.JPG)
Istina je da su sva ta pitanja također oduzela tim tvrtkama mogućnost pronalaženja novih izvora dobiti ili izbjegavanja gubitaka unutar svoje organizacije.
Ali evo o čemu se radi. Postoje brzorastuće tvrtke za IT usluge koje su već prevladale te probleme.
Evo primjera rezultata koje su vidjeli:
- +10% profitabilnost u cijelom portfelju projekata
- učinkovito skaliranje na 2x broj zaposlenih
- Povećanje od 20% u naplativom vremenu
Pitali smo, promatrali i svakodnevno radili s njima kako bismo identificirali što ih izdvaja od ostalih i što im je omogućilo rast u smislu broja zaposlenih, profitabilnosti i stabilnosti.
Kao rezultat toga, u nastavku ćete pronaći sažetak 7 najčešćih problema koji se javljaju u tvrtkama za IT usluge, zajedno sa savjetima o tome kako ih riješiti i prevladati.
#1 Nedostatak pogleda na dugoročno radno opterećenje i dostupnost ljudi
Problematično podrijetlo
Često na temelju dvotjednih sprinteva, kratkoročna dodjela prirodno dolazi s alatima za upravljanje projektima kao što su Jira ili Clickup, koji vas, u određenoj mjeri, prisiljavaju da organizirate svoj rad na ovaj način zaobilazeći njihove značajke.
Problem s korištenjem alata za upravljanje projektima za upravljanje resursima započinje kada pokušate pogledati dalje od trenutnog sprinta, vidjeti opću dostupnost (nije vezan za određeni projekt) i predvidjeti svoje buduće radno opterećenje kako biste vidjeli koliko brzo možete preuzeti nove projekte ili predvidjeti kada biste trebali zaposliti nove zaposlenike.
Alati za upravljanje projektima jednostavno ne podržavaju ovu vrstu dugoročne vidljivosti, ali tvrtke koje su navikle raditi s njima jednostavno ne vide jasno rješenje kada se problem pojavi.
Tko pati u vašem društvu
- Rukovoditelji ne znaju pravi kapacitet vaše tvrtke i kada bi se trebali zaposliti novi ljudi
- Voditelji projekata moraju gubiti vrijeme na otkrivanje tko je dostupan za njihove projekte ili ne prognozirati potražnju
- Programeri ne mogu biti sigurni na čemu će raditi u budućnosti
- Prodaja ne vidi kada će resursi njihove tvrtke biti dostupni za preuzimanje projekta
Kako to popraviti?
Većina tvrtki pokušava riješiti svoje probleme s vidljivošću radnog opterećenja premještanjem svojih podataka u proračunske tablice ili samostalne alate za upravljanje resursima.
To su također kratkotrajna i izolirana rješenja koja uzrokuju probleme s održavanjem i otežavaju dobivanje ptičjeg pogleda na to kako koristite i planirate slobodno vrijeme svojih zaposlenika za vođenje sve profitabilnije tvrtke.
Umjesto toga, možete isprobati rješenje koje će jasno predstaviti i usporediti dugoročne kapacitete cijele vaše tvrtke (uključujući slobodne dane i praznike) s planiranim i obavljenim radom u kalendarskom prikazu sljedeće razine.
Rezultati
Postizanje potpune transparentnosti (između timova i rukovoditelja) dugoročnog radnog opterećenja i dostupnosti na temelju uvijek ažuriranih podataka kojima je potrebno samo dva klika za pristup.
Pročitajte kako je Monterail, jedna od najbrže rastućih IT tvrtki u SIE-u, implementirala rješenja koja im omogućuju provjeru dostupnosti 180+ ljudi u 30 sekundi.
#2 Nema integracija između praćenja vremena, planiranja resursa i financijskih alata
Problematično podrijetlo
Kako IT tvrtke rastu, prirodno dodaju sve više alata u svoj tehnološki stog za upravljanje različitim dijelovima svog poslovanja.
Čini se da je potrebno započeti praćenje vremena za namire klijenata, dugoročno planiranje resursa za predviđanje i praćenje financija u svrhu kontrole.
Povezivanje tih područja kako bi se vidjelo kako jedno utječe na drugo i pronalaženje savršene ravnoteže između radnog opterećenja resursa, potražnje na tržištu i gospodarskih ambicija postaje gotovo nemoguće.
Tko pati u vašem društvu
- Rukovoditelji moraju donositi odluke na temelju "patchwork" podataka koji možda nisu točni i ne postoji perspektiva na visokoj razini svih operacija za donošenje odluka temeljenih na podacima
- Menadžeri i zaposlenici provode sate spajajući podatke iz više alata, provjeravajući ih i ponovno unoseći više puta
Kako to popraviti?
Postoje tri načina na koje možete dobiti jedinstveni prikaz podataka o praćenju vremena, resursima i financijama:
- Razvijte jako personaliziranu BI aplikaciju kojoj su potrebne prilagođene integracije
- Koristite PSA alat koji bi zahtijevao da prestanete koristiti zasebne najbolje aplikacije ili ih integrirate, što je kontra-intuitivno ideji PSA
- Isprobajte jedan izvor rješenja istine (poput Primetrica) koje kombinira i poboljšava podatke iz više najboljih alata u pasmini
Rezultati
Koristeći bilo koju od ovih metoda, možete poboljšati transparentnost i protok informacija u vašoj tvrtki, olakšavajući praćenje, procjenu i upravljanje operacijama u roku od nekoliko sekundi.
