.JPG)
Imati proračun i pratiti ga učinkovito osvjetljava mnoga pitanja koja muče vašu tvrtku. Na primjer, ako dosljedno prelazite proračun, vjerojatno se bavite ozbiljnijim problemom poput netočnih satnica klijenata.
Dobra stvar kod praćenja je što vam točno pokazuje gdje su stvari pošle po zlu i kako ih popraviti kako se više nikada ne bi ponovile.
Pročitajte ovaj članak kako biste dobili odgovore na sva vaša goruća pitanja o inteligentnom proračunu i naučili kako pratiti svoj proračun uz pomoć nekih prilično pametnih alata.
Zašto vam je uopće potreban proračun projekta?
TL;DR: Ako ne uspijete u izradi proračuna za svoj projekt, on bi mogao propasti (28% neuspjeha projekta dolazi iz netočnih procjena troškova) ili vam možda neće donijeti profitnu maržu koja vam je potrebna za održavanje vaše tvrtke na površini.
Dopustite mi da to detaljnije objasnim.
Proračun koristimo da bismo razumjeli je li projekt uspješno završen ili ne. Ali ne radi se samo o završetku projekta i sposobnosti vašeg tima da ostane na proračunu.
Postoje mnogi drugi razlozi zašto su proračuni toliko važni.
Za početak, praćenje proračuna pomaže vam u kontroli troškova projekta. Stvarne troškove projekta možete izmjeriti u odnosu na svoje procjene i vidjeti koliko ste ga već spalili.
Ako je vaš projekt 50% gotov, ali ste već potrošili 80% procijenjenog proračuna na njega, znat ćete da je nešto pošlo po zlu i odmah poduzeti mjere.
Sada kada smo to riješili, vrijeme je da se usredotočimo na nekoliko praktičnih stvari o proračunu projekata.
Što je proračun projekta?
Proračun projekta nije ništa drugo nego ukupni predviđeni troškovi koje trebate snositi kako biste dovršili projekt tijekom određenog vremenskog razdoblja.
Ideja je procijeniti troškove projekta po fazi i koristiti te podatke za postavljanje stope klijenta koja vam donosi željenu profitnu maržu.
Tipičan proračun projekta uključuje:
- troškovi rada (satnice vaših programera i drugih stručnjaka),
- materijalni troškovi (sve od softverskih licenci do računalnih monitora),
- operativni troškovi (troškovi koje generira vaš administrativni odjel, prodaja, marketing itd.).
Imajte na umu da ovo nije statični dokument - on se mijenja s revizijama i ažuriranjima koja se na njega primjenjuju tijekom cijelog projekta.
Što je upravljanje proračunom u upravljanju projektima?
Upravljanje proračunom projekta u osnovi je proces procjene onoga što vam je potrebno, postavljanja ograničenja i upravljanja potrošnjom tijekom cijelog trajanja projekta.
Većinu vremena gledat ćete ove upravljačke zadatke
- Definiranje proračuna - predviđanje vaših zahtjeva, identificiranje resursa koji su vam potrebni (planiranje resursa) i postavljanje proračuna.
- Praćenje i upravljanje proračunom tijekom napretka projekta - i upravljanje vremenskim rokovima za rješavanje troškova rada.
- Ažuriranje proračuna - to je ono što radite kada primijetite da stvarnost izgleda drugačije od vaših planova.
Počnimo s nekom teorijom: 5 uobičajenih metoda proračuna
Voditelj projekta može birati između nekoliko metoda za postavljanje i praćenje proračuna. Pristup koji odaberete ovisi o vrsti projekta, dostupnosti povijesnih podataka i drugim čimbenicima.
1. Procjena odozdo prema gore
Ovo je metoda procjene u tehnološkoj industriji.
I s dobrim razlogom - povećava točnost i pomaže eliminirati pogreške koje proizlaze iz nadzora ili nedovoljno detaljan pogled na projekt.
Procjena "odozdo prema gore" temelji se na procjeni pojedinih dijelova projektnog plana, a zatim ih zbrajanju kako bi se stvorila konačna procjena.
Koji su to pojedinačni dijelovi projekta? To mogu biti zadaci, ključne etape ili faze projekta - ovisno o tome kako općenito procijenite radno opterećenje projekta.
