.JPG)
1. Koji su režijski troškovi?
In a software company, overhead costs are all the ongoing expenses of operating the business, excluding the direct project costs, delivering a service, as well as total labor costs (including health insurance, employment taxes, payroll taxes, retirement savings, employee benefits, local taxes, workers compensation insurance, and more). In other words, overhead costs are all the additional costs separate from operating expenses.
Vlasnik tvrtke plaća režijske troškove bez obzira na to angažirate li sve svoje stručnjake u projektima ili polovica njih završi na klupi.
Indirektni troškovi - primjer
Evo nekoliko primjera režijskih troškova za tvrtku koja se temelji na usluzi koje morate uključiti u ispravno izračunavanje indirektnih troškova:
- Ako imate ured, režijski troškovi su najamnina, režije, oprema i troškovi osiguranja.
- Trošak pomoćnog osoblja (administrativni i marketinški troškovi).
- Troškovi materijala (materijali koji se koriste za pružanje usluga poput hardvera i softvera).
- Troškovi upravnog odbora.
- Trošak leasinga automobila
- Porezi na plaće
- Troškovi obuke za novog zaposlenika
Režijski troškovi poslovanja u odnosu na režijske troškove projekta
Imajte na umu da možete razlikovati režijske troškove poslovanja i režijske troškove projekta. Na primjer, kupnja softverske licence potrebne za isporuku rada na određenom projektu je režijski troškovi projekta koji se ne odnosi na cijelu tvrtku.
Naravno, takav softver kasnije možete koristiti u druge svrhe, au tom slučaju vrijedi razmotriti hoćete li ga tretirati kao trošak koji se pripisuje projektu ili cijeloj organizaciji. Vaš kalkulator režijskih troškova trebao bi vam omogućiti da se ovdje razlikujete.
Koja je razlika između tih pristupa? U prvom slučaju, svi naplativi projekti čipiraju se kako bi platili ovaj trošak, tako da to utječe na njihovu profitabilnost na razini od 3 profitne marže. Ako taj trošak dodijelimo određenom projektu, onda samo ovaj projekt treba pokriti 100% tog troška - dakle, može se uključiti u maržu drugog stupnja.
Ok, koristio sam čarobne riječi "margina" i margina "stupanj".
- Trenutno je važno da razumijete maržu prvog stupnja koja se odnosi na troškove koji izravno generiraju prihod - na primjer, rad programera softvera, njihovo zdravstveno osiguranje, porez na zapošljavanje i emplyee beneficije, sve uključeno u ukupni trošak zaposlenika.
- Marža drugog stupnja može se temeljiti na dodatnim troškovima projekta, odnosno softveru, uredskom materijalu itd.
- Marža trećeg stupnja su troškovi administracije.
- Četvrti stupanj je marketing i prodaja, a marža petog stupnja je trošak upravljanja.
Naravno, različite tvrtke različito definiraju ove marže u izračunu troškova zaposlenika.
Saznajte više o tome kako možete podijeliti troškove, postaviti razine marže i koja se razina profitabilnosti smatra zdravom za većinu tvrtki u ovom članku: Kako postaviti razinu marže?
Koji su troškovi projekta rada?
As opposed to overhead rates, direct project costs are the costs you bear for the work of your employees - and work costs are not overheads. In other words, they’re labor costs, or cost of an employee, plus additional costs related to the employment, such as health insurance, employment taxes, social security, etc.
Na primjer, ako je projekt uključivao 5 zaposlenika čiji rad košta 75 USD po satu s uključenim porezima, a svi su radili 10 sati na projektu, stvarni troškovi su sljedeći:
5 zaposlenika x 75 x 10 USD = 3750 USD (s troškom zaposlenika koji duguje 75 USD).
Sada mu možete dodati stopu prihoda. Radi jednostavnosti, pretpostavimo da klijentu naplaćujete 100 $ po satu.
Planiranu maržu prvog stupnja možete jednostavno izračunati kao 25%.
