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Muchos directores de operaciones y de planificación de recursos utilizan hoy en día la asignación de recursos en su beneficio. No hay razón para memorizar qué empleado está asignado a qué proyecto (y esperar que todo salga bien). No importa lo grande o pequeña que sea su empresa.
Este artículo explora todos los aspectos esenciales de la asignación de recursos para ayudarle a entender de qué se trata y cómo ayuda a otros a dirigir empresas de software súper eficientes.
¿Qué significa la asignación de recursos?
La asignación de recursos significa elegir los mejores recursos para el trabajo, asignarlos a un proyecto y supervisar su trabajo durante toda su duración.
Por los mejores recursos me refiero a las personas que tienen la combinación adecuada de habilidades y nivel de antigüedad. Y, naturalmente, que estén disponibles para el trabajo.
Suena complicado, ¿verdad? Pero todas estas cosas son realmente fáciles de encontrar si tienes la herramienta de asignación de recursos adecuada a tu disposición.
¿Cuáles son los objetivos de la asignación de recursos?
La idea principal de la asignación de recursos es aumentar el uso efectivo de los recursos disponibles en su empresa para maximizar su utilización.
Los diferentes enfoques de la asignación de recursos pueden influir en las métricas clave de la empresa, como la rentabilidad de los proyectos. Esto se debe a que el éxito en la asignación de recursos se traduce directamente en métricas como la utilización de los empleados y la capacidad.
Tomemos como ejemplo Future Mind. Al implementar Primetric, la empresa de software pudo asignar los miembros del equipo más fácilmente gracias a los filtros inteligentes. Encontrar un desarrollador senior de Python con un excelente nivel de inglés y habilidades analíticas fue cuestión de unos pocos clics. Esto permitió a Future Mind reducir el tiempo de trabajo en el banco de trabajo, ¡superando las 3.500 horas facturables al año (lo que equivale a 200.000 dólares al año)!
¿Cuáles son los tipos de recursos en la gestión de proyectos?
- Mano de obra/personas: se trata del recurso más importante y costoso: los miembros del equipo que contribuyen al proyecto con sus diversas habilidades.
- Equipos y herramientas: pueden ser desde programas informáticos hasta un escritorio de pie.
- Instalaciones: este recurso se refiere al entorno necesario para realizar el trabajo (la mayoría de las veces, se trata de un espacio de oficina/sala de reuniones).
- Materiales: todos los consumibles que sus equipos necesitan para crear productos, desde notas adhesivas hasta el combustible que necesitan para desplazarse hasta el lugar del cliente.
- Presupuesto: el dinero real que necesitas para comprar todos los recursos que he enumerado anteriormente.
¿Cuáles son las métricas más importantes para la asignación de recursos?
- Utilización programada: el índice de utilización previsto para los empleados que se realizará durante el proyecto frente a su capacidad total.
- Utilización seguida: el índice de utilización real basado en las horas de trabajo registradas por los empleados.
- Capacidad: la capacidad total del empleado es igual al total de horas de trabajo disponibles de un empleado, de las que se restan los días festivos y las bajas por vacaciones o enfermedad del empleado.
- Disponibilidad: la cantidad total de tiempo que un empleado está disponible para trabajar.
- ETC del empleado - el número de horas que un empleado a tiempo completo pasa trabajando para su empresa.
- Billable / non-billable hours (scheduled & tracked)
Cómo una mala asignación puede perjudicar a su empresa de software
Las empresas de software que no utilizan eficazmente sus valiosos recursos están abocadas a experimentar varios problemas que tienen un impacto negativo en las operaciones diarias, las finanzas e incluso las estrategias de desarrollo a largo plazo.
Una gestión de recursos mal organizada conlleva riesgos como:
- Poor team performance caused by schedule conflicts
- Reducción de la moral del equipo
- Desperdicio de potencial y habilidades
- Ambiente de trabajo inestable e ineficiente
- Estimación y planificación de proyectos poco realistas (que pueden traducirse en una baja rentabilidad del proyecto)
Beneficios de la asignación inteligente de recursos
1. Transparencia de los datos
Los datos sobre la asignación de recursos son visibles para el departamento de ventas, el departamento PM/de entrega, el departamento financiero o los ejecutivos. Todos están en la misma página: todo el mundo sabe lo que ocurre, quién estará disponible en breve, quién está ocupado, quién suele tener exceso de tiempo y qué vacantes se necesitan.
2. Reducción de los costes del proyecto
Resource allocation means finding the best-fit resource instead of a resource you just stumble upon randomly or see first. You get to pick a resource that matches the expected financial performance of the project, keeping its profit margin at the desired level. For software development companies, this is usually 30%. Resource planning in project management can bring you closer to that goal!
