Ayudar a TestArmy a reunir las funciones de planificación y presupuestación de personas

Introducción

Fundada en 2010, TestArmy es una empresa polaca que ofrece servicios avanzados de pruebas y consultoría de control de calidad centrados en la ciberseguridad, la experiencia del usuario y la excelencia de la calidad. Los ingenieros de control de calidad de la empresa se especializan en pruebas web, de escritorio y móviles, incluidas las aplicaciones de Realidad Virtual (RV) y del Internet de las Cosas (IoT).

TestArmy utilizaba dos herramientas distintas para la gestión de su personal y el seguimiento del tiempo, Cost Locker y Float. Dado que el uso de dos herramientas distintas resultaba lento, ineficaz y costoso, la empresa buscaba una solución que integrara todas las funciones clave bajo un mismo techo.

Fue entonces cuando el TestArmy recurrió a nosotros. Después de probar Primetric, la empresa decidió implementarlo y beneficiarse de las funciones a medida y los datos perfectamente sincronizados.

La estructura de TestArmy en pocas palabras

En TestArmy, las tareas relacionadas con la asignación de personal y los informes presupuestarios se repartían entre tres partes interesadas: el departamento financiero, el de ventas y el de gestión de proyectos. TestArmy dedicó la tarea de supervisar los proyectos a Jarek, Delivery Manager de la empresa.

Problema: falta de una única fuente de verdad y de una visión de alto nivel de la cartera de proyectos

TestArmy utilizaba Float para la planificación y gestión del personal y Cost Locker para el seguimiento del tiempo y la liquidación de proyectos. Esto significa que el gestor de entregas primero tenía que comprobar la disponibilidad de una persona y planificar su trabajo en Float y, más tarde, realizar el seguimiento del tiempo y liquidar los proyectos con los clientes mediante Cost Locker.

Utilizar dos herramientas al mismo tiempo resultó ser lento, ineficaz y costoso.

ElGestor de Entregas tenía que crear proyectos en ambos lugares y luego configurarlos en función de si se centraba en la liquidación y los costes o en la planificación de personas. Una vez añadidos los recursos a un proyecto, era necesario configurarlos de nuevo en dos lugares en relación con la capacidad, los costes o los ingresos.

"No había una forma sencilla de comparar los planes con la realidad. En Float, la gente estaba reservada y cambiaba continuamente de proyecto, pero no había un reflejo claro de ello en Cost Locker".

Jaroslaw Rafa - Director de entregas en testarmy

TestArmy quería fusionar y comparar fácilmente las fuentes de datos, lo que era imposible en esta configuración.

Además, un proyecto en TestArmy puede durar tan sólo unas horas. Una persona podía tener asignados incluso tres proyectos en un mismo día. Los cambios dinámicos en la disponibilidad de los especialistas obligaban a los gestores a estar continuamente pendientes del calendario y reasignar manualmente a las personas de un proyecto a otro.

Por ello, TestArmy buscaba una herramienta que ofreciera todas las funciones que necesitaban de forma rentable. De este modo, la empresa mantendría todos sus datos críticos en un solo sistema, perfectamente integrado para ofrecer una visión holística del rendimiento de los empleados, del equipo y de la empresa.

TestArmy también buscaba un sistema con capacidad para crear automáticamente presupuestos de proyectos en función de la planificación de las personas. 

Solución

El director de operaciones de TestArmy, Wojciech Huminski, ha oído hablar de Primetric como una herramienta holística de inteligencia empresarial que combina sin problemas datos de diferentes fuentes. La empresa decidió sustituir Float por Primetric para probar la solución. Después de un tiempo, quedó claro que Primetric podría sustituir también a Cost Locker.

"Primetric tiene todo lo que un directivo necesita cuando dirige una empresa de servicios informáticos".

Wojciech Huminski - Director de Operaciones de TestArmy

Sin embargo, para sustituir a Cost Locker, Primetric necesitaba algunas funcionalidades adicionales, por ejemplo, una vista detallada del calendario. Nuestro equipo se puso inmediatamente en acción y añadió nuevas funciones, personalizando la herramienta para que se ajustara a los procesos únicos de TestArmy. Esto también facilitó la transición de Cost Locker a Primetric.

Conexión entre las finanzas y la planificación de las personas

Durante nuestra colaboración, TestArmy no sólo obtuvo una solución, sino un equipo completo que reaccionaría dinámicamente a sus requisitos y ajustaría el sistema al instante.

En la actualidad, TestArmy utiliza Primetric para combinar la asignación de personal, la gestión de competencias, el seguimiento del tiempo y la gestión financiera en una única herramienta. 

Una vez que el equipo de ventas recibe una consulta, el director de entregas puede echar un vistazo a Primetric para ver inmediatamente si es posible asignar a alguien a una tarea durante un periodo de tiempo determinado. Así es como TestArmy también puede evitar el overbooking. Si un miembro del equipo ha enviado un CV ciego de un determinado empleado a un cliente, los demás lo saben y no asignan a este empleado a otro proyecto hasta que se enteran de que su CV ha sido rechazado por el cliente. 

Resultados

• Un ahorro de costes 3 veces mayor 
• Una única fuente de información sobre las finanzas, el tiempo registrado y la disponibilidad de los especialistas. 
• Visualización sencilla y rápida de los datos más importantes
• Capacidad para crear rápidamente currículos ciegos para los clientes
• Mejora de la colaboración entre los distintos departamentos