Cómo Makimo utilizó Primetric para escalar asignaciones y finanzas complejas

Makimo es una pequeña empresa con grandes ambiciones. Para completar todos los proyectos desafiantes, Makimo necesita gestionar eficientemente tanto las asignaciones de sus empleados como las finanzas de los proyectos, y decir que lo hicieron con éxito con Primetric es como no decir nada.

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"Para mí, Primetric combina el ritmo de trabajo con las finanzas y el flujo de trabajo del proyecto, y por eso es perfecto para nosotros".

Matt Papiernik

COO/CTO

Gracias a Primetric, Makimo:

  • evitar el fracaso en la entrega del proyecto manteniendo el margen previsto,
  • preparado para un mayor crecimiento escalable,
  • puede predecir las previsiones financieras y la carga de trabajo de las personas con una precisión quirúrgica y luego compararlas con los datos reales.

Y más... Si le parece interesante y quiere entender mejor el viaje de Makimo con Primetric, siga leyendo.

Introducción

Fundada en 2010, Makimo es una pequeña empresa de desarrollo de software con 20 personas a bordo. Se centra en proyectos altamente especializados y avanzados para empresas de diferentes sectores: desde juguetes hasta medicina. Además, Makimo tiene un enfoque muy selectivo de sus proyectos, ya que sus creadores y especialistas desean trabajar únicamente en proyectos que les apasionen de verdad. 

Productos y clientes de Makimo 

Makimo se centra en productos separados y especializados. La empresa suele producir backend para crear tecnologías como: 

  • aplicaciones web con fines empresariales, 
  • herramientas internas y externas avanzadas, 
  • componentes de apoyo y procesamiento,
  • soluciones escalables en la nube, 
  • la recopilación y el procesamiento de datos,

...y muchos más. 

Es importante destacar que Makimo rara vez ofrece acuerdos de alquiler de cuerpos o equipos.

Esto se debe a que la empresa considera que los conocimientos técnicos necesarios para construir el producto completo son responsabilidad de Makimo, no de sus clientes. Makimo se especializa en ofrecer productos y servicios completos y en crear relaciones duraderas con sus clientes.

La mayoría de ellos llevan más de 5 años con Makimo, y para más de un proyecto. Esto es el resultado de un enfoque personalizado y abierto que fue muy apreciado por todas las entidades que cooperan con Makimo, incluyendo TomTom, Nutricia y la Organización Mundial de la Salud.

La estructura de Makimo 

Equipos y especialistas 

Makimo suele trabajar en más de un proyecto a la vez. Los equipos se crean para cada proyecto por separado; sin embargo, los recursos utilizados para crear los equipos están estrechamente entrelazados. Esto se debe a que, en muchos casos, un especialista trabaja en muchos proyectos al mismo tiempo. 

Además, la cantidad de tiempo que se dedica a las distintas tareas no suele ser igual. Por ejemplo, un empleado puede dedicar el 60% de su tiempo al proyecto A y sólo el 40% al proyecto B. En consecuencia, calcular la capacidad disponible puede ser un reto, sobre todo cuando cambia constantemente. 

"En general, nuestra gente trabaja en más de un proyecto. Esto se debe a que la mayoría de nuestros proyectos se convierten en proyectos de mantenimiento que no requieren apoyo a tiempo completo."
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

El punto de vista del gestor

La estructura de los equipos en Makimo está supervisada por Matt Papiernik. Debido al tamaño de la empresa y a sus limitados recursos, tiene muchas responsabilidades.

En la actualidad, su cargo combina las funciones de director de tecnología y director de operaciones, así como algunos elementos de gestión financiera. También participa en la creación de relaciones significativas con los clientes de Makimo. 

Con tantas responsabilidades, Matt necesitaba comprender realmente todos los procesos de planificación de la empresa. Durante mucho tiempo, se basó principalmente en JIRA y Excel para hacerlo. Por lo tanto, los procesos de planificación no eran tan versátiles como sus necesidades.

¿Cómo fueron los procesos de planificación de Makimo? 

Reto nº 1: combinar la planificación de recursos a largo y corto plazo

Originalmente, la planificación de recursos en Makimo se dividía en dos etapas que se realizaban regularmente. 

La primera etapa, la más básica, fue la planificación de recursos a largo plazo. Se completó con una herramienta elaborada por la propia Makimo: MT Matrix. Se trataba de una herramienta sencilla que consistía en una matriz con campos de colores que mostraba tanto a las personas como su tiempo de trabajo, si ya estaba asignado o no. 

