del sistema.
Informes
Informar a personas de diferentes departamentos también va a ser más fácil. Una solución de presupuestación genera un informe en sólo unos segundos. No es necesario extraer manualmente los datos de varias hojas de cálculo o combinar datos de diferentes herramientas de software.
Si estas ventajas no te convencen de que automatizar tu presupuesto es una buena idea, no sé qué puede hacerlo.
Pero si tiene alguna duda sobre cómo funciona el software de gestión presupuestaria, siga leyendo.
¿Cómo funciona la gestión del presupuesto de productos en una empresa de TI?
En su esencia, la gestión del presupuesto del proyecto es el proceso de estimar todo lo que se necesita para realizar el proyecto. Pero esto es sólo la punta del iceberg. También se trata de establecer ciertos límites y umbrales de gasto y gestionar el gasto a lo largo de la duración del proyecto.
La elaboración de un presupuesto es un proceso continuo, no una tarea puntual. Es algo de lo que hay que ocuparse antes de que empiece el proyecto, mientras se desarrolla y después de que haya terminado.
La mayoría de las veces, tendrás que invertir tu tiempo en tareas como:
- Definir el presupuesto: identificar los recursos que se necesitan(planificación de recursos), establecer el presupuesto y prever las necesidades para asegurarse de que todo funciona.
- Seguimiento y gestión del presupuesto: esto es algo que se hace durante el proyecto, incluida la gestión de los plazos para manejar los costes de mano de obra.
- Actualizar el presupuesto: si se da cuenta de que su proyecto se está desarrollando de una manera diferente a la que esperaba, debe actualizar su presupuesto para reflejar los cambios.
5 métodos habituales de elaboración de presupuestos y cómo puede automatizarlos
1. Estimación ascendente
Este es probablemente el tipo de estimación más común de la industria tecnológica hoy en día. Y hay una buena razón para ello: hace que tus estimaciones sean más precisas y ayuda a eliminar todos los errores que se producen por descuido o por no tener suficientes detalles sobre el proyecto.
En la estimación ascendente, se estiman primero las partes individuales del proyecto y luego se suman para crear la estimación final. Esto significa que hay que dividir el proyecto en trozos de trabajo más pequeños (tareas, fases del producto o hitos).
Un software de desarrollo de proyectos puede ayudarte aquí automatizando la estimación. Una vez que divides el trabajo en partes más pequeñas, puedes empezar a asignar personas a ellas y entender cómo las tarifas por hora de tus especialistas se ajustan al presupuesto del cliente.
No tendrá que realizar estas simulaciones manualmente: la solución lo hará por usted. Lo único que tienes que hacer es probar diferentes escenarios y ver cómo cambia la rentabilidad de tu proyecto en función de tus elecciones.
A continuación, obtendrá una visión a largo plazo para comprobar si ese nivel de rentabilidad se mantendrá dentro de un mes o incluso un año. Puedes obtener una respuesta más precisa porque el software también estimará los gastos generales de la organización por ti.
Nunca se llevará una desagradable sorpresa y perderá su margen de beneficios por abrir una nueva oficina en otra ubicación a los pocos meses de estimar el proyecto.
2. Estimación descendente
En este tipo de estimación, se empieza por arriba: se calcula el número total de horas necesarias para completar el proyecto y luego se dividen en tareas o hitos. Básicamente, se comienza con el presupuesto total del proyecto y luego se entiende si es suficiente para cubrir todo el trabajo necesario para dar vida al proyecto.
Este tipo de estimación se utiliza habitualmente en el modelo de precio fijo, para proyectos más pequeños que tienen un alcance muy bien definido. Dado que los recursos disponibles están fijados en piedra, tu trabajo consiste en garantizar que el proyecto pueda realizarse dentro de esos límites (y, al mismo tiempo, obtener un margen de beneficio decente).
El software de gestión del presupuesto del proyecto puede ayudarle a comprender mejor el alcance del trabajo y a utilizar los datos históricos para mejorar sus estimaciones. Este tipo de software permite comparar las plantas con la realidad, por lo que cada vez que termines un proyecto podrás comprobar en qué te has salido de la norma y en qué medida.
Esta información facilitará cualquier estimación futura. Sin este tipo de datos históricos, la estimación del presupuesto de arriba abajo va a ser un verdadero reto.
3. Estimación análoga
Ya ha gestionado varios presupuestos de proyectos. Sabes lo que funciona y lo que no.
Ahora puede utilizar estos conocimientos para crear nuevos proyectos. Los datos históricos almacenados en su software de desarrollo de proyectos le ayudarán a ser más preciso en su proceso de estimación.
Por ejemplo, en Primetric puede duplicar fácilmente el proyecto y crear otro que tenga tareas similares. Todo lo que tiene que hacer es ajustarlo para que coincida con los requisitos de su proyecto actual. Luego puede utilizarlo para crear una estimación más precisa del nuevo proyecto en cuestión.
4. Estimación paramétrica
En este tipo de estimación, se utilizan datos y variables del producto para estimar el presupuesto total. Este método es más preciso que la estimación análoga porque utiliza las variables de coste y los puntos de datos de partes específicas de sus proyectos anteriores.
Pero, de nuevo, es necesario tener acceso a este tipo de datos históricos. Los datos históricos y las capacidades de simulación de su software de presupuestación le facilitarán esta tarea.
5. Estimación en tres puntos
Considere las estimaciones del mejor, el peor y el más probable de los casos para crear su presupuesto medio.
Esta es una de las técnicas más pragmáticas para estimar el presupuesto de un proyecto que toma la media de estos escenarios. Es una técnica interesante porque obliga a mirar el proyecto desde múltiples ángulos.
Una vez más, es una gran idea apoyar este tipo de estimación con datos sólidos y perspectivas procedentes de su software de gestión presupuestaria.
Cómo puede ayudarle el software de gestión del presupuesto del proyecto
Al utilizar la automatización, ya no tendrá que dedicar tanto tiempo a estimar, gestionar, actualizar y controlar los presupuestos de sus proyectos.
En su lugar, puede centrarse en optimizar sus actividades, aumentar su capacidad o simplemente cerrar nuevos tratos.
El software de presupuestación abre las puertas a la experimentación, permitiéndole probar diferentes combinaciones de recursos antes de asignarlos al proyecto. También te da la seguridad de que las tarifas de los desarrolladores con gastos generales se ajustan al presupuesto y te aportan un buen margen de beneficio.
Dado que la automatización libera muchos recursos, aumenta su ventaja competitiva y acelera sus procesos.
Si desea ver cómo es la automatización en acción, reserve una demostración conmigo y le daré un recorrido por las funciones de presupuestación de Primteric para mostrarle lo fácil que puede ser la presupuestación si utiliza el software adecuado para ello.