Ima li loših strana ovog pristupa? Prelazak na najmanji detalj vašeg projekta mogao bi potrajati puno vremena. Također, zahtjevi projekta mogu se promijeniti čak i u ovom trenutku. Zato takve procjene obično prolaze kroz nekoliko iteracija i usavršavanja tijekom trajanja projekta.
Što bolje razumijete opseg vašeg projekta, točnija će biti vaša procjena. To znači da ćete imati manje neizvjesnosti s kojima ćete se nositi kako projekt bude odmicao.
2. Procjena odozgo prema dolje
Ovdje skrećemo za 180 stupnjeva i krećemo od vrha. Kada slijedite ovu metodu, prvo shvatite ukupan broj sati potrebnih za dovršetak projekta, a zatim taj broj podijelite na zadatke ili ključne etape.
Sve počinje s ukupnim proračunom projekta. Dakle, to bi moglo imati puno smisla ako radite s modelom naplate fiksne cijene gdje su dostupni resursi postavljeni u kamenu. Vaš je posao osigurati da se projekt može realizirati unutar njegovih granica (i generirati pristojnu profitnu maržu).
Ima li loših strana? Na početku projekta završite s prilično labavim procjenama jer bi razumijevanje opsega posla i postavljanje projektnog plana moglo biti izazovno.
Da ne spominjemo potencijalne probleme koje bi ovaj pristup mogao uzrokovati između vaših prodajnih i projektnih timova.
Kako pobijediti u ovoj igri? Morate razumjeti kako će svaki zadatak u opsegu projekta utjecati na početnu fiksnu cijenu. Ručno izračunavanje ovoga je nezgodno jer se izlažete potencijalno skupim pogreškama.
3. Analogna procjena
Vjerojatno niste potpuni novak u upravljanju projektima. Već ste upravljali proračunima projekata i imate ideju o tome što je funkcioniralo, a što nije.
Svoje uvide i podatke možete koristiti za stvaranje novih proračuna putem analognog pristupa procjeni. Kombinirajte podatke i najbolje prakse iz prethodnih projekata kako biste stvorili procjenu o tome koliko bi trenutni projekt mogao koštati klijenta.
Vjerojatno to radite dovoljno često kada stvarate početne procjene koje prenosite svom prodajnom timu, zar ne?
Analogna procjena može postati dugotrajna, ali ne mora ako imate neki dobar softver za upravljanje portfeljem projekata. U Primetricu možete duplicirati projekt kako biste stvorili drugi sa sličnim zadacima, a zatim ga bolje prilagoditi zahtjevima trenutnog projekta. A zatim ga upotrijebite za stvaranje točnije procjene.
Ipak, zapamtite da je svaki projekt jedinstven i iako možete pronaći sličnosti, vaša konačna odluka ne bi se trebala temeljiti samo na njima.
4. Parametarska procjena
U ovom pristupu koristite podatkovne i projektne varijable za procjenu ukupnog proračuna. Ova metoda je točnija od analogne procjene jer se oslanja na varijable troškova ili točke podataka iz određenih dijelova vaših projekata.
Parametarska procjena zahtijeva više od jednog skupa podataka, a zatim koristi statistički odnos između povijesnih podataka i vaših varijabli.
Jedini problem je što bi vam te podatkovne točke mogle biti izazovne.
5. Procjena u tri točke
Jednostavno je: razmotrite najbolje, najgore i najvjerojatnije procjene slučaja kako biste stvorili prosječan proračun.
Ovo je jedna od najpragmatičnijih tehnika za procjenu proračuna jer uzimate ponderirani prosjek najboljih, najgorih i najvjerojatnijih scenarija.
Također vas inspirira da projekt sagledate iz više perspektiva kako biste došli do realnije procjene troškova i izbjegli prelazak proračuna.
Imajte na umu da ponekad može potrajati duže od drugih metoda procjene, ali vrijedi truda.
Kako stvoriti i pratiti proračun projekta za tvrtku za IT usluge
1. Uspostavite svoj proračun
Započnite raščlanjivanjem projekta na zadatke i ključne etape. Potreban vam je popis zadataka da biste znali što će vaš tim morati postići kako biste ovaj projekt doveli do završetka. Naravno, ovo je znanje ključno za upravljanje troškovima vašeg projekta.
Nakon što popis zadataka bude spreman, procijenite svaku stavku na njemu. Identificirajte sav rad i materijale koji će vam trebati da biste ga dovršili i razvili procjenu.
