Kako uključiti režijske troškove u cijenu naplativih sati?

Koji su režijski troškovi?

Režijski troškovi su svi kontinuirani troškovi vođenja poslovanja, isključujući izravne troškove razvoja proizvoda ili pružanja usluge.

Bilo da su svi vaši stručnjaci dodijeljeni projektima ili polovica njih sjedi na klupi, morate platiti režijske troškove za sve njih. Znati koji su vaši režijski troškovi ključno je za procjenu profitabilnosti vašeg projekta.

Koji su troškovi uključeni u režijske troškove?

Evo nekoliko primjera režijskih troškova:

• Najam ureda i režije
• Uredske potrepštine
• Hardverske i softverske licence
• Osiguranje
• Putovati 
• Računovodstveni i pravni troškovi
• Troškovi marketinga i prodaje
• Državne naknade i dozvole
• Porezi na imovinu

Primijetite da režijski troškovi nisu dio izravnih troškova koji proizlaze iz samog rada - općenito, to su svi troškovi koji podržavaju samu radnu snagu.

Što je doprinos režijskim troškovima?

Doprinos odjela režijskim troškovima iznos je novca dostupnog jednom odjelu nakon što se svi izravni troškovi plate kako bi doprinijeli režijskim troškovima vašeg poslovanja. Drugim riječima, to su svi neizravni troškovi koji ne pokrivaju troškove rada.

U većim tvrtkama odjeli često dijele režijske troškove i dijele svoje neizravne troškove između njih. A budući da svi imaju koristi od najamnine ureda ili osiguranja, logično je da svaki od njih doprinosi plaćanju režijskih troškova.

Kako izračunati doprinos odjela režijskim troškovima ili neizravnim troškovima? 

Prihod odjela - Izravni rashodi = Doprinos odjela

Ovaj izračun pretpostavlja da se svi neizravni troškovi u vašem poduzeću smatraju režijskim troškovima.

Koje su različite vrste režijskih troškova?

Režijske troškove možemo podijeliti u tri kategorije:

1. Režijski troškovi organizacije

Svi troškovi na razini organizacije (na primjer, najam ureda i komunalne usluge). Režijski troškovi za ovu vrstu troškova bit će dio režijskih troškova za svaki projekt koji realizira vaša softverska tvrtka. Oni su najčešći neizravni troškovi u bilo kojem poslu.

Bilješka: Organizacijske režijske troškove možete dalje podijeliti - na primjer, na HR, upravni odbor, marketing i prodaju itd. Dodavanje ovih troškova zasebno daje vam priliku da analizirate kako profitabilnost projekta i gdje bi vaši napori za optimizaciju troškova trebali biti usmjereni. 

2. Režijski troškovi projekta

Režijski troškovi povezani s određenim projektom (na primjer, softverske licence ili pristup resursima u oblaku). Ti su troškovi relevantni samo za ovaj projekt i ne odnose se na druge.

3. Režijski troškovi zaposlenika

Izračunavanju režijskih troškova možete pristupiti na granularnijoj razini izračunavanjem stope indirektnih troškova po zaposleniku. Dodjeljivanjem zaposlenika projektu odmah ćete znati koliki su režijski troškovi.

Ovdje sam podijelio više uvida i formula: Kako izračunavate režijske troškove po zaposleniku?

Režijski troškovi i stupnjevi profitne marže

Već sam spomenuo profitnu maržu i koliko je važno izračunati režijske troškove kako bi se to ispravilo.

Ali kako zapravo primijeniti te troškove na profitnu maržu? Sve je u različitim stupnjevima margina:

• Marža prvog stupnja - ova marža je povezana sa svim troškovima koji izravno generiraju vaš prihod (na primjer, plaće programera softvera u vašem timu).
• Marža drugog stupnja - ova se može temeljiti na dodatnim troškovima projekta, uključujući režijske troškove i neizravne troškove.
• Marža trećeg stupnja - tada oduzimate administrativne troškove od svojih prihoda.
• Marža četvrtog stupnja - sada oduzmite troškove marketinga i prodaje,
• Marža petog stupnja - tada oduzimate konačni režijski trošak: trošak upravljanja.

Naravno, svaka softverska tvrtka drugačije definira ove marže. No, većina njih cilja na najmanje 30% profitne marže. Bez obzira na slučaj, režijski troškovi uvijek utječu na te rezultate.

Zašto je izračunavanje režijskih troškova toliko važno?

Nema razlike u kakvoj softverskoj tvrtki upravljate.

Morate znati svoje režijske troškove - bilo da ste tvrtka za leasing tijela, tvrtka za razvoj boutique softvera ili veliki pružatelj IT usluga. Zašto?

Bez režijskih troškova ne možete izračunati koliko vas projekt zapravo košta.

Također nemate pojma koju maržu trebate nametnuti kako biste sačuvali predviđenu profitabilnost po projektu / grupi projekata - ili čak cijeloj tvrtki!

