Do You Know What You Pay For? Managing Project Costs Step by Step

Znate li u čemu ste pogriješili u toj posljednjoj financijskoj analizi? Naravno, pogreške se događaju, ali u vrijeme krize izbjegavanje ih je još važnije nego prije. Iz tog razloga, upravljanje troškovima projekta trebalo bi postati neizbježan dio vašeg upravljanja - a evo kako koristiti proces za generiranje dobiti.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Upravljanje financijama

21/2/2023

Upravljanje troškovima projekta: olakšano upravljanje troškovima

Tablica sadržaja

Dobijte provjerene savjete o optimizaciji radnog opterećenja, isporuke projekta i financija - mjesečno.

Znate li koliko plaćate? Upravljanje troškovima projekta korak po korak

Znate li u čemu ste pogriješili u toj posljednjoj financijskoj analizi?

Naravno, pogreške se događaju svim voditeljima projekata, ali u vrijeme krize izbjegavanje istih još je važnije nego prije. Iz tog razloga, upravljanje troškovima projekta trebalo bi postati neizbježan dio vašeg upravljanja - a evo kako koristiti proces za generiranje dobiti.

Što je upravljanje troškovima projekta? 

Upravljanje troškovima u projektu uključuje planiranje, upravljanje i kontrolu proračuna projekta i svih troškova projekta od početne procjene do sažetka do kraja projekta. Ukratko, pruža potpunu pokrivenost svih troškova u opsegu projekta i osnova je za upravljanje projektima u financijske svrhe.

Poanta upravljanja troškovima je vrlo jednostavna, ali presudna za IT tvrtke: to je osigurati profitabilnost projekta u svakoj fazi životnog ciklusa projekta

4 faze koje vaš proces upravljanja troškovima mora imati 

Kao i svaki drugi proces koji bi trebao pokriti cijeli životni ciklus projekta, plan upravljanja troškovima također je podijeljen u nekoliko faza koje voditelj projekta može koristiti za kontrolu kritičnih financija, poput prekoračenja troškova ili varijabilnih troškova. Ukratko, plan upravljanja troškovima osmišljen je kako bi pomogao voditeljima projekata da ostanu na vrhu operacije bez obzira na promjene vremena, planiranje resursa ili buduće troškove projekta. 

Te faze uključuju: 

Faze upravljanja troškovima projekta
Faze upravljanja troškovima projekta

Planiranje resursa 

Proces planiranja resursa ima vrlo jednostavan cilj: podijeliti projekt na faze i zadatke, dodijeliti prave ljude svakom od njih i olakšati procjenu stvarnih troškova voditeljima projekata zainteresiranim za savršenu kontrolu troškova.

Proces zahtijeva strukturu raščlambe rada ili detaljan opseg projekta koji djeluje kao osnova za dodjelu sredstava tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Međutim, oba su ova dokumenta sklona ljudskim pogreškama ili pretraživanju opsega, što uzrokuje kašnjenja i probleme s dodjelom. Evo nekoliko primjera takvih pitanja - i nekoliko savjeta kako ih izbjeći. 

Glavni izazovi planiranja resursa

Procesi planiranja resursa obično pate od problema kao što su: 

  • nedostatak povijesnih podataka o sličnim projektima koji bi mogli pomoći u realnoj procjeni količine posla u svakom zadatku ili fazi. Toplo preporučujemo stjecanje projekata koje vaša tvrtka ima iskustva u dovršavanju; u suprotnom, vaša operacija može biti sklona pretraživanju radi indeksiranja ili je neprofitabilna jer se njihov proračun projekta može promijeniti dodatnim radom, 
  • nema znanja o dostupnosti ljudi tijekom cijelog trajanja projekta što rezultira preklapanjem rezervacija ili prazninama u dodjeli. To obično završava nedostupnim ljudima koji su dodijeljeni projektu - i neće ga moći dovršiti! 
  • izrada projektnog plana temeljenog na vlastitoj percepciji menadžera umjesto savjetovanja s drugim stručnjacima. Softver za upravljanje projektima može vam pomoći u rješavanju tog problema i poboljšanju proračuna projekta!
  • podcjenjivanje količine posla potrebnog za dovršetak projekta, 
  • ne uključujući kašnjenja ili rizike u plan resursa i stvarajući zbog toga nerealne rasporede projekata

Procjena troškova

Ako ste već završili s izradom plana resursa i uključili dodatno vrijeme za moguća manja kašnjenja, sada možete početi procjenjivati troškove cijelog projekta. 

U ovom trenutku, trebali biste pokušati izračunati troškove rada koristeći stvarne satnice ili plaće zaposlenika koje ste predložili dodijeliti projektu u svom planu resursa. To je od vitalnog značaja za točnost naših procjena, jer odabir različitih stručnjaka može utjecati i na troškove rada i na njegov tempo zbog dostupnosti resursa. 

Takva procjena troškova mora se provesti na vrlo precizan način jer će djelovati kao osnova za daljnju usporedbu sa stvarnim podacima prikupljenima tijekom upravljanja troškovima projekta. 

Upravljanje troškovima projekta u Primetricu
Primjer troškova planiranog rada (ovdje u usporedbi s nekim stvarnim praćenim vremenom) u Primetricu 

Glavni izazovi procjene troškova

Ipak, iako se procjena troškova u upravljanju troškovima projekta može činiti jednostavnom, postoji nekoliko ključnih problema koje biste možda željeli izbjeći tijekom provođenja postupka. To uključuje: 

  • korištenje nerealnih podataka za vaše izračune. Nema prosječne satnice i nema pretpostavki; radite samo na stvarnim informacijama iz plana resursa kako biste izbjegli pogreške. 
  • koristeći pretjerano optimističan plan resursa u izračunima. Još jednom vas pozivamo da ostavite malo prostora u projektu za neočekivane događaje! 

