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Lo que necesitas para facilitarte la vida (y conseguir espacio suficiente para, digamos, la planificación estratégica...) son:
- un gran flujo de trabajo y una metodología para darle sentido a todo,
- y una solución de software que se alinea perfectamente con ella.
Lo mejor de los programas informáticos es que elaboran los datos por ti y te echan una mano incluso en la tarea más terrible de todas: la previsión.
Predecir el futuro es realmente útil: puedes planificar los proyectos y asignar mejor los recursos, obtener el margen de beneficios que deseas y, en definitiva, hacer crecer tu negocio.
Siga leyendo este artículo para saber qué software de previsión de proyectos, cuándo implementarlo y cómo hacerlo bien para obtener los máximos resultados.
¿Qué es un software de previsión de proyectos?
Las soluciones de software de previsión de proyectos se basan en el análisis predictivo, una funcionalidad de software que ayuda a los gestores como usted a ver básicamente el futuro.
La idea es que, observando sus datos históricos, puede descubrir tendencias y aprender más sobre lo que ha ocurrido para predecir lo que es más probable que ocurra después.
Esto es especialmente valioso para los proyectos que se desarrollan a lo largo de varios meses o incluso años, en los que muchas variables, como los gastos generales de su empresa, pueden cambiar con el tiempo. Hay que tener una forma de predecir los costes; de lo contrario, se corre el riesgo de que el proyecto no aporte el margen de beneficios que necesita la empresa para crecer.
Y ésta es sólo una de las muchas razones por las que conseguir un software de previsión de proyectos es una buena idea.
3 razones por las que debería implantar un software de previsión de proyectos
1. Tendrá una única fuente de verdad como poderoso punto de referencia
A lot of misunderstandings around resource assignments happen because people don’t have access to one constantly updated source of truth. Problems like schedule conflicts, double booking, duplicating tasks, or overlapping work result from that.
For example, during a long-term planning, you may need to move someone to another project for a while. If your project managers don’t have a system in place to handle that, such an allocation creates problems like misunderstandings, double booking, and even more work and frustration for everyone involved.
One of our clients created an extensive document to save time and improve their allocation process focused exactly on this task. If you’d like to take a look at it and implement it in your organization, you can download it here: Allocation process
2. Tendrá una vista de pájaro de lo que está sucediendo en su negocio
¿Es su proyecto rentable hoy en día?
¿Será rentable dentro de tres meses, cuando tengas que alquilar una nueva oficina grande para tu empresa y tus gastos generales de organización se disparen?
¿Cómo están utilizando los miembros de su equipo todo el tiempo que tienen asignado? ¿Se ha equivocado en sus estimaciones?
Si no dispone de un software de previsión de proyectos, será muy difícil responder a todas estas preguntas.
Incluso si eres extremadamente meticuloso a la hora de mantener tus hojas de cálculo.
3. No más contrataciones de última hora con un software de planificación de equipos de calidad
Claro que puedes pedir a tus empleados que hagan horas extras si de repente se necesitan nuevos recursos en el proyecto y no hay nadie disponible para ayudar. Pero las personas no pueden aguantar más horas extras. Tarde o temprano, simplemente tendrás que contratar a otro profesional.
Y ya sabes lo difícil que puede ser eso en nuestra industria.
Contratar a un ingeniero de DevOps puede llevar a veces hasta 2 o 3 meses. Qué pasa con un desarrollador backend o frontend experimentado?
No se puede esperar que los clientes esperen meses antes de ampliar su proyecto.
Si cuenta con un software de planificación de equipos de alta calidad, esto ya no será un problema. Podrás saber cuándo va a surgir una necesidad determinada con mucha antelación, y ponerte en marcha con tu departamento de RRHH.
Como puede imaginar, el departamento de RRHH también se alegrará de ello. A nadie le gusta tener que luchar por una contratación de última hora.
¿Cómo saber si ha llegado el momento de implantar un software de previsión de proyectos?
Estos son algunos de los síntomas que indican que necesita conseguir una solución de previsión de productos lo antes posible.
No pronosticas nada en absoluto
Cada liquidación es una sorpresa para usted. A menudo no sabes lo rentable que será un proyecto hasta que generas realmente la primera factura.
Hay muchas razones por las que los directivos no utilizan herramientas de previsión para conocer mejor el futuro de sus proyectos.
Puede que nunca hayas probado uno que te haya dado buenos resultados. O no crees que tus estimaciones sean lo suficientemente precisas como para mantenerlas en el futuro.
Créeme, empezar en cualquier momento merece la pena. Cuantos más datos introduzcas en el sistema, más precisas serán sus predicciones.
El futuro es cada vez más difícil de predecir
Las cosas cambian rápidamente en el sector de las TI. La gente va y viene, los clientes aparecen de la nada y de repente te involucran en un torbellino de proyectos que requieren mucho tiempo.
Como empresa de servicios informáticos, es natural que quiera mantener la mente abierta y decir que sí a todos los proyectos.
