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¿Qué es la optimización de la plantilla (WFO)?
La optimización de la plantilla es un proceso que combina los principios de rendimiento empresarial con la asignación de recursos. En otras palabras, utiliza estrategias y métodos empresariales para mejorar la eficiencia, la productividad y el compromiso de los empleados y la organización, todo ello dentro de los límites establecidos por las necesidades de las personas, los contratos y los requisitos legales. El proceso suele requerir un software de optimización de la plantilla, una buena programación y un enfoque centrado en el compromiso de los empleados.
¿Qué procesos se incluyen en la optimización de la plantilla?
En general, la optimización de la mano de obra incluye procesos como:
- introducir en la empresa la inteligencia empresarial y la automatización de los servicios profesionales,
- mejorar la visibilidad de los datos,
- resolver problemas empresariales relacionados con la dotación de personal,
- incluir los costes de empleo en el presupuesto del proyecto,
- controlar y mejorar tanto el rendimiento como el compromiso de los empleados.
¿Por qué es importante la WFO?
A veces parece que los intereses de la empresa y de los empleados van en direcciones opuestas. Este estado de cosas no es deseable ni beneficioso para ninguna de las partes, y también puede ser perjudicial para la experiencia del cliente. La optimización de la plantilla se creó para remediar ese problema.
La gestión de la plantilla evita el overbooking, los bancos, las vacantes y otros problemas habituales en las empresas que se benefician de las horas trabajadas por sus empleados. Además, también mejora la escalabilidad de los procesos, permitiendo que el negocio crezca sin problemas. En otras palabras, la optimización de la mano de obra permite a los gestores conseguir mejores resultados, compromiso, productividad y beneficios de forma más rápida y sin explotación. Por último, pero no menos importante, también puede mejorar la satisfacción de los clientes al mejorar el rendimiento de los empleados y la calidad de los productos en su conjunto.
Estrategias de optimización de la mano de obra: ejemplos
Vayamos directamente al grano: hay algunas cosas que puede hacer para empezar a optimizar la mano de obra de inmediato y mejorar la eficiencia operativa de su empresa. He aquí algunas de las opciones más populares -y más beneficiosas-.
Estrategia 1: Programación basada en la capacidad real
La programación de proyectos puede parecer una opción obvia en este momento. Sin embargo, no es el proceso en sí el que puede ayudarle, sino los datos que se encuentran en su base.
Muchas empresas asignan sus recursos en función de sus necesidades, teniendo en cuenta únicamente la satisfacción del cliente, y no la disponibilidad real de sus recursos. Este enfoque es particularmente común en las empresas que utilizan la planificación de recursos de Jira, que no ofrece ningún detalle de las horas programadas, trabajadas y disponibles para determinados recursos. Por lo tanto, no es de extrañar que estas empresas luchen con empleados sobrecargados de trabajo y con altas tasas de rotación.
¿Cómo resolver este problema con la gestión de la mano de obra?
Sin embargo, este problema puede remediarse fácilmente. Con un software de optimización de personal que calcula la capacidad (o, en otras palabras, el número máximo de sus horas de trabajo en un periodo determinado) de determinados empleados, los gestores de proyectos pueden ver exactamente cuánto tiempo pueden dedicar sus empleados a un proyecto determinado. Como resultado, pueden actuar sobre la información y planificar las horas sin poner a prueba tanto el horario como la paciencia del empleado.
Estrategia 2: Seguimiento del tiempo y del presupuesto
Lo sabemos, todo el mundo odia hacer un seguimiento del tiempo en varios sistemas. Sin embargo, no se trata de una cuestión de preferencia: el seguimiento del tiempo puede proporcionar a los gestores de proyectos información valiosa sobre la mano de obra, así como su calidad y compromiso, que pueden utilizar para mejorar el trabajo de todos. En consecuencia, es una parte vital de la gestión de la mano de obra y, al final, de la experiencia del cliente.
¿Para qué puedo utilizar el seguimiento del tiempo?
Con el seguimiento del tiempo, se puede ver:
- el tiempo que sus empleados dedican al proyecto,
- qué proyectos llevan demasiado tiempo y cuáles se han terminado antes de lo previsto,
- qué empleados son los más productivos.
¿Le parece algo que le gustaría saber a un gerente?
Por supuesto, estos son los factores de los que depende el éxito de la empresa. Por ello, el software de asistencia es esencial para todas las partes implicadas. También es una base para obtener datos de rendimiento.
¿Pero qué pasa con las finanzas?
