Sve što trebate znati o nenaplativim i naplativim satima

Naplativi sati okosnica su dobiti bilo koje uslužne tvrtke. Međutim, često se nerealno izračunavaju (ili, u nekim tajanstvenijim slučajevima, jednostavno nestaju). U ovom ćemo vam članku pokazati kako spriječiti da se to dogodi.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Upravljanje resursima i vještinama

6/10/2022

Nenaplativi u odnosu na naplative sate: kako ih izračunati?

Tablica sadržaja

Nenaplativi u odnosu na naplative sate: u čemu je razlika? 

Počnimo jednostavno - prvo, svaki voditelj projekta trebao bi razumjeti što je stvarno skriveno iza ovih pojmova.

Što je naplativo radno vrijeme? 

Po definiciji, naplativi sati su sati koje zaposlenik provodi radeći na projektima kupca. Drugim riječima, ovo su sati koje tvrtka može naplatiti kupcima. U slučaju IT tvrtke, to uglavnom uključuje programiranje, testiranje, dizajn i administraciju. 

Na primjer, ako 3 zaposlenika rade na projektu 160 sati mjesečno u projektu Vrijeme i materijal, kupac koji je naručio projekt dobit će račun s cijenom od 480 naplativih sati koje provedu radeći. 

Što su nenaplativi sati? 

Ukratko, nenaplativi sati su svi sati koje kupci ne mogu naplatiti, jer zaposlenici u to vrijeme ne rade na njegovom projektu. 

U većini slučajeva nenaplativi sati uključuju vrijeme provedeno na sastancima, rad na internim projektima ili jednostavno provođenje bilo kakvih operacija koje nisu definirane u opsegu projekta

U IT tvrtkama, ili uslužnim tvrtkama općenito, nenaplativi sati uključuju i rad marketinških, prodajnih ili drugih odjela podrške, jer ne sudjeluju u projektima kao takvi. 

Kako izračunati naplative sate? 

Pređimo ravno na točku - ako znamo što je naplativo radno vrijeme, kako ih izračunati? 

Koliko je naplativih sati u godini? 

Izračunavanje naplativih sati u godini prilično je jednostavno. Za jednadžbu nam je jednostavno potreban niz radnih dana u godini i duljina radnog dana. 

Radi jednostavnosti, pretpostavit ćemo da tvrtka koju izračunavamo ovaj primjer za radove od ponedjeljka do petka, 8 sati dnevno, 260 dana u godini. 

260 dana x 8 sati = 2080 naplativih sati u godini. 

Međutim, imajte na umu da vrijednost može varirati ovisno o lokalnim državnim praznicima i radnim danima za vašu tvrtku. Ako i vaša tvrtka posluje vikendom i praznicima, jednadžbi možete dodati nekoliko radnih dana. 

Koliko je naplativih sati u mjesec dana? 

Razmotrimo sličan slučaj - koliko je naplativih sati u mjesec dana? 

Baš kao iu prethodnom primjeru, izračunat ćemo vrijednost za tipičnu tvrtku koja radi od ponedjeljka do petka 8 sati dnevno. Ovaj put ćemo, međutim, odabrati slučajni mjesec za izračun, jer će se jednadžba razlikovati ovisno o vremenskom razdoblju izbora. U našem slučaju analizirat ćemo naplative sate za rujan 2022. godine. 

Rujan 2022. počeo je u četvrtak, a završio u petak, a ima točno 30 dana. Međutim, samo njih 22 su radni dani. Stoga će naš izračun za rujan 2022. izgledati ovako: 

22 dana x 8 sati = 176 naplativih sati. 

Ovaj izračun mora se ponoviti za svaki mjesec, jer će se njihov broj radnih dana neizbježno razlikovati.

Izračunavanje naplativih sati: primjeri 

Međutim, izračunavanje naplativih sati ovdje ne završava. To je zato što na broj naplativih sati utječe i nekoliko drugih čimbenika, uključujući slobodne dane, državne praznike ili druge dužnosti. Da vidimo kako će promijeniti stvari u našim jednadžbama. 

Kako slobodni dani utječu na naplative sate? 

Zamislite da Jane, jedna od vaših zaposlenica, želi otići na petodnevni odmor u rujnu 2022. Kako njezina odsutnost utječe na njezine naplative sate? 

Kao što smo izračunali u prethodnom primjeru, rujan 2022. ima 22 radna dana. Jane će propustiti 5 dana rada. Stoga će broj njezinih naplativih sati biti:

17 dana x 8 sati = 136 sati. 

Imajte na umu da Janeina odluka da uzme malo slobodnog vremena ne utječe na njezine vršnjake (osim ako jedan od njih neće putovati s njom, naravno!). 

Kako državni praznici utječu na naplative sate? 

Što ako je u rujnu bio jednodnevni državni praznik? 

Pa, situacija je tada još jednostavnija - samo trebamo odbiti 8 sati od maksimalnog broja naplativih sati u rujnu 2022. godine. To rezultira sljedećom jednadžbom: 

176 maksimalnih naplativih sati - 8 sati za državni praznik = 168 naplativih sati

Međutim, u ovom slučaju državni praznik utječe na kapacitet svih zaposlenika u tvrtki. Osim toga, to se zbraja i s odsustvom onih koji su, baš kao i Jane iz prethodnog primjera, odlučili uzeti još malo slobodnog vremena. 8 sati provedenih na državnim praznicima također će se morati oduzeti od njihovih naplativih sati. 

Kako druge carine utječu na naplative sate? 

Još jedan stalni zaposlenik, Brad, trebao bi raditi na internom projektu točno polovicu svog vremena. Koliko mu je naplaćenih sati ostalo? 

