How to Improve Financial Performance in an IT Company?

Zašto je poboljšanje financijskih rezultata takav problem? 

Počnimo s odgovorom na jedno ključno pitanje: zašto je poboljšanje financijskih rezultata toliko važno (i tako problematično)? 

"Novac je krv u krvotoku tvrtke. Bez nje, tvrtka jednostavno umire; zato želimo znati točna mjesta na kojima tvrtke obično gube novac."

Jakub Domeracki, suosnivač Value Financea

Svaka IT ili uslužna tvrtka u određenoj mjeri mjeri financijske rezultate. Neki se drže samo osnove, dok drugi žele prihvatiti sve financijske pokazatelje u svijetu. Ipak, iako je proces toliko raširen, često uključuje brojne pogreške i nezgode. 

Naravno da možete reći da se pogreške događaju i vjerojatno nećete biti daleko od istine. Međutim, u financijskim rezultatima ove pogreške mogu utjecati na vašu tvrtku na svim razinama. 

U ovom sam se članku udružio sa stručnjacima i suosnivačima Value Financea, Jakubom Domerackim i Adamom Zagałom, kako bih vam pokazao kako točno financijski rezultati mogu utjecati na vaše poslovanje - i kako ga možete iskoristiti u svoju korist. Zahvaljujući tim uvidima, dobit ćete uvid u dugogodišnje iskustvo s desecima drugih tvrtki za razvoj softvera (a vjerojatno ćete imati priliku poboljšati i svoje!).

Kakav učinak mogu imati netočni financijski rezultati na moje poslovanje? 

Na primjer, netočni financijski rezultati mogu:

• narušiti rezultate financijskih izvješća, uzrokujući donošenje netočnih zaključaka i donošenje pogrešnih odluka, 
• uvjeriti menadžere da su njihovi projekti profitabilni ili imaju visoke profitne marže, čak i kada operacije jednostavno izgube novac, 
• odvraćaju investitore koji imaju tendenciju uočiti takve pogreške prije nego što donesu odluku, 
• uzrokovati spaljivanje proračuna nepoznatim operacijama,
• usporiti rast vaše tvrtke zbog nedostatka gotovine i, što je još važnije, nerazumijevanja koji su projekti zaista pokretačka snaga cijelog poslovanja. 

Zvuči loše? Trebalo bi. 

Zato bi poboljšanje financijskih rezultata u vašoj tvrtki trebalo biti toliko važno - ukratko, može vam pomoći da izbjegnete donošenje ili podržavate pogrešne odluke koje koče vaše poslovanje.

Međutim, iako to može zvučati čudno, rješavanje problema s financijskim rezultatima ne mora biti teret.

Uobičajene pogreške u financijskim rezultatima koje su napravili menadžeri

Srećom, imamo dobre vijesti za vas - u mnogim slučajevima, posebno u uslužnim sektorima, financijski rezultati mogu se poboljšati: 

Neispravno praćenje vremena 

Prema stručnjacima Value Financea, poduzetnici često zloupotrebljavaju značajke praćenja vremena koje imaju pri ruci, bilo da koriste Jira praćenje vremena ili neke druge alate. To je zato što često:  

• platiti za neodređene operacije ili nedovoljno prijavljene sate, 
• ne analizirati izvješća ili povijesne podatke i iz njih izvući zaključke, 
• ne stvaraju mjerila za određene radnje i operacije, tako da ne znaju koliko je vremena potrebno za njihovo dovršetak, 
• ne znam što određeni stručnjaci rade, 
• ne uspijevaju uvjeriti svoje zaposlenike da pravilno prate svoje radno vrijeme. 

"Jednom smo pomogli tvrtki koja je zaposlila novog zaposlenika za odjel marketinga. Nakon temeljite analize praćenog vremena, otkrili smo da je ta osoba 70% svog vremena trošila na prodajni i regrutacijski rad. U međuvremenu, rukovoditelji su još uvijek mislili da osoba radi za marketing."

Adam Zagała, suosnivač Value Financea

Koji problemi mogu biti uzrokovani pogrešnim praćenjem vremena? 

Ovi problemi imaju posebno negativne implikacije na projekte Time i Material, u kojima kupci plaćaju svaki sat rada. U tim projektima netočni ili nedostajući zapisi o praćenju vremena mogu rezultirati nenametljivim fakturama i nižom profitnom maržom. Drugim riječima, uklanjanjem ovih problema vaše poslovanje može zaraditi više novca i istovremeno smanjiti klupe. 

Prema Adamovom iskustvu, mnogi su kupci također otkrili da su njihovi zaposlenici većinu vremena proveli na internim projektima umjesto na komercijalnim. To obično znači da se neki projekti ne kontroliraju pravilno - a njihove financije također mogu zavarati. 

