Proces planiranja resursa zbog kojeg drugi procesi izgledaju loše

Što je proces planiranja resursa? 

Ukratko, proces planiranja resursa lanac je akcija koji menadžerima pomažu u upravljanju radnim vremenom svojih zaposlenika. 

U duljoj verziji, proces planiranja resursa fraze, također poznat jednostavno kao planiranje resursa, općenito se odnosi na proces dodjeljivanja i dodjeljivanja stručnjaka projektu ili specifične zadatke na temelju njihovih vještina, iskustva, certifikata i drugih čimbenika koje poslodavac smatra vrijednim u određenom slučaju. Općenito, proces je odgovornost voditelja projekata.

Općenito govoreći, proces planiranja resursa može se primijeniti na: 

• zaposlenici ili članovi tima, 
• timove 
• ugovore 
• projekata
• Raspored 

ili bilo koji drugi resurs koji će vam možda trebati za dovršetak projekta.

Koja je svrha procesa planiranja resursa? 

Glavni cilj procesa planiranja resursa je poboljšati točnost i pouzdanost planova i procjena te uočiti bilo kakve nedosljednosti u projektu prije nego što utječu na njega. 

Slijedom toga, štede dragocjeno vrijeme voditelja projekata i zaposlenika i pomažu tvrtkama da još više napreduju sa sve više novca na bankovnom računu. 

Zašto je planiranje resursa složen proces?

Proces planiranja resursa nije najjednostavniji. U svojoj trenutnoj verziji sastoji se od 6 uzastopnih faza: 

1. Planiranje projekta. 
2. Razmjena informacija. 
3. Raspodjela resursa i budžetiranje.
4. Praćenje vremena. 
5. Predviđanje budućeg planiranja.
6. Ažuriranje plana resursa.

Samo gledajući ovaj popis, već možete vidjeti da se ove faze usredotočuju na više različitih slojeva poslovanja koji imaju značajan utjecaj na resurse. 

Kao takvi, oni zahtijevaju sveobuhvatan pristup svakoj sferi poslovanja, uključujući: 

• kapacitet resursa,
• dostupnost resursa, 
• Izostanaka
• upravljanje vještinama, 
• praćenje vremena, 
• komunikacija 
• financije u projektu,, 
• preklapajući rasporedi za različite operacije, 

i još mnogo toga. 

Da tome dodamo, procesi planiranja resursa mogu se još više zakomplicirati u nekim industrijama. 

IT industrija je ovdje savršen primjer. To je zato što se mora suočiti s dodatnim izazovima u planiranju resursa, kao što su dinamične plaće, različite vrste ugovora i brojne metode naplate. 

Kao rezultat toga, proces planiranja resursa trebao bi se odnositi ne samo na HR stručnjake i menadžere koji se svakodnevno bave višestrukim projektima, već i na ljude odgovorne za prodaju i financije. 

Međutim, taj postupak možete učiniti mnogo jednostavnijim pomoću određenih alata kao što je Primetric. 

Koje su različite vrste procesa planiranja resursa?

Općenito, postoje dvije vrste procesa planiranja resursa. 

Prvi se naziva hipotetski proces planiranja resursa (poznat i kao planiranje potražnje). U ovoj vrsti planiranja utvrđujemo koja su sredstva potrebna za projekt i slobodno ih raspoređujemo bez ikakvih ograničenja, poput izostanaka ili državnih praznika. 

Voditeljima projekata pruža opći pregled stručnjaka potrebnih za dovršetak projekta prema određenom rasporedu. 

Međutim, cilj takvog plana je odrediti procijenjenu potražnju za uslugama i nije prikladan za precizno planiranje. Zato se mora suočiti sa stvarnošću u drugoj vrsti upravljanja resursima. 

To se naziva stvarnim procesom planiranja resursa. Uglavnom se koristi za usporedbu potražnje utvrđene hipotetskim planom sa stvarnom dostupnošću resursa u tvrtki. 

U ovom trenutku, obris zadovoljava stvarne podatke, što rezultira realističnijim rasporedom za cijeli projekt. 

Zašto je proces planiranja resursa toliko važan? Prednosti planiranja resursa 

Iako se proces planiranja resursa može činiti opterećujućim, zasigurno ima neke prednosti koje nadmašuju količinu posla koju uključuje. 

To je zato što vam takav plan može pružiti: 

Točne procjene i planovi. 70% projekata nije dovršeno prema rasporedu na ovaj ili onaj način. Proces planiranja resursa može alokirati resurse, spriječiti neuspjeh vaših operacija i pokazati vam rizike koje želite izbjeći - a sve kako bi se osigurao uspjeh vaših nastojanja. 