Dodajte sve procjene za izračun ukupnog proračuna. Svakako dodajte neke nepredviđene troškove, poreze i režijske troškove kako biste dobili točan pregled svojih financija. Znajući svoje troškove, možete postaviti pravu stopu za svoje klijente i osigurati da je vaš projekt profitabilan.
Više o tome saznajte ovdje: Kako uključiti režijske troškove u cijenu naplativih sati?
Čimbenici koje treba uzeti u obzir tijekom faze planiranja:
- Iskustvo klijenta - morate znati je li vaš kupac već proveo sličan projekt ili je koristio usluge tvrtke poput vaše. Ako je tako, znaju kako izgleda takva suradnja i što od nje mogu očekivati. Planiranje za klijenta koji nema pojma što očekivati od rada s vama mora uzeti u obzir taj nedostatak iskustva i usredotočiti se na aspekte poput komunikacije.
- Timsko iskustvo - sljedeće, tu je i iskustvo našeg tima koje morate uzeti u obzir. Obično projektni tim uključuje ljude različitih razina iskustva - od juniora, preko srednje razine, do seniora. Ako je vaš tim sastavljen od srednjih i viših programera, morate napraviti različite pretpostavke o broju sati potrebnih za isporuku značajke nego kada imate posla s timom koji se uglavnom sastoji od juniora.
- Jedinstvenost projekta - konačno, razmislite o projektu. Razlikuje li se od ostalih projekata koje ste proveli? Većinu vremena projekti su slični na određenoj razini detalja, tako da možete koristiti povijesne podatke o prošlim projektima u svoju korist prilikom izrade procjena.
Najbolji primjeri iz prakse za ovu fazu:
- Dodavanje režijskih troškova dizajna na račun
- Dodajte režijske troškove tvrtke - profitabilnost na razini projekta je važna, ali to nije potpuna slika. Projekt doprinosi profitnoj marži cijele vaše tvrtke.
- Razvijte prosječne stope prihoda kao referentne točke na temelju uloga i iskustva kako biste pomogli svojim PM-ovima da upravljaju projektom. Alternativno, možete im pokazati marginu projekta dodajući da odlazak ispod određene margine nije opcija).
- Za više uvida pročitajte ovaj članak: Kako izgraditi proces planiranja projekta za softversku tvrtku
2. Znajte što može poći po zlu
Zašto projekti prelaze proračun? Postoji mnogo razloga za razmatranje:
- Procjena proračuna bila je nerealna
- Projekt je složen i previdjeli ste neke zadatke prilikom izrade proračuna
- Projekt traje duže od očekivanog, a troškovi rada se zbrajaju
- Ljudska pogreška čini zadatke dugotrajnijima i rezultira nepotrebnom potrošnjom
- Klijent stalno mijenja zahtjeve
Iako su neke stvari izvan vaše kontrole, možete pripremiti i držati druge pod kontrolom kako biste bili sigurni da vaš projekt ostaje unutar proračuna.
Jedna od najpametnijih stvari koje možete učiniti je dobiti rješenje za upravljanje projektima koje vam pomaže da vidite kako će se dugoročno ponašati proračun vašeg projekta. Na taj način dobivate punu vidljivost troškova projekta i možete poduzeti mjere kada je to potrebno, umjesto da se samo nadate da će sve ići prema planu.
Ovu vrstu dugoročnog prikaza možete dobiti u Primetricu:
3. Pratite svoj proračun u stvarnom vremenu
Čak i relativno jednostavne projekte teško je pratiti ako sve što imate su kalendarski događaji i popisi obveza.
Namjensko rješenje može pratiti napredak i troškove vašeg projekta u stvarnom vremenu. Ganttovi grafikoni ovdje dobro dođu jer vam odmah pokazuju kako se različiti dijelovi vašeg projekta uklapaju.
Još jedna pogodnost korištenja posebnog softvera za upravljanje projektima ovdje je ta što vam daje praktičnu vremensku traku projekta u kojoj možete stvoriti pojedinačne zadatke.
A nakon što je sve spremno, možete pratiti vrijeme po zadatku. Primetric uključuje ugrađene mogućnosti praćenja vremena koje pomažu menadžerima da drže proračune projekata pod kontrolom.