Kako riješiti probleme s praćenjem vremena i poboljšati financijske rezultate? 

Ako se bilo koji od gore navedenih problema odnosi na vašu tvrtku, možete: 

1. Provjerite procese praćenja vremena. Pogledajte upute u vezi s praćenjem vremena i provjerite je li vaš tim svjestan njih. Da bi praćenje vremena bilo točno, ove smjernice mora slijediti svaka osoba u tvrtki. 
2. Analizirajte broj sati koje prate određeni zaposlenici i timovi. Provjerite odgovaraju li broju sati ugovora i njihovim ukupnim odgovornostima. Ovaj postupak pomoći će vam da provjerite imate li problema s praćenjem vremena i on će ukazati na njegov mogući izvor. 

3. Odaberite jednu osobu odgovornu za praćenje kvalitete vremena. Oni bi trebali biti odgovorni za provjeru radnog vremena i njihovu usporedbu s planovima, procjenama i ugovorima. 
4. Pokažite da je praćenje vremena važno. Some stručnjaci ne obraćaju pozornost na praćenje vremena jer ne shvaćaju da to utječe na rad uprave i tvrtke u cjelini. Objasnite zašto je proces potreban i važan - jednostavan razgovor često čini čuda! 
5. Prelazak na satnicu s nevoljkim zaposlenicima. Nećemo lagati - neki zaposlenici jednostavno odbijaju pratiti sate, čak i uz najjednostavnije procese pri ruci. Iako neuobičajeno, te pojedince ne treba zanemariti. Umjesto toga, trebali bi biti plaćeni samo za sate koje su dodali u sustav. 
6. Pratite vrijeme koje nije naplativo. Da biste razumjeli kako izgleda stvarna iskorištenost vaših zaposlenika, morate pratiti i komercijalne (naplative) projekte i interne (nenaplative) operacije, uključujući sastanke, administraciju i još mnogo toga.

Ta se pravila ne primjenjuju samo na softverske tvrtke - tvrtke temeljene na uslugama, kao što su marketinške agencije i konzultantske tvrtke, također mogu uspješno koristiti savjete.

Neučinkovito upravljanje vremenom i naplata

Neučinkovito upravljanje vremenom u usluzi ili IT tvrtki obično se odnosi na veliki broj nenaplativih sati ili desetke sati provedenih na internom radu. Oni su korijen niske naplate - udio projektnih sati u ukupnom kapacitetu cijele tvrtke. 

Općenito, upravljanje vremenom smatramo neučinkovitim kada se manje od 50% svih raspoloživih sati u tvrtki troši na komercijalne projekte. Međutim, stope naplate razlikuju se u cijeloj tvrtki. Na primjer, prema izračunima Value Financea, dobra naplata cjelokupnog poslovanja trebala bi biti između 70 i 80%. S druge strane, naplata za razvojni tim trebala bi biti oko 90%. 

"Rekord u najnižoj nabojivosti s kojom sam se ikada susreo bio je oko 45%. Vlasnik tvrtke došao je k nama i rekao da ima odličan tim, dobre tržišne stope i desetke projekata, a opet gubi novac. Pokazalo se da je naplata cijelo vrijeme bila njegov problem."

Adam Zagała, suosnivač Value Financea

Koje su posljedice niske naplate? 

Neispravna naplata ima dvije glavne posljedice: 

• plaće u tvrtki su previsoke u usporedbi s radnim opterećenjem, 
• zaposlenici bi mogli obavljati naplativiji posao za istu plaću. 

Ali kako to funkcionira u stvarnom životu? 

"Zamislite produkcijski tim koji ima proračun od 500 tisuća eura mjesečno. Ako je naplata ovog tima 80%, to znači da 400 tisuća eura doprinosi projektu, a 100 tisuća eura - drugim nastojanjima. Sada zamislite da sposobnost punjenja padne na 70%. Zatim se troškovi koji nisu projekti penju na 150 tisuća eura. Stoga pad naplate od 1% odgovara gubitku od 5 tisuća eura mjesečno i 60 tisuća eura godišnje. Tako vas neučinkovito upravljanje vremenom tjera da izgubite novac."

Adam Zagała, suosnivač Value Financea

Što možemo učiniti kako bismo riješili probleme s punjenjem? 

Ako nešto ne izmjerite, ne možete to kontrolirati. Zatim, ispravna stvar koju treba učiniti u tom slučaju je početi mjeriti naplaćivost i pratiti financijske rezultate kojima doprinosi. Tada ćete imati precizniju predodžbu o tome što je problem uopće uzrokovan. 