Ali kako izračunati stvarne troškove rada? Morate izračunati režijske troškove, dodati ih ukupnom trošku zaposlenika i naučiti kako uključiti režijske troškove u cijenu naplativih sati.
2. Zašto izračunati režijske troškove?
Nije važno koju vrstu softverskog poslovanja vodite na ili nadzemnom kalulatoru koji koristite.
Bilo da ste tvrtka za leasing tijela ili butik prilagođeni posao razvoja softvera, morate znati svoje režijske troškove, kao i troškove zaposlenika. Zašto?
Bez tih informacija nećete moći računati koliko vas vaš projekt stvarno košta i koju maržu trebate nametnuti kako biste održali pretpostavljenu profitabilnost po projektu / grupi projekata - ili čak cijeloj tvrtki.
Izračunavanje režijskih troškova sastavni je dio razumijevanja vaših troškova, baš kao i potreba za izračunom troškova zaposlenika.
Također vam pomaže da raščlanite troškove za svoju internu upotrebu i postavite prave stope kako bi vaši projekti bili profitabilni i postigli željenu profitnu maržu.
Ako nemate pojma koliki su troškovi režijskih troškova, ne znate koliko zapravo košta jedan sat vašeg zaposlenika.
Postavljanje satnice za vaše klijente bez izračuna troškova zaposlenika u najmanju je ruku rizično.
Ok, pa kako mogu izračunati režijske troškove po zaposleniku?
3. Kako izračunati režijske troškove po zaposleniku pomoću formule indirektne stope?
U slučaju izvođača radova:
Kako izračunati režijske troškove ako zaposlite izvođača? U ovom scenariju, izračunavanje koliko vas koštaju je komad torte.
Recimo da zaposlite mlađeg JavaScript developera po cijeni od 60 USD po satu. Na projektu rade ukupno 20 sati. Izračunajmo troškove zaposlenika za ovaj slučaj.
$60 x 20 sati = $1200
Izračun troškova zaposlenika može biti tako jednostavan!
Ali stvari postaju zeznute nakon što zaposlite zaposlenike s nepunim ili punim radnim vremenom i koristite paušalnu nagodbu s njima.
Formula za stopu režijskih troškova pomaže vam da shvatite koliko trebate potrošiti da biste pružili svoju uslugu kupcima.
U slučaju zaposlenika:
Indirektni kalkulator u ovom će slučaju početi s izračunavanjem kapaciteta:
- Svaki mjesec ima različit broj radnih dana,
- Zaposlenik može imati različite kapacitete u različitim mjesecima zbog odmora, uzimajući slobodne dane jer je bolestan ili samo zbog različitih ugovornih odredaba
- Štoviše, također možete uzeti u obzir sve aktivnosti koje se ne naplaćuju, npr. interne radionice, sastanke, ručkove itd.
Dakle, ovisno o vašem pristupu i razini granularnosti koju ćete uzeti u obzir stopa režijskih troškova po zaposleniku može biti potpuno drugačija i čini veliku razliku. Međutim, osnovna plaća za takvog zaposlenika ostaje ista.
Odabirom 8 sati dnevno kao mjerila, vaš se kapacitet puno mijenja - ne spominjite troškove zaposlenika.
Ovaj kapacitet utječe ne samo na stopu iskorištenosti, već i na stvarne troškove zaposlenika.
Saznajte više o tome kako izračunati kapacitet i stopu iskorištenosti zaposlenika u ovom članku: Koja je formula stope korištenja za softverske tvrtke?
Izračun troška zaposlenika [primjer]
Zamislite Marka, mlađeg JavaScript developera. Njegova mjesečna plaća je 5000 dolara zajedno s porezom na plaće - to je pravi trošak njegovog rada.
Koliko košta 1 sat Markova rada na projektu u siječnju 2021.?
Da biste to izračunali, prvo morate znati Markov kapacitet u tom razdoblju.