Planificación en la matriz MT
Planificación en la matriz MT

La Matriz MT proporcionó a Matt y a otros líderes una perspectiva muy general para los próximos 2-4 meses. Sin embargo, este sistema no servía para los especialistas, sólo estaba destinado a los directivos.

La aplicación era detallada y funcionaba bien para la planificación de periodos cortos de tiempo, pero debido a la falta de integración con JIRA, las discrepancias en la cantidad de trabajo planificado y realmente gastado por los empleados se arrastraban rápidamente con el tiempo. Sin una integración adecuada, las capacidades de predicción de proyectos estaban muy limitadas. 

Por ello, como la planificación a largo plazo resultó ser algo deficiente, Makimo introdujo también la planificación de recursos a corto plazo.

Las sesiones de planificación de recursos a corto plazo se celebraban cada dos semanas y requerían la presencia de todos los jefes de equipo en Makimo.

El proceso requirió que una persona dedicara aproximadamente una hora antes de la sesión de planificación a actualizar las cifras de las horas invertidas por los equipos en todos los proyectos.

A continuación, los jefes de equipo debatieron sobre la visión real y compartida de la finalización del proyecto y pudieron proponer cambios en la asignación del mismo. El resultado de su debate se compartía con toda la empresa como orientación para las dos semanas siguientes. A los empleados les gustó esta forma de comunicación.

Las consecuencias de este planteamiento son muy variadas.

Como esta vista no estaba conectada con las vistas de planificación a largo plazo, Matt tuvo que encontrar otras formas de rodear este proceso para comunicar las predicciones de los proyectos a los líderes de los equipos y calcular las métricas de rentabilidad para los registros de la empresa.

"Los equipos simplemente no eran conscientes de lo que les esperaba una vez pasadas las dos semanas de perspectiva a corto plazo. Aunque tenía la información en el proyecto, no se reflejaba en los planes a corto plazo. Así, el equipo asignado a un proyecto sabía que sus dos especialistas de backend iban a trabajar en el proyecto a tiempo completo, mientras que los de frontend iban a trabajar a tiempo parcial durante las dos semanas siguientes. Luego, una vez transcurridas las dos semanas, nos reunimos y descubrimos si hay más trabajo por hacer".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Reto nº 2: Desfase entre la asignación de recursos y la gestión financiera

La gestión de las finanzas en Makimo planteó retos diferentes a los de la planificación de recursos.

"Como director de operaciones, soy responsable de las operaciones, la organización de los proyectos y las asignaciones. También controlo su rentabilidad porque no hay un puesto separado para ello. Como resultado, las operaciones y las finanzas están entrelazadas en Makimo, y esa es la razón por la que decidí buscar en Primetric."
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Al igual que en el caso anterior, la planificación financiera se realizó en hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, no estaban conectadas con ninguna otra hoja de cálculo: los cálculos financieros estaban separados de los planes de recursos. En consecuencia, las previsiones financieras se basaban en datos históricos y en suposiciones, y no en datos reales, y sólo mostraban los beneficios previstos y sus índices de realización.

Además, los planes financieros no reflejaban fielmente la realidad. Sólo se preparaban una vez al mes y, por tanto, no mostraban los problemas inesperados que pudieran surgir en el camino. También tenían una visión limitada de los cambios en la remuneración de los empleados, a pesar de que son bastante comunes en el sector de las TI.

En resumen, la gestión de las finanzas en hojas de cálculo de Excel hacía que se dedicara un tiempo a la elaboración de números que podría utilizarse para el desarrollo de la propia empresa.

Los problemas de Makimo

Obviamente, los procesos de planificación de Makimo eran largos y consumían mucho tiempo, especialmente para Matt, que, como única persona de la empresa, tenía los conocimientos completos para trabajar dentro de los límites de estos procesos y gestionar con éxito las finanzas de la empresa.

El sistema funcionaba, pero era difícil de ampliar, ya que dependía de demasiadas fuentes de información descentralizadas y de personas concretas. Esta es la lista de los requisitos que Makimo necesitaba para alcanzar el siguiente nivel en su capacidad de planificación:

Entre estos temas se encuentran: 

Incapacidad de ampliar los equipos y los procesos. La fragmentación de la planificación y el flujo de información no era sostenible para el futuro. Además, era un gran problema para los propios fundadores, incluido Matt, ya que tenía que encargarse del proceso manualmente.