Možete saznati kako je TestArmy to učinio i spojio planiranje resursa i planiranje proračuna resursa u jednom izvoru istine.
#3 Upravljanje financijama i resursima i kontrola njima pomoću programa Excel
Problematično podrijetlo
Tvrtke za IT usluge često učinkovito upravljaju svojim financijama i resursima s Excelom kada su još relativno male.
To je definitivno dobar izbor za osnovne izračune i operacije niskih razmjera. Ali kako vaša tvrtka raste, brzo postaje previše složena da bi se njome upravljalo proračunskim tablicama.
Počinjete primjećivati pogreške koje je stvorio čovjek u izračunima, nedostatak kontrole pristupa određenim dijelovima proračunskih tablica i preplavljeni ste radovima na održavanju.
No, čak i u ovom trenutku gotovo 3/4 tvrtke nije jasno što se s njim može učiniti, jer ne znaju da postoji namjensko rješenje za njihove potrebe.
Tko pati u vašem društvu
Rukovoditelji i menadžeri koji trebaju održavati proračunske tablice, stalno traže nove podatke od svojih zaposlenika i nemaju automatizirani sustav za praćenje statusa faktura klijenata i njihove ispravnosti
Kako to popraviti?
Baš kao i mnogi drugi dijelovi poslovanja, Excel proračunske tablice mogu se zamijeniti automatiziranim izračunima naprednijih alata kao što je Primetric. Oni mogu prikupiti podatke iz cijele tvrtke i pretvoriti ih u izvješća, tablice i grafikone u stvarnom vremenu.
Rezultati
Dosljedni, transparentni podaci automatski se ažuriraju kad god se nešto promijeni, što dovodi do boljih postupaka praćenja i donošenja odluka.
Izvrstan primjer tvrtke koja je to postigla je Capco, koji je svojim rukovoditeljima oslobodio vremena od upravljanja proračunskim tablicama i može točno predvidjeti njihovu sposobnost da preuzmu nove projekte i planiraju svoje proračune.
#4 Ne znajući da se do 20% vremena gubi na unutarnji i operativni rad
Problematično podrijetlo
Interni projekti i operativni rad nisu besplatni – i dalje stvaraju troškove koje trebaju pokriti njihovi komercijalni partneri.
No, većina tvrtki, čak i ako prate vrijeme provedeno na određenim zadacima, nemaju način da provjere koliko se vremena koristi posebno na aktivnostima koje se ne naplaćuju i koliko je novca ostalo na stolu.
Čak je i Netgen, jedna od najuglednijih tvrtki za IT usluge u SIE-u, trošila do 20% svog vremena na operativne zadatke povezane s neučinkovitim alatima.
Istina je da nikada ne bi vidjeli razmjere problema da nisu počeli identificirati vrijeme provedeno na naplativim i nenaplativim zadacima.
Kako to popraviti?
Da bi riješili problem, najveće tvrtke:
- ograničiti broj projekata koji se ne mogu naplatiti. Naravno, neki od njih, poput prodaje ili administracije, su neophodni. Ipak, postoje neki projekti koji se jednostavno mogu ograničiti na minimum ili potpuno ukloniti iz rasporeda.
- pratite za što se koriste nenaplativi sati. U nekim slučajevima, nenaplativi sati ispadaju neki nepotrebni sastanci ili interne inicijative koje nemaju daljnju svrhu. Vrijeme provedeno na njima može se iskoristiti na nekim vrijednijim projektima!
Rezultati
Poboljšana profitabilnost i veća količina vremena koje treba potrošiti na komercijalne projekte.
Na primjer, Netgen je uspio povećati svoje najbolje stručnjake naplativo vrijeme saznavši da je 1/5 njihovog vremena potrošeno samo na ažuriranje zastarjelih alata.
#5 Nema mogućnosti dubokog zarona u ovisnosti između profitabilnosti i podataka o korištenju
Problematično podrijetlo
Ovaj je još važniji u vremenima gospodarskog usporavanja i neizvjesnosti, tako da tvrtke za IT usluge mogu imati pravi pregled svog financijskog stanja i korištenja resursa.
Zašto IT tvrtke imaju problema s analizom kako korištenje i profitabilnost utječu jedni na druge na razini projekta, tima, klijenta ili pojedinačnih zaposlenika?
Budući da zahtijeva složene, automatizirane izračune i uvijek ažurirane podatke iz više izvora, a "standardni" tehnološki stog IT tvrtke (poput Jira + alati za praćenje vremena + proračunske tablice) ne pruža ništa od toga.
Profitabilnost i iskorištenost dva su mjerna podatka koja vam samo mogu reći ne samo koliko dobro upravljate svojim ljudima i financijama na granularnoj razini, već i koliko dobro upravljate tvrtkom u cjelini.
