.JPG)
Što možete dobiti praćenjem troškova projekta?
Korištenje softvera za praćenje troškova projekta daje vam prednost u nekoliko područja:
- Project financial analysis across different cost categories - you can see costs from practically every perspective. A few clicks, and you can check your profitability level per project, per team, or even per individual developer. You can also see what costs are generated in your billable and non-billable hours to keep an eye on your company-wide profit margin.
- Steknite korisne uvide - na primjer, možete vidjeti koliko se može dobiti ako ste se potrudili i konačno optimizirali svoje nenaplative troškove.
- Dugoročno pogledajte troškove - to je posebno korisno za razumijevanje profitabilnosti projekta i cijele vaše tvrtke u dužem vremenskom razdoblju. Režijski troškovi tvrtke ili ustanove mogu se promijeniti jer planirate otvoriti novo mjesto ureda. Rješenje za upravljanje projektima to uzima u obzir i pokazuje vam kako taj porast troškova utječe na profitnu maržu vaših projekata za tri tromjesečja od sada.
Nepotrebno je reći da vam proračunske tablice ne mogu dati ništa od toga.
Ručno praćenje u odnosu na automatizirano praćenje troškova projekta
Mnoge se tvrtke izvlače s praćenjem proračuna pomoću standardnog alata za proračunske tablice kao što je Excel. Ručno unose i škripe brojeve dodavanjem reda po redak. Zvuči kao uteg, zar ne?
Ručno praćenje proračuna projekta zahtijeva puno strpljenja, pažnje i svijesti. Naravno, možete koristiti predloške programa Excel, ali pripremite se za puno prilagodbi kako bi odražavali način na koji vaš tim zapravo funkcionira.
Alternatively, I've seen many IT companies using various project management apps for different purposes - like financial management, resource allocation, and time tracking.
No, problem je u objedinjavanju svih tih podataka kako bi se stvorio detaljan pregled troškova i profitabilnosti.
Ono što se obično događa je sljedeće: netko mora sjesti, izvesti podatke iz svih aplikacija za upravljanje projektima i sve ih spojiti u proračunsku tablicu - upravljajući različitim vrstama datoteka, formatima i formulama.
Na taj način barem preskočite korak ručnog unosa podataka, koji dolazi s potencijalno dramatičnom šansom za ljudsku pogrešku. Ali još uvijek nije idealno.
Automatsko praćenje proračuna projekta jedini je način. U osnovi eksternalizirate cijeli zadatak upravljanja, analize i ažuriranja proračuna na potpuno automatizirano rješenje za praćenje troškova.
Što je alat za praćenje troškova projekta i kako automatizira stvari?
Alat za praćenje troškova projekta (koji se naziva i upravitelj troškova) softver je koji vam pomaže da vodite točnu evidenciju o svojim financijama - tj.
Pomoću rješenja za praćenje troškova lako možete pratiti koliko trošite po projektu, po timu ili po pojedinačnom programeru (tu dolaze režijski troškovi zaposlenika ).
Alati za praćenje proračuna: ključne značajke koje treba potražiti
Postoji mnogo softvera za upravljanje projektima, pa kako možete reći da se alat za praćenje troškova koji gledate dobro uklapa u vaše poslovanje?
Kada tražite rješenje za praćenje troškova, morate biti sigurni da dolazi s ovim ključnim značajkama:
Intuitivna nadzorna ploča s puno vizualizacija podataka
Praktične i lako razumljive nadzorne ploče bitna su značajka praćenja troškova.
Ne želite kopati za informacijama svaki put kada trebate brzo ažurirati klijenta ili procijeniti troškove projekta. Jedan pogled na nadzornu ploču i korištenje nekih praktičnih filtara pokazat će vam sve što trebate znati.
Naravno, centralizirana nadzorna ploča čini ogromnu razliku ako upravljate portfeljem projekata. Na taj ćete način dobiti pregled svih performansi projekta, troškova i prihoda u jednom čistom prostoru iz ptičje perspektive.