3. Maximizar la utilización de los recursos
Asignar todos los recursos disponibles al azar no garantiza la rentabilidad. Sus mejores recursos pueden acabar trabajando en tareas operativas no facturables o aburridas. La asignación de recursos ayuda a identificar las mejores oportunidades, a la vez que le ayuda a evitar la infra o sobreasignación por adelantado. Las empresas de TI suelen aspirar a una utilización del 70-80%.
4. Encontrar a las personas adecuadas para el trabajo
Utilizando una herramienta de asignación de recursos como Primetric, puede capturar toda la información relacionada con los recursos en tiempo real y consolidar estos conocimientos en un panel centralizado. De este modo, se asegura de asignar a las personas a los proyectos en función de sus habilidades y experiencia, pero también de los costes (medidos en tarifas horarias) y otros criterios de selección. Gracias a las actualizaciones en tiempo real, se evitan las discrepancias que podrían llevar a una doble reserva de recursos.
5. Entrega de proyectos dentro del presupuesto y en el plazo previsto
Mientras que los recursos poco cualificados pueden provocar retrasos, los miembros del equipo excesivamente cualificados aumentan los costes y suponen un riesgo para la rentabilidad de un proyecto. La asignación de recursos en la gestión de proyectos ayuda a evitar la asignación de recursos poco o demasiado cualificados a los proyectos.
6. Mejorar el compromiso de los empleados
By assigning resources to projects based on their skills and interests, you build a productive environment that serves self-development and skill-building - not to mention keeping up with the latest technology trends. Give your talents the right opportunities, allow them for employee development and you'll see them flourish (and delight your clients with their work).
7. Predicción de vacantes
Otra ventaja es la posibilidad de predecir a quién se va a tener que contratar con antelación. Esto es especialmente valioso para las empresas de TI que luchan contra la falta de especialistas en el mercado.
Retos comunes de la asignación de recursos en las empresas de software
Cambios en el cliente
In Agile development projects, the team needs to be prepared to face constant changes clients might demand due to the evolution of the target market or customers. It's important to have a strategy for allocating over long-term and transforming these allocations into specific sprints to support agile projects.
Incapacidad para predecir la disponibilidad de recursos
Este problema tiene su origen en la falta de herramientas adecuadas para la asignación de recursos. Hoy en día, el uso de hojas de cálculo de Excel no es suficiente, incluso si se trata de una pequeña empresa. Para aprovechar al máximo tus recursos y controlar su utilización, necesitas tener visibilidad.
Mantener los datos en hojas de cálculo y desorganizados pasará factura a su empresa más pronto que tarde. El software para la planificación de recursos es la solución adecuada a esta falta de visibilidad porque tiene en cuenta la naturaleza dinámica de los proyectos de desarrollo de software.
Recursos limitados en un entorno multiproyecto
La asignación de recursos puede mostrarle que tiene recursos limitados para los proyectos en cuestión. Pero tiene que asegurarse de que sus reclutadores o el departamento de recursos humanos puedan acceder a estos datos. De lo contrario, ¿cómo pueden planificar la cobertura de esas vacantes?
Dependencias del proyecto
Este reto se presenta en un proyecto en cascada con un alcance establecido en el que la entrega de la siguiente fase del proyecto depende de la finalización de la anterior. Esto repercute directamente en el método de asignación, por ejemplo, al tener que eliminar recursos de un proyecto y reasignarlos a otro que necesita más atención.
Incertidumbres del proyecto
Que no esté seguro de algo, no significa que no pueda planificarlo. Primetric permite planificar recursos en forma de reservas para proyectos tentativos. También puede crear un proyecto de asignación. Esto también le ayudará a prever sus necesidades de recursos y a controlar la rentabilidad del proyecto.
Prioridades en toda la empresa
Cuando surge un cliente o una tarea importante, todos somos propensos a dejarlo todo y correr para ocuparnos de la tarea. Por eso, si al final un especialista es requerido en dos proyectos al mismo tiempo, hay que saber dónde tiene más sentido su asignación, tanto en términos de tus prioridades como de la rentabilidad del proyecto.
Uso de soluciones no escalables (hojas de cálculo)
Las hojas de cálculo implican un trabajo manual. Y todos sabemos que esto conlleva ciertos riesgos, por no hablar de la falta de escalabilidad cuando su empresa crece.
