.JPG)
Što možete dobiti praćenjem troškova projekta?
Korištenje softvera za praćenje troškova projekta daje vam prednost u nekoliko područja:
- Jednostavno analizirajte različite kategorije troškova - troškove možete vidjeti iz gotovo svake perspektive. Nekoliko klikova i možete provjeriti razinu profitabilnosti po projektu, po timu ili čak po pojedinačnom razvojnom programeru. Također možete vidjeti koji se troškovi generiraju u vašim naplativim i nenaplativim projektima kako biste pripazili na profitnu maržu na razini cijele tvrtke.
- Steknite korisne uvide - na primjer, možete vidjeti koliko se može dobiti ako ste se potrudili i konačno optimizirali svoje nenaplative troškove.
- Dugoročno pogledajte troškove - to je posebno korisno za razumijevanje profitabilnosti projekta i cijele vaše tvrtke u dužem vremenskom razdoblju. Režijski troškovi tvrtke ili ustanove mogu se promijeniti jer planirate otvoriti novo mjesto ureda. Rješenje za upravljanje projektima to uzima u obzir i pokazuje vam kako taj porast troškova utječe na profitnu maržu vaših projekata za tri tromjesečja od sada.
Nepotrebno je reći da vam proračunske tablice ne mogu dati ništa od toga.
Ručno praćenje u odnosu na automatizirano praćenje troškova projekta
Mnoge se tvrtke izvlače s praćenjem proračuna pomoću standardnog alata za proračunske tablice kao što je Excel. Ručno unose i škripe brojeve dodavanjem reda po redak. Zvuči kao uteg, zar ne?
Ručno praćenje proračuna projekta zahtijeva puno strpljenja, pažnje i svijesti. Naravno, možete koristiti predloške programa Excel, ali pripremite se za puno prilagodbi kako bi odražavali način na koji vaš tim zapravo funkcionira.
Alternativno, vidio sam mnoge IT tvrtke koje koriste različite aplikacije za upravljanje projektima u različite svrhe - poput financijskog upravljanja, raspodjele resursa i praćenja vremena.
No, problem je u objedinjavanju svih tih podataka kako bi se stvorio detaljan pregled troškova i profitabilnosti.
Ono što se obično događa je sljedeće: netko mora sjesti, izvesti podatke iz svih aplikacija za upravljanje projektima i sve ih spojiti u proračunsku tablicu - upravljajući različitim vrstama datoteka, formatima i formulama.
Na taj način barem preskočite korak ručnog unosa podataka, koji dolazi s potencijalno dramatičnom šansom za ljudsku pogrešku. Ali još uvijek nije idealno.
Automatsko praćenje proračuna projekta jedini je način. U osnovi eksternalizirate cijeli zadatak upravljanja, analize i ažuriranja proračuna na potpuno automatizirano rješenje za praćenje troškova.
Što je alat za praćenje troškova projekta i kako automatizira stvari?
Alat za praćenje troškova projekta (koji se naziva i upravitelj troškova) softver je koji vam pomaže da vodite točnu evidenciju o svojim financijama - tj.
Pomoću rješenja za praćenje troškova lako možete pratiti koliko trošite po projektu, po timu ili po pojedinačnom programeru (tu dolaze režijski troškovi zaposlenika ).
Alati za praćenje proračuna: ključne značajke koje treba potražiti
Postoji mnogo softvera za upravljanje projektima, pa kako možete reći da se alat za praćenje troškova koji gledate dobro uklapa u vaše poslovanje?
Kada tražite rješenje za praćenje troškova, morate biti sigurni da dolazi s ovim ključnim značajkama:
Intuitivna nadzorna ploča s puno vizualizacija podataka
Praktične i lako razumljive nadzorne ploče bitna su značajka praćenja troškova.
Ne želite kopati za informacijama svaki put kada trebate brzo ažurirati klijenta ili procijeniti troškove projekta. Jedan pogled na nadzornu ploču i korištenje nekih praktičnih filtara pokazat će vam sve što trebate znati.
Naravno, centralizirana nadzorna ploča čini ogromnu razliku ako upravljate portfeljem projekata. Na taj ćete način dobiti pregled svih performansi projekta, troškova i prihoda u jednom čistom prostoru iz ptičje perspektive.