Dobivanje tih podataka na vrijeme ključno je jer pokazuje da li vaši troškovi rada izmiču kontroli i vaš proračun je u opasnosti, tako da možete uskočiti i riješiti problem prije nego što gruda snijega u ogroman problem.
Također, te podatke možete koristiti kasnije za stvaranje točnijih procjena za sljedeći projekt.
Najbolji primjeri iz prakse za ovu fazu:
- Jedan izvor istine - što ovdje pomaže u praćenju mjesta na kojem se svi podaci sinkroniziraju i stalno ažuriraju. U idealnom scenariju podaci se temelje na evidentiranom radnom vremenu (i za naplative i za projekte koji se ne naplaćuju).
- Solidan postupak odobravanja - ako želite da preraspodjela ljudi između projekata prođe glatko, morate svojim PM-ovima pružiti postupak koji treba slijediti. Nema više zabune ili dvostrukih rezervacija!
- Sastanci o statusu povezanih s proračunom - konačno, vrijedi povećati tempo komunikacije o proračunima projekata. Mjesečni stand-up sastanak s ovim ciljem pomoći će vam u kontroli proračuna projekta.
4. Ažurirajte svoj proračun
Nakon dovršetka faze projekta ažurirajte proračunski dokument tako da odražava ono što ste stvarno potrošili.
Ako primijetite da ste pod proračunom, dio možete dodijeliti kasnijim fazama. Ako vidite da ste potrošili više od očekivanog, odlučite kako ćete to riješiti.
Je li vrijeme da klijentu date do znanja da će njihova nova sjajna aplikacija koštati više nego što ste očekivali? Ili možete osigurati rezove u sljedećim fazama kako biste sustigli svoj proračun?
Pažljivo pratite svoje promjene jer će vam one u budućnosti poslužiti kao vrijedne podatkovne točke kada dobijete zadatak izraditi drugu procjenu proračuna.
Pripremite se za suočavanje s nekoliko izazova
Praćenje troškova i izvještavanje o njima može biti jako teško ako sve što imate su proračunske tablice.
Ipak, morate znati kako vaš proračun funkcionira i što se događa kada ste u projektu.
Voditelji projekata obično se bave sljedećim pitanjima:
- Nemaju uspostavljene alate za osvjetljavanje podataka o projektu do širih ciljeva organizacije - podaci o projektu prate se odvojeno od drugih projekata i izvan konteksta portfelja projekta.
- Bave se ručnim popunjavanjem proračunskih tablica - završavajući s nekoliko proračunskih tablica ispunjenih podacima o troškovima i ogromnom preprekom razumijevanju kako se ti troškovi pretvaraju u stvarnost.
- Oni provode puno vremena prateći podatke o troškovima brojnih pojedinaca - trošeći sate na ažuriranje financijskih dokumenata i proračunskih tablica.
Mnoge IT tvrtke obično imaju neke alate za upravljanje projektima, ali još uvijek upravljaju financijama u proračunskim tablicama.
Možda ste zapeli s proračunskim tablicama jer ste ovdje isprva stvorili proračun projekta.
Ali ne možeš ovako nastaviti. Morat ćete potrošiti toliko vremena na ažuriranje stupaca i ručno izradu kopija prije svakog sastanka. Analiza svih tih podataka bit će gotovo nemoguća.
Pravo rješenje za praćenje proračuna projekta može riješiti sve ove izazove i dati vam uvid u troškove projekta koji su vam potrebni za vođenje profitabilne tvrtke za IT usluge.
I riješite ih pravim softverom za upravljanje projektima
Korištenjem softvera kao što je Primetric možete vidjeti kako se vaš proračun dugoročno ponaša, provjeriti svoje planove u odnosu na stvarnost kako biste zadržali profitabilnost pod kontrolom i planirati proračune / dodijeliti ljude u skladu s vašim financijskim podacima.
To može napraviti veliku razliku u vašem poslovanju. Razmotrite priču o tvrtki za razvoj softvera FingoWeb. Voditelji projekata smatrali su kako je kontrola proračuna projekta problematična dok je projekt još uvijek trajao. Implementacijom Primetrica tvrtka može pratiti profitabilnost svih projekata i otkriti potencijalne probleme prije nego što postanu stvarne prijetnje.
Možete olakšati i praćenje proračuna.
Rezervirajte demo sa mnom i pogledajte kako vam Primetric može pomoći u rješavanju vaših najvećih bolnih točaka oko proračuna.