Razumijevanje troškova lakše je nakon što izračunate režijske troškove.

‍

Proces također pomaže u raščlanjivanju troškova za internu uporabu. I to je vaš najbolji alat za određivanje cijene po satu koji će održati vaše projekte profitabilnima i pomoći vam da dosegnete ciljanu profitnu maržu.

Ako ne izračunate režijske troškove, zapravo ne znate koliko košta jedan sat vremena vaših zaposlenika.

Postavljanje cijene po satu za vaše klijente bez tog znanja je, blago rečeno, prilično opasno.

Kako izračunati režijske troškove?

1. Navedite i kategorizirajte svoje troškove

Da biste izračunali režijske troškove svoje softverske tvrtke, započnite kategorizacijom svakog režijskog troška vašeg poslovanja. Uvijek to učinite određeno vremensko razdoblje - vaši se troškovi mogu mijenjati s vremenom i zainteresirani ste osigurati da vaš projekt bude profitabilan u sljedećih 3 ili 6 mjeseci. Stoga bi i ovdje trebalo uključiti režijske troškove za to razdoblje.

Ponekad izgleda kao sinusni val.

Najbolji način da se nosite s režijskim troškovima je da ih razbijete po mjesecima. Iako su svi vaši neizravni troškovi režijski troškovi, budite posebno oprezni pri kategorizaciji. Morate biti sigurni da oni ni na koji način ne doprinose proizvodnji - ako su to izravni troškovi, a ne režijski troškovi.

2. Zbrojite troškove

Nakon što kategorizirate svoje troškove, vrijeme je da sve te troškove spojite. Tako ćete dobiti ukupni indirektni trošak za razdoblje za koje izračunavate.

Primjer scenarija za svibanj 2021.:

• Administrativni troškovi - 10.000 €
• Potrošnja na prodaju i marketing - 40.000 €
• Nenaplative plaće ljudi - 100.000 €

Ukupno 150,00 EUR u svibnju 2021.

3. Izračunajte stopu indirektnih troškova

Sada ste spremni otkriti postotak režijskih troškova kao postotak prodaje. Što je postotak režijskih troškova? To je stopa koja vam pokazuje koliko vaša tvrtka troši na režijske troškove, a koliko na izgradnju softvera ili pružanje IT usluga.

Da biste ga izračunali, podijelite ukupni indirektni trošak vašeg poslovanja u određenom razdoblju (na primjer, mjesec dana) s prodajom izvršenom u tom razdoblju.

Pomnožite broj sa 100 kako biste došli do stope režijskih troškova.

Primjer scenarija:

Recimo da vaša tvrtka plaća 150,000 dolara režijskih troškova svaki mjesec. Ali stvari idu dobro, a ti generiraš oko 250.000 dolara prodaje.

$150,000 / $250,000 = .60 (ili 60%)

Indirektni troškovi / Prodaja = Stopa indirektnih troškova

‍

Što to znači? To znači da trošite 60 centi na režijske troškove za svaki dolar koji zaradite. Dobro je to znati, zar ne?

4. Otkrijte svoju upotrebu resursa

Još jedno zanimljivo otkriće iz izračunavanja režijskih troškova je provjera postotka troškova rada koji predstavlja. Ovo je korisno za procjenu iskorištenosti resursa (napomena: ovo i stopa iskorištenosti zaposlenika nisu jedna te ista stvar) i može vam pomoći da pravilno rasporedite režijske troškove. Što je postotak niži, to je vaše poslovanje učinkovitije koristeći svoje resurse. 

Počnimo s definiranjem izravnih troškova rada - to su plaće i plaće vaših zaposlenika uključenih u proizvodnju. Dakle, programeri softvera, DevOps inženjeri i QA stručnjaci - ali ne i uredski asistenti, prodajni predstavnici ili marketinški stručnjaci.

Da biste izmjerili svoje režijske troškove s izravnim troškovima rada, podijelite ukupne režijske troškove s izravnim troškovima rada za određeno razdoblje.

Na primjer, ako vaša softverska tvrtka ima režijske troškove od 150,000 USD i izravne troškove rada (na temelju naplativih sati) u iznosu od 200,000 USD u lipnju, evo kako izračunavate stopu režijskih troškova:

$150,000 / $200,000 = 0,75 (ili 75%)

Režijski troškovi / Izravni troškovi rada = Indirektalna stopa

Kako izračunati stopu indirektnih troškova? Formula

Izračunavanje stope raspodjele indirektnih troškova je jednostavno. Samo uzmite ukupne režijske troškove i podijelite ih s brojem izravnih radnih sati tijekom određenog razdoblja.

Sada kada imate stopu raspodjele režijskih troškova, možete je pomnožiti s brojem izravnih radnih sati potrebnih za realizaciju projekta - na primjer, razviti mobilnu aplikaciju. Na taj način možete točno raspodijeliti režijske troškove.

