Capco vs hojas de cálculo. ¿Cómo ayudó Primetric con los problemas de transparencia?

Los jefes de equipo de Capco estaban atormentados por interminables hojas de cálculo y eternas reuniones. A medida que la empresa crecía, la situación se volvía insoportable, y Capco empezó a buscar una solución capaz de mejorar la transparencia de los procesos y reducir el tiempo necesario para la gestión de los recursos.

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EE.UU.
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201+
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T&M, Retainers / Precio fijo
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JIRA, Excel
Antes teníamos reuniones mensuales porque nos llevaban mucho tiempo. Ahora, tenemos la posibilidad de ir y ver lo que está sucediendo con los datos reales, ya sea el lunes, o el martes, o incluso el domingo.

Doug Helm

Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Introducción 

Capco, una empresa de Wipro, es una consultora global de tecnología y gestión especializada en impulsar la transformación digital en el sector de los servicios financieros en todo el mundo. 

Con una creciente cartera de clientes compuesta por más de 100 organizaciones globales, Capco opera en la intersección de los negocios y la tecnología combinando un pensamiento innovador con un conocimiento inigualable del sector para ofrecer soluciones integrales basadas en datos y acelerar las iniciativas digitales para la banca y los pagos, los mercados de capitales, la gestión de patrimonios y activos, los seguros y el sector energético.

La estructura de Capco en pocas palabras 

Capco emplea a 6.000 especialistas. Esta cifra incluye un equipo de 40 personas que trabajan en proyectos informáticos tanto de desarrollo como de mantenimiento, con Doug Helm a la cabeza.

Este grupo de expertos da soporte a la línea de negocio de Capco RISC Services. Precisamente este equipo buscaba una solución que pudiera organizar su trabajo de forma más intuitiva, por eso Doug, su director, decidió implementar Primetric y presentarlo a los jefes de equipo que supervisa. 

Aunque el equipo que nos proporcionó Primetric pueda parecer pequeño, desempeña un papel fundamental en la empresa, ya que es responsable de muchas operaciones clave. El número exacto de proyectos que se llevan a cabo al mismo tiempo suele variar en función de las nuevas incorporaciones, las empresas en pausa y los proyectos terminados. Por ello, Capco necesitaba un enfoque flexible para la gestión de sus recursos.

"Tenemos arquitectos, diseñadores de software, desarrolladores, probadores, oficinas de gestión de proyectos y administración de sistemas. Constantemente miro nuestros recursos para saber en qué están trabajando y durante cuánto tiempo, para poder articular claramente la disponibilidad de nuestros recursos a la empresa. Así que realmente estaba tratando de ver dónde estamos con los proyectos y proporcionar una cartera de liderazgo para nuestro negocio. Con esa información, puedo volver al equipo empresarial y decirles: vamos a terminar esto en X, y costará Y".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Herramientas de Capco

Inicialmente, las operaciones del equipo informático de Capco se basaban en dos sistemas:  

  • Hojas de Excel con información general sobre la empresa entregadas por los jefes de equipo durante las reuniones mensuales, 
  • Jira se utilizó para el seguimiento de los proyectos y la gestión de equipos concretos.

Por desgracia, estas dos soluciones eran problemáticas.. 

En primer lugar, Jira, aunque era útil para equipos y desarrolladores concretos, no proporcionaba ninguna perspectiva de alto nivel a Doug. En consecuencia, tenía que analizar el trabajo de un solo empleado en ese momento y luego combinar los datos para obtener una visión más amplia de sus proyectos. 

Esta situación era muy incómoda para todos los jefes de equipo que Doug supervisaba, y todos ellos tenían que hacer un seguimiento de sus empleados. Para remediar esta situación, decidieron crear hojas de cálculo Excel individuales para cada equipo. 

Por desgracia, con una solución tan improvisada, las cosas fueron de mal en peor. Las hojas de cálculo debían actualizarse manualmente cada vez que había que presentarlas, y se presentaban al menos una vez a la semana. 

Para mantener la empresa en funcionamiento, tuvieron que incluir en sus tablas información sobre:

  • estimaciones de tiempo y costes por fase, es decir, MVP,
  • tarifas horarias para los desarrolladores y otros especialistas facturables, 
  • planificar y hacer un seguimiento del tiempo de trabajo. 

Fue un proceso largo que duró hasta 4 horas. 