Pod uvjetom da izračunavamo njegov kapacitet samo za rujan 2022., izračun je vrlo jednostavan - samo trebamo podijeliti broj svih sati u mjesecu s 2. 

176 radnih sati u rujnu 2022.: 2 = 88 naplativih sati koje Brad može provesti radeći na plaćenom projektu. 

Kako pratiti naplative sate u projektnom okruženju? 

Nakon analize svih gore navedenih primjera, vjerojatno vam ostaje pitanje: "Kako izračunati naplative sate za tvrtku koja zapošljava, recimo, 100 ili 200 ljudi?". 

Odgovor na ovo pitanje je jednostavan: ne znate. 

U malim tvrtkama upravljanje naplativim satima može se obaviti na papiru ili u proračunskim tablicama programa Excel. Međutim, takav proces uopće nije skalabilan. Zato većina tvrtki u tu svrhu koristi automatizirani alat za praćenje vremena

Zašto su alati za praćenje vremena neophodni za upravljanje naplativim satima? 

Alati za praćenje vremena popunjavaju tri praznine koje nedostaju tradicionalni procesi temeljeni na Excelu. To su: 

  • proizvodnost 
  • sažimanje radnog vremena, 
  • naplaćivanje. 

Prvo, vremenski tragači pokazuju točno tko točno radi na čemu i kada. Kao takvi, oni mogu pomoći voditeljima projekata da otkriju probleme prije nego što postanu gorući i provjere rade li stručnjaci kako je planirano na zadatku kojem su dodijeljeni. 

Primetrijski kalendar prikazuje naplative sate i nenaplative sate za svaku alokaciju
Kalendar ljudi u Primetricu prikazuje i prekovremene sate (ljubičaste trake) i sate koji nedostaju (sive trake), što omogućuje bolju kontrolu rada ljudi.

Zatim se podaci iz alata za praćenje vremena mogu koristiti za šire izračune kao sažetak radnog vremena. Na kraju ciklusa naplate prikupljaju podatke o satima u cjelini, kao i o naplativim satima, te stvaraju popis troškova koji se kasnije mogu koristiti za naplatu kupcu. 

Na kraju, ali ne i najmanje važno, uređaji za praćenje vremena također rješavaju probleme s naplatom. Softver kao što je Primetric kombiniran je s financijama, omogućujući trenutno stvaranje financijskih izvještaja, kao i računovodstvo. Da tome dodamo, sve se to događa bez ikakve ljudske podrške ili izračuna - rezultati tih akcija vidljivi su u sustavu u trenu. 

Izvješće o naplativim satima u Primetricu
Proračun projekta na temelju stvarnog broja odrađenih naplativih sati u Primetricu

Ipak, popis pogodnosti praćenja naplativih sati ovdje ne završava. Također vas potičemo da pročitate članke o: 

Naplativi sati u odnosu na vrste naplate: kako se miješaju? 

Kad smo kod financija, pogledajmo sada kako naplativi sati utječu na projekte s različitim vrstama naplate. 

Projekti s fiksnom cijenom

Projekte s fiksnom cijenom najlakše je prenijeti u račune. To je zato što je broj naplativih sati u projektu poznat od početka i naveden u ugovoru. 

Na primjer, ako se procijeni da projekt traje mjesec dana i točno 1080 sati, faktura na kraju mjeseca imat će taj točan broj na sebi. Poteškoća za tvrtku, u tom slučaju, je hranjenje ljudi koji bi mogli raditi toliko dugo, s vještinama potrebnim za dovršetak projekta. 

Vremenski i materijalni projekti

Vremenski i materijalni projekti mnogo više ovise o praćenju vremena. To je zato što su, baš kao iu imenu, njihova baza za naplatu kupcu resursi koji se koriste za dovršetak projekata u određenom vremenskom razdoblju. 

Na primjer, pretpostavimo da je kupac eksternalizirao projekt tvrtki za razvoj softvera koja je odlučila naplatiti kupcu 150 dolara na sat. Tvrtka je projektu dodijelila tim od 5 stručnjaka. Na njemu rade svaki dan, a do kraja mjeseca proveli su 1240 sati radeći. Taj će se broj pomnožiti sa 150 i zapisati na fakturu. 

Što ako procjena naplativih sati pođe po zlu? 

Rezultati pogrešnog izračuna naplativih sati nažalost mogu uzrokovati brojne probleme i upravitelju i njegovom računovođi. To je zato što takve nezgode mogu biti korijen pitanja kao što su: 

  • naplaćujući kupcu previše novca za previše naplativih sati. Kupci obično ne reagiraju pozitivno na takve probleme; neki ih čak mogu smatrati pokušajem prijevare! 
  • podcjenjivanje broja naplativih sati. U slučaju ove pogreške, projekti Fiksne cijene najviše pate. To je zato što se njihova cijena temelji na procijenjenom broju naplativih sati potrebnih za dovršetak projekta. Ako je procjena pogrešna, možda više neće ostati profitna marža. 
  • nedostatak dovoljno resursa. Naplativo radno vrijeme također treba procijeniti za određene specijalizacije. Kada su u krivu, mogu uzrokovati da neki stručnjaci budu preopterećeni, dok neki resursi mogu potpuno nedostajati. 

Kontrolirajte svoje naplative sate pomoću Primetrica! 

Želite li poboljšati svoje procese na temelju naplativih sati? 

Nema problema - Primetric ima upravo ono što tražite. 

Rezervirajte demo ili odmah započnite probno razdoblje kako biste vidjeli što možemo učiniti za vas!

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.

Prijavi se
Rezerviranje demonstracije