Sin embargo, los datos de seguimiento del tiempo pueden ser aún más valiosos si se da cuenta de que las horas trabajadas generan costes que afectan al rendimiento financiero de su empresa. Con cada hora trabajada y seguida, el coste de su proyecto aumenta, mientras que cada hora que falta en el sistema básicamente falsea su presupuesto. Como resultado, algunos de sus proyectos pueden ser menos rentables de lo que cree, o quizás no sean rentables en absoluto.
¿Qué puede conseguirse combinando el seguimiento del tiempo con la gestión del presupuesto?
El seguimiento del tiempo combinado con la elaboración de presupuestos puede ayudarle a evitar que ese tipo de información se le escape, ya que le proporciona información sobre:
- todas las horas facturables y no facturables trabajadas en su empresa,
- compromiso de los empleados,
- beneficios tanto de los proyectos como del trabajo de los empleados particulares,
- costes de todas las horas registradas en forma de hoja de horas completa para equipos e individuos,
- tasas de margen, presupuestos, gastos generales, etc.
Utilizando toda la información que hemos mencionado, puede alterar los proyectos y la asignación siempre que una operación se ponga en peligro. Además, también puede controlar las finanzas al mismo tiempo en lugar de permanecer en la oscuridad hasta el final del proyecto.
Estrategia 3: Seguimiento de los resultados
La optimización de la mano de obra no sólo consiste en ver cómo utilizan su tiempo los trabajadores, sino también en asegurarse de que lo emplean en cosas de las que la empresa puede sacar provecho.
¿Cómo controlar el rendimiento a efectos de gestión?
Puede controlar el rendimiento de sus empleados mediante:
- comprobar cuánto tiempo dedican a actividades no facturables, como reuniones o proyectos internos. Por lo general, son la razón por la que disminuyen los beneficios del trabajo de una persona: intenta minimizar su impacto siempre que sea posible.
- comprobando quién se toma demasiado tiempo en las tareas,
- ver cómo su trabajo se corresponde con su estrategia empresarial,
- encontrar a las personas con mejor y peor productividad y determinar la causa de ello (¿quizás hay algo que puedas mejorar para que su trabajo sea mejor?),
- seguir el progreso de todo el proyecto y reaccionar ante cualquier problema,
- detectar retrasos y otros riesgos y gestionarlos en consecuencia.
Estrategia 4: Mejorar la transparencia
Todos los empleados planifican su trabajo por su cuenta. Sin embargo, para hacerlo con eficacia, necesitan saber qué responsabilidades pueden esperar en el futuro. Por eso, mejorar la transparencia es vital para la optimización de la plantilla.
¿Cómo mejorar la transparencia en los análisis?
Por supuesto, la mejora de la transparencia no debe basarse en reuniones interminables. El flujo de información en la empresa debe apoyarse, en primer lugar, en herramientas capaces de mostrar al especialista las responsabilidades y dependencias en tiempo real, tanto para el alcance del proyecto como para los recursos.
Este desglose de las actividades planificadas junto con el tiempo que debe dedicarse a ellas proporciona a los empleados una valiosa información que pueden utilizar para optimizar su trabajo a pequeña pero significativa escala.
¿Puedo hacer todo esto en Excel?
El uso de Excel para la optimización de la plantilla desafía el propósito mismo de este proceso: reduce la transparencia y complica las operaciones. Sin embargo, hay algunas herramientas y software de asistencia que son simplemente perfectos para el trabajo - en pocas palabras, pueden ayudarle a trabajar más inteligentemente, no más duro. Primetric es una de ellas; veamos cómo se ocupa de las estrategias de optimización de la plantilla que hemos comentado anteriormente.
Programación con capacidad en Primetric
En Primetric, la capacidad se calcula no sólo en función del número de días laborables en un mes para cada empleado, (aunque ese es el principal factor en la ecuación, por supuesto), sino también utilizando la información sobre los días festivos. Como resultado, la herramienta puede proporcionar al gestor una capacidad realista para cada uno de los empleados.
Es importante que la información no se oculte a la vista. Cada vez que se realiza una nueva asignación para un empleado, su capacidad se muestra en la ventana Nueva asignación. Cualquier exceso de reservas se notifica al instante con una notificación suficiente, lo que evita errores y problemas.
Seguimiento del tiempo y del presupuesto en Primetric
A diferencia de otras herramientas, Primetric se especializa en combinar información de diferentes esferas de la empresa para garantizar que los niveles de servicio sean los más altos. ¡El seguimiento del tiempo y el presupuesto no son las excepciones aquí!