Por si fuera poco, con el paso del tiempo, la empresa fue superando aún más sus propias hojas de cálculo. Empezaron a carecer de transparencia al ser rellenadas por separado por diferentes jefes de equipo. 

Además, las hojas de cálculo no les proporcionaban información en tiempo real. Por otro lado, se guardaban en Jira, y esta herramienta no podía sincronizarse con Excel de ninguna manera. También significaba que había que actualizar manualmente todos los documentos cada vez que un empleado se ausentaba o decidía irse de vacaciones. 

"Intentaba fusionar todas estas hojas de cálculo en una sola para tener una especie de plan maestro, pero era realmente difícil de manejar".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

En otras palabras, las hojas de cálculo eran incapaces de proporcionar a Doug y a los líderes de su equipo información consistente en tiempo real.

Además, con sólo 40 personas en el equipo tecnológico, la organización no tiene acceso a una gran reserva de recursos. Esto obligó al grupo a asignar con precisión a los miembros de su equipo y a limitar al máximo las incertidumbres. Sin embargo, eso resultó difícil, ya que la organización no tenía ninguna fuente de verdad: dependía de los informes hechos a mano por los jefes de equipo, que eran propensos a cometer errores humanos.

Procesos de planificación

En Capco, un posible proyecto es evaluado inicialmente por los analistas de negocio y los equipos tecnológicos. Sus opiniones sirven de base para establecer los requisitos básicos utilizados para las estimaciones. Este primer borrador incluye el modelo de precios, el ritmo y los plazos del posible proyecto. 

En general, Capco divide el proceso en dos fases consecutivas. La primera fase incluye la definición del Producto Mínimo Viable necesario para satisfacer las necesidades del cliente. La segunda fase abarca el desarrollo posterior de la solución incluida en los siguientes pasos. 

Más tarde, estos planes, borradores y estimaciones se aprueban o se rechazan; después, el proyecto podría comenzar

Sin embargo, este proceso, combinado con el uso extensivo de hojas de cálculo de Excel, planteó una serie de retos a los gestores. 

En primer lugar, todos los jefes de equipo, así como Doug, tuvieron que preparar y actualizar sus propias hojas de cálculo de Excel para contribuir a la base de datos de información. Como resultado, el proceso crucial de comparar las estimaciones con los datos reales era casi imposible de realizar.

En segundo lugar, era difícil saber si el equipo podía ajustarse a los planes y estimaciones, ya que no había una única fuente de información sobre su disponibilidad. Doug no tenía acceso directo a los sistemas de información, ya que eran responsabilidad de otro departamento. En consecuencia, recibía hojas de cálculo de los sistemas de seguimiento del tiempo una vez a la semana. Sin embargo, requerían una preparación adicional para ser legibles. 

Por último, todo el proceso de preparación era sencillamente largo y no podía hacerse a la carta. Como resultado, el departamento de Doug tenía que hacer todo el proceso de planificación una vez al mes y esperar que no hubiera cambios adicionales en el futuro. Eso, por desgracia, rara vez ocurría, lo que obligó a Doug y a su equipo a buscar soluciones más fáciles de usar. 

Principales retos

Los procesos de gestión y operación en Capco requieren coordinación y comunicación entre todos los miembros del equipo. Sin embargo, con solo un montón de hojas de cálculo de Excel a mano, lograr la transparencia era un reto. 

Esto fue la raíz de muchos problemas, incluyendo: 

Falta de coherencia y comunicación. Las hojas de cálculo con datos cruciales fueron rellenadas por separado por cada uno de los jefes de equipo. Sólo intercambiaban la información recopilada durante las largas reuniones semanales que requerían una amplia preparación. 

Gestión de los recursos. La información sobre los recursos disponibles se mantenía en las hojas de cálculo. Sin embargo, los datos no podían actualizarse en tiempo real y no incluían las vacaciones ni las ausencias. En consecuencia, el seguimiento de los especialistas y su capacidad era difícil, si no imposible.

Transparencia limitada. Las hojas de cálculo sólo incluían información básica sobre los especialistas y los proyectos en los que participan. Además, los datos no podían convertirse automáticamente en cuadros y gráficos, lo que obligaba a los jefes de equipo a hacerlo por separado. 