Dakle, ako pretpostavite da Mark radi 8 sati dnevno i da je radio 20 dana u siječnju, njegov kapacitet iznosi 160 sati.
Ovako izračunavate koliko košta 1 sat Markovog vremena:
$5000 / 160 = $31.25 - pravi troškovi po satu
Ali što ako Mark uzima jednosatnu pauzu za ručak svaki dan?
Tada je njegov dnevni kapacitet zapravo 7 sati. Kada se pomnoži s 20, to vam daje 140 sati rada mjesečno. I ovako izračunavate Markovu satnicu:
$5000 / 140 = $35.7
Poprilična razlika u pravoj cijeni, zar ne?
Postavljanje realnog kapaciteta bitan je korak za izračunavanje izravnih troškova dodjele zaposlenika projektu i prelazak na izračunavanje primjenjivih režijskih troškova.
Napomena: Što ako zaposlenik dobije promaknuće dok projekt radi?
Kako izračunati režijske troškove ako se stvarni trošak promijeni tijekom projekta? U Primetricu to radi automatski.
Kada dodijelite osobu projektu, sustav primjenjuje osnovnu plaću tog zaposlenika na procjene. Također pohranjuje sve informacije o vašem ugovoru sa zaposlenikom na vremenskoj traci.
Sažetak planiranih troškova i prihoda koje ostvaruje Andre s podjelom na faze određenog projekta
Automatski izračun ukupnih troškova zaposlenika na temelju razdoblja i broja dodijeljenih sati (uzimajući u obzir ugovorne odredbe, državne praznike i slobodne dane)
Kada zaposlenik dobije povišicu ili prijeđe na skraćeno radno vrijeme dok projekt radi, to će se odraziti na procjene troškova projekta.
Ok, pa kako izračunati režijske troškove po zaposleniku? [Upute]
1. Odaberite vremensko razdoblje za izračunavanje troškova i radnog opterećenja vaših ljudi
Analizirajmo veljaču 2021.
Tijekom tog mjeseca 7 programera softvera radilo je na 7 različitih projekata, a svaka je osoba 100% svog vremena posvetila jednom projektu.
2. Započnite definiranjem režijskih troškova
Te veljače, svi vaši troškovi su se zbrajali do $10,000.
Režijski troškovi su svi troškovi koji nisu izravno povezani s troškovima projekta. Oni su trošak vođenja vašeg poslovanja koji morate platiti tijekom određenog vremenskog razdoblja.
Na primjer, recimo da ste u veljači 2021. zaposlili 10 zaposlenika.
7 od njih su programeri softvera koji rade na projektu, a 3 od njih su administrativne i marketinške uloge. Cijena zapošljavanja ove 3 osobe je vaš režijski troškovi. To može biti i druga vrsta troška (neizravni trošak), na primjer:
- Troškovi uredskog materijala,
- Softver
- Najam ureda
- Najam automobila,
- Marketinški proračun,
- Porezi na plaće,
- Zdravstveno osiguranje
- I druge aktivnosti za poslovno vođenje.
Dakle, započnite s definiranjem režijskih troškova i zbrajanjem istih.
3. Podijelite zbroj režijskih troškova s brojem odrađenih sati ovog mjeseca
U veljači ste imali 7 projekata koje je jednako obuhvatilo 7 zaposlenika.
Sada je svaki zaposlenik radio 160 sati na projektu u tom mjesecu. Ukupno, to je 1120 sati. Izračunajte indirektnu satnicu:
$10,000 / 1120 sati = $8.9 po satu
Evo koliko trebate dodati svakom satu rada zaposlenika kako biste bili sigurni da je vaš projekt profitabilan.
4. Pomnožite režijske troškove po satu s brojem sati koje je odradio vaš zaposlenik
Dakle, ako je zaposlenik taj mjesec radio 160 sati, sve što trebate učiniti je pomnožiti tu stopu s brojem sati:
160 sati x 8,9 USD = 1424 USD
Ovo je vaša režijske stope po zaposleniku u veljači 2021.