Una brecha entre la planificación a corto plazo y la de largo plazo. Ambos planes abarcaban dos perspectivas muy diferentes que no tenían nada que ver entre sí. En consecuencia, la demanda no estaba clara y se basaba en opiniones preconcebidas que no siempre se reflejaban en la realidad. Estos tipos de planificación también carecían de un enfoque en tiempo real y a menudo pasaban por alto los cambios inesperados que se producían tras la aceptación del plan. 

"Había una enorme brecha entre la planificación a largo y a corto plazo. Debido a ello, hubo casos en los que los equipos eran básicamente ajenos a las cosas que debían hacer una vez transcurridas esas 2 semanas."
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Los Excels tuvieron que ser actualizados manualmente

Era un proceso que consumía mucho tiempo y no tenía en cuenta las actualizaciones y los cambios. También carecía de validación automática de los datos y era propenso a cometer errores ocasionales, por ejemplo, omitir las vacaciones de alguien, calcular mal la capacidad, etc. 

No hay vista de pájaro de las finanzas

Matt, junto con los demás gestores y miembros del consejo de administración, no podía ver los cambios en el presupuesto en tiempo real. Por ello, los costes de los trabajos le sorprendían a menudo cada vez que cambiaba el alcance de las obras de un proyecto.

"Solíamos hacer una revisión del presupuesto cada dos semanas. Si nos equivocábamos en la planificación y en realidad el equipo trabajaba mucho más de lo previsto, al cabo de dos semanas teníamos que emitir facturas más grandes de lo previsto inicialmente".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Análisis basado únicamente en los conocimientos del líder

No había una única fuente de verdad para la empresa: cada líder tenía una información sobre su equipo que debía compartir con los demás. En cambio, el conocimiento sobre el proyecto procedía de Jira y se complementaba en gran medida con la información de los líderes que debían recordarla. Eso permitía pivotar los proyectos para satisfacer las demandas de los clientes a costa de no saber cómo avanzaban los proyectos entre las sesiones de planificación.

"Aunque había algunas personas que tenían la información en su mente, no había acceso directo a ella".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

No hay visibilidad de la disponibilidad de los empleados

La planificación a corto plazo en Excel necesitaba una mirada adicional en el calendario para asegurarse de que los empleados no estaban de vacaciones durante el período de dos semanas. Los jefes de equipo a menudo no se acordaban de las vacaciones de sus empleados y planificaban el alcance de determinados proyectos para las dos semanas siguientes sólo para que les dijeran en la sesión de planificación que una persona clave no está disponible en ese momento.

"Antes informábamos de las ausencias de una forma muy típica: las teníamos anotadas en papel y visibles en Google Calendar. Sin embargo, la información normalmente sólo afectaba al departamento de administración de nuestra empresa; el resto lo ignoraba. Como resultado, cuando llegábamos a una sesión de planificación, discutíamos las asignaciones diciendo "Bueno, Mark trabajará en este proyecto", y a veces llegaba un momento en que nos dábamos cuenta: "¡Pero si Mark va a estar de vacaciones entonces!".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Procesos adicionales realizados manualmente

Todos los cálculos adicionales debían realizarse manualmente. Debido a las implementaciones de los procesos, el cálculo de métricas como las fuentes de horas no facturables o la información de rentabilidad requería trabajo manual, y a menudo bastante.

Solución: Primetric 

¿Qué buscaba inicialmente Makimo?  

Cuando Makimo y Matt decidieron implantar una herramienta que pudiera sustituir a las hojas de cálculo como principal fuente de información, empezaron a buscar un conjunto de requisitos específicos.

Eso es porque no se precipitaron. Tras unos años de probar sus propios procesos y soluciones, el equipo directivo llegó a la conclusión de que la nueva solución debía corregir las deficiencias de las anteriores. También debía conectar las asignaciones complejas y acceder a la información financiera, así como a una amplia gestión de los recursos. 

Sin embargo, éste fue sólo el primero de muchos problemas.

Makimo y todos sus fundadores y empleados se enorgullecen de su trato personal con todos los clientes, y esperan que sus proveedores les traten también como socios.

Lamentablemente, Matt también se desilusionó en este caso, ya que se encontró con un enfoque de SaaS sin sentido con el que no podía relacionarse. Por lo tanto, buscó aún más, y así es como encontró Primetric. 

¿Por qué eligió Makimo a Primetric? 

Es cierto que las primeras impresiones siempre importan, y ese fue también el caso de Makimo.