Optimizirano korištenje resursa. Neki stručnjaci rade prekovremeno, dok su drugi na klupi? Nema više - s uspostavljenim procesima planiranja resursa možete optimizirati korištenje resursa bez pretjeranog ili nedovoljnog rada ravnomjernim upravljanjem resursima bez obzira na okolnosti. Također možete provjeriti tko radi na kojim projektima i kada. 

Točna financijska predviđanja. Profitabilnost projekta ne bi trebala biti enigma do samog kraja. Uz procese planiranja resursa u kombinaciji s dovoljnim alatima za upravljanje, možete precizno procijeniti proračun projekta i vidjeti je li zaista vrijedno truda. 

Bolje upravljanje projektima. Ako radite u uslužnoj tvrtki, sigurno imate više od jednog projekta. Srećom, ne moraju se zapetljati zajedno - s procesima planiranja resursa i pravim alatom za upravljanje možete točno vidjeti kako i kada se preklapaju i možete reagirati u skladu s tim. 

Poboljšano zadovoljstvo klijenata. S točnim planovima možete obavijestiti klijenta o svom točnom rasporedu i, prije svega, možete ga se držati. Ima li išta bolje za klijenta od tvrtke koja može isporučiti projekt točno onako kako je planirano? 

Besprijekorna komunikacija. Upravljanje portfeljem projekata često je teško - a donošenje ispravnih odluka još više. Srećom, s procesima planiranja resursa možete brzo uočiti sve probleme i razgovarati o njima s drugim menadžerima ili zainteresiranim stranama. 

Poboljšan moral. Nijedan zaposlenik ne voli biti iznenađen dodatnim dužnostima gotovo preko noći. Srećom, s procesima planiranja resursa mogu planirati svoj rad i postati produktivniji. 

Bolje planiranje za budućnost. S procesom planiranja resursa, stvaranje skica i rezerviranje resursa komad je kolača. To je zato što možete vidjeti sve korelacije između timova, vidjeti DM-ove s ljudima za koje su odgovorni i rezervirati njihovo vrijeme u skladu s tim. 

Poboljšano upravljanje ljudskim resursima. Postupak planiranja resursa može biti koristan za više od stvaranja rasporeda. S odgovarajućim alatom možete ga koristiti za pregled statusa određenog programera (angažiran, ukrcaj, offboarding, bivši), vidjeti povijest njegovog rada, provjeriti njegovo radno opterećenje i još mnogo toga. 

Dijagram planiranja resursa

Koji su koraci procesa planiranja resursa? 

Proces planiranja resursa sastoji se od nekoliko koraka koje morate ponoviti dok alocirate resurse za sve buduće projekte. Iako njegovo ime može zvučati jednostavno, ima mnogo kompliciranih koraka. 

Planiranje resursa korak po korak 

Planiranje projekta 

Ako ste započeli upravljanje životnim ciklusom projekta dubinskom analizom, planiranje projekta trebalo bi biti komad torte.

Planiranje projekta za proces planiranja resursa – ključni ciljevi

Da biste dovršili ovu fazu procesa planiranja resursa, morate se usredotočiti na sljedeće ključne ciljeve:

• određivanje glavnih rezultata, 
• podjela projekta na faze i određivanje potrebnih resursa,
• navođenje osnovnih zadataka s vještinama potrebnim za njihovo dovršenje,
• provođenje hipotetske faze planiranja resursa određivanjem potražnje za određenim vještinama u projektu, kao i procjenom vremena koje je određenim stručnjacima potrebno za obavljanje njihovih zadataka, 
• određivanje profitne marže, vremena i proračuna za projekt. 

Detaljne procjene u Primetricu

Iako se to može činiti kao opterećujući proces, to je samo početak stvarnog procesa planiranja resursa projekta. Sada, morate staviti svoj projektni plan testirati. 

Ako vas zanima praktičniji pristup procjenama, pozivamo vas da pročitate našu capco studiju slučaja. Zahvaljujući Primetricu, ova je tvrtka dosegla preko 90% točnosti u svojim prognozama! 

Razmjena informacija

Da biste uspješno planirali resurse, morate znati koje su opcije dostupne - a da biste to učinili, morate imati pristup informacijama o dostupnosti resursa. 

Razmjena informacija u procesu planiranja resursa – ključni ciljevi

Cilj razmjene informacija je jednostavan - utvrditi ima li tvrtka resurse za dovršetak projekta i kako se može dovršiti. 

Ključni ciljevi ove faze uključuju:

• provjera informacija o dostupnosti i kapacitetu potrebnih stručnjaka, 
• stvaranje realnog plana resursa na temelju gore navedenih informacija. 