Ako ne znate koliko košta izrada ove aplikacije, kako možete postaviti dobru cijenu za klijenta?

Primjer scenarija:

Ukupni režijski troškovi za mjesec lipanj iznose 10,000 USD. Zaposlenici dodijeljeni projektu radit će ukupno 550 sati. Dakle, stopa raspodjele indirektnih troškova je:

$10,000/550 = $18.18

Ukupni indirektni troškovi / Ukupno radno vrijeme

‍

To znači da za svaki sat potreban za ovaj projekt morate mu dodijeliti režijske troškove u vrijednosti od 18.18 USD.

Kako dodati režijske troškove cijeni naplativih sati?

Da biste dodali režijske troškove satnici koju ćete naplaćivati klijentu, morate znati jednu stvar: satnicu zaposlenika koji su dodijeljeni projektu i iznos izravnog rada koji doprinosi projektu.

Nakon što dobijete taj broj, samo im dodajte stopu režijskih troškova. Tako dobivate naplativu cijenu sata.

Vaši režijski troškovi za mjesec lipanj su $10,000. Ljudi zaduženi za projekt radit će 550 sati tog mjeseca. Recimo da ste postavili satnicu svojih zaposlenika na 55 USD.

($10,000 / 550 sati) + 55$ = $73.18

(Mjesečni režijski troškovi / Mjesečni izravni radni sati) + Satnica vaših zaposlenika = Cijena naplativog sata

‍

Ako klijentu naplatite 73.18 USD po satu, pauzirat ćete se čak i u lipnju. Ali ne želite se samo izjednačiti - ovdje ste da biste zaradili. Većina softverskih tvrtki cilja na profitne marže od 30% nakon uključivanja režijskih troškova i izravnih troškova rada.

Dakle, zašto ne biste dodali 30% toj naplativoj cijeni po satu kako biste svom poslovanju dali ono što mu je potrebno za uspjeh? Znam, sada je tako lako održati svoje projekte profitabilnima. 

Možete li sve ovo automatizirati?

Kao što možete vidjeti, uključivanje režijskih troškova u cijenu vaših naplativih sati prilično je složeno. A ono što sam vam do sada pokazao je na ograničeno vrijeme. 

Kako izračunati pravu satnicu ako vodite dugoročni projekt u kojem se i režijski troškovi i izravna radna snaga mogu mijenjati iz mjeseca u mjesec?

Ovdje dolazi do automatizacije profesionalnih usluga.

Pronađite rješenje koje vas podržava u svakom koraku planiranja i alokacije projekta povezivanjem točaka i automatskim izračunavanjem stope indirektnih troškova kako biste postigli željenu profitnu maržu.

‍

Samo da vam dam predodžbu o tome kako to funkcionira, evo kako izgleda proces u Primetricu.

1. Izradite procjene projekta

Razviti grubu ponudu projekta na temelju životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga. Definirajte koliko je sati potrebno za isporuku cijelog projekta ili njegove specifične faze. I identificirati vještine koje su vam potrebne za to.

U ovom trenutku možete razmotriti troškove po satu koji ne želite premašiti u projektu i izvršiti prve procjene prihoda projekta.

2. Dovedite ljude za posao 

Prilikom odabira članova tima koji će pokrenuti ovaj projekt: vještine, iskustvo, razina staža, meke vještine, zemljopisni položaj i vremenska zona. Koristite naš modul za upravljanje vještinama u Primetricu kako biste to učinili u roku od nekoliko minuta.

Ali također morate uzeti u obzir njihovu satnicu ili izravnu cijenu rada. Na taj način održavate svoj projekt profitabilnim i postižete profitnu maržu koja je potrebna vašoj tvrtki.

3. Dodajte režijske troškove

Zatim uključite režijske troškove organizacije za razdoblje u kojem se projekt izvodi. Možete nastaviti dodavati različite režijske troškove kako biste došli do različitih procjena profitne marže. 

Primetric uzima u obzir sve promjene koje se dogode u vašim režijskim troškovima i alokacijama. Na primjer, režijski troškovi mogu se puno promijeniti tijekom projekta ako odlučite unajmiti dio svog ureda dok vaši zaposlenici rade od kuće. 

Dodjela će također izgledati drugačije, ovisno o tome hoće li član tima uzeti slobodne dane u određenom mjesecu ili broju državnih praznika.

Računati sve to ručno je jednostavno teško. 

Zašto žonglirati s nekoliko proračunskih tablica i provoditi vrijeme brinući se da niste izbrojali jedan državni praznik kada softver za izvješćivanje BI može obaviti sav posao za vas?

Pokušajte Primetric imati potpunu kontrolu nad svojom profitabilnošću.

Prijavite se za demo i započnite s radom.