Što je prekoračenje troškova i što ga može uzrokovati? 

Prema statistikama, preko 45 posto IT projekata prelazi proračun prije nego što završe. Takvo prekoračenje troškova nije samo teret za voditelja projekta, već i za cijelu tvrtku. Evo kako uopće možete riješiti i spriječiti da se problem dogodi! 

Što je prekoračenje troškova? 

Prekoračenje troškova (ili prekoračenje proračuna) situacija je u kojoj stvarni troškovi određene operacije premašuju planirani proračun. Takva pojava posebno je česta u građevinskim projektima, kao i u razvoju softvera. 

Kako definirati prekoračenja troškova projekta? 

Prekoračenje troškova može se definirati:

• Kao postotak ukupnih rashoda
• Kao ukupni postotak uključujući i iznad izvornog proračuna
• Kao postotak prekoračenja troškova u izvorni proračun. 

Prekoračenje troškova - primjeri

Postoji nekoliko tipičnih primjera prekoračenja troškova u proračunu projekta koji su posebno uobičajeni za IT industriju. Oni uključuju: 

• projekti s fiksnom cijenom koji ostaju bez novca zbog previše posla koji se obavlja, 
• projekt za zadržavanje kojim se podcjenjuje mjesečno radno opterećenje i stoga troši previše novca, 
• vremenski i materijalni projekt koji prelazi proračunski limit za određeno vremensko razdoblje. 

Koja je razlika između prekoračenja troškova i eskalacije troškova? 

Općenito, prekoračenje troškova je iznenađenje za one koji ga doživljavaju - jednostavno se u jednom trenutku pojavljuje niotkuda, jer nije bilo uključeno niu najudaljenije planove. 

S druge strane, eskalacija troškova uzima se u obzir mnogo prije početka projekta. Drugim riječima, očekuje se da će neki troškovi u projektu (obično dugoročni), s vremenom rasti, a ta je promjena uključena u procjenu troškova projekta. 

Koji su glavni uzroci prekoračenja troškova? 

Glavni uzroci prekoračenja troškova uključuju: 

Fluktuacije troškova i opsega projekata

Promjene u plaćama, slobodnim vremenima, opsegu projekta i brojnim malim zadacima koje svakodnevno previdimo mogu imati značajan utjecaj na prekoračenje troškova. Naravno, kratki praznici jednog od zaposlenika vjerojatno neće uništiti vaš projekt; međutim, u kombinaciji s dodatnim zadacima koje je kupac iznenada naručio, stvarno može uzeti danak u svojim financijskim rezultatima i ostaviti voditelju projekta malo toga za obaviti. 

Kako pratiti fluktuacije troškova? 

Ključ održavanja fluktuacija troškova je redovito ih pratiti i izračunavati njihove troškove, čak i kada se promjena čini prilično malom. Zatim biste trebali uključiti sve te promjene u svoje proračune i ažurirati ih, prisjećajući se uključivanja svih dodatnih troškova projekta. Zahvaljujući tome, moći ćete točno izmjeriti profitabilnost svog poslovanja. 

Skriveni troškovi

Često se smatra da su troškovi u upravljanju projektima ograničeni na tehnologiju i plaće. Nažalost, to je pogrešna pretpostavka. To je zato što bi dobit od projekta također trebala obuhvaćati: 

• režijski troškovi projekata, jednokratni i ponavljajući, kao što su pretplate, dodatni uređaji, delegacije i još mnogo toga, 
• režijski troškovi poduzeća, uključujući troškove odjela za podršku (marketing, prodaja itd.), troškove najma, režije, troškove samog upravljanja projektima itd., 
• dodatne operacije koje u početku nisu bile uključene u opseg projekta, 
• duljina projekta. Što je projekt duži, veće su šanse da će njegova profitabilnost s vremenom pasti. Stoga biste trebali uzeti u obzir promjene u njegovom opsegu kako biste osigurali da projekt ostane profitabilan. 