Tko pati u vašem društvu
- Rukovoditelji ne mogu detaljno vidjeti glavne izvore prihoda i režijskih troškova kako bi povećali dobit i spriječili gubitke
- Menadžeri ne vide pregled preopterećenih ili zaposlenih na klupi i ne vide profitabilnost projekta za koji su odgovorni
- Zaposlenici bi mogli izgubiti motivaciju i izgorjeti ako je njihova iskorištenost previsoka
Kako to popraviti?
Implementirajte rješenja koja spajaju podatke koji su već dostupni unutar tvrtke (radne knjige, satnice, kapacitet), primjenjuju automatizirane izračune i pokazuju izvješća o profitabilnosti i korištenju u stvarnom vremenu (Primetric je takvo rješenje).
Rezultati
Mogućnost da vidite iskorištenost može biti pravi izmjenjivač igara, jer vam omogućuje da vidite koliko sati odlazi na nenaplativi i naplativi rad. To je bitno za poboljšanje profitabilnosti cijele tvrtke.
Pročitajte kako je SovTech pristupio problemu i postigao punu vidljivost u njihovoj upotrebi i profitabilnosti.
#6 Ne uspoređujući dugoročne ekonomske planove i planove uspješnosti sa stvarnošću
Problematično podrijetlo
73% tvrtki nema odgovarajuće alate za usporedbu financijskih planova i planova radnog opterećenja s izvršenjem ili jednostavno ne prate vrijeme provedeno na zadacima.
Stoga ne mogu vidjeti napredak (ili njegov nedostatak) i procijeniti svoje sposobnosti izvršenja. Na taj način također ne mogu vidjeti troškove rada svojih zaposlenika.
Tko pati u vašem društvu
Menadžeri, koji ne mogu vidjeti kako projekti teku i ostaju li u proračunu, i zaposlenici koji često prekasno saznaju za bilo kakve probleme i moraju ih odmah riješiti.
Kako to popraviti?
Praćenje vremena osnova je za usporedbu planova sa stvarnošću. Da biste ga pretočili u napredak projekta, potreban vam je alat koji može kombinirati informacije o praćenom vremenu i rasporedu projekta. Na kraju, ali ne i najmanje važno, alat bi također trebao imati mogućnost izračunavanja troškova rada na temelju vremenskih tablica, pružajući menadžerima sveobuhvatan pregled financija projekta.
Rezultati
Menadžeri mogu vidjeti jesu li njihovi planovi bili točni, mogu uočiti nedosljednosti i spriječiti pojavu problema; te informacije mogu koristiti i za poboljšanje budućih projekata.
Čak je i ItCraft, najbolje ocijenjena tvrtka za razvoj softvera koja je već imala procese za praćenje naprednih mjernih podataka poput korištenja portfelja projekata, dosegla novu razinu operativne učinkovitosti zahvaljujući sposobnosti usporedbe dugoročnih planova sa stvarnim vrijednostima.
#7 Nema dinamičkih prognoza profitabilnosti i iskorištenosti koje se automatski ažuriraju na temelju simulacija projekta i radnog opterećenja
Problematično podrijetlo
To je rezultat kombiniranih pitanja spomenutih u ovom članku, kao i nedostatka rješenja posvećenih upravljanju tvrtkama za IT usluge.
Nemaju alat za slobodno manipuliranje čimbenicima koji ulaze u njihove financijske prognoze i predviđanja radnog opterećenja i vide kako se automatski mijenjaju na temelju različitih scenarija.
Ne mogu lako pokrenuti simulacije kako bi odgovorili na pitanja poput:
- Koji će timski sastavi rezultirati najboljom profitabilnošću projekta?
- Kolika će biti planirana dobit budućeg projekta iz mjeseca u mjesec?
- Ako planirani projekt ne prođe, hoću li imati druge projekte na koje mogu premjestiti svoje programere? Ili ću ih morati otpustiti?
- Koliko brzo trebam nabaviti nove projekte kako bih zaokupio svoje zaposlenike?
Tko pati u vašem društvu
- Rukovoditelji koji se ne mogu pripremiti za nekoliko budućih financijskih scenarija
- Menadžeri koji ne mogu dodijeliti ljude najprofitabilnijim projektima ili se pripremiti ako će možda trebati zaposliti ili otpustiti ljude kako bi isporučili buduće projekte i učinili trenutne profitabilnima
Kako to popraviti?
Pripremite nevjerojatno napredan Excel, razvijte jako prilagođen BI (oboje će vas zaokružiti natrag na probleme #2 i #3) ili implementirajte sustav namijenjen tvrtkama za IT usluge koji će vam omogućiti stvaranje nacrta projekata i zadataka za pokretanje simulacija financijskog i radnog opterećenja s nekoliko klikova.
Rezultati
Glavna prednost rješavanja ovog problema je dobivanje sustava koji kirurškom preciznošću može predvidjeti financijske prognoze i radno opterećenje ljudi, a zatim ih usporediti sa stvarnim podacima (baš kao što je to učinio Makimo, gdje je COO-u trebalo upravo to - sposobnost dinamičkog gledanja kako se financije kombiniraju s radnim opterećenjem).