Nakon toga, ovisno o rezultatima vaših istraga, možete donijeti nekoliko kritičnih odluka koje mogu poboljšati i naplatljivost i financijske rezultate vaše tvrtke. Te stvari uključuju: 

• ograničavanje količine unutarnjih operacija na najmanju moguću mjeru, 
• stjecanje dodatnih projekata za stručnjake koji još uvijek imaju određeni raspoloživi kapacitet, 
• ograničavanje potpore za postojeće proizvode. 

Pogreške u cijenama i ponudama 

Prema iskustvu Value Financea, pogreške u stopama i ponudama često su uzrokovane s nekoliko kritičnih čimbenika koji bacaju sjenu na cijeli proračun. Te stvari uključuju: 

• netočni ulazni podaci u izračunima. Ako su dijelovi proračuna projekta ukorijenjeni u pogrešnim pretpostavkama, kasnije će dovesti do sve više ozbiljnih pogrešaka. Na primjer, ako su vrijednosti za naplatu netočne, i cijeli proračun će biti netočan. 
• netočne procjene troškova za ponude za projekte s fiksnom cijenom. U tom slučaju ponude često uključuju premalo sati, što dovodi do niskih ili nepostojećih profitnih marži. Izračunavanje procjene za dovršetak i poboljšanje internih procesa može riješiti ovaj problem.
• neprecizni izračuni za troškove na razini cijele tvrtke (opterećenja/režijski troškovi). Treba ih dodati troškovima rada u različitim timovima; u protivnom se troškovi mogu izgubiti u gomili i uzrokovati netočne cijene i ponude. Da biste izbjegli takve situacije, koristite formulu za raspodjelu troškova. 

Koje su posljedice netočnih ponuda? 

Netočne ponude i cijene obično su najozbiljnije pogreške koje tvrtka može napraviti. Dva su glavna razloga za to:

• poduzeća mogu pokrenuti projekte koji imaju male profitne marže ili su potpuno neprofitabilni. To je najgori scenarij za bilo koju tvrtku, jer takve ponude uzrokuju da tvrtka aktivno gubi novac umjesto da ga napravi. 
• prodaja može rasti dok dobit pada. Svaki projekt zahtijeva dodatne stručnjake, alate i resurse. Ako samo dio projekata generira razumnu dobit, za nekoliko mjeseci menadžeri se mogu naći s desecima projekata u svom portfelju - a ni lipe na ime svoje tvrtke. 

U oba ova slučaja potreba tvrtke za gotovinom brzo raste, dok dobit ostaje ista ili čak pada. Ako pronađete svoje poslovanje u takvoj situaciji, morate odmah djelovati - evo kako to učiniti. 

Kako riješiti probleme s netočnim ponudama? 

Prvo, počnite s pažljivijim pogledom na troškove. Identificirajte troškove projekta i odvojite ih od općih troškova i režijskih troškova koje generira administracija, marketing i HR. 

Ovi izračuni pomoći će vam da odredite stvarne troškove svih operacija u vašem poslovanju - i prihode koje bi tvrtka trebala generirati kako bi ih sve pokrila i ostavila određenu dobit da bude sretna. 

"Menadžeri često imaju nešto proračunato i vjeruju u to. Shvaćaju da su u krivu tek nakon što su revidirani. Zatim se ispostavlja da svoje odluke donose na temelju netočnih informacija."

Jakub Domeracki, suosnivač Value Financea

"U Primetricu predlažemo mnogim našim klijentima da podijele svoj financijski status na planirane, praćene, ali nenaplaćene i naplaćene troškove. Zbog toga je lako vidjeti kakav je bio plan, kako ide izvršenje i koliko smo već fakturirali. Takva jasna slika olakšava brzo razumijevanje situacije projekata ili cijelog portfelja"

Arek Terpiłowski, suosnivač u tvrtki Primetric

Zatim dajte svom prodajnom timu prilagođeni kalkulator za stvaranje ponuda. Ako ga već imate u svojoj tvrtki, provjerite je li kvaliteta izračuna na mjestu; u suprotnom, možete samo pogoršati stvari za svoje financijske rezultate. Osim toga, trebali biste se pobrinuti da se iste cijene koriste u cijeloj tvrtki; svi vaši timovi moraju biti na istoj strani. 

Nema kontrole nad općim troškovima 

Nedostatak kontrole nad općim troškovima u tvrtki znači da ne postoji kontrola nad troškovima izvan razvojnog tima. To je čest problem za odjele podrške, kao što su marketing, HR, Employer Branding i još mnogo toga. Međutim, česte su i cijele tvrtke koje se bore s tim pitanjem.

