El tiempo y los gastos se dividen generalmente en dos categorías: facturables y no facturables.

El tiempo y los gastos facturables incluyen todas las actividades que los directivos y empleados pueden cobrar al cliente. Pueden ser: horas trabajadas, viajes relacionados con el proyecto, software adicional, etc.

Los tiempos y gastos no facturables, en cambio, no pueden incluirse en una factura para un cliente. Suelen ser todas las actividades adicionales que la empresa debe realizar para garantizar la máxima calidad del producto, es decir, la depuración o corrección de errores.

También incluyen los costes relacionados con los procesos adicionales relacionados con los proyectos o las operaciones generales, es decir, la contabilidad o el marketing.

Todo tipo de empresas puede beneficiarse de la supervisión de sus tiempos y gastos. En teoría, el control de las horas programadas y el seguimiento de las mismas estaba destinado a las empresas basadas en proyectos, que sin duda necesitan este tipo de soluciones. Con el paso del tiempo, otros tipos de empresas también empezaron a ver las ventajas del software de tiempo y gastos: por ejemplo, puede ayudarles a controlar las vacaciones y las ausencias, así como a simplificar la asignación de tareas. 

En primer lugar, la empresa debe definir sus necesidades relacionadas con el seguimiento del tiempo y los gastos. Al tomar la decisión, debe tener en cuenta factores como: el número y la situación de los empleados, los proyectos y las tareas gestionadas, los tipos de contabilidad, etc. El software de tiempo y gastos debería permitirle examinar toda esa información.

Después de eso, intente echar un vistazo más de cerca a las características y beneficios que ofrece la herramienta. Debe prestar atención especialmente a las funciones automatizadas, así como a cualquier otra cualidad que favorezca una mayor escalabilidad de su empresa.

1. Los costes y tiempos de las tareas, operaciones y proyectos se discuten, se estiman y se introducen en el sistema.
2. Las tareas y proyectos se realizan de acuerdo con el plan. Los empleados hacen un seguimiento de sus progresos y horas en el sistema; todos sus informes son visibles para sus supervisores.
3. El tiempo y los gastos registrados se comparan con las estimaciones. A partir de los datos, los responsables pueden ver lo que podría mejorarse y lo que ha ido según lo previsto.

La forma más sencilla de evaluar la gestión del tiempo en una empresa de TI es calcular la capacidad de facturación de un empleado o de todo un equipo.

Lo ideal sería que esa capacidad fuera igual al número máximo de horas disponibles en un mes; sin embargo, rara vez es así. Cuando el 80-90% de la capacidad se utiliza para actividades facturables, se considera un buen resultado.

Los gastos, por otra parte, pueden evaluarse utilizando un margen o un beneficio general. Cuanto más alto sea el indicador, mejor le irá a la empresa.