Cuando Matt se encontró por primera vez con nuestra solución, no fue recibido por un bot o una demostración. En su lugar, le invitamos a una demostración con uno de nuestros representantes de ventas. Aunque Matt era reacio a aceptar la invitación, nunca se arrepintió de haber aceptado finalmente. 

Durante la demostración, Matt tuvo claro que Primetric tenía todo lo que deseaba implementar en Makimo.

Eso incluye: 

  • opciones avanzadas de presupuestación con previsiones dinámicas y comparación con los datos reales, 
  • integración con JIRA
  • asignaciones flexibles con alertas inteligentes, en caso de cualquier error, 
  • listas de proyectos y vistas de proyectos que permiten a los gestores navegar, modificar y comparar operaciones. 

Al ver a Primetric en funcionamiento, Matt, junto con otros gerentes que representaban a Makimo, decidieron probar Primetric, y esa prueba se convirtió en una relación duradera que Makimo esperaba desde el principio. 

Primer paso: aplicación

La implantación de Primetric no fue un proceso largo para Makimo. De hecho, una vez establecidos todos los detalles formales, Primetric solo tardó 2 o 3 días en estar operativo y en uso diario para Makimo.

Sin embargo, esto era sólo el principio. Primetric y Matt volvieron a unir fuerzas, esta vez para demostrar realmente el potencial de la herramienta en un entorno real. Con el apoyo de Primetric, Matt podía obtener al instante la respuesta a todas sus preguntas y recibir ayuda siempre que se perdía en todas las funciones que ofrecía la herramienta. También hicimos todo lo posible para resolver cualquier problema que pudiera surgir en el proceso. 

Como resultado, Makimo empezó a adaptar más y más funciones de Primetric, y pronto adoptó la herramienta al máximo. 

Primetric en acción: satisfaciendo a un cliente con seguridad de asignación 

Justo después de la implantación de Primetric en Makimo, ya se puso a prueba. 

En ese momento, Makimo estaba tratando de completar un proyecto muy complejo. Era una operación que requería una enorme flexibilidad y una perfecta comunicación entre el cliente, el propietario del producto y el equipo. Ninguna de estas cosas se le daba a Makimo.

La pandemia de coronavirus puso a prueba todos los canales de comunicación entre el cliente, los gestores y el equipo, y programarlos resultó más que complicado.

Actuando dentro del presupuesto, Matt y su equipo tenían la obligación de entregar un producto que funcionara con los requisitos básicos cumplidos. Eso requería que el propietario del producto del equipo tomara decisiones de programación para maximizar la cooperación entre los miembros del equipo y reducir las esperas entre los equipos de backend y frontend.  

"Tomamos muchas decisiones rápidas [en el proyecto] debido a la pandemia que dificultó el contacto con el cliente. Se requería una planificación quirúrgica".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Si Makimo sólo hubiera utilizado hojas de cálculo para la tarea, habría tenido problemas. Afortunadamente, esta vez, Primetric estaba a mano. 

Gracias a los borradores, las reservas y las asignaciones flexibles, los gestores de Makimo pudieron organizar todo el proyecto en un plazo de 3 meses. También dispusieron de toda la información necesaria sobre las ausencias y la disponibilidad, de modo que pudieron evaluar de forma realista si los ingenieros que pretendían contratar podían participar realmente en el proyecto. 

Proyecto de asignaciones en Primetric

Como resultado, después de probar varios planes diferentes, Makimo ha encontrado una solución óptima y ha encontrado la manera de completar el proyecto a pesar de las circunstancias desfavorables.

"Si las asignaciones se hubieran hecho manualmente, cometeríamos errores. Con Primetric, simplemente empezamos a cambiar los compromisos horarios de la gente hasta que todo se puso en verde, y lo entregamos."
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

¿Cómo utiliza Makimo Primetric hoy en día? 

La implantación fue sólo el principio de una mejor gestión en Makimo.

