Cómo la Agencia de Verano encontró la herramienta adecuada para los proyectos de I+D

Introducción

Fundada en 2014, Summer Agency es una empresa de I+D especializada en el diseño de hardware e ingeniería. La empresa apoya a los clientes desde los primeros pasos de ideación hasta la fabricación de un dispositivo electrónico certificado y funcional.

Summer Agency reúne a equipos multidisciplinares de ingenieros, programadores, diseñadores industriales y especialistas en experiencia de usuario para dar vida a productos innovadores y visualmente cautivadores. Está especializada en el desarrollo de hardware, el diseño industrial y la optimización de la experiencia del usuario, así como en el desarrollo de software.

La empresa ofrece proyectos de hardware e IoT a startups, empresas y bancos. Algunos ejemplos de su trabajo son First11, Altlight, Neuroon, Inmotion, Photon y RoboCore.

Summer Agency realiza proyectos de Investigación y Desarrollo (I+D) que presentan exigencias únicas. Debido a las dificultades que plantea la estimación de dichos proyectos, la asignación de recursos a largo plazo es prácticamente imposible. Por este motivo, Summer Agency necesitaba una herramienta que le permitiera planificar el personal de forma dinámica y visualizar el trabajo de los distintos miembros del equipo para equilibrar sus cargas de trabajo de forma inteligente.

Primetric permite a los jefes de equipo y a los gestores de proyectos hacer precisamente eso, sirviendo como una excelente herramienta de planificación y asignación de personal para proyectos que cambian dinámicamente.

También ayuda a optimizar cada paso del proceso para que la empresa consiga nuevas eficiencias en la asignación de personal.

La estructura de la Agencia de Verano en pocas palabras

El núcleo de la actividad de Summer Agency es la investigación y el desarrollo. Este tipo de proyectos plantean retos particulares. Como son difíciles de estimar, es difícil planificar a largo plazo. Para estimar los proyectos, Summer Agency suele estimar los alcances de los proyectos poco a poco debido a los frecuentes cambios o realizar reestimaciones proyecto a proyecto.

Cada equipo tiene su propio jefe de equipo. Una vez al mes, el jefe de equipo celebra reuniones individuales con todos los miembros del equipo. Todas las opiniones se comunican directamente al cofundador y director técnico de la empresa, Peter. Peter se encarga de definir y optimizar los procesos, de reunir todas las opiniones de los jefes de equipo y del desarrollo estratégico del negocio.

"Nuestro objetivo es que nuestros procesos sean lo más flexibles y minimalistas posible. Debido al carácter específico de nuestros proyectos de I+D, necesitamos construir procesos que puedan ajustarse a las necesidades de todos sobre la marcha. También queremos minimizar el número de reuniones necesarias para tomar decisiones sobre la asignación de personas a los proyectos."

Peter Lebryk - CTO en Summer Agency

El problema: el cambio dinámico de los proyectos requería demasiadas reuniones

El principal reto de Summer Agency era reducir al mínimo el número de reuniones necesarias para asignar personal a proyectos caracterizados por importantes fluctuaciones en las necesidades de recursos.

La empresa se encontró con que la tarea de controlar el caos que se filtraba en los proyectos era muy difícil. A veces, es necesario intervenir en los proyectos y cambiar el plan establecido durante la semana. Por ejemplo, hay que asignar repentinamente a tres personas a un proyecto diferente debido a un pico de necesidades.

Por eso, la mayoría de las veces no se asigna a un empleado al proyecto de forma permanente. Los trabajadores subalternos o de nivel medio pueden apoyar un proyecto determinado a largo plazo y se les transfiere a una tarifa más baja. Pero no ocurre lo mismo con los empleados senior, que suelen dirigir varios proyectos.

Solución: Aplicación de Primetric

Peter encontró en Primetric la herramienta adecuada para mejorar la planificación y asignación de personal. Su implementación fue rápida y sin problemas, ya que el equipo descubrió rápidamente varias funciones y ajustó el uso de Primetric a los procesos exclusivos de sus equipos de I+D.

Cómo utiliza la Agencia Summer a Primetric

Cuando se necesitan nuevos especialistas para los proyectos, los jefes de proyecto indican esta necesidad en una hoja de cálculo especial. Esta información llega al jefe de equipo, que decide a quién se asigna el proyecto.

Cada lunes por la mañana, los jefes de equipo toman las decisiones clave sobre la asignación de personal para la semana siguiente. Para ello, necesitan saber a vista de pájaro quién está trabajando en qué y cuándo estará disponible.

Estas decisiones se transfieren a Primetric, que ofrece el plan base y permite planificar la semana siguiente. Construir un plan para una semana a la vez permite a Summer Agency visualizar fácilmente lo que va a suceder y luego comparar sus planes con la realidad.

¿Y las previsiones? Aquí es donde Primetric también ayuda. Antes de su implementación, Summer Agency utilizaba Google Spreadsheets. Pero a la herramienta le faltaba la visualización de las cargas de trabajo y la distribución de los especialistas.

"Primetric ayuda a gestionar y ordenar el proceso de transmisión de conocimientos sobre cómo se asignan las personas a los proyectos. También ayuda a optimizar nuestro proceso y nos proporciona una única fuente de verdad sobre nuestra planificación de personal. Puedo ver si hay conflictos y resolverlos rápidamente o comprobar cómo un cambio podría afectar a nuestros profesionales."

Peter Lebryk - CTO en Summer Agency

Resultados

• Reducción del número de hojas de cálculo en uso
• Se acabó el caos originado por la dinámica de los proyectos de I+D
• Menos reuniones
• Información transparente sobre la disponibilidad de los especialistas
• Mejora del proceso de planificación