Cómo itCraft conectó los puntos entre la asignación de recursos y las finanzas

El principal reto al que se enfrentaba itCraft era la falta de una visión global de lo que ocurría en la empresa y la incapacidad de seguir, medir y analizar los datos.

Planificación de recursos
industria
Empresa de desarrollo de software
Planificación de recursos
Ubicación
Polonia
Planificación de recursos
tamaño de la empresa
51-200
Planificación de recursos
tipo de proyectos
Tiempo y material
Planificación de recursos
software usado
Jira
"Primetric se ha convertido en el sistema base para la gestión del equipo y de la cartera de proyectos, tanto desde el punto de vista financiero como de la carga de trabajo. Ahora es el principal sistema utilizado por nuestros gestores de proyectos y la única fuente de información para mí como Jefe de Entrega."

Agnieszka Uznańska

Jefe de reparto

Fundada hace más de una década, itCraft cuenta con más de 110 personas especializadas en desarrollo web y móvil. La empresa cuenta con seis sucursales en todo el mundo, incluidas las de Nueva York, Londres, Estocolmo y Varsovia.

itCraft ha realizado más de 250 proyectos en los sectores de la sanidad, las telecomunicaciones, el transporte y la logística, las soluciones empresariales y el comercio móvil para empresas como Makro Cash&Carry, Sodexo, Rossmann, Top Secret, Deloitte, Roche y DHL. La empresa se centra en la excelente calidad de los procesos implementados, los servicios y todos los aspectos relacionados con la seguridad, confirmados por los certificados ISO 9001 / ISO 27001 y los múltiples premios otorgados por Clutch, Tech Reviewer y The Manifest.


El principal reto al que se enfrentaba itCraft era la falta de una visión global de lo que ocurría en la empresa y la incapacidad de seguir, medir y analizar los datos. Ahora la empresa puede medir indicadores que antes eran difíciles de seguir o prever, lo que se tradujo en una mejor estimación del tiempo de trabajo y de la disponibilidad de especialistas.

Los gestores de proyectos pueden ahora controlar la complejidad asociada a un gran número de proyectos en curso. Ya no tienen que responder a preguntas molestas sobre quién está asignado a qué proyecto y durante cuánto tiempo - simplemente pueden decir "Compruébelo en Primetric". Siga leyendo para ver cómo itCraft logró todo eso.

Asignación de recursos en itCraft

La persona: Agnieszka

Agnieszka, Jefa de Entrega de itCraft, fue responsable de todo el proceso de entrega y ejecución del proyecto, incluida la gestión de recursos, carteras de proyectos y gestores de proyectos.

Su reto diario consistía en gestionar la cartera de proyectos de forma eficiente, garantizando un alto índice de utilización, ocupándose de la asignación adecuada, analizando el estado de ejecución de los proyectos y tomando decisiones estratégicas.

Como primera gestora de proyectos de la empresa, el trabajo de Agnieszka consistió también en crear normas y procesos de colaboración entre gestores de proyectos.

La práctica: Asignaciones a largo plazo

itCraft asigna principalmente personal a largo plazo. Normalmente, un solo empleado trabaja en uno o dos proyectos facturables al mismo tiempo. Cada proyecto se divide en función del paquete de trabajo entregado, por ejemplo, diseño, desarrollo del frontend, desarrollo del backend, pruebas, etc. 

Dado que estas actividades son transversales y suelen abarcar varios temas, las estimaciones se realizan a nivel de fases del proyecto, no de tareas específicas.

"Trabajamos con una metodología ágil, por lo que gestionamos las tareas en Jira, pero no estimamos ni liquidamos el tiempo dedicado a una sola tarea. En su lugar, nos centramos en el seguimiento del tiempo a nivel de hitos del proyecto, en línea con nuestros acuerdos con los clientes."
Agnieszka Uznańska - Jefa de Entrega

El problema: herramientas ineficientes que no crearon la imagen general

Cuando itCraft no contaba con más de 50 personas, bastaba con utilizar una combinación de hojas de cálculo Excel y Harvest para la asignación y el registro del tiempo. Pero esto cambió cuando la empresa empezó a crecer. El jefe de entregas se puso manos a la obra e implementó Harvest Forecast para ayudar a la asignación de recursos.

Pero rápidamente resultó que la nueva combinación no permitía a itCraft:

  • Obtenga una vista de pájaro de la cartera de proyectos y del estado de ejecución de los mismos,
  • Compare fácilmente los planes con la realidad,
  • Realizar previsiones financieras,
  • Genere rápidamente informes sobre la utilización de los recursos.

