Ayudar a TestArmy a reunir las funciones de planificación de recursos y presupuestación

TestArmy utilizaba dos herramientas distintas para gestionar sus recursos y hacer un seguimiento del tiempo, Cost Locker y Float. Dado que el uso de dos herramientas distintas resultó ser lento, ineficiente y costoso, la empresa buscaba una solución que integrara todas las funciones clave bajo un mismo techo.

Planificación de recursos
industria
Empresa de desarrollo de software
Planificación de recursos
Ubicación
Polonia
Planificación de recursos
tamaño de la empresa
51-200
Planificación de recursos
tipo de proyectos
Tiempo y material
Planificación de recursos
software usado
Jira, hojas de cálculo
"Primetric tiene todo lo que un directivo necesita cuando dirige una empresa de servicios informáticos".

Wojciech Huminski

Director de Operaciones

Introducción

Fundada en 2010, TestArmy es una empresa polaca que ofrece servicios avanzados de pruebas y consultoría de control de calidad centrados en la ciberseguridad, la experiencia del usuario y la excelencia de la calidad. Los ingenieros de control de calidad de la empresa se especializan en pruebas web, de escritorio y móviles, incluidas las aplicaciones de Realidad Virtual (RV) y del Internet de las Cosas (IoT).

TestArmy utilizaba dos herramientas distintas para gestionar sus recursos y hacer un seguimiento del tiempo, Cost Locker y Float. Dado que el uso de dos herramientas distintas resultó ser lento, ineficiente y costoso, la empresa buscaba una solución que integrara todas las funciones clave bajo un mismo techo.

Fue entonces cuando el TestArmy recurrió a nosotros. Después de probar Primetric, la empresa decidió implementarlo y beneficiarse de las funciones a medida y los datos perfectamente sincronizados.

La estructura de TestArmy en pocas palabras

En TestArmy, las tareas relacionadas con la asignación de recursos y la elaboración de informes presupuestarios se repartían entre tres partes interesadas: el departamento de finanzas, el de ventas y el de gestión de proyectos. TestArmy dedicó la tarea de supervisar los proyectos a Jarek, el director de entregas de la empresa.

Problema: falta de una única fuente de verdad y de una visión de alto nivel de la cartera de proyectos

TestArmy utilizaba Float para la planificación y gestión de los recursos y Cost Locker para el seguimiento del tiempo y la liquidación de los proyectos. Esto significa que el gestor de entregas tenía que comprobar primero la disponibilidad de una persona y planificar su trabajo en Float y, posteriormente, hacer un seguimiento del tiempo y liquidar los proyectos con los clientes mediante Cost Locker.

Utilizar dos herramientas al mismo tiempo resultó ser lento, ineficaz y costoso.

El gestor de entregas tenía que crear proyectos en ambos lugares y luego configurarlos en función de si se centraba en la liquidación y los costes o en la planificación de los recursos. Una vez añadidos los recursos a un proyecto, era necesario configurarlos de nuevo en dos lugares en relación con la capacidad, los costes o los ingresos.

"No había una forma sencilla de comparar los planes con la realidad. En Float, la gente estaba reservada y cambiaba continuamente de proyecto, pero no había un reflejo claro de ello en Cost Locker".
Jaroslaw Rafa - Director de entregas en testarmy

TestArmy quería fusionar y comparar fácilmente las fuentes de datos, lo que era imposible en esta configuración.

Además, un proyecto en TestArmy puede durar tan sólo unas horas. Una persona podía tener incluso tres proyectos asignados en un mismo día. Los cambios dinámicos en la disponibilidad de recursos obligaban a los gestores a estar continuamente pendientes del calendario y a reasignar manualmente a las personas de un proyecto a otro.

Por ello, TestArmy buscaba una herramienta que ofreciera todas las funciones que necesitaban de forma rentable. De este modo, la empresa mantendría todos sus datos críticos en un solo sistema, perfectamente integrado para ofrecer una visión holística del rendimiento de los empleados, del equipo y de la empresa.

TestArmy también buscaba un sistema con capacidad para crear automáticamente presupuestos de proyectos sobre la base de la planificación de recursos. 

Solución

El director de operaciones de TestArmy, Wojciech Huminski, ha oído hablar de Primetric como una herramienta holística de inteligencia empresarial que combina sin problemas datos de diferentes fuentes. La empresa decidió sustituir Float por Primetric para probar la solución. Después de un tiempo, quedó claro que Primetric podría sustituir también a Cost Locker.

"Primetric tiene todo lo que un directivo necesita cuando dirige una empresa de servicios informáticos".
Wojciech Huminski - Director de Operaciones de TestArmy

Sin embargo, para sustituir a Cost Locker, Primetric necesitaba algunas funcionalidades adicionales, por ejemplo, una vista detallada del calendario. Nuestro equipo se puso inmediatamente en acción y añadió nuevas funciones, personalizando la herramienta para que se ajustara a los procesos únicos de TestArmy. Esto también facilitó la transición de Cost Locker a Primetric.

Conexión entre las finanzas y la planificación de recursos

Durante nuestra colaboración, TestArmy no sólo obtuvo una solución, sino un equipo completo que reaccionaría dinámicamente a sus requisitos y ajustaría el sistema al instante.

En la actualidad, TestArmy utiliza Primetric para combinar la asignación de recursos, la gestión de competencias, el seguimiento del tiempo y la gestión financiera en una única herramienta. 

Una vez que el equipo de ventas recibe una consulta, el director de entregas puede echar un vistazo a Primetric para ver inmediatamente si es posible asignar a alguien a una tarea durante un periodo de tiempo determinado. Así es como TestArmy también puede evitar el overbooking. Si un miembro del equipo ha enviado un CV ciego de un determinado empleado a un cliente, los demás lo saben y no asignan a este empleado a otro proyecto hasta que se enteran de que su CV ha sido rechazado por el cliente. 

Resultados

  • Un ahorro de costes 3 veces mayor 
  • Una única fuente de verdad sobre las finanzas, el tiempo de registro y la disponibilidad de recursos 
  • Visualización sencilla y rápida de los datos más importantes
  • Capacidad para crear rápidamente currículos ciegos para los clientes
  • Mejora de la colaboración entre los distintos departamentos
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