Naravno, ti su projekti neizbježni. Međutim, ne smiju se zanemariti i prepustiti slučaju; inače projekt na kraju možda neće biti profitabilan! 

Kako pratiti skrivene troškove i izbjeći prekoračenja troškova? 

Ipak, rješavanje problema skrivenih i neočekivanih troškova u projektima prilično je jednostavno. Obično započinje jednostavnim praćenjem vremena koje uspoređuje opseg projekta sa stvarnim podacima. Vremenski listovi temeljeni na praćenim satima pokazat će vam koliko je točno vremena potrošeno na različite zadatke i, u kombinaciji s informacijama o plaćama, koliko koštaju. 

Međutim, kako bi pratili stvarnu profitnu maržu u svakom projektu i spriječili prekoračenja troškova, voditelji projekata također trebaju prikupiti sve informacije o financijama u jednom alatu za upravljanje projektima. Da bi to učinili, trebali bi: 

• koristiti ključ za raspodjelu troškova za dodjelu rashoda projektima koji bi ih trebali obuhvatiti (ili dio njih), 
• pratiti i naplative i nenaplative sate u projektnom timu, 
• odabrati stopu profitabilnosti koju žele postići i reagirati na sve promjene u profitabilnosti koje joj prijete, 
• koristiti softver za upravljanje projektima koji im omogućuje da sve to učine. 

Softver za upravljanje projektima također bi trebao moći razlikovati troškove projekta od režijskih troškova tvrtke, kako bi menadžerima pokazao što je točno njihova dobit i što mogu poboljšati u upravljanju projektima 

Netočne procjene

Svaki proračun projekta započinje kao procjena troškova na temelju osnovnih rezultata i okosnica je uspjeha projekta. Naravno, da bi predvidjeli proračun, menadžerima je potreban proces predviđanja resursa koji im može pomoći da procijene troškove rada koji dolaze. Zatim moraju uzeti u obzir i druge kritične troškove. 

Zvuči jednostavno? Može, ali ne mijenja činjenicu da su netočne procjene projekta jedan od glavnih uzroka prekoračenja troškova, jer mogu uništiti plan projekta i dovesti cijeli tim za upravljanje projektima u težak položaj.

Postoji nekoliko razloga zašto procjene ne odražavaju stvarnost rada. Općenito, oni uključuju:

• pretpostavka da će svaki dio projekta ići prema planu, 
• neočekivani troškovi koje voditelj projekta nije uključio u plan upravljanja rizicima,
• nepoznavanje sličnih prošlih projekata što dovodi do netočnih procjena, 
• nejasne rezultate koji uključuju nepotrebne radnje ili izostavljaju one koje su ključne za projekt, 
• nerealni rokovi projekta ili neočekivane promjene projekta koje uzrokuju razliku između stvarnog troška i planiranog troška zadatka,
• nedostatak fiksnih plaća ovisno o specijalizaciji i stažu zaposlenika. S informacijama o njihovim troškovima i prosječnim prihodima po satu, procjene su mnogo točnije. 

Kako popraviti netočne procjene i spriječiti prekoračenja troškova? 

Stvaranje točnih procjena uvelike ovisi o vještinama i iskustvu osobe koja ih uopće izrađuje. Njihovo poznavanje životnog ciklusa projekta, kao i ovisnosti u tvrtki, mogu učiniti prognoze mnogo točnijima. Stoga je odabir pravog menadžera za posao ključ za sprečavanje prekoračenja troškova.