Financijska uspješnost i izračun režijskih troškova
Ne možete postaviti pravu satnicu za dugoročni projekt, a da pritom ne shvatite svoje režijske troškove.
Zato vaš projekt praćenja troškova mora imati tu opciju spremnu.
Na primjer, Primetric automatski izračunava stopu indirektnih troškova tijekom planiranja projekta i alokacije resursa kako bi osigurao da dobijete profitnu maržu koja vam je potrebna.
Sposobnost praćenja financijskih rezultata projekta tijekom vremena i praćenja kako to utječe na vaš novčani tok i namiru projekata je ključna.
Raspodjela resursa, financije i praćenje vremena pod jednim krovom
Tržište je puno rješenja koja za vas rješavaju jedan specifičan problem - zapisivanje i praćenje radnog vremena, dodjela ljudi projektima ili generiranje financijskih izvješća.
Zbližavanje svih njih ima puno smisla jer vam daje pravi pogled iz ptičje perspektive na ono što se događa u vašem poslovanju i kako različiti dijelovi utječu jedni na druge.
Zašto to čini razliku? Evo jednog dobrog primjera:
Kada ste mala tvrtka za IT usluge, napravite puno kompromisa kako biste osvojili projekt.
Ali s vremenom bi druge metode naseljavanja mogle biti korisnije.
Problem je, ako nemate vidljivost u svojim financijama, jednostavno ne znate da bi se to trebalo promijeniti.
Kvalitetan softver daje vam proračunska predviđanja kada raspoređujete zaposlenike, a kako bilježe radno vrijeme, stvarni proračun popunjava se u stvarnom vremenu.
Više ne morate izvoziti podatke iz alata za praćenje vremena i množiti radno vrijeme s satnicama koje se nalaze u nekoliko drugih proračunskih tablica. Svi se podaci sada automatski dovršavaju, omogućujući vam da vidite sve stvari koje bi mogle imati koristi od optimizacije.
3 primjera iz stvarnog života koji pokazuju kako troškovi praćenja projekta povećavaju vaš prihod
HSD se oprostio od proračunskih tablica i povećao prihod za 200,000 USD godišnje
Da bi pratio alokaciju resursa i dostupnost resursa, HSD je koristio zbirku skupnih excel proračunskih tablica. Međutim, korištenje i održavanje ove tehnologije pokazalo se dugotrajnim. Također je onemogućilo HSD-u dijeljenje podataka između odjela ili predviđanje profitabilnosti projekta.
Zbog toga je HSD implementirao Primetric. Tvrtka je smanjila vrijeme provedeno radeći na Excel proračunskim tablicama s 15 sati tjedno na 30 sekundi, postižući povećanje uštede i prihoda od preko 200,000 USD godišnje.
Budući um smanjio vrijeme na klupi za 4% i povećao kapacitet
Future Mind koristio je Prognozu žetve za planiranje projekata i dodjeljivanje stručnjaka njima. Međutim, sustav je bio previše osnovni i nedostajalo mu je ključnih značajki kao što su financijsko predviđanje, usporedba projekcija sa stvarnim rezultatima i složene postavke autorizacije.
Dovođenjem Primetrica na brod, Future Mind sada može dodijeliti programere projektima, izraditi projekcije i usporediti ih sa stvarnošću. Sve informacije spremaju se na jednom mjestu i dostupne su članovima tima s različitim stupnjevima autorizacije. Tako je Future Mind povećao svoj kapacitet i smanjio vrijeme na klupi za 4%.
Monterail optimizira troškove projekta zahvaljujući punoj vidljivosti
Monterail je imao sofisticiran i detaljan proces planiranja, ali nije imao odgovarajući alat koji bi ga podržao. Nakon implementacije Primetrica, PM-ovi tvrtke dobivaju potpuni uvid u resurse, što planiranje i zakazivanje resursa čini bržim, jednostavnijim i isplativijim.
Tim više ne mora gubiti vrijeme na prikupljanje podataka iz proračunskih tablica i može lako optimizirati troškove projekta praćenjem troškova projekta.
Želite postići slične rezultate?
Rezervirajte demo sa mnom; Provest ću vas kroz Primetric da vam pokažem kako alat za praćenje troškova projekta može promijeniti vaše poslovanje.