Reuniones largas

Todos los lunes por la mañana, todos los directores de proyecto se sentaban y revisaban uno por uno los calendarios de las personas para saber qué iban a hacer esa semana. A veces se tardaba varias horas en saber qué estaba pasando, quién podía estar disponible para nuevos proyectos o fases, quién estaba sobrecargado de trabajo y cuáles eran las previsiones financieras. Esto provocaba mucha confusión. Además, los jefes de proyecto no estaban seguros de que los datos estuvieran actualizados y fueran fiables.

Falta de capacidad de seguimiento y control

Medir la tasa de utilización de los empleados, supervisarla o comparar los planes con la realidad era simplemente imposible. Además, Forecast no podía gestionar diferentes monedas o modelos de liquidación, por lo que el equipo tuvo que idear una solución personalizada.

"Nuestra herramienta anterior cargaba y actualizaba los datos con lentitud y no nos permitía clasificar y filtrar los datos de asignación desde varias perspectivas. Por ejemplo, no tenía campos personalizados para definir a las personas. Además, no había hojas de datos ni informes avanzados en los que pudiéramos cargar datos y comparar nuestros planes frente a lo que realmente ocurría en un determinado proyecto."
Agnieszka Uznańska - Jefa de Entrega

Solución: Aplicación de Primetric

La aplicación de Primetric se dividió en varias etapas:

Etapa I - Identificación del alcance de la implantación y del método de importación de datos. El equipo de Primetric organizó un taller para definir los principales objetivos de la implantación, el proceso de planificación del proyecto y el ámbito de responsabilidad.

Etapa II - Transferencia de los datos de los empleados y de los proyectos, prueba de Primetric con varias personas e integración con Harvest Forecast. Después de firmar los acuerdos de confidencialidad, el equipo de Primetric importó los datos basándose en los datos exportados de los sistemas actuales. Esto se alió con la prueba de Primetric en casos de uso reales.


Los datos de los empleados se muestran como una lista en el panel de personas de Primetric


Etapa III - Después de implementar los datos, el equipo de Primetric mostró cómo utilizar el sistema. En esta etapa, se invitó a los directores de proyecto a probar la herramienta y a recoger sus comentarios. Primetric también llevó a cabo talleres adicionales para que todos supieran cómo utilizar el sistema correctamente.

Etapa IV - El último paso fue invitar a los empleados de producción a registrar el tiempo de trabajo.

"El equipo de soporte al cliente de Primetric proporcionó una valiosa asistencia en todo momento. Ayudaron con la configuración, la transferencia de datos y la integración con Harvest Forecast durante la primera etapa de la implementación - y luego fueron más allá para asegurarse de que la solución cubriera nuestros casos de uso en un 100%." 
Agnieszka Uznańska - Jefa de Entrega

Para más información sobre la metodología de implantación rápida, puede consultar aquí.

Cómo utiliza itCraft Primetric en la actualidad

Gestión de proyectos facturables y no facturables

itCraft utiliza Primetric para proyectos facturables y no facturables. La empresa lleva a cabo bastantes proyectos no facturables y Primetric los apoya con funciones específicas. 

He aquí algunos ejemplos de proyectos no facturables en itCraft:

  • Desarrollo de productos y sistemas internos
  • Desarrollo profesional de los empleados y talleres
  • Reuniones
  • Tareas administrativas.  

Gracias al seguimiento de los proyectos no facturables, itCraft puede optimizar la utilización prevista y optimizar las tarifas de los clientes para mantener el nivel adecuado de rentabilidad. Eche un vistazo a este artículo para saber más: ¿Cuál es la fórmula de la tasa de utilización para las empresas de software?

"Todo nuestro conocimiento sobre la ejecución de proyectos y las relaciones con los clientes que puede traducirse en la planificación del trabajo se encuentra dentro de Primetric. Además, estos planes están directamente correlacionados con las finanzas, por lo que podemos relacionar fácilmente nuestras previsiones de ingresos con nuestros objetivos."
Agnieszka Uznańska - Jefa de Entrega

Tiempo de registro en Primetric

Lo más destacable es que itCraft utiliza Primetric para registrar el tiempo de trabajo, no sólo de los desarrolladores de software, sino también de los diseñadores, analistas de negocio y gestores. Los analistas, diseñadores o gestores de proyectos no tienen ninguna tarea organizada en Jira, por lo que no necesitan hacer un seguimiento del tiempo invertido en todas y cada una de las tareas. Aun así, gracias al registro del tiempo en Primetric, la empresa puede calcular su tasa de utilización.  