Međutim, vrijedan doprinos iskusnog voditelja projekta nije jedina stvar koja vam može pomoći da poboljšate financijske procjene u svom projektu. Možete i: 

• konzultirati najiskusnije stručnjake koji su prije radili na sličnim projektima kako bi poboljšali točnost procjena, 
• surađivati sa svim dionicima kako bi se pokrili svi rezultati u projektu u fazi procjene, 
• odrediti što učiniti u slučaju da se neke procjene pokažu netočnima, 
• ostavite prostora za pogrešku u proračunu, 
• procijeniti radno opterećenje dijelova projekta umjesto cijelog projekta koristeći prosječna primanja po satu ili prosječne troškove sličnih faza u drugim projektima. Ako vam je u posljednjih 5 projekata pozadinska faza trajala 500 sati, velika je vjerojatnost da će vrijednost biti slična i za novi projekt, pod uvjetom da ima sličan opseg. 

Poboljšanjem procjena možete poboljšati stanje cijele tvrtke i spriječiti prekoračenje troškova - baš kao što je to učinio Capco stvaranjem procjena s točnošću od 90%. 

Puzanje opsega projekta

Naravno, čak se i najbolji opseg projekta može početi mijenjati kako rad u projektu napreduje. Takva se situacija naziva puzanje opsega i može uzeti ogroman danak u proračunu projekta - pogotovo kada radno opterećenje eksponencijalno raste. Kao rezultat toga, u porastu je i iznos plaća, kao i svi ostali troškovi, uzrokujući neizbježno prekoračenje troškova u projektima, dovodeći u opasnost uspjeh projekta.

Što uopće uzrokuje puzanje opsega? 

Puzanje opsega općenito je uzrokovano nizom pogrešaka napravljenih u fazi planiranja. Najčešći su: 

• podcjenjivanje složenosti projekta ili izostavljanje njegovih dijelova, 
• problemi u komunikaciji s dionicima, 
• netočne procjene vremena i troškova različitih operacija u projektu. 

Naravno, svi ovi problemi mogu postati uzrok prekoračenja troškova. Što onda možemo učiniti s njima? 

Kako riješiti probleme s puzanjem opsega? 

Počnimo s osnovama. Baš kao iu svakom drugom radu, u IT industriji ključna je i komunikacija (iako se ponekad može podcijeniti). Stoga ne biste trebali štedjeti truda kako biste osigurali da kupac zna što želi i da vam može predstaviti sve informacije koje su vam potrebne za stvaranje opsega projekta kako biste izbjegli prekoračenje troškova. Preporučujemo kupcima da odaberu jednog prvaka proizvoda sposobnog prikupiti takve podatke i pretvoriti ih u vrijedne uvide za vaš tim. 

Nakon što ste to učinili, pobrinite se da ispravno razumijete zahtjeve projekta i da vaš tim može osigurati napredak projekta, kao i pozitivne ishode projekta. Razgovarajte o operaciji sa svojim timom i kupcem kako biste što točnije opisali rad i saželi svaku ključnu točku zajedno s njezinim troškovima kako biste spriječili prekoračenje troškova. Zatim predstavite rezultate svoje analize svom kupcu prije nego što krenete dalje! 

Na kraju, ali ne i najmanje važno, pratite projekt kako napreduje, jer se prekoračenje troškova projekta može dogoditi u bilo kojoj fazi rada. Pratite vrijeme koje stručnjaci troše na različite faze, svoje troškove, provjerite ima li u proračunu neočekivanih režijskih troškova i osigurajte da plaće ostanu unutar proračuna. 

Neuspjele performanse 

Budimo iskreni - sve se može dogoditi kada se pokrene projekt. Ponekad važan stručnjak mora uzeti nekoliko dana bolovanja; drugi put, svakodnevni zadatak traje duže od očekivanog. Međutim, postoje tisuće različitih situacija koje mogu negativno utjecati na izvedbu projekta i uzrokovati ogromno prekoračenje troškova. 

Koji je glavni uzrok problema s performansama? 

