Možda gubite tisuće dolara na klupi zaposlenika - evo kako to spriječiti

Što znači biti na klupi?

Zaposlenici na klupi su zaposlenici koji ne rade ni na internim ni na komercijalnim projektima - jednostavno nemaju dodijeljene odgovornosti za određeno vremensko razdoblje. Ipak, oni ostaju zaposlenici tvrtke i primaju svoje plaće i plaće. Drugim riječima, oni stvaraju troškove, a ne doprinose izravnoj dobiti. 

Što nije klupa za zaposlenike? 

Iako klupu zaposlenika treba univerzalno izbjegavati, ne treba je zamijeniti s drugim pojavama i mehanizmima koji su neutralni ili čak korisni za tvrtku. Evo nekoliko takvih lažnih prijatelja. 

Slobodni kapacitet možda nije klupa

Da razjasnimo - ne znači svaki slobodan kapacitet da je zaposlenik na klupi.

Stariji zaposlenici i menadžeri često većinu vremena provode na organizacijskim procesima - i u tome nema ništa loše! Njihove odgovornosti jednostavno uključuju sastanke, radionice, konzultacije i druge nekomercijalne aktivnosti. Stoga će njihov nenaplativi rad dugoročno biti profitabilan. 

Međutim, za mlađe i srednje zaposlenike, veliki postotak slobodnog kapaciteta trebao bi biti zabrinjavajući. To je zato što ti ljudi rade gotovo isključivo na komercijalnim projektima. Stoga bi njihov rezervirani kapacitet trebao biti oko 90% (s tim da su 10% organizacijski sastanci i pauze). 

Unutarnje odgovornosti nisu klupa

Kad smo kod unutarnjih poslova, treba li ih i smatrati klupom? 

Odgovor na ovo pitanje je ne. Unutarnji rad, kao što su sastanci, organizacijski procesi i interni projekti nije klupa, jer je to posao koji donosi (ili, barem, treba) generirati određenu dobit. 

Međutim, što se tiče troškova, unutarnji rad mogao bi se smatrati klupom. To je zato što njegovi sati stvaraju troškove bez stvaranja neposredne dobiti, što rezultira rastom režijskih troškova tvrtke. 

Što je uzrok proširenja klupe zaposlenika? 

Klupa zaposlenika obično se ne pojavljuje niotkuda. Općenito, to je uzrokovano problemima s upravljanjem resursima, kao što su: 

• nedostatak procesa predviđanja radnog opterećenja resursa koji uzrokuje loše odluke o h(f)iringu,
• neočekivane promjene u rasporedu projekta koje uzrokuju dovršetak ili napuštanje operacije prije planiranog datuma, 
• problemi s stjecanjem novih projekata - bilo općenito, ili za zaposlenike sa specifičnim vještinama, 
• zapošljavanje previše stručnjaka ili zapošljavanje stručnjaka s nedovoljnim vještinama koje se ne mogu primijeniti u komercijalnim projektima, 
• nedostatak planiranja kapaciteta koje zaposlenicima s punim radnim vremenom dodjeljuje manje sati nego što moraju provesti radeći, 
• jednostavna pogreška u planiranju zbog koje neki ljudi nisu dodijeljeni projektu.

Zašto bi vaša tvrtka izbjegavala vrijeme na klupi? 

Jednostavno je: jer generira više troškova i uopće nema profita dok gubite vrijeme svog naroda. Međutim, može biti još gore kada tvrtka jednostavno ne zna gdje gubi novac - a ponekad klupa zaposlenika nije ni glavni osumnjičeni u slučaju! 

Kako klupa zaposlenika može utjecati na profitabilnost? 

Evo stvarnog primjera takvog utjecaja. 