Postoji nekoliko razloga zašto se to događa:

• troškovi se analiziraju nakon što su generirani i ne mogu se mijenjati ili prilagođavati, 
• troškovi nisu razvrstani u kategorije i njihovo podrijetlo nije poznato, 
• nedostatak dokumentacije o troškovima, posebno plaćanja izvršena karticama tvrtke, 
• povećanje poreza uzrokovanih netočnim računima, 
• nepotrebni alati i pretplate.

Kako nedostatak kontrole nad općim troškovima utječe na financijske rezultate? 

Glavni problem uzrokovan nedostatkom kontrole nad općim troškovima može se opisati u samo nekoliko riječi: novac se neučinkovito troši na nepotrebne troškove, dok bi mogao učiniti više dobra u nekim drugim područjima. Kao rezultat toga, sredstva ne poboljšavaju profitabilnost - umjesto toga, oni je vuku prema dolje. 

U drugim slučajevima, tvrtke troše previše novca i donose odluke koje si ne mogu priuštiti. Kao rezultat toga, takva poduzeća mogu prihvatiti projekte ili ulagati koja će ih dugoročno spriječiti da rastu - ili će u potpunosti pridonijeti kolapsu tvrtke. Isto vrijedi i za zajmove za obrtna sredstva; iako mogu biti primamljivi, mogu stvoriti i dodatne troškove koji mogu biti štetni za poslovanje u nadolazećim mjesecima. 

Što možemo učiniti da spriječimo da se taj scenarij dogodi? 

Počnimo s osnovama - svaki odjel u tvrtki trebao bi imati proračun i financijsko planiranje koje odgovara njegovim potrebama. To bi trebalo uključivati samo potrebne troškove. Osim toga, trebalo bi ih redovito uspoređivati sa stvarnim rashodima kako bi se osiguralo da se svaka lipa potroši na prava ulaganja. 

Osim toga, financije bi također trebale postati odgovornost menadžera određenih timova i odjela. Takav pristup pomoći će vašem poslovanju da kontrolira troškove u manjem opsegu i osigura da su stvarno ono što je planirano da budu. 

Nedostatak proračuna za timove 

Nikakvo ograničenje potrošnje ne zvuči dobro - i, naravno, to se ne bi trebalo dogoditi ni u jednoj softverskoj tvrtki. Nažalost, ima. 

Glavni razlog takve pojave je nedostatak financijskog obrazovanja u timovima. U uslužnim tvrtkama ljudi su odgovorni za generiranje troškova, jer nema materijala, nema skladišta, nema strojeva. Njihov nedostatak razumijevanja kako stvari funkcioniraju može biti još jedan razlog nestajanja gotovine. 

"Jednom sam naišao na savršen primjer takvog ponašanja. Programer je došao do rukovoditelja i zamolio ih da organiziraju hackathon. Trebala su mu 2 juniora, 2 sredine i 2 seniora, a na natjecanju je moglo sudjelovati 30 ljudi. Također je ustvrdio da je događaj sposoban promovirati tvrtku. Na pitanje o troškovima takvog pothvata, programer je rekao da mu je potreban samo novac za neke postove na društvenim mrežama; mislio je da korištenje internog tima u tu svrhu neće generirati nikakve troškove za tvrtku."

Adam Zagała, suosnivač Value Financea.

Takve iracionalne odluke koje uključuju nepotrebne troškove možda neće biti profitabilne za tvrtku - a često nisu. 

Kako možemo poboljšati proračun u timovima? 

Baš kao što smo predložili u primjeru iz prethodnog stavka, obrazovanje je ključno - i trebalo bi početi s timovima i njihovim samim menadžerima. Skup radionica ili predavanja s ciljem da im se pokažu nijanse financija tvrtke mogu poboljšati njihovu svijest o takvim stvarima i pomoći poslovanju da kontrolira svoje financije u velikim i malim razmjerima. 

Osim toga, kako se obrazovanje nastavlja, menadžeri bi također trebali postati odgovorni za financijska pitanja. Budući da su uvijek bliski timu i njegovim projektima, oni su najbolji ljudi za taj posao - tvrtka im samo treba pomoći da poboljšaju svoje financijske sposobnosti.

Poboljšajte svoje financijske rezultate uz Value Finance i Primetric 

Ako još uvijek niste sigurni kako poboljšati financijske rezultate u svojoj tvrtki, imamo još nekoliko savjeta za vas. 

Prvo provjerite jesu li vaši alati zaista prikladni za mjerenje financijskih rezultata. Ako imate bilo kakvih nedoumica, pogledajte naš softver za upravljanje financijama ili odmah jednostavno testirajte Primetric . 

Drugo, ako još uvijek imate neka pitanja, slobodno posjetite web stranicu Value Finance i pregledajte njihovu ponudu - uvjeren sam da ćete tamo pronaći ono što tražite!