Ovisno o vrsti projekta, problemi s izvedbom koji utječu na izvorni proračun projekta mogu potjecati iz različitih izvora. U IT industriji obično uključuju: 

• nerealna vremenska crta projekta, 
• problemi s upravljanjem resursima, uključujući sukobe u rasporedu, 
• odsutnost ili nedostatak stručnjaka s ključnim vještinama za određenu fazu projekta, 
• netočne ili isprepletene ovisnosti, 
• nedostatak ključnih etapa projekta ili drugih mjernih podataka koji se mogu upotrijebiti za mjerenje napretka. 

Naravno, bilo koji od ovih scenarija može rezultirati kašnjenjima ili dodatnim radom, što pridonosi prekoračenju troškova.

Kako reagirati na neuspjehe performansi? 

Nažalost, neuspjesi u izvedbi ponekad se ne mogu izbjeći - često su stvar čiste loše sreće, a ne pogrešaka s predumišljajem. Međutim, možemo se pripremiti za njih izračunavanjem rizika projekta i ostavljanjem prostora za pogrešku kako u proračunu tako iu planu resursa. Na taj način voditelji projekata mogu biti sigurni da će ostati u proračunu čak i kada stvari krenu po zlu i potpuno izbjeći prekoračenje troškova.

Naravno, upravljanje rizicima je također od najveće važnosti u tom slučaju. Prije početka projekta pokušajte uspostaviti ovisnosti između zadatka i obratite posebnu pozornost na one koji će kasnije vjerojatno uzrokovati probleme. Zatim u skladu s tim prilagodite rasporede projektnih timova kako biste svom timu dali prostora za pogrešku. 

Na kraju, ali ne i najmanje važno, voditelji projekata uvijek bi trebali biti u toku sa svojim projektom kako bi reagirali na neočekivane pojave i redovito izračunavali prekoračenje troškova. Brza reakcija može vas spasiti od neuspjeha projekta! 

Kako spriječiti prekoračenje troškova? 

Srećom, prekoračenje troškova može se spriječiti prije nego što uništi pustoš na vašem projektu. Evo nekoliko stvari koje možete učiniti kako ne biste bili zgaženi rastućim troškovima i isporučili uspješan projekt.

Koristi formulu ključa za raspodjelu troškova

Profitabilnost vašeg projekta ne ovisi samo o radu i opremi, već io troškovima drugih nastojanja koja vaše komercijalno poslovanje treba pokriti. Da biste odredili stvarni iznos troškova povezanih s određenim projektom, morate mu dodijeliti dio općih troškova pomoću formule ključa za raspodjelu troškova. 

Naravno, dio dodatnog troška ovisi o veličini dotičnog projekta ili njegovoj očekivanoj dobiti. Ova formula omogućuje proporcionalno dodjeljivanje troškova bez prisiljavanja manjih projekata da pokriju ogromne troškove. 

Praćenje naplativih i nenaplativih sati

Unutarnji rad ponekad može biti bitan, ali u nekim slučajevima može biti samo izvor dodatnih troškova. Da stvar bude gora, ponekad može izbjeći pozornost menadžera, jer se često smatra slobodnim - i to nepravedno! Nenaplativi sati i dalje zahtijevaju novac za plaće i opremu; zato biste trebali pratiti i vrijeme provedeno na unutarnjem radu. 

Standardizirajte izračune za korištenje i profitabilnost

Ovisno o znanju, iskustvu i podrijetlu, svaki menadžer može imati drugačiji način izračunavanja iskorištenosti i profitabilnosti, a pritom mogu uzeti u obzir različite čimbenike. To može dovesti do zabune i pogrešnih odluka. 

Srećom, postoji jednostavno rješenje tog problema. Prije nego što počnete mjeriti različite pokazatelje, bilo da se radi o profitabilnosti ili upotrebi, provjerite koriste li svi menadžeri istu formulu za svoje izračune. Koristeći ga, osiguravate da možete lako usporediti sve podatke i stvoriti pouzdanu bazu za sve buduće odluke. 