IT tvrtka srednje veličine nije uspjela implementirati dovoljno alata jer je rasla. Kao rezultat toga, kada su njezini menadžeri primijetili da je tvrtka postala neprofitabilna, nisu bili sigurni koji je temeljni uzrok za to. Instinktivno su smatrali da neke zaposlenike treba pustiti - ali koji su bili najmanje profitabilni? A koji uopće nisu ostvarili nikakav prihod? 

Da biste riješili taj problem, morate odgovoriti na nekoliko kritičnih pitanja o korištenju zaposlenika i troškovima sati koje provode na nekomercijalnim projektima. I, što je najvažnije, najbolje je uspostaviti takve informacije prije nego kasnije - inače, baš kao iu slučaju ove tvrtke, nedostajući procesi mogu uzrokovati da tvrtka krene nizbrdo.

Koliko klupa zapravo košta? 

Odgovor na ovo pitanje je, naravno, da ovisi. Ali ne brinite - nećemo vas ostaviti s tako zagonetnim odgovorom. 

Troškovi klupe za zaposlenika bez izdvajanja 

Prvo, analizirajmo najjednostavniji primjer - zaposlenika koji uopće nema alokaciju, a dostupno je 100% njihovog kapaciteta. Pretpostavit ćemo da je dotični stručnjak zaposlenik s punim radnim vremenom, koji radi 160 sati mjesečno. 

Ako osoba nije izvođač radova, njezina mjesečna plaća ostaje nepromijenjena bez obzira na broj odrađenih sati. Stoga, ako je plaća stručnjaka 5000 USD, trošak klupe te osobe na 160 sati bit će 5000 USD. 

Međutim, ako je dotični zaposlenik izvođač, trebali biste izračunati njegovu plaću na temelju satnice navedene u njihovom ugovoru. Na primjer, ako je stopa osobe 55 dolara, onda, u mjesecu koji se sastoji od 160 radnih sati, klupa ovog stručnjaka koštat će vas 8800 USD. 

Troškovi klupe za zaposlenika s dodjelom nepunog radnog vremena

Naravno, klupa zaposlenika ne odnosi se samo na stručnjake koji nisu dodijeljeni nikakvim zadacima. Neki od njih možda nemaju odgovornosti samo djelić svog vremena - ali to također znači da se njihovo radno vrijeme gubi! 

Na primjer, zamislite da imate zaposlenika dodijeljenog projektu 80 sati mjesečno - ili 50% njegovog maksimalnog kapaciteta. Polovica novca potrošenog na njegovu plaću (ili satnicu, ako je izvođač radova) uopće ne doprinosi nikakvoj dobiti. Stoga su troškovi da bude na klupi polovicu svog vremena:

• $2500, ako je redoviti zaposlenik s istom plaćom kao u prethodnom primjeru, 
• 4400 dolara, ako ima istu satnicu kao u prethodnom primjeru. 

Naravno, to je još uvijek puno novca - ali stvari postaju još gore kada pogledamo cijenu klupe u cijeloj tvrtki. 

Ukupni troškovi klupe u cijeloj tvrtki

Radi ovog primjera, pretpostavimo da je dotična tvrtka srednje veliko poslovanje. Nakon analize rasporeda projekata, pokazalo se da u određenom mjesecu:

• postoje dva stalna zaposlenika koji nemaju dodijeljene projekte. Njihove plaće su $5000 i $4500. 
• postoji jedan stalni zaposlenik koji ima 50% svog kapaciteta na raspolaganju. Njegova mjesečna plaća je 6000 dolara, tako da se 3000 dolara od tog iznosa troši na bez naplativih projekata. 
• postoje dva stalna zaposlenika koji će samo 25% svog vremena provesti na projektima. Oboje zarađuju 4000 dolara mjesečno, tako da 3000 dolara njihovih plaća propada.
• postoji jedan izvođač radova koji neće imati projekt na kojem bi mogao raditi. Zarađuje 40 dolara po satu, pa bi za mjesec dana sa 160 radnih sati trebao zaraditi 6400 dolara. 
• Postoji još jedan izvođač radova rezerviran za samo 50% svog vremena. Njegova satnica je 30 DOLARA po satu, tako da će njegov nedostatak posla koštati tvrtku 3400 dolara. 