Proračun troškova 

Nakon što ste pripremili neke točne procjene, sada možete nastaviti s pripremom proračuna projekta. 

Elementi upravljanja troškovima projekta
Elementi upravljanja troškovima projekta

Što bi trebalo uključiti u planiranje troškova za upravljanje projektima?

Vaši izračuni trebaju uključivati: 

  • troškove rada izračunate korištenjem realne satnice ili plaća zaposlenika dodijeljenih projektu i njegovim fazama. Ovdje nemojte koristiti prosječne cijene - one nisu dovoljno točne da vam pruže točne procjene! 
  • režijski troškovi projekata, kao što su troškovi opreme, softvera ili putovanja povezanih s projektima, 
  • dio organizacijskih režijskih troškova koje će projekt morati pokriti svojom dobiti. Objasnili smo kako podijeliti i izračunati te troškove u našem članku o raspodjeli troškova
  • troškove svih dodatnih čimbenika rizika koje će vaš projekt možda trebati pokriti. 

Takav proračun koristit će se u kasnijoj fazi upravljanja troškovima projekta kao osnova za usporedbu sa stvarnim troškovima operacije. 

Glavni izazovi proračuna troškova

Velike pogreške koje možete napraviti tijekom pripreme proračuna projekta uključuju: 

  • ne uključujući cijenu režijskih troškova u vaš proračun,
  • ne ostavljajući prostora za pogreške ili slučajna kašnjenja - zapamtite, te se stvari mogu dogoditi bez očitog razloga i ne treba ih zanemariti! 
  • nemajući informacije o troškovima režijskih troškova. Ako ne pratite takve podatke, trebali biste to početi raditi; u suprotnom, možda ćete biti spremni za neugodno iznenađenje dok procjenjujete financijske rezultate svoje tvrtke. 

Kontrola troškova 

Na kraju, ali ne i najmanje važno, morate kontrolirati potrošnju tijekom cijelog projekta kako biste osigurali da nakon nekog vremena neće postati neprofitabilan. Da biste to učinili, možete:

Managing project costs

Koristi financijsku analizu projekta 

Kada je projekt još u tijeku, možete koristiti elemente financijske analize projekta kako biste vidjeli nije li njegov proračun do sada bio napet. Najbolji način za to je izračunavanje indeksa performansi troškova. 

Ovaj pokazatelj pokazuje je li broj sati u projektu premašio očekivanja. Stoga se ovaj pokazatelj kasnije može koristiti za prikaz dijela proračuna koji je ostavljen za korištenje. 

Indeks performansi troškova - primjer

Pretpostavimo da je polovica projekta A već gotova. Trebalo je trajati 16:00 sati. Međutim, završetak posla do ovog trenutka trajao je 750 sati. Stoga moramo pomnožiti napredak (u ovom slučaju to je 0,5, jer 1 označava potpuno završen projekt) s 1600 procijenjenih sati, a zatim podijeliti rezultat sa 750. U ovom slučaju, CPI je 1,07 - projekt je iskoristio 7% više proračuna nego što je trebao. 

Pratite svoj napredak pomoću specijaliziranih alata 

Naravno, u 21. stoljeću ne morate svakodnevno ručno izračunavati napredak projekta. Neki napredni alati - kao što je Primetric - mogu iskoristiti vrijeme praćeno u projektu za automatsko izračunavanje troškova rada, pružajući vam stvarne troškove vašeg projekta u stvarnom vremenu. 

Izvješće o napretku projekta u Primetricu pokazuje menadžerima koji su točno postotak proračuna potrošili na projekt

Glavni izazovi kontrole troškova

Baš kao i svaki drugi dio upravljanja troškovima projekta, kontrola troškova također ima neke probleme koje biste možda željeli izbjeći u svom procesu. To uključuje: 

  • neuspješno provođenje dovoljnog praćenja vremena u vašoj tvrtki. Neće biti nikakvih troškova bez praćenog vremena, pa je bitno uvjeriti sve zaposlenike da popune svoje vremenske tablice! 
  • korištenje pogrešnih ili prosječnih plaća za izračune. Ne možemo to dovoljno naglasiti - svaka pogreška ovdje će utjecati na sve izračune! 
  • trošenje previše vremena na izračune. Vrijeme upravitelja je također dragocjeno i treba ga spasiti kad god je to moguće. Stoga toplo preporučujemo korištenje specijaliziranih alata za takve izračune - oni su sposobni automatizirati cijeli proces! 

Prednosti upravljanja troškovima projekta 

U ovom trenutku možete se zapitati: ali čemu služi sve? 

Upravljanje troškovima projekta ima brojne prednosti koje bi vas trebale uvjeriti da svakodnevno koristite ovaj proces. Te prednosti uključuju: 

  • sprečavanje prekoračenja troškova i osiguravanje da vaši projekti budu profitabilni koliko mogu biti,
  • pomažući vam točno izračunati cijenu projekta, 
  • izbjegavanje rizika i proračunskih problema u budućnosti, 
  • pomaganje menadžerima da pronađu financijske probleme u projektu i riješe ih prije nego što postanu goruća pitanja. 

Želite li svoje upravljanje troškovima podići na potpuno novu razinu? 

U tome vam možemo pomoći - a pomoći ćemo vam i s nekoliko drugih stvari! 

Posjetite naš blog kako biste saznali više o: 

i još mnogo toga. 

Ili, ako već mislite da biste mogli poboljšati svoje financijske procese s novim alatom, rezervirajte demo s našim savjetnicima ili započnite probnu verziju s Primetricom odmah! 

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.