Cómo se beneficia FingoWeb de los datos en tiempo real sobre la rentabilidad de los proyectos

Introducción

Fundada en 2008, FingoWeb cuenta con más de 40 expertos especializados en la creación de modernas aplicaciones web y plataformas de comercio electrónico. La empresa realiza proyectos que van desde simples sitios web basados en WordPress hasta aplicaciones web personalizadas para sectores como el comercio minorista y los servicios financieros.

FingoWeb trabaja con clientes empresariales y ambiciosas startups de Estados Unidos, Reino Unido, Noruega, Austria y Alemania. Entre sus clientes se encuentran Ailleron, Miquido, Lubiebuty.pl y Zaufane.pl.

El principal reto al que se enfrentaba FingoWeb en su día a día era controlar el presupuesto del proyecto mientras éste seguía en marcha. La dirección de la empresa buscaba una solución que ofreciera este tipo de información en tiempo real y que permitiera desviar el curso del proyecto si resultaba que su margen estaba por debajo de las expectativas.

Gracias a Primetric, FingoWeb puede disponer por fin de todos los datos clave de contabilidad de proyectos en un único lugar y en tiempo real para permitir una planificación y asignación de personal más inteligentes.

El problema: demasiadas hojas de cálculo, sin una visión global

Controlar el presupuesto del proyecto era un reto clave en FingoWeb. ¿Cuánto cuesta un proyecto? ¿Se ajusta nuestro equipo al presupuesto? ¿Se gestionan los proyectos con eficacia?

FingoWeb organizaba sus trabajos con la ayuda de hojas de cálculo de Excel, Clockify y una herramienta personalizada desarrollada para integrarse con Clockify. Pero la empresa seguía echando en falta funciones que permitieran un mayor control del proyecto tanto a nivel de proyecto como de organización -por ejemplo, comprobar el flujo de caja actual o saber qué cliente tiene la mayor cuota y cuál la menor en ingresos-.

Otro reto estaba relacionado con la planificación y asignación de personal. FingoWeb utilizaba una combinación de hojas de cálculo de Excel, pero estas se han vuelto cada vez más problemáticas a medida que la empresa crecía rápidamente en tamaño.

"Cuando teníamos 15 personas y dos gestores de proyectos, podíamos recordar todo y echar un vistazo de vez en cuando a nuestras hojas de cálculo de Excel. Pero ahora que la empresa ha crecido, esto se ha convertido en algo difícil, que lleva mucho tiempo y es propenso a errores, especialmente en el seguimiento de nuestros gastos. Buscábamos una herramienta que permitiera hacer un seguimiento de los costes por cliente a largo plazo cuando ese cliente realizaba muchos proyectos repartidos en el tiempo".

Kamil Fus - Director de Operaciones de FingoWeb

Puntos clave de dolor

• Reinventar la rueda (crear y mantener un sistema personalizado)
• Problemas de intercambio de información entre hojas de cálculo de Excel
• Falta de comprobaciones relacionadas con la exactitud de la información
• Miedo a que algo se haya calculado mal
• Esfuerzos de mantenimiento dedicados a las hojas de cálculo de Excel
• Cada vez menos visibilidad a medida que la empresa crecía

Solución: Aplicación de Primetric

La integración con Clockify fue una parte crítica del proceso de implementación. FingoWeb utilizaba Clockify para almacenar las horas de trabajo de los empleados. Una vez integrado con Primetric, lo único que hizo falta fue establecer las tarifas horarias, y el director de operaciones de FingoWeb pudo ver al instante el coste del proyecto.

Cómo utiliza FingoWeb a Primetric

El gestor de proyectos se encarga de estimar los proyectos junto con el equipo. Una vez que el proyecto está en marcha, la dirección de FingoWeb puede controlar fácilmente su presupuesto comprobando el flujo de caja y previendo los beneficios futuros.

Si dejan de tener problemas, pueden ver los datos en un contexto diferente añadiendo una nueva variable. Por ejemplo, podría tener sentido realizar un sprint con un margen menor si la colaboración con este cliente ha sido exitosa a largo plazo.

El director de operaciones comprueba a Primetric en dos casos:

• Durante la liquidación mensual del proyecto y la adición de nuevas personas con su tarifa horaria,
• Cada vez quiere saber más sobre el estado actual de la realización del proyecto,
• Obtenga datos en tiempo real sobre la rentabilidad del proyecto,
• Compruebe si hay amenazas para la finalización del proyecto dentro del presupuesto o conflictos (por ejemplo, un desarrollador de software necesario en dos proyectos que se ejecutan al mismo tiempo).

"Implementar Primetric nos llevó sólo unos días. Tras cargar los proyectos e integrarlos con Clockify, el sistema generó los primeros datos que necesitábamos para empezar a controlar los presupuestos de nuestros proyectos."

Kamil Fus - Director de Operaciones de FingoWeb

Resultados

• Un lugar para seguir la rentabilidad de todos los proyectos y descubrir posibles problemas
• Se acabaron las lentas hojas de cálculo de Excel con poca visibilidad o las fugas de datos
• Recuento automatizado de ingresos y gastos en los proyectos (gracias a la integración con Clockify, todo ocurre automáticamente)
• El director de operaciones tiene más tiempo para centrarse en el desarrollo del negocio

"Antes de instalar Primetric, sólo podíamos conocer el rendimiento del proyecto en términos de presupuesto al final del mismo. Gracias a la integración con Clockify, ahora puedo consultar Primetric todos los días para ver la tasa de desgaste del proyecto y reaccionar en consecuencia. Todo ocurre de forma automática, lo que me da un control total sobre el índice de rentabilidad del proyecto."

Kamil Fus - Director de Operaciones de FingoWeb

Próximos pasos

Por el momento, FingoWeb utiliza principalmente el módulo de contabilidad de proyectos. En un futuro próximo, FingoWeb tiene previsto aprovechar el módulo de asignación de personal de Primetric para controlar la ocupación de los proyectos y garantizar una planificación adecuada.