Koja je onda cijena klupe u ovoj tvrtki? 

Trošak klupe u tvrtki - formula

Da bismo odredili troškove klupe u tvrtki, jednostavno moramo dodati troškove svih sati koji nisu dodijeljeni ni naplativim ni nenaplativim projektima. Stoga će za ovaj primjer formula biti: 

$5000 + $4500 + $3000 + $3000 + $3000 + $6400 + $3400 = $28 300. 

Za tvrtku srednje veličine ta bi količina novca zasigurno nešto promijenila! 

Kao što možete vidjeti u ovom primjeru, čak i sa samo nekoliko ljudi na klupi, ukupni troškovi besposadnih zaposlenika prošli su kroz krov kada je izračunata vrijednost njihovog slobodnog vremena. 

Kako klupa utječe na profitabilnost tvrtke i njezinih projekata? 

Iako ova tvrtka možda neće vidjeti 28 300 dolara kao značajan iznos u usporedbi s prihodima, iznos može uzeti danak u profitabilnosti vaših projekata. Na primjer, pretpostavimo da tvrtka ima 5 projekata, s kombiniranim prihodom od 200 000 USD. U ovom slučaju, klupa pojede gotovo 15% iznosa! 

Ipak, stvari se mogu još pogoršati kada pogledamo utjecaj ove svote na profitabilnost projekata. Zamislite da tvrtka ima 5 projekata: 

• jedan projekt od $60 000 s 20% profitne marže, generirajući 12 000 USD dobiti, 
• dva projekta od 40 000 USD s profitnom maržom od 10%, generirajući ukupno 8 000 USD dobiti, 
• dva projekta od 30 000 USD s profitnom maržom od 25%, generirajući ukupno 15 000 USD dobiti. 

Ukratko, tvrtka generira dobit od 35 000 dolara i gubi preko 28 000 dolara na klupi, čineći većinu projekata neprofitabilnom - a to ne uključuje druge organizacijske režijske troškove! 

Postoje li neki alati koji mogu pojednostaviti proces? 

Da, naravno! 

Na primjer, Primetric svakodnevno prikuplja informacije o plaćama ili satnicama. Zatim, na temelju alokacija (ili nedostatka istih), sustav izračunava troškove rada u aktivnim projektima (komercijalnim i internim), kao i troškove klupe. Zatim se informacije pretvaraju u intuitivna izvješća koja vam pokazuju koliko vas točno košta nedostatak projekta. 

Ako je potrebno, Primetric također može izračunati troškove klupa za pojedine zaposlenike, kao i njihovu profitabilnost. Pomoću informacija možete bolje upravljati svojim resursima i reagirati na sve zabrinjavajuće promjene. 

Kako riješiti probleme s rastućom klupom? 

Naravno, samo izračunavanje troškova klupe zaposlenika nije dovoljno za potpuno rješavanje problema. Da biste to učinili, morate poduzeti neke ozbiljne mjere. Preporučujemo vam da: 

• prognozirajte svoje resurse. Planirajte unaprijed i pronađite praznine u dodjeli prije nego što se pretvore u klupe! 
• usredotočiti se na pronalaženje novih projekata za zaposlenike na klupi. Puštanje ljudi je posljednje sredstvo u IT industriji, jer će dobri stručnjaci definitivno pronaći novo mjesto za rad u roku od nekoliko minuta. Stoga upotrijebite podatke iz predviđanja resursa kako biste predvidjeli potražnju i pronašli nove projekte za one koji su u opasnosti od mirovanja. 
• pratite svoje resurse. U nekim slučajevima može se ispostaviti da neki zaposlenici jednostavno nemaju mjesta za sebe u tvrtki jer se njezin profil s vremenom mijenja. Razmislite o smanjenju broja takvih zaposlenika kako biste povećali dobit. 