Koristite svoje iskustvo za izradu procjena 

Kao što smo uvijek iznova dokazali u ovom članku, točne procjene i planovi ključ su točnog proračuna, jer oni uopće navode iznos i troškove rada. Stoga biste trebali obratiti maksimalnu pozornost na to kako su stvoreni. 

Da biste poboljšali svoje procjene, trebali biste: 

• tretirati procjene baš kao Lego kockice. Koristite slične zadatke i procese za predviđanje vremena i troškova novih kako biste povećali šanse za uspjeh. 
• blisko surađivati s dionicima i iskusnim stručnjacima u vašoj tvrtki, 
• ne budite pretjerano entuzijastični dok dajete procjene; ostaviti prostora za pogreške i neočekivane situacije, kao što su izostanci ili kašnjenja, 
• pratiti plaće i plaće dok se dovršava postupak planiranja resursa, 
• uključiti režijske troškove i druge troškove u svoje prognoze. 

Praćenje napretka projekta

Voditelji projekata ne bi trebali izgubiti fokus nakon što se projekt planira, jer su promjene opsega rada gotovo neizbježne - osobito u dugoročnim operacijama. Stoga moraju svakodnevno pratiti rad kako bi se osiguralo da ne postoje neočekivane prepreke koje bi mogle ometati projekt i uzrokovati prekoračenje troškova. 

Kako bi pratili napredak projekta, menadžeri bi trebali redovito provjeravati: 

• količina odrađenih sati na projektu (pri čemu se posebna pozornost posvećuje prekovremenim satima, kašnjenjima ili izostancima), 
• trošak rada u projektu u određenom vremenskom razdoblju, 
• jesu li za napredak projekta potrebni dodatni zadaci ili resursi, 
• opći proračun projekta, uključujući projektne i organizacijske režijske troškove, 
• nagodbe i isplate. 

Koristeći ove informacije, voditelji projekata moći će reagirati na sva nastala pitanja, sprječavajući projekt da prijeđe proračun i postane neprofitabilan. 

Osim toga, neki alati nude prilagođene alate koji mogu kombinirati sve gore navedene informacije. Na primjer, u Primetricu možete koristiti izvješće o napretku projekta da biste vidjeli količinu posla obavljenog u određenoj operaciji, kao i njegove troškove i druge troškove. 

Ostavite Excel iza sebe! 

Naravno, sve se to ne može učiniti na jednostavnom komadu papira. Pravi alat može vam pomoći ne samo da uočite prekoračenje troškova, već ga i spriječite - ali Excel također nije jedan od ovih alata! 

Uz Excel, sve ove informacije će se proširiti u stotinama i tisućama redaka koje ćete morati ručno ažurirati svaki put kada se nešto promijeni. Osim toga, da biste stvorili grafikone, izvješća ili druge vrijedne vizualizacije, morat ćete potrošiti nekoliko sati na svoje dragocjeno vrijeme. I, nakon svog tog napora, još uvijek ne možete biti sigurni da su vaši izračuni točni, jer su ručni izračuni skloni pogreškama! 

Međutim, postoje neki alati koji nisu samo sposobni prikupiti sve informacije, već ih i pretvoriti u vrijednije uvide - sve na potpuno automatiziran način i bez šanse za pogreške. 

Ako niste sigurni gdje pronaći takav alat, imamo dobre vijesti za vas - Primetric je tu da vam pomogne. Testirajte ga sada ili rezervirajte demo s jednim od naših savjetnika kako biste saznali više! 

Želite li saznati više o upravljanju financijama?

Imamo sjajne vijesti za vas - imamo upravo ono što vam treba! 

Posjetite naš blog kako biste saznali više o upravljanju IT tvrtkom ili jednostavno idite izravno na naše članke o: 

• rješavanje problema s sukobima rasporeda u projektima,
• raspodjela troškova u IT tvrtkama, 
• praćenje proračuna u Jira, 
• ključne etape projekata i njihovo značenje za upravljanje projektima.