Mnogi vodiči za proces planiranja resursa tvrde da je jedini način prikupljanja informacija održavanje brojnih sastanaka (zato se ova faza često naziva sastancima za upravljanje resursima). 

Iako se slažemo da je to jedan od načina za postizanje tog cilja, ne vjerujemo da je učinkovit - iz naše perspektive, sjedenje s desecima drugih ljudi koji pokušavaju doći do istih zaključaka u najmanju je ruku opterećujuće. 

Srećom, sastanci se mogu skratiti na minimum, zahvaljujući alatima kao što je Primetric. 

Razmjena informacija - čimbenici i elementi

Međutim, u suvremenom planiranju resursa sastanci se često mogu zamijeniti informacijama koje se automatski prikupljaju alatima za planiranje resursa, kao što je Primetric. Zapravo, oni mogu dati svaki podatak koji bi sastanak imao, uključujući informacije o: 

• Kapacitet 
• Radnih mjesta 
• planirani izostanci, 
• tijekomvremena, 
• troškove i plaće, 
• državni praznici,

i još mnogo toga. 

U isto vrijeme, takvi alati ne zahtijevaju dugotrajne pripreme. 

Važno je napomenuti da oni također ne zamjenjuju sastanke koji su još uvijek ključni za pronalaženje zajedničkog jezika za timove i menadžere. Umjesto toga, oni pružaju ljudima koji su zaduženi za informacije koje su im potrebne kako bi maksimizirali izlaz sa svakog sastanka, a da pritom budu što kraći. 

Zahvaljujući takvim rješenjima, menadžeri se mogu usredotočiti na ono što je stvarno važno - donošenje ispravnih odluka.

Zvuči kao san? Za mnoge tvrtke koje koriste alate za planiranje resursa, to je stvarnost. Pročitajte studiju slučaja iz Monteraila i HSD-a kako biste saznali kako su poboljšali točnost svojih planova. 

Raspodjela resursa 

Raspodjela resursa svodi se na usklađivanje raspoloživih zaposlenika s fazama projekata u kojima trebaju sudjelovati.

Alokacija resursa u procesu planiranja resursa - ključni ciljevi

U ovoj fazi procesa trebali biste:

• usporedite popis dostupnih resursa s rasporedom projekta, 
• dodijeliti ljude fazama projekta, 
• procijeniti troškove rada u projektu i usporediti ih s očekivanom profitabilnošću, 
• dvaput provjerite dodjele za sve izostanke ili slobodna radna mjesta. 

To su ključni ciljevi ovog dijela procesa.

Osim toga, kako biste osigurali točnost procesa, možete koristiti naš sveobuhvatni vodič za planiranje kapaciteta - pokazat ćemo vam točno kako to učiniti tamo! 

Alokacija resursa - korisni alati i featue

Osim toga, možete koristiti alate za planiranje resursa kako biste znatno olakšali cijeli postupak. Ako imate Primetric pri ruci, možete koristiti značajke kao što su: 

• Kalendar, kako biste procijenili svoju trenutnu situaciju i vidjeli stručnjake koji mogu sudjelovati u projektu, 
• Obrazac za dodjelu na profilu zaposlenika, 
• Pomoćnik za dodjelu dostupan je na stranici projekta.

Praćenje vremena

Svaki zaposlenik svakodnevno prati svoje radno vrijeme - ali postoji li nešto više u ovom dijelu procesa planiranja resursa? 

Praćenje vremena u procesu planiranja resursa - ključni ciljevi

Osim ulaska u radno vrijeme u sustav, ključni ciljevi ove faze procesa planiranja resursa su: 

• praćenje napretka projekta, 
• osiguravanje da projekt ostane u okviru proračuna, 
• uočavanje bilo kakvih nedosljednosti i kašnjenja na koje treba reagirati. 

Važno je napomenuti da se praćenje vremena ne bi trebalo tretirati kao još jedna formalnost koja stoji na putu do učinkovitog projekta. 

Zapravo, to bi trebao biti važan izvor informacija o kašnjenjima, prekovremenim satima ili drugim pitanjima koja zahtijevaju rješavanje. Pravilno praćeno praćenje vremena može spasiti projekt i postati baza za buduće. 

Predviđanje budućeg planiranja

Projekt može završiti, ali proces planiranja resursa nikada ne uspije. 

Nakon zatvaranja projekta trebali biste koristiti podatke koje ste prikupili tijekom njegovog trajanja za izradu predviđanja i poboljšanje projekata na kojima ćete možda raditi u budućnosti. 

