5 načina na koje vaša IT tvrtka može prestati gubiti vrijeme i resurse 

Vođenje tvrtke za IT usluge je teško jer toliko stvari odjednom plače za vašom pažnjom. Morate odabrati na koje ćete se pažljivo usredotočiti.

Zato vaš pristup upravljanju vremenom mora biti holistički i uzeti u obzir međuovisnost između vaših timova. 

Evo svega što trebate znati o identificiranju neučinkovitosti i izgubljenog vremena uvlačeći se u svoje timove (i nekoliko stvari koje možete učiniti u vezi s tim).

Zašto biste pod svaku cijenu izbjegavali neučinkovitost?

Ovo se može činiti kao očigledna poanta. Uostalom, učinkovitost je naš sveti gral u gotovo svakom području našeg rada.

Ali što neučinkovitost uopće znači u tom kontekstu? 

Prije nego što naučite kako eliminirati neučinkovitost, morate znati kako to razlikovati od normalnih stvari koje se s vremena na vrijeme događaju u tvrtki.

Dakle, pogledajmo najtipičniji simptomi neučinkovitosti u IT tvrtki poput vaše:

• Vaši voditelji projekata i timovi nisu 100% sigurni tko radi na čemu i koliko dugo (tako da vas stalno pitaju o tome),
• Your cost estimations aren’t accurate and you’re not getting the profit margins your business needs to grow,
• Problems like double booking, schedule conflicts or lack of resources (=overtime for team members) begin to appear more often,
• Vaš odjel za ljudske resurse može samo nagađati što budući projekt zahtijeva - umjesto planiranja novih zaposlenika, trudi se regrutirati ljude u zadnji čas,

Koje su posljedice neučinkovitosti? Najgore noćne more svakog PPM-a poput:

• Bačen novac,
• Propušteni rokovi,
• Loša kvaliteta rada,
• Opći kaos,
• Gubljenje vremena (od čestih sastanaka do vaših najboljih programera koji su dodijeljeni zadacima niskog prioriteta).
  

Neučinkovitost koju sam gore naveo izravno utječe na vas i vaš rad. Vi ste taj koji mora ažurirati upravitelje o dodjelama ili se nositi s problemima kao što su dvostruke rezervacije.

Čak je i jedna stvar na ovom popisu vrlo skupa, a ako su dugoročno na vašem popisu, počinju biti opasni za posao.

Ali oni također utječu na vaše PM-ove koji ne dijele centralizirani izvor ažuriranih alokacija i umjesto toga bore se da stvari budu u redu putem izoliranih proračunskih tablica. To znači dodavanje još više stresa već stresnom poslu.

Konačno, ova pitanja utječu i na vaše programere. Ako je vaša procjena promašila oznaku i projekt treba više posla nego što ste mislili, morat ćete zaposliti nekog novog. No, stručnjaci za zapošljavanje zahtijevaju puno vremena; Vjerojatno to shvaćate. 

Dakle, prije nego što se novi zaposlenik pridruži vašem timu, morat ćete pokriti dodatno radno opterećenje svojim postojećim resursima. To znači duge sate i prekovremene sate. Nijedan programer to ne može podnijeti više od tjedan ili dva. 

Kako je neučinkovitost povezana s izgubljenim vremenom?

Now that I covered inefficiency let’s move to a different but closely related issue: wasted time and employee bench.

Kako su to dvoje povezani? Prilično je jednostavno:

Neučinkovitost dovodi do izgubljenog vremena, a izgubljeno vrijeme dovodi do neučinkovitosti. Ako već imate posla s jednim, vjerojatno ćete uskoro imati posla s drugim.

Ograničen pristup informacijama o resursima ili nedostatak jasnoće o tome tko čini ono što prisiljava PM-ove da posvete puno vremena ažuriranju svojih proračunskih tablica, dijele ih s drugima, upoznaju se s drugima kako bi razgovarali o dodjelama, a zatim provode prilagodbe u skladu s onim što otkriju. Tada ciklus počinje iznova, iznova i iznova.

Ovdje se neučinkovitost uvlači u vašu tvrtku.

Postoji li način da se borimo protiv toga? Započnite razvojem tijeka rada za sve svoje PM-ove i nabavite rješenje koje će poslužiti kao jedan izvor istine za sve, od menadžera do zaposlenika.

Ali prije nego što se okrenete ovom rješenju, morate znati koja su vaša problematična područja. Bez tog znanja riskirat ćete da završite s alatom koji ne rješava sve najhitnije probleme.

Kako prepoznati i boriti se protiv neučinkovitosti i izgubljenog vremena?

1. Započnite praćenjem radnog vremena i analizom

Najbolji način da uočite gubljenje vremena je praćenje vremena koje ljudi provode na poslu. Obavezno pratite i naplative i nenaplative zadatke. Uključite stand upove projekata i sastanke klijenata, ali i manje zadatke, pauze za ručak, telefonske pozive, upravljanje pristiglom poštom i druge.

Start with the key employees and gradually introduce the culture of tracking time across your entire company. Eventually, logging tasks and working time in the system will become a standard procedure for everyone, and tracking employee performance will be a piece of cake.