- Ovo bi moglo biti zanimljivo i vama: Kako izračunati ekvivalentnog zaposlenika s punim radnim vremenom
Ali čekaj, je li ovo jedini i najbolji način da izračunaš svoje režijske troškove?
4. Kako izračunavate režijske troškove po satu?
Da biste započeli, morate znati koliko su sati zaposlenici radili na svakom projektu.
Kada brojite sate, važno je razlikovati sate koje ste planirali u odnosu na stvarno odrađene sate.
Zbog toga je praćenje vremena toliko važno.
Pomaže vam razumjeti koliko je sati svaki zaposlenik stvarno radio na svakom projektu kojem je dodijeljen.
Opremanjem svojih zaposlenika intuitivnim alatom za praćenje vremena dobit ćete točnije rezultate.
Da biste saznali više o praćenju vremena i performansi, pročitajte ovaj članak: Kako pratiti performanse zaposlenika: stručni vodič
Dakle, kako izračunavate stopu indirektnih troškova po satu?
Evo primjera scenarija:
U siječnju 2021. zaposlili ste 14 osoba koje su radile na 7 projekata. Polovica njih radila je 160 sati u svojim projektima, a polovica je radila skraćeno radno vrijeme - 80 sati. Još 80 sati koje su proveli na internim aktivnostima.
Ukupan broj odrađenih sati ovog mjeseca bio je sljedeći:
(7 zaposlenika x 160 sati) + (7 zaposlenika x 80 sati) = 1680 sati
Vaši režijski troškovi ovog mjeseca iznosili su 25.000 dolara. Sada podijelite mjesečnu stopu indirektnih troškova s ukupnim brojem sati.
$25,000 / 1680 sati = $14.88
Ovo je vaša režijske satnice u siječnju 2021.
5. Zašto je bolje izračunati režijske troškove po satu nego trošak zaposlenika
To keep your projects profitable, you need to add the overhead costs to the billable hours worked by each employee. Non-billable projects like workshops or hackathons don’t count here.
Zato je pametnije izračunati svoje režijske troškove po satu koje rade zaposlenici u određenom projektu nego po zaposleniku.
Evo nekoliko dobrih razloga:
- Svaki zaposlenik vjerojatno se redovito bavi nenaplativim radom.
- Također bi mogli raditi na nekoliko projekata mjesečno. U nekim tvrtkama jedan zaposlenik može raditi na dva ili više projekata dnevno!
- Štoviše, poznavanje režijskih troškova zaposlenika zapravo vam ne pomaže u procjeni troškova projekta i postavljanju najbolje cijene za klijenta.
6. Koji je tipičan režijski trošak za zaposlenika?
Vjerojatno znate što ću reći ovdje:
Ovisi.
Svaka tvrtka drugačije izračunava režijske troškove.
Većinu vremena softverske tvrtke izračunavaju režijske troškove uzimanjem ukupnog broja naplativih sati u svim projektima u određenom razdoblju i dijele svoje ukupne režijske troškove s tim brojem.
Tako dobivaju stopu režijskih troškova na sat.
Sada znaju koliko novca trebaju dodati svakom satu rada na projektima po njihovim procjenama kako bi njihovi projekti bili profitabilni.
Zašto razlikovati režijske troškove pri izračunu troškova po satu?
Za neke softverske tvrtke početna marža projekta u kojoj izračunavate samo izravni trošak projekta u odnosu na procijenjeni prihod uopće nije važna.
Umjesto toga, ono što rade je postavljanje jedne satnice za svakog zaposlenika u poslu.
Oni zbrajaju sve svoje troškove mjesečno - uključujući režijske troškove i izravne troškove rada. Sve.
Zatim zbrajaju sve naplative sate mjesečno kako bi izračunali koliko košta jedan sat.