Poco a poco, la empresa fue probando e implementando cada vez más funciones que ofrecía nuestra solución. Como resultado, hoy en día utiliza módulos como: 

  • proyecto y las finanzas generales con informes automatizados, estimaciones y comparaciones, 
  • planificar, redactar y probar diferentes opciones de gestión, 
  • asignaciones inteligentes con alertas y notificaciones, así como borradores de asignaciones, 
  • datos exhaustivos sobre la capacidad disponible y programada, 
  • integración con JIRA, 
  • módulos de seguimiento del tiempo fáciles, 
  • información sobre los gastos generales incorporados, 
  • Vistas actualizadas automáticamente de proyectos, personas, finanzas y mucho más, 
  • controlar la carga de trabajo y eliminar los errores y equivocaciones,
  • calcular los ingresos con los gastos generales y de proyecto incluidos. 
"Para mí, Primetric combina el ritmo de trabajo con las finanzas y el flujo de trabajo del proyecto, y por eso es perfecto para nosotros".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Beneficios

Con Primetric, Makimo obtuvo numerosas ventajas, como: 

Planificación y gestión sencillas

Primetric proporcionó a los directivos una visión completa, combinando perspectivas a largo y corto plazo. Además, la información del sistema se actualizaba al instante, lo que permitía a Matt y a otros líderes tomar decisiones correctas. Además, todas las asignaciones y planes podían modificarse dinámicamente sin temor a errores, ya que Primetric incluía mensajes y notificaciones inteligentes sobre cualquier operación que interfiriera. 

"Somos capaces de extender nuestros planes detallados a más de dos semanas".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Escalabilidad

Matt puede confiar en que sus líderes le proporcionen información sobre las finanzas y las asignaciones y ver sus decisiones en Primetric. Como resultado, no tiene que participar en cada proceso de toma de decisiones y puede centrarse en detectar los errores. 

Flexibilidad

Primetric permite a Makimo ver y editar las asignaciones en tiempo real. Esto ayuda a Matt a gestionar el cambio y a detectar cualquier incoherencia. Además, a los gestores les resulta más fácil hacer planes porque la herramienta cambia y se amplía siempre que lo desean: ¡no hay columnas bloqueadas! 

"Primetric nos permite modificar estos planes en tiempo real. Si sabemos que algo ha cambiado o está a punto de suceder, podemos intervenir. Gracias a ello, nuestras sesiones de planificación son ahora mucho más cortas".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Errores visibles

Primetric muestra inmediatamente los errores en las suposiciones y los planes. Los gestores pueden ver inmediatamente los problemas con los objetivos de las personas, las tasas de finalización, los retrasos, los planes que interfieren, los excesos de tiempo, etc., y toda esta información está siempre actualizada.

Comparaciones de proyectos y vistas avanzadas

Muestran la perspectiva del tiempo de trabajo y del presupuesto que antes se calculaba manualmente, con muchos errores desafortunados. Ahora los gestores pueden ver el tiempo y el presupuesto previstos y estimados y compararlos con otros factores clave. También pueden modificar las asignaciones, las previsiones y las vacantes sin tener que rebuscar en las hojas de cálculo. 

"Con Primetric, puedo ver al instante si el proyecto es más o menos dinámico de lo que habíamos previsto. Puedo ver en tiempo real lo que funciona y lo que no funciona correctamente en el proyecto, y puedo actuar según la información. De hecho, no tengo que ser yo: otros gestores también pueden hacerlo".
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones
Lista de proyectos en Primetric
Lista de proyectos en Primetric

Finanzas transparentes

Todos los gastos e ingresos son visibles al instante en Primetric, y eso incluye también cualquier cambio, sobretiempo y costes adicionales. Además, Makimo también utiliza este módulo para incluir los gastos generales de la empresa (es decir, marketing, ventas, alquiler y otros costes necesarios). Como resultado, Matt y otros líderes pueden estimar de forma realista diferentes tipos de márgenes en toda la organización.

Integración con Jira

No hay que reintroducir las mismas tablas una y otra vez: ahora todo sucede sin un solo clic. Los datos se importan automáticamente y se muestran inmediatamente en Primetric con todos los cambios, sean los que sean.

"Gracias a la integración de Primetric con JIRA, podemos ver rápidamente si nuestro plan se está desmoronando por alguna razón. Puedo ver enseguida que alguien dedica más tiempo a otras tareas, o puedo ver otros problemas. En proyectos dinámicos, como el nuestro, esto es la clave."
Matt Papiernik, director de tecnología y director de operaciones

Asignaciones, ausencias y bancos visibles. Los huecos en la capacidad programada pueden verse con mucha antelación, de modo que el equipo de ventas puede encontrar eficazmente proyectos con los que llenarlos. Por otra parte, los gestores ya no se ven sorprendidos por algunas ausencias, vacaciones y días libres, olvidados desde hace tiempo, pero planificados.

Cambio de asignaciones en Primetric

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