Na primjer, možda ćete otkriti da vaši PM-ovi provode previše vremena na sastancima ili na ažuriranju svojih proračunskih tablica. Identificirat ćete dva problema koja bi se mogla riješiti jednom stvari: jedan izvor istine koji eliminira većinu sastanaka posvećenih dodjelama i definitivno eliminira sve pojedinačne proračunske tablice koje blokiraju vaš prikaz velike slike.

U Primetricu smo kombinirali praćenje vremena s raspodjelom resursa i financijskim informacijama kako bismo stvorili sveobuhvatan prikaz projekata:

2. Planirajte i procijenite svoj projekt

Možete eliminirati mnogo potencijalnih gubitnika vremena već u fazi planiranja projekta.

First, you need to create a realistic project budget. Break down your project into tasks and milestones - and then estimate each item on your list, identifying all the labor and materials you’ll need to realize it. 

Znajući svoje troškove, možete postaviti pravu stopu za svoje klijente i osigurati da je vaš projekt profitabilan. Obavezno uključite indirektne troškove u cijenu koju ste postavili za naplative sate.

Više o umjetnosti izrade proračuna saznajte ovdje: Kako učinkovito upravljati proračunom projekta ako ste tvrtka za IT usluge

3. Planiranje provizornih projekata

PM-ovi često planiraju resurse za buduće projekte u posljednjem trenutku. No, isplati se početi planirati i raspodijeliti zaposlenike čak i prije potpisivanja ugovora. 

Zašto? Jer tada dobivate prednost u planiranju svog projekta i ponovno osvojite puno vremena za rješavanje zahtjeva resursa projekta. Nećete se morati brinuti hoće li najamnine u zadnji čas ugroziti kvalitetu ishoda vašeg projekta.

Naš vodič za planiranje resursa u upravljanju projektima to detaljnije istražuje.

Ovo je planiranje provizornih projekata u Primetricu izgleda kao:

‍

4. Dodijelite resurse poput profesionalca

Prije nego što povučete bilo kakve poteze alokacije, provjerite imate li sveobuhvatnu vidljivost svojih resursa. 

U suprotnom biste mogli izgubiti svoje dragocjene talente na projekte koji imaju manju maržu. Ili još gore - unajmite svoje najskuplje resurse za projekt koji ne zahtijeva njihovu razinu stručnosti ili klijent ima vrlo mali proračun.

Profesionalni savjet: Ako razmislite o povećanju cijena ili znate da će vam trebati više kvalificiranih zaposlenika za nekoliko mjeseci, razmislite o pokretanju programa razvoja zaposlenika kako biste izbjegli skup proces zapošljavanja.

Razmotrite sposobnosti, kompetencije i planirane ili provizorne rezervacije ljudi prije nego što ih dodijelite. Ako imate sustav koji sve prikazuje na prvi pogled, to će biti pitanje minuta, a ne sati.

‍

5. Pratite i pratite svoje resurse

Počnite pratiti stopu iskorištenosti resursa odmah nakon početka projekta. Moći ćete vidjeti kako vaše procjene funkcioniraju u stvarnom životu, odmah uočiti sve nedosljednosti i poduzeti mjere.

Na primjer, možda ste podcijenili broj sati potrebnih za dovršetak faze projekta ili je netko možda zaboravio zabilježiti vrijeme (vjerujte mi, to se događa!).

Kako softver za upravljanje projektima pomaže uštedjeti vrijeme i izbjeći neučinkovitost

• To je jedan izvor istine za sve dionike - nema više beskorisnih sastanaka na kojima samo razgovarate o tome tko što radi, kada i koliko dugo. Sve ove informacije sada su zaključane u jedan sustav kojem mogu pristupiti svi vaši PM-ovi. Šlag na torti? Svi se podaci ažuriraju u stvarnom vremenu. 
• Nema više ponavljajućeg rada - vaši PM-ovi više neće gubiti vrijeme na popunjavanje ručnih vremenskih tablica ili izvještavanje o tome što je dovršeno tog dana. I nećete morati gubiti vrijeme prikupljajući sve njihove podatke zajedno kako biste stekli pogled iz ptičje perspektive na ono što se stvarno događa u projektima.
• Automatizirani, moderni proces - projekti planiranja i praćenja u proračunskim tablicama jednostavno su neučinkoviti. Također je dugotrajan, skup i vjerojatnije je da će uzrokovati probleme zbog pogrešaka koje je stvorio čovjek. Uklonite proračunske tablice iz jednadžbe i kladite se na softver za upravljanje projektima kako biste modernizirali i zaštitili svoj proces.  
• Bolje donošenje odluka - nedostatak pristupa pravim podacima može uzrokovati da menadžeri donose loše odluke ili im treba predugo da ih donesu. Rješenje za upravljanje projektima omogućuje im da poduzmu mjere potkrijepljene uvidima temeljenim na podacima. 
  

I stvarno djeluje. Uzmimo za primjer australsku IT tvrtku HSD. Implementacijom Primetrica menadžeri smanjuju vrijeme za dodjelu ljudi projektima i generiranje podataka iz proračunskih tablica s 15 sati tjedno na 30 sekundi, što dovodi do povećanja štednje i zarade od 200,000 USD godišnje. 

See how project management software can help eliminate wasted time and inefficiency. Book a demo of Primetric to learn more.