Seguimiento, medición y presentación de informes

Primetric facilitó a itCraft la medición de varios indicadores que antes eran difíciles de seguir o prever. Los informes agilizan el análisis de la utilización y la asignación de los empleados, lo que permite al responsable de la entrega combinar esta información con las perspectivas financieras.

Informe de utilización

Informe de capacidad mostrado en Primetric

Informe sobre la financiación de proyectos

"Antes de implementar Primetric, tenía que gestionar estas y otras muchas tareas. Primetric me ayudó a delegar la responsabilidad en las personas adecuadas y a desarrollar un proceso para ello."
Agnieszka Uznańska - Jefa de Entrega

Gran experiencia de los empleados y fácil registro de tiempos

Un empleado de itCraft puede ahora consultar su agenda diaria e incluso ver lo que está previsto para las siguientes semanas y meses. Antes, los empleados solían tener que preguntar por sus futuros compromisos. Ahora pueden obtener toda esta información en un solo lugar, así como cargar su currículum. De este modo, todos los que figuran en el sistema son más que un simple nombre, sino una persona con un conjunto de habilidades específicas reflejadas en sus perfiles.

Registro del tiempo desde el panel de empleados en Primetric

Más información para los gestores de proyectos

  • Una única fuente de verdad sobre la asignación de recursos, planes y previsiones financieras - Los PMs ahora utilizan Primetric como una única fuente de verdad con información crucial sobre la disponibilidad de personas, previsiones financieras, estado de realización de la cartera de proyectos y comparan los planes con los reales,
  • Alejar / Acercar la perspectiva - así, pueden cambiar rápidamente los contextos de la vista de pájaro a una visión general muy detallada de un solo proyecto,
  • Las reuniones son mucho más eficientes ya que Primetric integra toda la información sobre los equipos -trabajo programado, ausencias, reprogramación- para ofrecer una visión transversal y completa de los equipos.
  • La empresa también puede beneficiarse de la información dinámica sobre la utilización de los empleados, tanto en el pasado como en el contexto de los planes futuros por individuos y equipos.
  • La previsión de ingresos, gracias a la utilización combinada prevista, facilita la planificación.
Previsiones y presupuesto en Primetric
  • Fácil comparación entre los objetivos anuales, los reales y las previsiones: los gestores de proyectos y el responsable de la entrega pueden ver fácilmente la capacidad que tendrán al final del año y compararla con los objetivos de ingresos anuales.

Resultados

"Primetric se ha convertido en el sistema base para la gestión de equipos y carteras de proyectos, tanto desde el punto de vista financiero como de la carga de trabajo. Ahora es el principal sistema utilizado por nuestros gestores de proyectos y la única fuente de información para mí como Jefe de Entrega. Puedo acercarme a un solo empleado y salir a un proyecto y a la perspectiva de toda la cartera fácilmente".
Agnieszka Uznańska - Jefa de Entrega
  • Centro de mando principal - Primetric sirve como centro de mando principal para el Jefe de Entrega, los directores de proyecto y todos los demás empleados de itCraft.
  • Datos precisos y actual izados: proporciona acceso a datos precisos y elimina la posibilidad de cometer errores de asignación o de basar las decisiones en informes defectuosos.
  • Apoya los flujos de trabajo existentes y ayuda a desarrollar otros nuevos - Primetric sella el proceso gracias al flujo de trabajo adecuado, por ejemplo, bloqueando el registro de tiempo para los períodos establecidos.
  • Unificación de herramientas - Con la implantación de Primetric, itCraft sustituyó todas las herramientas de registro de tiempos y asignación de recursos por una solución integral.
  • Información valiosa gracias a los sólidos informes: la información de Primetric ayuda a mejorar la toma de decisiones y los procesos de aprobación.

Próximos pasos

En un futuro próximo, itCraft tiene previsto utilizar Primetric para agilizar el proceso de liquidación de cuentas con los clientes, capturar los riesgos financieros y de los proyectos, y aprovechar más informes y funciones de análisis de datos para ampliar sus capacidades de previsión.

Gracias a la estrecha colaboración y a los continuos comentarios, el equipo de Primetric implementó cuadros de mando personalizados y el estado RAG de los proyectos, para que itCraft pueda mejorar aún más la eficiencia operativa.

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