"Antes teníamos reuniones mensuales porque nos llevaban mucho tiempo. Ahora, tenemos la capacidad de ir a la demanda y ver lo que está sucediendo con los reales, ya sea el lunes, o el martes, o incluso el domingo."
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Procesos organizativos que consumen mucho tiempo. Las hojas de cálculo tenían que ser actualizadas regularmente por todos y cada uno de los jefes de equipo, y lo hacían sin ninguna herramienta adicional. El proceso duraba hasta 4 horas. Después, había que fusionarlas manualmente, añadiendo otras 4 horas a ese tiempo. Como resultado, Capco desperdiciaba capacidad en tareas mundanas en lugar de crecer. 

Solución: Primetric 

Iniciar el cambio

Inicialmente, Capco, representada por Doug, definió sus requisitos para una posible herramienta de gestión de la cartera de proyectos. En primer lugar, debía adaptarse a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas y permitirles escalar. En segundo lugar, la solución debía ser fácil de integrar con Jira, que ya estaba implantado en la empresa. Durante nuestra demostración, Capco eligió probar Primetric porque cumplía ambos criterios.

"Llegué a un punto en el que me dije: hay cosas mejores en las que puedo invertir mi tiempo. No debería estar sentado aquí frente a este Excel. Es hora de encontrar una herramienta que pueda hacer este trabajo por mí".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Primeros pasos 

Tras la demostración, Capco tuvo acceso a una versión de prueba de Primetric. Durante la prueba, la empresa se encontró con su primer hito: la integración con Jira. En contra de las expectativas de Capco, este paso no requirió conocimientos técnicos ni algoritmos avanzados. Con un simple código de integración, todos los datos incluidos en Jira de la empresa se importaron a Primetric en pocos minutos. 

Parte de una lista de integraciones disponibles en Primetric
Parte de una lista de integraciones disponibles en Primetric
"Incluso durante mi prueba, estuve jugando con Primetric por mi cuenta. No soy el tipo más técnico, así que si me encuentro con una integración técnica, no quiero ocuparme de ella. Así que, cuando estaba conectando un código para Jira en Primetric, pensé que realmente estaba en algo. Me dije: esto es increíble".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Más adelante, Primetric también ayudó a Capco a cargar personas y proyectos en el sistema mediante hojas de cálculo que antes eran la base de las operaciones de la empresa. 

Además, la integración de Capco fue apoyada y facilitada por guías con GIFs y material visual que ayudaron a los equipos de la empresa a familiarizarse con la solución. 

Características para el éxito de Capco

  • gestión eficaz de los recursos, tanto para los proyectos confirmados como para los provisionales, 
  • calendario dividido en personas y proyectos, con inclusión de vacaciones y ausencias, 
  • informes, cuadros y gráficos avanzados y polivalentes, 
  • diferentes características para los líderes y los empleados disponibles en una sola aplicación, 
  • previsiones financieras y borradores para la empresa, los proyectos y los empleados. 

Las ventajas de Primetric 

"Podemos hacer una estimación con un 90% de confianza. Sabemos que necesitamos a estas personas; pero ¿cuándo va a estar disponible este grupo? ¿Podemos poner en marcha el proyecto de momento? Con Primetric, vemos las estimaciones y los recursos, cuál es su disponibilidad y capacidad. Eso nos ayuda a guiarnos a lo largo del proyecto. "
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

¿Cómo resuelve Capco sus problemas con Primetric? 

Calendario flexible con datos en tiempo real. Los usuarios pueden ampliarlo y reducirlo por días, semanas o meses. La vista del calendario muestra la capacidad de cada uno de los miembros del equipo y muestra su disponibilidad. También incluye los días festivos y las ausencias que no pudieron incluirse en las hojas de cálculo.

Calendario de empleados con asignaciones

Actualizaciones en tiempo real. Cada vez que se notifica una nueva ausencia, la información sobre sus detalles aparece en el sistema inmediatamente, y llega al gestor adecuado al instante. Gracias a ello, los responsables pueden ajustar sus planes a la situación actual. 

Beneficios de la incorporación. 

"En los últimos años hemos tenido muchos cambios en nuestros recursos. Tuvimos algunas bajas, y es realmente fácil añadir nuevas personas al sistema y hacer un seguimiento del tiempo tan rápido. La forma en que se organiza la sección de personas en la organización me permite gestionar la incorporación de cualquier persona".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Proyectos tentativos y previsiones. Cada vez que se detiene un proyecto o se considera una nueva oportunidad, Capco puede crear planes provisionales para determinar si el proyecto puede completarse y cuándo. De este modo, la empresa puede gestionar con flexibilidad sus operaciones. 