Trebam li zadržati klupu ili pustiti svoje zaposlenike? 

Ali što ako veličina - i troškovi - klupe zaista postanu nepodnošljivi za tvrtku? 

Zamislimo vrlo čestu situaciju u IT industriji. Postoji tvrtka koja je izgubila projekt koji je upravo trebao započeti, ostavljajući 3 iskusna zaposlenika na klupi. Međutim, sljedeći projekti koji odgovaraju njihovim vještinama mogu započeti za 3 mjeseca - a tvrtka ima samo 50% šansi za stjecanje projekta općenito. Treba li tvrtka zadržati te zaposlenike ili ih treba pustiti? 

Odgovor na ovo pitanje nije jednostavan. Prije svega, moramo analizirati nekoliko stvari kao što su: 

• možemo li nekako poboljšati izglede za nabavu novih projekata? 
• Možemo li pronaći neke druge projekte na kojima zaposlenici mogu raditi? Kakve su šanse za to? 
• koje troškove generiraju zaposlenici na klupi? Koliki postotak troškova tvrtke zarađuju? 
• kako će troškovi utjecati na profitabilnost tvrtke? 

Ako su troškovi visoki, a nema šanse za poboljšanje situacije na bilo koji način - a to će biti slučaj za većinu tvrtki - odgovor je jednostavan, ali tužan: zaposlenici moraju biti otpušteni. 

S neizvjesnošću novih projekata i bez izgleda za sadašnje, situacija je jednostavno previše rizična i preskupa. Drugim riječima, to može uzeti danak cijeloj tvrtki u samo ova 3 mjeseca. 

Ali što ako je zapošljavanje novih zaposlenika još skuplje? 

Postoji još jedan čimbenik koji biste trebali uzeti u obzir prije nego što se odlučite rastati s nekim od svojih najdragocjenijih zaposlenika: trošak pronalaženja njihove zamjene, ako budu potrebni u budućnosti. 

Ponekad, pogotovo u slučaju iskusnih zaposlenika s više specijalizacija, zapošljavanje novih zaposlenika ili obuka generira ogromne troškove - mnogo veće nego što bi cijena klupe ikada bila. Iz tog razloga, viši stručnjaci rijetko se čine suvišnima. 

Stvari koje treba uzeti u obzir prije otpuštanja vrijednih zaposlenika 

Ipak, ne možete ih staviti na klupu samo na temelju osjećaja crijeva - potrebni su vam čvrsti podaci koji će podržati vašu odluku u tom pitanju. Da biste to utvrdili, pripremite se:

• popis potencijalnih ili planiranih budućih operacija kojima biste mogli dodijeliti zaposlenika u budućnosti, 
• procijenjena dobit od operacije koju bi stručnjak na klupi potencijalno mogao 
• trošak zapošljavanja ili osposobljavanja novog zaposlenika na sličnoj razini vještina. 

Ako troškovi nadmašuju rizike, odluka je jednostavna, ali nesretna: zaposlenika treba pustiti. 

Problemi s upravljanjem resursima ovdje ne završavaju! 

Srećom, pomogli smo našim kupcima da ih sve riješe - a sada vam možemo pokazati kako ih riješiti. 

Posjetite naš blog da biste pročitali više o najboljim praksama za upravljanje resursima, kao što su: 

• izračunavanje korištenja tima, 
• izbjegavanje sukoba u rasporedu, 
• naplativi i nenaplativi sati, 
• razvoj zaposlenika, 
• optimizacija radne snage, 

Ili, ako je vaš um već spreman pronaći alat koji vam može pomoći da pronađete način da se riješite klupe zaposlenika, svakako biste trebali rezervirati demo s našim savjetnicima ili započeti probno razdoblje s Primetricom odmah!