Financijska uspješnost i izračun režijskih troškova
Ne možete postaviti pravu satnicu za dugoročni projekt, a da pritom ne shvatite svoje režijske troškove.
That's why your project costs tracker needs to have that option ready to provide you with an overview of your financial performance.
Na primjer, Primetric automatski izračunava stopu indirektnih troškova tijekom planiranja projekta i alokacije resursa kako bi osigurao da dobijete profitnu maržu koja vam je potrebna.
Sposobnost praćenja financijskih rezultata projekta tijekom vremena i praćenja kako to utječe na vaš novčani tok i namiru projekata je ključna.
Raspodjela resursa, financije i praćenje vremena pod jednim krovom
Tržište je puno rješenja koja za vas rješavaju jedan specifičan problem - zapisivanje i praćenje radnog vremena, dodjela ljudi projektima ili generiranje financijskih izvješća.
Zbližavanje svih njih ima puno smisla jer vam daje pravi pogled iz ptičje perspektive na ono što se događa u vašem poslovanju i kako različiti dijelovi utječu jedni na druge.
Zašto to čini razliku? Evo jednog dobrog primjera:
Kada ste mala tvrtka za IT usluge, napravite puno kompromisa kako biste osvojili projekt.
Ali s vremenom bi druge metode naseljavanja mogle biti korisnije.
Problem je, ako nemate vidljivost u svojim financijama, jednostavno ne znate da bi se to trebalo promijeniti.
Kvalitetan softver daje vam proračunska predviđanja kada raspoređujete zaposlenike, a kako bilježe radno vrijeme, stvarni proračun popunjava se u stvarnom vremenu.
Više ne morate izvoziti podatke iz alata za praćenje vremena i množiti radno vrijeme s satnicama koje se nalaze u nekoliko drugih proračunskih tablica. Svi se podaci sada automatski dovršavaju, omogućujući vam da vidite sve stvari koje bi mogle imati koristi od optimizacije.
3 primjera iz stvarnog života koji pokazuju kako troškovi praćenja projekta povećavaju vaš prihod
HSD se oprostio od proračunskih tablica i povećao prihod za 200,000 USD godišnje
Da bi pratio alokaciju resursa i dostupnost resursa, HSD je koristio zbirku skupnih excel proračunskih tablica. Međutim, korištenje i održavanje ove tehnologije pokazalo se dugotrajnim. Također je onemogućilo HSD-u dijeljenje podataka između odjela ili predviđanje profitabilnosti projekta.
This is why HSD implemented Primetric. The company reduced the time spent working on Excel spreadsheets from 15 hours per week to 30 seconds, achieving a savings and revenue increase of over $200,000 per year.
Budući um smanjio vrijeme na klupi za 4% i povećao kapacitet
Future Mind koristio je Prognozu žetve za planiranje projekata i dodjeljivanje stručnjaka njima. Međutim, sustav je bio previše osnovni i nedostajalo mu je ključnih značajki kao što su financijsko predviđanje, usporedba projekcija sa stvarnim rezultatima i složene postavke autorizacije.
By bringing Primetric on board, Future Mind can now allocate developers to projects, make projections, and compare them to reality. All of the information is saved in one location and is accessible to team members with varying degrees of authorization. This is how Future Mind increased its capacity and reduced the bench time by 4%.
Monterail optimizira troškove projekta zahvaljujući punoj vidljivosti
Monterail had a sophisticated and detailed planning process but no proper tool to support it. After implementing Primetric, the company's PMs receive complete insight into resources, which makes resource planning and scheduling faster, simpler, and more cost-effective.
Tim više ne mora gubiti vrijeme na prikupljanje podataka iz proračunskih tablica i može lako optimizirati troškove projekta praćenjem troškova projekta.
Želite postići slične rezultate?
Book a demo with me; I'll walk you through Primetric to show you how a project expense tracker can change your business.
