Cómo Monterail simplificó la programación de recursos con Primetric

Monterail es una empresa polaca líder en desarrollo de software que pasó de ser un pequeño equipo a tener más de 110 personas al frente de una organización reconocida por el Financial Times como una de las 1000 empresas de más rápido crecimiento de Europa.

Planificación de recursos
industria
Empresa de desarrollo de software
Planificación de recursos
Ubicación
Polonia
Planificación de recursos
tamaño de la empresa
51-200
Planificación de recursos
tipo de proyectos
Tiempo y material, precio fijo
Planificación de recursos
software usado
Jira, Harvest, Pipedrive
"Cuando el equipo de ventas viene a preguntarme si tenemos especialistas disponibles para un nuevo proyecto, ahora puedo averiguarlo en 30 segundos. Puedo comunicarles rápidamente quién está disponible y cuándo".

Alexandra Ardelean

Especialista en planificación de recursos

Introducción

Fundada en 2010, Monterail es una empresa polaca líder en el desarrollo de software que pasó de ser un pequeño equipo a tener más de 110 personas dirigiendo una organización reconocida por el Financial Times como una de las 1000 empresas de más rápido crecimiento de Europa.

Monterail ofrece aplicaciones web y móviles a una amplia gama de clientes, desde startups unicornio hasta empresas líderes en diversos sectores. Partiendo de una sólida experiencia en Ruby on Rails, la empresa es socio oficial de Vue.js y está especializada en tecnologías como Ruby, React, Vue.js y Angular.

Monterail tenía un proceso de planificación avanzado y detallado pero carecía de la herramienta adecuada para apoyarlo. Primetric respondió a las complejas necesidades de planificación de la empresa y abordó las excepciones mediante la personalización de las funciones.

Al implantar Primetric, Monterail obtuvo una visibilidad total de sus empleados, lo que hizo que la planificación y la programación de recursos fueran más rápidas, sencillas y rentables.

Siga leyendo para saber cómo Monterail logró todo esto con nuestra ayuda.

La estructura de Monterail en pocas palabras

En Monterail, los desarrolladores asumen la propiedad de los proyectos, pero ocasionalmente trabajan o asesoran en 2 o 3 proyectos a la vez y son asignados en función de las necesidades cambiantes/agiles del proyecto. Gracias a este enfoque, la empresa puede hacer frente a la rápida evolución de los requisitos de los clientes.

Sin embargo, este tipo de estructura tiene un precio.

Esto plantea un grave problema de organización: la falta de información global actualizada sobre la disponibilidad de determinados especialistas durante periodos de tiempo concretos y el número de horas para las que estos expertos han sido programados para los proyectos en desarrollo.

Principal reto: Falta de visibilidad de los empleados

El departamento de operaciones de Monterail se encarga de gestionar la programación y la disponibilidad de los desarrolladores. Reúne a los departamentos de Recursos Humanos (RRHH), Gestión de Proyectos (PM), Éxito del Cliente y Ventas para coordinar la asignación de equipos, determinando básicamente quién estará disponible cuándo y durante qué cantidad de horas. Este proceso generaba diferentes hojas de cálculo de Excel con información sobre la disponibilidad de los desarrolladores.

Principales problemas de organización

  • Visualización de datos y problemas de comunicación,
  • Reuniones que requieren mucho tiempo,
  • Falta de integración con el software de seguimiento del tiempo,
  • Falta de informes exhaustivos,
  • Tiempo de espera difícil de optimizar.
"Cuando me incorporé a Monterail, entender la visión general de la planificación requería recopilar datos de unas cuantas hojas de cálculo de Excel, lo que inevitablemente me hacía preguntarme a menudo si no me olvidaba de algo. Al final, esto significa que guardaba toda la información clave en mi cabeza de todos modos y confiaba en recordar varias situaciones no estándar que simplemente no estaban documentadas formalmente en ninguno de los archivos. Gracias a Primetric, tengo un gran aliado para recordarlo todo y no tengo que preguntar a varios departamentos de vez en cuando para confirmar cada asignación".
Alexandra Ardelean - Especialista en planificación de recursos en Monterail

Iniciar el cambio

Como primer paso, Monterail implantó Resource Guru, una herramienta que debía mejorar la eficacia de la planificación.

Después de varios meses, resultó que la herramienta era demasiado simple, ya que no tenía en cuenta casos como las reservas iniciales de los especialistas o los proyectos inciertos que sólo estaban planificados. La falta de integración con la herramienta de seguimiento del tiempo utilizada en Monterail impedía a Alex comparar los planes con la realidad.