Proyecto tentativo en Primetric

Informes y filtros avanzados. Con Primetric, todos los datos recopilados por Capco y sus empleados se convierten en cuadros, tablas y gráficos intuitivos disponibles bajo demanda. Gracias a esta función, los responsables de los equipos pueden ver tanto las oportunidades como las amenazas que les pueden esperar en el futuro. 

Informes avanzados en Primetric

Apoyo constante. La implementación de una nueva herramienta es siempre un nuevo reto. Afortunadamente para Capco, los asesores de Primetric siempre estuvieron ahí para ayudar con todas las funciones y actividades que la empresa aún tenía que descubrir en la fase inicial de su viaje con la herramienta. 

"Puedo entrar en Slack en cualquier momento y decir: "Oye, estoy atascado aquí y aquí, y Thomas me responde en cuestión de segundos y siento que quieres que tenga éxito con tu herramienta".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Fácil administración. Primetric incluye una serie de datos relacionados con las personas que pueden elegirse en el sistema para clasificar a los especialistas según distintos criterios, como la antigüedad, la agrupación, el liderazgo o la disponibilidad, entre otros. Esta función permite a Doug gestionar la incorporación de nuevas personas, así como supervisar a los empleados actuales. 

Roles y niveles de acceso en Primetric
"Entender el tiempo en relación con la capacidad en el futuro, etc. era imposible de gestionar en hojas de cálculo. Aquí es donde viene el enorme ahorro de tiempo".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Presupuestos exhaustivos. Primetric ayudó a Capco a comparar las estimaciones con los datos reales y a realizar un seguimiento de sus gastos en tiempo real. También se utilizó para los informes financieros y las previsiones.

Resumen de la estimación

Importaciones automatizadas. Primetric puede conectarse con muchas herramientas diferentes, incluyendo JIRA - una de las herramientas más populares para cualquier empresa de TI. También puede reflejar las estructuras y la información de JIRA sin que el usuario realice acciones adicionales.

"Me encanta que Primetric se integre con Jira, porque tenemos toda la estructura creada en Jira. (...) y la belleza de eso es que el tiempo se lleva sin problemas a Primetric por persona, por proyecto y por fecha y NO HAY QUE PENSAR MÁS EN ELLO. Simplemente sucede - es realmente agradable".
Doug Helm, Director Asociado de Tecnología y Operaciones

Resultados 

Siempre que planifica un proyecto, la empresa recurre a Primetric para recabar datos en directo sobre los recursos y la disponibilidad y capacidad de los especialistas. Como resultado, Capco puede determinar cuándo puede empezar el proyecto y cuándo puede terminarse, y a qué coste. 

Con Primetric: 

  • todos los datos sobre los proyectos y los empleados están disponibles en tiempo real, sin retrasos ni trabajo adicional,  
  • Los datos se fusionan y compilan para extraer informes específicos de todas las hojas de cálculo,
  • todos los datos se almacenan en un sistema disponible para todos los dirigentes y empleados, 
  • Gracias a la integración con Jira, la empresa puede comparar las estimaciones con los resultados reales en tiempo real,
  • Los procesos de gestión ya no requieren mucho tiempo, 
  • Las vacaciones, las bajas y otros imprevistos son inmediatamente visibles en el sistema, 
  • El tiempo de las reuniones de gestión se redujo de 4 horas a 30 minutos, ¡sin necesidad de preparación adicional!

Resumen 

Cuando Capco y Primetric se conocieron, Doug luchaba contra la ineficacia, el interminable papeleo y la falta de transparencia en la gestión. 

Sin embargo, cuando empezó nuestro viaje, estos problemas pasaron a ser cosa del pasado. Los directivos, incluido Doug, pudieron dejar atrás la hoja de cálculo y centrarse en lo que mejor saben hacer: obtener beneficios. 

No tenemos ninguna duda de que Capco seguirá creciendo, y Primetric hará todo lo posible para crecer, escalar y desarrollarse con ella. Con un enfoque individual y una cooperación proactiva, estamos seguros de que Primetric proporcionará a Capco todos los datos que necesita para prosperar en los próximos años.

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