Puede sonar contradictorio, pero así es:
Pero si no haces números y te limitas a aprovechar con entusiasmo cada oportunidad, estarás impidiendo que tu negocio crezca más rápido.
Al implementar una solución de previsión, podrá hacer números rápidamente y comprobar si las tarifas propuestas se ajustan a sus expectativas en lo que respecta a su margen de beneficios.
Necesitas apoyar tu negocio a largo plazo
Si tienes un negocio de servicios de TI y te lo tomas en serio (que supongo que sí, si estás leyendo este artículo), es probable que quieras asegurar su crecimiento a largo plazo.
La previsión ayuda a ello. Predecir cualquier cosa, desde la tasa de utilización de los empleados hasta el rendimiento financiero a largo plazo, es posible si se obtiene la solución adecuada que admita este tipo de funcionalidad.
¿Qué hay que buscar en un software de previsión de proyectos?
1. Funcionalidad de planificación del plan de productos y programación de recursos
Una buena solución de previsión de productos debe incluir algo más que una simple asignación de personas a un proyecto en un plazo determinado.
Lo que necesita es una opción para realizar simulaciones de diferentes escenarios para comprobar cómo sus decisiones pueden afectar a la rentabilidad de su proyecto. Las mejores soluciones del mercado le ofrecen esta posibilidad: puede prever las tasas de realización del proyecto, la disponibilidad para la asignación de recursos o incluso el número previsto de vacantes.
Este tipo de visión a largo plazo es esencial para tomar las mejores decisiones para su negocio.
2. Excelentes funciones de información
¿De qué otra forma puede saber si su empresa va en la dirección correcta?
Esta es la parte interesante de los informes: funcionan mejor si abarcan datos sobre sus proyectos pero también sobre su gente.
Desde los datos financieros hasta los índices de utilización de los empleados, una solución adecuada le ofrece todo en un solo lugar. Una ventaja añadida es la visualización de los datos, que acelera el proceso de extracción de información, tanto para ti como para tus gestores de proyectos.
No se puede negar que a nuestro cerebro humano le encanta la visualización y razonar con ella es mucho más fácil.
3. Características de la previsión
Saber lo que ocurrió en el pasado es importante en la gestión de proyectos. Pero el verdadero valor de los datos históricos reside en la información que pueden aportar sobre el futuro.
Al fin y al cabo, todos estamos en el negocio de la innovación, lo que significa mirar hacia el futuro.
Una buena solución de previsión de productos arrojará un montón de métricas diferentes, como la rentabilidad de los productos, la asignación de los empleados, la tasa de utilización de los empleados, etc.
Al prever todo esto, podrás formular planes más realistas y evitar que surjan sorpresas más adelante. Y lo mejor es que siempre puedes comparar tus planes con la realidad para comprobar en qué se han equivocado tus estimaciones. Y así no volver a cometer el mismo error.
4. Modelos financieros
Una solución de previsión de productos adecuada debe incluir funciones de Business Intelligence que le permitan profundizar en las finanzas de su proyecto y de su empresa.
Al acceder a este tipo de datos, podrá saber al instante si un proyecto será rentable o no, ¡y por cuánto!
Y si algo va mal, puede tomar medidas al instante para cambiar algo y asegurar el margen de beneficio que necesita.
¿Cuándo debo implantar un software de previsión de proyectos?
Más vale pronto que tarde, pero más tarde es mejor que nunca.
No se puede negar que dirigir una empresa de TI de gran tamaño supone un mayor dolor si no se dispone de un sistema de este tipo. Especialmente cuando departamentos como el de finanzas o el de recursos humanos empiezan a quejarse de tu falta de capacidad de previsión a largo plazo.
Aunque dirija una empresa más pequeña, es probable que crezca, y que se encuentre con problemas si no tiene una solución para manejar esa escala.
Asegúrese de planificar su implementación durante un momento que sea seguro para usted, no cuando esté luchando contra las tormentas. Trátelo como un proyecto real en su empresa con todos sus resultados, incluida la gestión del cambio, que es posiblemente una de las partes más difíciles de la implantación de un software como este.
Pero créeme, una planificación tranquila, una gestión estructurada de los recursos, una rápida visión en directo de los informes más importantes... todo merece la pena.
Al desarrollar las capacidades de previsión en su empresa, lo hará:
- Construya una sólida línea de reclutamiento y nunca se encuentre sin especialistas cuando los necesite,
- Mantenga su tasa de rentabilidad bajo control previendo no sólo sus ingresos, sino también los costes.
- Y aumentar su fondo en el proceso.
Sé que dirigir una empresa de servicios informáticos es una lucha. He estado donde tú estás ahora y no encontraba la manera de entender hacia dónde iba mi empresa. Por eso hemos creado Primetric.
Si tiene curiosidad por saber cómo funciona una solución de previsión de proyectos reserve una demostración y le mostraré todas las increíbles funciones de previsión que hemos preparado para gestores ocupados como usted.