Esto es lo que Alexandra Ardelean, especialista en planificación de recursos de Monterail, nos contó sobre su experiencia con las hojas de cálculo antes de cambiar a Primetric:
"Cuando me incorporé a Monterail, entender la visión general de la planificación requería recopilar datos de unas cuantas hojas de cálculo de Excel, lo que inevitablemente me hacía preguntarme a menudo si no me olvidaba de algo. Al final, esto significa que guardaba toda la información clave en mi cabeza de todos modos y confiaba en recordar varias situaciones no estándar que simplemente no estaban documentadas formalmente en ninguno de los archivos"
Alexandra Ardelean - Especialista en planificación de recursos en Monterail
Guía paso a paso para la asignación de recursos en la gestión de proyectos
1. Crear estimaciones iniciales del proyecto
Prepare un presupuesto aproximado del proyecto: cuántas horas se necesitan para realizar todo el proyecto o una fase específica del mismo, por ejemplo, la fase de descubrimiento.
Definir las competencias necesarias para ejecutar el proyecto.
En esta fase, también puedes tener en cuenta el coste por hora/día/total que no quieres superar, así como los ingresos estimados.
2. Identificar las necesidades de recursos para el proyecto
El primer paso para una asignación eficaz de recursos es saber qué habilidades y experiencia específicas requiere el proyecto. No puedes asignar tres desarrolladores junior de Python en lugar de un desarrollador senior y esperar que todas sus habilidades se sumen.
Tenga en cuenta no sólo las habilidades duras y blandas, sino también el nivel de antigüedad y otros requisitos relevantes (por ejemplo, la ubicación geográfica y la zona horaria si dirige equipos distribuidos).
3. Encontrar los recursos disponibles con un conjunto de habilidades adecuadas
Una vez que conozcas el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto, puedes utilizar tu asignación de recursos para obtener una vista del diagrama de Gantt. Ahora estás listo para encontrar a las personas adecuadas para el trabajo.
En este punto, usted conoce el conjunto de habilidades, la antigüedad y la disponibilidad que está buscando. Puede elegir entre su grupo de combinaciones de habilidades y experiencia que coincidan para encontrar los candidatos adecuados o informar de las vacantes si no hay recursos disponibles.
Supongamos que has encontrado dos desarrolladores junior de JavaScript que tienen las mismas habilidades y experiencia. Pero uno es un empleado asalariado con una tarifa por hora de 45 dólares, mientras que el otro es un contratista que cobra 55 dólares por hora.
Es hora de echar un vistazo a las finanzas del proyecto. ¿Qué persona se ajusta mejor a tus estimaciones financieras? Si asignas al primer candidato al proyecto, aumentarás su margen de beneficios.
En esta etapa, puedes ver que inicialmente esta persona os conviene a los dos porque tiene el derecho:
- habilidades y experiencia
- disponibilidad
- la tarifa de costes (tarifa horaria)
Lo que recomiendo hacer ahora es crear la llamada "asignación suave", es decir, la reserva de un empleado. Gracias a esto, puedes asignarlos inicialmente al proyecto, pero sabiendo que la reserva no es 100% segura todavía. Muchos de nuestros clientes también crean las llamadas asignaciones provisionales dedicadas a proyectos inciertos.
Esto le permite crear posteriormente diferentes predicciones en función de las variables. Por ejemplo, puede comprobar la disponibilidad de los empleados sin proyectos tentativos o asignaciones blandas.
P.D. En Primetric puede hacer todo eso fácilmente.
4. Compare las estimaciones iniciales de sus proyectos con las asignaciones reales
Una vez que haya creado sus asignaciones iniciales / blandas, puede compararlas con sus estimaciones iniciales y optimizarlas para que los datos sean precisos. Cuando esté seguro de estas asignaciones, puede cambiarlas a "activas" (la llamada reserva dura - 100% confirmada)
P.D. A veces sólo es necesario asignar a las personas a un % de su capacidad, o a ciertos días durante un número específico de horas (o un número total de horas). La herramienta que utilices debería permitirte manejar estos casos de uso sin ningún problema
5. Asignar recursos según la demanda
Una vez identificados los recursos, es el momento de asignarlos a tareas específicas del proyecto. Recuerda tener siempre un plan de reserva por si un recurso deja de estar disponible de repente (por ejemplo, por enfermedad), o si un nuevo empleado recibe una oferta mejor de última hora.
En el caso de los puestos críticos, asegúrese de que el nuevo empleado se incorpore un poco antes para que esté disponible cuando comience el proyecto. Y si asignas a un empleado existente, ten un recurso de reserva que pueda hacer el trabajo durante una o dos semanas mientras el proyecto se pone en marcha.
Una vez identificados los recursos adecuados, conviene asignarlos aproximadamente a largo plazo (no es aplicable a los proyectos cortos). No se asignan personas por tarea, sino por el compromiso con el proyecto en un periodo de tiempo determinado.
Ejemplo de escenario:
El desarrollador A tiene que completar la tarea A, la tarea B, el impuesto C, la tarea D y la tarea E en un mes. Desde el punto de vista de la asignación de recursos humanos, esto no importa demasiado. Pero es importante que para realizar las tareas anteriores se necesitan 50 horas, por lo que asignamos un desarrollador a este proyecto durante 50h.