Predviđanje budućeg planiranja u procesu planiranja resursa - ključni ciljevi

U ovoj fazi trebali biste se usredotočiti na: 

• predviđanje potražnje za vašim uslugama i proizvodima, 
• određivanje stopa prometa i svih problema sa zapošljavanjem koje možda imate,
• stvaranje popisa rizika i pogrešaka koje želite izbjeći u budućnosti (ako ih je bilo).

Međutim, čak i sa svim tim informacijama, ne postoji jedan definitivan način predviđanja budućnosti vaše tvrtke, jer nijedna dva poduzeća nisu ista. 

Ipak, postoje neke opće strategije planiranja kapaciteta koje trebate koristiti da biste se pripremili za neočekivano: strategija zaostajanja, olova, podudaranja i prilagodbe. O njima detaljno raspravljamo u našem članku o planiranju kapaciteta. 

Proces planiranja resursa - predložak 

Još uvijek se ne možete naviknuti na proces planiranja resursa? 

Možemo ti još olakšati. 

Pripremili smo predložak procesa planiranja resursa koji će vam pomoći da prođete cijeli ciklus bez razmišljanja. Slobodno ga preuzmite!

Zašto postupak planiranja resursa ne uspijeva? Uobičajene pogreške 

Ne ide sve kako si želio? Nema problema - samo provjerite primjenjuje li se neki od ovih problema na vaš proces planiranja resursa i riješite ga odmah. 

Nedostatak sastanaka s klijentima

Povremeno jednostavno ne možete sami shvatiti kamo dalje. Obratite se klijentu da biste riješili najhitnije probleme. Sastanci bi se trebali koristiti za utvrđivanje prioriteta i rješavanje sukoba.

Nedostatak analize podataka. 

Prikupljanje podataka i praćenje napretka trebalo bi redovito iznositi tijekom sastanka s kupcima. Samo s takvim sastancima možete pronaći problem prije nego što utječe na vaš projekt.

Nedostatak jedinstvenog izvora znanja 

Financije, dostupnost, radno opterećenje zaposlenika i njihove vještine i još mnogo toga - sve su to značajke koje treba uzeti u obzir tijekom dodjele resursa. Njihovo ignoriranje ili jednostavno nedostatak pristupa njima može dovesti do ponavljanja pogrešaka u izdvajanjima u izradi proračuna. 

Ne razmišljajući o slobodnim danima i državnim praznicima u popunjenosti ljudi. 

Takvi događaji smanjuju broj radnih sati i mogu uzrokovati kašnjenja ako ne budu uključeni u konačni plan projekta. U pravom alatu, kao što je Primetric, državni praznici uvijek su vidljivi unaprijed. 

Različito razumijevanje ključnih pokazatelja

Ključne pokazatelje, kao što su iskorištenost ili kapacitet, različito tumače različiti ljudi u tvrtki. Pobrinite se da o njima detaljno razgovarate sa svakom uključenom stranom, tako da su svi na istoj stranici. 

Izostavljanje projekata iz prodajnog lijevka. 

Ako radite u uslužnoj tvrtki, vaš prodajni tim definitivno ima neke projekte na čekanju koji će uskoro započeti. Provjerite jesu li uključeni u vaše planove. 

Ne uzimajući u obzir interne projekte. 

Oni zahtijevaju malo truda i od vaših zaposlenika, a oni im oduzimaju malo vremena. Pobrinite se da ne postanu prekovremeni sati. 

Nedostatak mekih rezervacija za bolju predviđenu popunjenost. 

Neki projekti mogu biti provizorni u vrijeme kada izradite svoje planove za određeno razdoblje, ali to ne znači da biste ih trebali jednostavno izostaviti. Napravite meke rezervacije kako ne bi iznenadili vaše menadžere. 

Zašto su procesi planiranja resursa jednostavniji uz Primetric? 

Kao što možete vidjeti iz gornjeg opisa, postupak planiranja resursa sastoji se od brojnih faza koje je teško uključiti u samo jednu proračunsku tablicu. Zato vam predlažemo da ih potpuno ostavite iza sebe! 

Međutim, imamo i dobre vijesti za vas - u svijetu digitalnih rješenja ne morate sve te stvari raditi sami (ili još gore - sa svim svojim kolegama tijekom cjelodnevnih sastanaka). 

Pomoću Primetricovog softvera za planiranje resursa možete automatizirati veliki dio ovog procesa ili ga čak kombinirati s drugim alatima za stvaranje alata koji je sposoban u tren oka obraditi sveobuhvatan proces planiranja resursa. 

Rezervirajte demo s jednim od naših savjetnika ili započnite probno razdoblje s našim rješenjem kako biste vidjeli što možemo učiniti za vas. 

‍