Recimo da su svi troškovi za prvo tromjesečje 2021. iznosili 50,000 USD. Vaši zaposlenici su u tom razdoblju radili 900 sati.
$50,000 / 900 = $55.55
To je cijena svakog sata u prvom tromjesečju 2021.
Ovaj pristup olakšava izračunavanje troškova i marži projekta. Možete se izvući pomoću proračunske tablice programa Excel.
Ali pritom gubite važne podatke.
Na primjer, ako projekt provodi viši razvojni programer čija je satnica 100 USD, vaša procjena neće biti točna ako je temeljite na prosječnom satnom trošku tvrtke.
7. Što ako pogrešno izračunate stopu režijskih troškova?
Softverske tvrtke često čine ovu pogrešku:
Zamislite da zaposlite 5 izvođača radova i svaki košta 50 USD po satu. Dakle, naplaćujete klijentu 75 dolara po satu. Zarađujete 25 dolara po svakom satu naplaćenom na tom projektu.
Ali što ako su vaši režijski troškovi vrlo visoki?
Ako je vaš režijski trošak po satu veći od 25 USD, izgubit ćete novac u tom projektu.
Kao što možete vidjeti, poznavanje vaših režijskih troškova ključno je za pametno upravljanje financijama u vašem softverskom poslovanju.
8. Bonus savjet: Koristite režijske troškove kao ključni dio svojih prognoza
Primetric gives you mechanisms for long-term budgeting that include overheads and overhead absorption rate. These values go through statuses like Settled and Not settled. automatically or manually (which makes sense to use if your costs are different every month). By doing so, Primetric becomes a perfect project expense tracker and helps you gain control of your budget.
Zatim možete koristiti te podatke za usporedbu svojih planova s onim što je zapravo ostvareno.
Kada radite dugoročno planiranje, možete krenuti nekoliko mjeseci unaprijed kako biste vidjeli koliki su planirani troškovi i prihodi za ovaj mjesec - i djelovati u skladu s tim pri određivanju cijena za klijente. Kasnije možete pratiti kako se te procjene ostvaruju. Ako to još uvijek niste učinili, preporučujemo vam da pročitate naš članak o tome kako izgraditi postupak planiranja projekta.
Na gornjoj snimci zaslona možete vidjeti sve troškove spojene zajedno. Marža se izračunava imajući na umu ove troškove.
Ali možete se spustiti na razinu pojedinačnih projekata kako biste provjerili njihovu profitabilnost.
Recimo da vodite projekt i želite provjeriti omjer troškova u odnosu na omjer dobiti. Pogledajte Primetric - vidjet ćete dva stupca profitne marže i jedan stupac prihoda.
Prva marža je marža koju dobivate nakon oduzimanja izravnih troškova rada od planiranog prihoda. Druga marža kombinira izravne troškove projekta i režijske troškove kako bi vam pružila realniji uvid u profitabilnost vašeg projekta.
Potrebna vam je ova vrsta softvera za poslovnu inteligenciju kako biste nesmetano vodili svoje poslovanje i bili sigurni da svi vaši projekti imaju profitnu maržu koja vam je potrebna.
Zamotaj
Prilikom izračunavanja režijskih troškova vjerojatno želite saznati kako je određeni projekt funkcionirao u kontekstu cijele tvrtke i njezinih troškova.
Ove su informacije zaista vrijedne kada pregovarate o cijenama s klijentima. Imajući potpunu jasnoću o svojim režijskim troškovima, možete postaviti stope koje vašem poslovanju daju profitnu maržu koja mu je potrebna za rast.
Zbog toga je bolje izračunati režijske troškove po satu, a ne po zaposleniku.
A dobra vijest je da ne morate pribjegavati više proračunskih tablica kako biste zadržali sve ove podatke pri ruci.
Umjesto toga pokušajte Primetric. Prijavite se ovdje i steknite potpunu kontrolu nad svojim režijskim troškovima i pobrinite se da su vaši projekti uvijek profitabilni.