Esto hace que el proceso sea más rápido y más fácil, dándole más claridad. Esto ayuda a no centrarse en tareas específicas, sino en la disposición y disponibilidad del empleado.
6. Seguimiento y control del uso de los recursos
Una vez que el proyecto se inicia, puede supervisar la tasa de utilización real de los recursos. Podrá ver cómo se realizan sus planes e identificar al instante cualquier discrepancia. Por ejemplo, es posible que hayas sobrestimado el número de horas necesarias para completar una fase del proyecto, o que alguien se haya olvidado de registrar el tiempo (créeme, esto ocurre, y una buena fórmula de índice de utilización ayuda mucho).
7. Ajuste sus planes a las necesidades
En la mayoría de los casos, los proyectos son dinámicos y cambian con frecuencia. Así que, después de crear una asignación a largo plazo, asegúrese de adaptarla a las expectativas del equipo y del cliente. Puedes hacerlo durante las reuniones semanales o mensuales.
En este caso, "recortamos" la asignación para una semana/mes determinado de la asignación a largo plazo y la ajustamos a las necesidades.
Gracias a ello, obtenemos una mayor precisión de los datos.
Así que todo es un proceso continuo que funciona mejor:
- para las reuniones semanales,
- a principios/final de mes, cuando el cliente realiza otro pedido.
Mejores prácticas para la asignación de recursos en empresas de software
Considerar el desarrollo profesional
No pierdas de vista las necesidades de tus empleados a la hora de asignarles proyectos. Es bueno utilizar una herramienta de gestión de proyectos que permita almacenar información sobre las tecnologías que un desarrollador quiere dominar. Esto es algo que no puedes añadir a tu hoja de cálculo.
Cuestiones de organización
Su modo de asignar personas a los proyectos puede cambiar en función de su especialización.
Algunas empresas crean equipos fijos asignados a un proyecto, por ejemplo, un equipo de desarrollo móvil de Flutter o un equipo de desarrollo de blockchain. Asignar estos recursos a los proyectos es mucho más fácil. Lo mismo ocurre con las empresas de alquiler de cuerpos.
Pero si tiene equipos creados dinámicamente en función de los requisitos del proyecto, una herramienta de asignación de recursos es imprescindible (aunque ayuda mucho en todos los casos, por supuesto).
Tarifas para clientes y tarifas para empleados
Tenga siempre en cuenta estas dos partidas financieras en sus estimaciones de proyectos. Compara las tarifas de los clientes con las tarifas por hora de tus empleados para encontrar la mejor combinación que te aporte el margen de beneficio que deseas.
Modo de empleo
A la hora de asignar los recursos, presta atención a su situación laboral. ¿Son contratistas o empleados fijos que forman parte de tu equipo desde hace años? Elige empleados en lugar de contratistas para los proyectos más importantes.
Medir la utilización y la capacidad
No olvide controlar su tasa de utilización y capacidad. Esto ayuda a comprender la exactitud de tus estimaciones, a comparar los planes con la realidad y a mejorar las previsiones.
¿Cuáles son las características imprescindibles de un software de asignación de recursos?
Hoy en día, puede hacer que la asignación de recursos sea fácil y sin problemas con la ayuda de herramientas que incluyen un montón de características útiles como los rastreadores de tiempo, calendarios e informes personalizados.
¿Cómo saber si el software que está mirando tiene todo lo que una empresa de TI necesita? Estas son las características imprescindibles de la solución de asignación de recursos:
- Vistas de estilo Gantt y mapas de calor de disponibilidad: esto ayuda a identificar a los miembros del equipo que no tienen nada que hacer y a los que están sobrecargados de trabajo.
- Arrastrar y soltar el planificador: utilícelo para aplicar los cambios en los horarios de los empleados.
- Vista del calendario: lo ideal es que el calendario sea personalizable para ajustarse a sus necesidades particulares, por ejemplo, cambiando la perspectiva entre personas y proyectos.
- Los diferentes tipos de reservas -proyectos tentativos, borradores o reservas- ayudan a realizar simulaciones y a predecir la demanda.
- Base de datos de competencias centralizada: así se encuentra a las personas más adecuadas para los proyectos en función de su disponibilidad, sus competencias y su tarifa horaria.
- Informes: los informes que muestran el índice de utilización por empleado ayudan a comparar los planes con la realidad y a tomar medidas rápidamente.
- Gestión de los días festivos y del tiempo libre: la solución que elija debe ayudarle a gestionar los permisos y los datos sobre los días festivos.
Pruebe Primetric para ver cómo es la asignación de recursos con la ayuda de una solución moderna. Regístrese para una demostración y dé el primer paso hacia la asignación inteligente de recursos.