Fue entonces cuando Monterail se puso en contacto con nosotros

Cuando Monterail acudió a nosotros, hicimos una lluvia de ideas sobre cómo podrían utilizar nuestra herramienta para afrontar sus retos específicos y escalar. Creamos Primetric basándonos en los comentarios que recibimos de empresas de desarrollo de software de tamaño similar. Por eso Primetric tenía todas las funcionalidades que faltaban en Resource Guru.

"Me encontré con Primetric, y resultó que tenía un montón de funcionalidades que echaba de menos en Resource Guru, como una función para el seguimiento de datos financieros complejos y la elaboración de informes. Sé que su solución es bastante nueva en el mercado, lo que me asustó un poco en términos de seguridad y estabilidad de los datos. Sin embargo, me convenció su disponibilidad de soporte, el enfoque personalizado y el tiempo de respuesta rapidísimo. Esto era un problema en Resource Guru, a pesar de que tenían un departamento de soporte muy receptivo".
Alexandra Ardelean - Especialista en planificación de recursos en Monterail

Inicio de la cooperación

Al trabajar con Monterail, ajustamos nuestra plataforma para que se ajustara a sus necesidades únicas, y eso resultó ser nuestro punto ganador.

La importación de datos de Resource Guru a Primetric fue un reto, así que le pedimos a Alex que nos enviara los archivos exportados y lo solucionamos. A continuación, le explicamos cómo utilizar Primetric paso a paso. Comenzamos con una implementación de prueba durante la cual ayudamos a migrar los datos y luego configuramos Primetric para que Alex pudiera comprobar cómo lo utilizaría en un caso de uso real. El proceso de prueba duró 14 días y se llevó a cabo de forma gratuita. Después, quedó claro que Primetric era definitivamente mucho más eficaz que Resource Guru.

"Lo que también me convenció de implementar Primetric fue que durante la prueba de implementación, ustedes estaban listos para ajustar el sistema. Las funcionalidades que necesitaba y que faltaban aparecieron muy rápidamente".
Alexandra Ardelean - Especialista en planificación de recursos en Monterail

Cómo utiliza Monterail Primetric para mejorar la programación de personal

Monterail utiliza las siguientes características de Primetric:

  • Calendario dividido en personas y proyectos: los usuarios pueden ampliarlo y reducirlo por días, semanas o meses. La vista del calendario muestra la capacidad de cada uno de los miembros del equipo y marca a las personas que están sobrecargadas de trabajo o en el banquillo. Esto ayuda a Alex a ponerse rápidamente en contacto con los PMs y a saber qué está pasando.
  • Reservas blandas: permiten a Alex reservar el tiempo de las personas y ver cómo afecta a otros proyectos. La función también ayuda a identificar a la mejor persona para un proyecto específico.
"Cuando el equipo de ventas viene a preguntarme si tenemos especialistas disponibles para un nuevo proyecto, ahora puedo averiguarlo en 30 segundos. Puedo comunicarles rápidamente quién está disponible y cuándo".
Alexandra Ardelean - Especialista en planificación de recursos en Monterail
  • Informes - Primetric ofrece una gran cantidad de informes que han mejorado mucho el flujo de trabajo de Alex. Ahora puede ver las oportunidades de venta de las tecnologías que están disponibles en ese momento. Esto permite encontrar proyectos para las personas que se especializan en ellos, utilizando datos históricos para descubrir patrones.
  • Informes de vacantes: Alex puede ahora ver fácilmente qué tipo de especialistas se necesitarán en los próximos meses y discutir estos datos con el departamento de RRHH. Además, tanto RRHH como Operaciones pueden visualizar la disponibilidad y distribución de las habilidades del equipo a lo largo del tiempo.
  • Reuniones más eficientes - durante las reuniones individuales con los PMs, Alex puede notar instantáneamente si el tiempo asignado en los proyectos se distribuye correctamente - básicamente verificando si los proyectos necesitan aumentos o disminuciones en cualquier función.
"A veces, los proyectos requieren habilidades técnicas específicas y podemos tener varios desarrolladores disponibles que cumplan los criterios requeridos. El calendario de Primetric nos facilita la decisión, ya que nos permite comparar lado a lado las habilidades específicas de las personas, su experiencia y disponibilidad para encontrar la mejor opción para el cliente."
Alexandra Ardelean - Especialista en planificación de recursos en Monterail

Resultados

  • Ya no se pierde tiempo en recopilar datos de hojas de cálculo
  • Mayor productividad del especialista en planificación de recursos
  • Reducción del número de errores en la programación de personas
  • Optimización de costes, ya que Primetric es más rentable que Resource Guru
  • Una única fuente de verdad para los departamentos de gestión de proyectos, recursos humanos y ventas, que aporta una mayor transparencia de la información y menos reuniones
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