Seguimiento del tiempo en Primetric
En primer lugar, vamos a echar un vistazo al seguimiento del tiempo. Primetric tiene su propio módulo de seguimiento del tiempo, pero también se puede utilizar para importar y transferir los datos del seguimiento del tiempo de Jira. Independientemente de la opción que elija, los datos sobre las horas de seguimiento aparecerán en tiempo real tanto en el perfil del empleado como en la línea de tiempo del proyecto en el calendario del proyecto - como se muestra a continuación. Como resultado, se muestra al gerente de inmediato cuando los empleados están sobrecargados de trabajo, o por el contrario - tienen tiempo para un poco más de trabajo.
¿Cómo puede Primetric procesar los datos de seguimiento del tiempo?
Sin embargo, aquí es donde empieza la magia. Gracias a la variedad de información incluida en el perfil del empleado, el sistema también dispone de información sobre sueldos, salarios y tarifas por hora de todos los especialistas. Cada vez que se realiza un seguimiento del trabajo, Primetric utiliza los datos para calcular los costes del trabajo realizado. Más adelante, la información puede utilizarse en los presupuestos de los proyectos (de hecho, aparece allí automáticamente) o para informes avanzados, como el informe de hojas de tiempo que se muestra a continuación.
Seguimiento del rendimiento en Primetric
Primetric se creó como una herramienta capaz de proporcionar a los ejecutivos y gestores una vista de pájaro de todas las operaciones y sus estándares. Como tal, la herramienta ofrece docenas de informes, gráficos y tablas que pueden destacar, comparar y evaluar diferentes partes de su negocio.
¿Qué datos puede ver en Primetic?
Para la optimización de la mano de obra, Primetric puede proporcionarle una visión general de:
- progreso del proyecto,
- utilización,
- disponibilidad,
- costes de las horas trabajadas,
- rentabilidad,
- vacantes en toda la organización,
- informes en tiempo real,
Otros informes en Primetric
Por supuesto, eso es sólo una parte de los informes que puede encontrar en la herramienta. Otros módulos de informes también cubren: finanzas, rendimiento de los proyectos, liquidaciones, rentabilidad y mucho más.
Mejorar la transparencia con Primetric
Por último, pero no por ello menos importante, Primetric es una opción perfecta para una empresa que desea delegar responsabilidades a especialistas concretos a largo plazo y no preocuparse por la falta de rendimiento de los empleados en el banquillo.
Gracias al calendario, cada empleado puede ver exactamente lo que le deparará el futuro, y eso se aplica tanto a las asignaciones a tiempo completo como a las de tiempo parcial, en proyectos facturables y no facturables. El calendario también incluye otras variables, como las vacaciones o los días festivos.
¿Todo el mundo tiene acceso a esta información?
Por supuesto, un empleado medio no puede ver los informes y otros módulos avanzados para la gestión empresarial gracias al sistema de niveles de acceso que incluye la herramienta. Las personas con estatus de Empleado sólo pueden ver los detalles de su propio trabajo en el sistema, mientras que los Gerentes y Administradores también pueden navegar por los detalles de la empresa y los informes restringidos para que otros puedan ver las estadísticas y mejorar la experiencia del cliente aún más.
Beneficios de la optimización de la mano de obra
Aunque la optimización de la plantilla puede parecer a veces un poco pesada, el proceso merece la pena cada minuto que se dedica a él. Esto se debe a que los beneficios de la optimización de la mano de obra superan siempre el esfuerzo.
¿En qué puede ayudarle WFO?
La optimización de la mano de obra puede ayudarle:
- mejorar la productividad de los equipos y de los empleados ajustando la carga de trabajo de determinados empleados y equipos,
- mejorar la previsión de recursos y ayudar a los gestores de proyectos a predecir las vacantes y las nuevas contrataciones antes de que pasen factura a todo el proyecto,
- utilizar al máximo la capacidad de sus empleados, mejorando al mismo tiempo los beneficios,
- gestionar la asignación a largo y corto plazo sin errores ni vacilaciones,
- encontrar a los empleados adecuados para el trabajo sin sobrecargarlos,
- mejorar la gestión de su negocio, los niveles de servicio y proporcionarle los datos que necesita para mejorar la satisfacción de sus clientes.
¡Mejore aún más el trabajo en su empresa!
La optimización de la plantilla no es lo único que puede hacer para potenciar su negocio. No dude en leer sobre otros procesos que pueden ayudarle a hacerlo, entre ellos:
- crear un calendario de proyectos,
- proceso de gestión de la carga de trabajo,
- previsión de ingresos,
- factores de éxito del proyecto,
- gestión del presupuesto del proyecto,
O, si desea que nuestra solución le ayude a gestionar la optimización de la plantilla, simplemente reserve una demostración o inicie una prueba con Primetric.
